【正文】 所以一卡在手，行事方便。　　，最好購買月票　　當(dāng)你因公經(jīng)常要往返于某地與某地時，最好是購買些地方的月票，因為這樣能省掉一次次買票的麻煩，實在值得。　　7.用檔案夾做墊板　　在車上看資料時，經(jīng)常需要在上面寫東西，這時，如果公事包內(nèi)備有檔案夾，可當(dāng)做墊板使用，實在是再好不過。　　你最好利用通勤時間查看手冊中的預(yù)定工作欄。　　掛鉤附近和車廂中間不一樣，很少有人擠在一起。舉例來說，如果把手表朝向手腕內(nèi)側(cè)，站在車上看書時，只要稍稍瞄一眼，就可以知道時間。　　舉例來說，從電視上的各種講座開始著手，就是一個很好的方法。 30. ICRT的新聞節(jié)目最適合短時間學(xué)習(xí)英語　　一定有很多人都收聽ICRT(國際社區(qū)電臺)的廣播節(jié)目，以收集英語信息和學(xué)習(xí)英語。　　忙得沒時間看書的人，可以請家人代為錄音，然后自己再用“耳”來讀。　　這種變無意義為有意義的記憶法，經(jīng)常被用來記憶數(shù)字，利用這種方法，盡量將工作上用得到的電話號碼記下來，要聯(lián)絡(luò)事情時就省得再翻電話簿。　　26.隨身攜帶口述錄音機　　作家邊走邊構(gòu)思小說情節(jié)，科學(xué)家在散步時獲得發(fā)明靈感，這類故事經(jīng)?？陕?。放置電話的位置，也會對工作的流程造成影響。　　21.電話接通后先報上自己姓名〖HT5”，5SS〗撥錯號碼的電話，只會令人感到莫名其妙而已，要是開始雙方都沒發(fā)覺到，等彼此說上好半天才知道打錯電話，不只造成時間的浪費，而且，也會弄得心情格外煩躁不安。”這樣，你的同事外出時，就會順便幫你買回來。　　18.在電話答錄機留話，要說明打電話的目的　　有些人一聽到對方是以電話答錄機留話，就只說：“我是某某人，我再打電話來?！　∫虼?，采用計時計費的電話，是一種很好的方法。商業(yè)電話具有許多優(yōu)良的功能，要積極加以利用才是。　　13.與對方約好回電的時間　　電話中事情談到一半時，對方說：“一會兒再給你回電。即使頭腦依然睡意朦朧，耳朵只要不斷地接受廣播的刺激，在提高語言能力上，也有很大的幫助。的確，在電視機前睡覺，很容易無所事事地度過一天。　　7.看錄像時，可以使用快速回轉(zhuǎn)〖HT5”，5SS〗若談起前面提過的，以快速回轉(zhuǎn)看錄下來的電視節(jié)目，大概會有很多人以為，那些跳過不看的部分都是插播廣告，不過，不插播廣告的NHP節(jié)目你也可以“跳看”。　　5.用過的錄音帶不要重復(fù)使用　　有人認為，卡式錄音帶的最大優(yōu)點在于能夠洗掉重錄，多次的反復(fù)使用。若是沒有這種自信的人則可先以同樣音量來聽，慢慢的再把英語的音量調(diào)高。　　□ 信息促效法 　　1.以自己喜愛的音樂做鬧鐘　　一早愉快舒暢的醒來，將會大大地提高當(dāng)天的工作效率，所以，如果不用鬧鐘，而把自己喜愛的音樂卡帶放在錄音機中，并設(shè)定在起床時間，這也是一種很妙的方法。　　這里有一個秘訣是，與其喝酒不如說話，喝酒只要表示意思就可以了。這也就是說，事先定下結(jié)束時間，是非常重要的。　　不過，如果不知道會面場所的電話號碼，就是想聯(lián)絡(luò)也沒辦法。要提高會議的效率，最好是使用會議桌椅。這樣，彼此都可以徹底地活用人際關(guān)系網(wǎng)。　　這樣借機與不同行業(yè)的人碰面，可以獲得各種信息與知識，非常新鮮有趣。”一句話就了結(jié)了，可是若以后者的說法傳達自己的意圖，她就會問：“您需要的訂位已沒有，其它車廂的座位可以嗎?”　　得以靈活的應(yīng)變處理。這樣日積月累就能完成一本“實用工作手冊”，任何狀況發(fā)生都能從中找到最有效率的解決方法。　　不只是對自己的同事，連對自己家人也是一樣，都要“先想好要說的話，才把人叫過來。