【正文】 公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。心想，是供應(yīng)商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。文員小王負責處理公司的各類郵件。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。 （６）客人公司的一些內(nèi)部情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題。（３）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）3．從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？參考答案：（１）召開大型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；（２）租賃會議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音、停車場等問題；（３）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實地查看；（４）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案）。劉小姐翻看了有關(guān)資料，打電話問了一些情況，決定租借黎明大廈的會議廳。（3）文員對待媒體尤其要小心謹慎，不可輕易得罪；即使不能引見給上司，同樣應(yīng)禮貌待人。”嘴上這么說，錢先生已顯不悅。我馬上設(shè)法和他取得聯(lián)系，告訴他您在這等候。（8）打印寄往美國的信封，收件人地址、姓名打印在信封的右下角，把公司的地址打印在左上角。參考答案：（1）收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆。3． 文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責處理公司的郵件。陳小姐突口而出：“啊呀，就說不行的。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：來電者：“是利達公司嗎？”陳小姐：“是。（2）進行威脅的來訪者。請柬一般要提前一至二周發(fā)出。（2）確定時間。通過航空公司出版的兩重性計劃手冊或旅行社代辦人信息。 (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 (7)如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。8) (3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。7．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準備和開好這次座談會？參考答案： (1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者； (2)座談會以小型為主，人數(shù)以七八人至二三十人為宜； (3)座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合； (4)主持人負責引導(dǎo)、組織，可不做記錄； (5)詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做； (6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短； (7)會場應(yīng)準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案?參考答案： （1）接受任務(wù)（2）了解來賓（3）制訂計劃（4）預(yù)訂食宿（5）歡迎來賓（6）商議日程（7）禮節(jié)性拜訪（8）宴請（9）正式會談（10）簽訂協(xié)議書（11）陪同參觀游覽（12）互贈禮品（13）歡送來賓（14）接待小結(jié)。P311四、 設(shè)計題1． 小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙（2刀），要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢?。（?）71. 電子檔案的說明文件名一般為README.( √ ) 72. 經(jīng)分類、整理后的歸檔電子文件，應(yīng)拷貝至耐久性的載體上，一般拷貝2份即可。（√ ） 63. 商務(wù)郵件最好保持在數(shù)行以內(nèi)，長篇的文章最好做成WORD文檔，以附件的形式發(fā)送。可以出具空白介紹信。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。 （ ） 43． 值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（ ）27． 代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細核對出席人數(shù)。（√ ） 19． 如果兩位來訪者均未預(yù)約，應(yīng)該按照先來后到的原則引見給上司。（ ） 8． 英美國家習慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話， （ ） 9． 如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。 D. 禮節(jié)性會見（ C ） C. 商業(yè)用地地址67. 文書檔案的保管期限一般分為短期、（ D ）和永久三種?！掇k公室實務(wù)》綜合練習題 一、 單項選擇題1．社交場合很講究次序禮儀，一般 （D ） 2．辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（A ） A．有共同利益的話題3．郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素 （D ） 4．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中 （C ） 5．以下哪些標準不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？ （C ） C. 按私人公務(wù)標準分揀6．傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？ （A） A．一般的圖紙7．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責 （ B） 8．文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種 （A ）A．初次寫信，或有過激言行的9．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議。 D. 長期68. 文件格式為JPG、BMP的文件屬于（ B ） B. 圖像文件69. 目前常用的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)不包括（D ） D. 文件加密技術(shù)二、 判斷題1． 辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ） 10． 介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（ ） 20． 文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。（√ ） 28． 文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（ ） 36．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。 （ √） 44． 檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。 （√ ） 50． 拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。 （ ） 56． 面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時應(yīng)急措施。（√ ） 64. 多邊會談通常將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)，客人面向正門。（ ） 三、 簡答題1． 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法？p372． 公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。小李應(yīng)該怎么做？ 參考答案：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄，電腦放在右邊，新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標識條：各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里，公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)，墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。5． 康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。8． 科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會議時間為5小時。(600247。 (8)文秘人員應(yīng)準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。,在準備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？履行哪些職責？ 參考答案：（1）準備旅行計劃和旅行信息，旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。為每件行李準備識別標簽。如果是涉外宴請，宴請時間應(yīng)按國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。（6）席次的排列。如果來訪者進行威脅，秘書可以悄悄地告訴老板，或者給公司有保安部門打電話，千萬不要與來訪者直接沖突?！眮黼娬撸骸澳銈兘?jīng)理在嗎？”陳小姐：“不在?！鄙纤井敿茨樕蛔冋f：“你被解雇了”陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個錯。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。（2）應(yīng)在清點后才能簽名。4．文員小胡正在辦公室忙著，進來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的?；蛘吡砑s時間，可以嗎？”錢經(jīng)理馬上表示同意?！傲硗?，剛才看您送來的資料，我想起我的同行馬小姐曾和我談起過她供職的公司正要做公共關(guān)系形象廣告和業(yè)務(wù)宣傳，您看我是否可以介紹他們公司與您合作……她的聯(lián)系電話是67559831，這是我的名片，您可以直接與馬小姐聯(lián)系。這樣做不違背辦公室人員的職業(yè)道德，而是運用策略做好接待工作。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。6．小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。 （7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。正好總經(jīng)理走了進來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不