比如說兩點開會，就有人到了兩點十分左右才珊珊而來。　　26.選擇下午時間與人會談　　與人會談時，有時要遷就對方的方便，不過，你最好還是盡可能約定下午的時間，因為這樣可以避免占用有效利用的時間。　　在與長舌的人會面時，你應(yīng)該根據(jù)情況決定“結(jié)束會談的時刻”，并先在手表上設(shè)定時間。　　23. 以“請問你有何貴事?”這句話會打斷廢話太多的電話　　在最忙碌的當(dāng)兒，有人打電話來說了一大堆廢話，不由令人暗暗著急，大概很多人都有過這種經(jīng)驗。如果用筆勾記號，其記號的大小與位置很難統(tǒng)一，確認時很容易發(fā)生眼睛疲勞等負面現(xiàn)象。“○”表示每年寄卡片的人，“△”表示已寄了好幾年卻一直沒回函暫且予以保留的人，而“”表示不寄也無所謂的人，此外，“□”表示目前不在國內(nèi)的人。　　16采用名片大小的卡片做通訊錄，十分方便　　采用名片大小的卡片做活頁式的通訊錄的方法是，將卡片從上到下分成四行，第一行寫家庭的郵遞區(qū)號、地址、電話號碼，第二行寫公司的郵遞區(qū)號、地址、電話號碼、傳真機號碼，第三行寫公司名稱、單位名稱、職銜，第四行寫人名或是團體名。舉例來說，如果“陳大”的后面是“林二”，有一天又認識一個姓“陳三”的人，舊式通訊錄一定追加在最后一頁，但是這種活頁式的通訊錄，就可干凈利落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。當(dāng)然，這些都是人才錄上的珍貴資料，同時借此加深對他人的印象，即使是很久不見的人，只要看看名片，腦海中就能夠浮現(xiàn)鮮明的印象。　　當(dāng)與人交換名片后，你可以馬上在對方的名片上書寫他的專長、興趣、資歷等等，這么一來，要找人才就輕松多了。　　此外，整理名片時，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。　　“人才錄”可用硬紙板做成，并用釘針外皮裝訂成冊。　　59.即使貴一點，對電腦處理的投資也要在所不惜　　最近市面上電腦的價格急速降低，有不少人除了文書處理機外，還在家里自備傳真機、電腦等家庭辦公設(shè)備，以期提高工作與學(xué)習(xí)的效率。　　56.即使價錢貴一點，也要選用高及天花板的書架　　一般來說，在規(guī)劃房間的空間上，盡可能完全利用地板到天花板之間的空間，可收到很好的空間效率。如此一來，隨時隨地都不會缺少必要的文具用筆。　　這固然是為油墨用完、遺失等臨時狀況而準(zhǔn)備的，不過另有其他用意，比如寫字寫到一半，就外出辦事，把筆忘在桌上，即使如此，也不會有所不便。　　而且，這樣對眼睛也不好。　　如果任由他人隨便動自己辦公桌上的東西，工作效率就會顯著下降。　　同樣地，不妨不要理睬別人怎么說，以自己的方式來處理例行公事?！　≡谶@種情況下，只要想到這是完成一本書的必經(jīng)過程，就會再次提起干勁。工作中有復(fù)印之類的單純作業(yè)，在復(fù)印時間內(nèi)，可趁機學(xué)習(xí)語言或準(zhǔn)備某項考試，因此可隨身攜帶小型錄音機。　　39.活頁式手冊既能插換頁數(shù)，又能縮短找尋資料的時間　　不論到哪里，隨身攜帶一本活頁式手冊?！　“捶N類準(zhǔn)備不同的磁碟片，不會花太多的錢，就能以易于檢索的方式，將存入磁碟片的資料分門別類。而且，剛從繁重的工作中解放出來，心情為之一松，往往會產(chǎn)生許多絕妙的靈感。　　32．寫報告時，先將問題列在紙上，事后再一并查閱　　在寫報告時，即使中途有疑問或不了解之處，只要它不是個影響巨大的問題，可都不致馬上去翻查資料或文獻，因為或許因此解決了問題，可是卻因思考中斷浪費時間，反而耽誤了工作進度。 　　29. 在活頁紙上寫上大標(biāo)題　　活頁式筆記本都劃有標(biāo)線，其使用方法是，在最上面寫上大標(biāo)題，比如“效率法”之類的大標(biāo)題，其下寫上“收集資料”之類的中標(biāo)題，接著按照標(biāo)題分別列出小標(biāo)或?qū)嵭兄械狞c子。孔數(shù)太少，紙張撕破的危險性高，而且二十六孔是使用率最高的紙張，基于上述的考慮，應(yīng)選擇二十六孔的活頁紙。　　存檔時，如果發(fā)覺新點子比舊點子更好，就將新的存檔，舊的作廢。　　23．日后還會使用的資料要收到“暫時檔案”里　　從筆記本抽出已處理完畢的活頁紙，或許不會馬上用，不過偶而也會有再度派上用場的可能，像這樣的資料，要都交給秘書，像平日一樣加以復(fù)印，自行判斷分類歸檔。　　20．深度太高的書架，只會造成空間與時間的浪費〖HT5”，5SS〗以排列A4大小的書籍來說，書架的深度只要二十一英寸，就綽綽有余了，可是市面上所出售的書架，深度大都高達三十英寸，就這是導(dǎo)致工作效率降低的原因之一。　　18．把經(jīng)常使用的文字、數(shù)字刻成橡皮印〖HT5”，5SS〗在現(xiàn)代的辦公室中，OA機器已經(jīng)成了不可或缺的必需品，不過除了利用這些機器之外，只要稍稍動點腦筋，還是有很多提高工作效率的方法，比如說，利用橡皮印。　　可是有些雜志自從創(chuàng)刊以來，已達幾百期，過期雜志已有相當(dāng)數(shù)量。因此，事先決定“購買庫存量”，再根據(jù)這個標(biāo)準(zhǔn)加以補充。它和一般橡皮擦最大的不同點在于，它可以不必再用另外一雙手按住紙張，能夠像鉛筆一般單手使用。　　因此，從必用的參考文獻中，事先印下認為需要的資料，編成一本“專屬用書”。　　如果有兩側(cè)打孔的活頁紙，在裝訂歸檔之時，就更加方便，何樂而不為呢?　　8．參考書籍在復(fù)印出所需資料后，要立刻歸位　　書架亂七八糟，找一本急需要的書都得花上大半天，當(dāng)然會導(dǎo)致工作效率降低。像這樣將經(jīng)濟使用的工作用語記號化、簡略化，在交待工作的時候，可以不必在口頭上一一指示或?qū)懽謼l提醒要點，得以省去不少麻煩。大套書籍所以被人敬而遠之的原因之一，在于難以放在普通的書架上。當(dāng)然，有時也會使用一般的筆記本。 哈佛時間管理通則 　　一、辦公促效法 　　□ 促效法 　　1．將公司報表文件原稿與資料的紙張統(tǒng)一起來　　最近的辦公自動化設(shè)備，大多具備便捷的功能，復(fù)印機自動送稿(ADF)，即為功能之因此，不必再費事地一張張換稿，一次次按鍵。不過，從講究效率的觀點來說，活頁紙是最佳選擇，而且最好只使用活頁紙的單面。只要向下排置，就可以解決這個困擾。　　不只是一般的事務(wù)工作，連書信中經(jīng)常使用的客套話也可加以簡略化。書架要以自己的方式隨時整理得有條不紊，如此工作才能順利的進行下去。先將資料整理成一冊，高效率地進行工作。　　一旦習(xí)慣了，就可右手寫左手擦雙管齊下，大大的提高工作效率。　　15．記下常用文具的商品號碼　　前面講過，利用目錄來選購文具的方便。這就要求將每一百期發(fā)行一次的“索引”存檔，以備必要時加以檢索。(年月日印、裁決印、住址姓名印等等各種不同的印章，一應(yīng)俱全)。　　在這種書架上，B5大小的書籍只占一半的位置，A5大小的書籍兩列直排也還占不滿。但是，并不是馬上收到最后分類的活頁夾檔案中，而是收到“暫時檔案”里。久而久之，活頁夾中的資料就會越來越豐富。此外，二十六孔的活頁紙歸檔時也非常簡便。　　如果記載事項無法全部寫在一張紙上，則在另一張活頁紙上同樣的寫上大標(biāo)題、中標(biāo)題并且按順序編上號碼，這么一來，即使筆記散亂無序，只要看到標(biāo)題就可以了解其內(nèi)容。　　所以一旦有必須查閱的事項，可先將其列在紙上，最后再一并去查資料。想好了整個結(jié)構(gòu)大綱之后，再用口述錄音機和文書處理機，就可以迅速地完成草稿工作。　　37. 以不同顏色的標(biāo)簽來區(qū)分不同內(nèi)容的磁碟片　　雖然將不同的資料分別存在不同的磁碟之中，不過如果不一一顯示屏幕，還是無法了解其內(nèi)容，這樣就失去了分類的意義。在下班回家的公車上、就寢之前，突然想到第二天應(yīng)該繼續(xù)進行哪些工作，就馬上記在手冊上。經(jīng)由耳朵的刺激，更可提高學(xué)習(xí)的成效，當(dāng)然復(fù)印的工作也可以不受妨礙地順利進行。重要的是，如果一心只想到眼前單調(diào)的工作，不但會心生厭煩，而且工作效率也會一落千丈。　　在動腦筋想如何以自己的方式工作的當(dāng)兒，會發(fā)現(xiàn)前所未有的樂趣，這樣才能提高效率。　　48.過暗或過亮的工作場所都會導(dǎo)致效率低落　　當(dāng)因出差必須投宿旅館時，可隨身攜帶折疊式的臺燈，因為一般旅館的照明大部分都過暗。這雖然是最普通的常識，不過如果桌子左側(cè)靠墻，往往就把臺燈移置右側(cè)，請務(wù)必遵守“臺燈左放”原則。而回來之后，在中斷的狀態(tài)下，只要有紙有筆，就能馬上集中精神繼續(xù)工作。　　在家里或上下班的車上看書時，想要在書中重要字句下劃線，或想要記下突來的靈感，如果手上隨時有筆的話，效率會非常的高。在選購書架之際，即使多花一點錢，還是可選用高及天花板的尺寸。　　只要能夠運用自如，對電腦設(shè)備的投資，絕對是值得的。　　3.與人會面選在書店最適合　　與人會面時，如果對方?jīng)]有不便之處，你可以利用書店做為會面的地點，并且特別指定大書店中你所喜歡的專柜為會面處。　　5.在“工作手冊”上詳細記錄零散信息　　出門辦點小事，卻不巧趕上擁擠時間，結(jié)果白白等了半個多鐘頭，這種情況經(jīng)常會發(fā)生，只是平常不太會感覺到，其實這些浪費掉的時間，一累積起來，也是相當(dāng)可觀的。主要的是，為方便日后利用，先在名片上多加幾個字，這一點是非常重要的。　　最好在交換名片的當(dāng)天，就把這些資料全寫上去，以免日久忘懷。　　13.賀年卡上的“最新動態(tài)”，要馬上轉(zhuǎn)記到人才錄上　　最近賀年卡上的賀辭大部分都是印刷的，頂多在最后一、兩行自己再添上幾句話，有時候，也會順便寫上個人的最新動態(tài)，比如換工作、買房子搬家、通知結(jié)婚、添丁報喜等等。　　這些資料一目了然，可以說是效率很高的通訊錄。　　將寄卡片的工作交待屬下去辦，如果采用“記號式”通訊錄，那么受命的人就可以順利進行工作。還是采用市售大小統(tǒng)一的橡皮章比較快。　　在這種情況之下，最好的方法是以“請問你有何貴事?”來打斷對方的話頭，以便趕快進入主題。等到手表響起，你就說：“實在很抱歉，我另外有急事。　　上午是開始一天工作的時段，指示秘書打字、回信，打電話聯(lián)絡(luò)要事等等，這些事情如果都在上午交待好，下午的工作就能很快完成加以檢查，可達到很高的工作效率。如果等到遲到者全來了之后才開始開會，等于使其他準(zhǔn)時而來的人都損失十分鐘，造成時間大量的浪費。”而且開口時，要先從結(jié)論說起，這樣，對方就會知道談話重點所在，不但不會浪費時間，也比較不會發(fā)生誤會。　　33.多關(guān)心女職員，托以重任　　以相當(dāng)?shù)木匆馀c關(guān)心，來對待共事的女職員是必要的。在交待工作時，若將意圖與做法說明清楚，就能迅速無誤地完成工作。與很久不見的朋友在一起聊天，有時會自其中獲得意想不到的靈感?！　—?38.午餐時間錯開一小時，就有充裕的時間　　一般公司的午休時間，都是十二點到一點。　　40.不會面而布下信息網(wǎng)的要訣　　在工作上遇到疑難問題時，最好是通過電話，請教精于此道的行家，如此，比自己去調(diào)查還能更迅速地解決