【正文】 文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)，并按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。(三)公文簽發(fā)。以工會、社團(tuán)名義發(fā)文的，由董事會和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。5．?dāng)?shù)字的寫法。(五)領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達(dá)后，應(yīng)將會議文件交文秘人員立卷歸檔。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。通告等用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定行文關(guān)系。聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。(九)函平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用函。(四)布告、公告、通告對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用布告。第二條 各部門的公文，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，必須認(rèn)真做好公文處理工作。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號填記于簽呈及簽呈事務(wù)備查表后，簽呈依其類別歸檔。 (二)函、簽呈:以主旨、說明、辦法、請求、擬辦或建議三段式斟酌運(yùn)用。 (二)收文 受文部門的收發(fā)人員收到業(yè)務(wù)接洽便函第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載收(發(fā))文編號登記表將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。 第十四條 外界復(fù)文的處理收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收支日期及字號。來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案(如需待復(fù)者，則將第二聯(lián)依待復(fù)日期的先后整理以備稽催)，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。 與外界來往文件第十二條 收文 (一)登記、分文 來文由收發(fā)人員拆封后，于收(發(fā))文登記單登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。 2．事業(yè)部(含直屬部門) X1X2（X3）X4及字第○○○○號(及為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理)。 (二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對催辦。 (八)固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。 (五)需以對等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實(shí)情處理。 8．因環(huán)境特殊或事實(shí)需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準(zhǔn)。 4．以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。 2．會議紀(jì)錄及例行表報等的發(fā)送不必行文。（二）編印前先會法律事務(wù)室□ 行文 第六條 行文類別 (一)函:發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。 第四條 管理部門 (一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借。銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊。照片庫溫應(yīng)保持14一24度，相對濕度應(yīng)保持37按要求逐項(xiàng)填寫。2．編寫文字說明的要求:(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。底片在全宗內(nèi)編流水號。3．聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。5．其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。聲像檔案管理辦法(一)總則第一條 為加強(qiáng)本公司的聲像檔案，特制定本辦法。第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。正件在前，附件在后。 第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。 第七條 各部門專(兼)職文書的職責(zé):1．了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。(二)文件材料的收集管理第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。(六)其他管理部門的發(fā)文，用xxx字(xx年)xx號。第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。一般文件的，三天內(nèi)批復(fù)。文件機(jī)密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。第二條 本公司公文，實(shí)行統(tǒng)一管理。3．要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。(7)上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報告。10．經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號送打字室打印。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。 3．黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于: (1)對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。5．兩辦機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。如涉及幾個單位會辦的件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。2．對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件，文號、機(jī)要編號的四對口核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門，并。11．兩辦秘書對文件的差錯情況，要進(jìn)行登記考核。打字時要做到快速，準(zhǔn)確，排版合理美觀，用力均勻。7．傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時組織傳達(dá)和落實(shí)。3．文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?．文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時完成任務(wù)。職責(zé)1．對文件檔案歸檔應(yīng)及時負(fù)責(zé)。2．對文檔散失、損毀負(fù)責(zé)。對收到的文件資料，應(yīng)及時給有關(guān)部門，人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。4．屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。企業(yè)打字、復(fù)印工作制度1．凡以公司名義上報下發(fā)的文件，報表工作計劃，總結(jié)，請示，報告，簡報，紀(jì)要通知，通報，信函，規(guī)章制度，宣傳教育材料，任免決定，表彰或處理決定，以公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)翻印的文件，材料均屬條印范圍。7．打字員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向外泄露，與工作無關(guān)人員不得進(jìn)入打字室。12．復(fù)印文件要嚴(yán)格按照審批份數(shù)印刷，復(fù)印者不得私自增加份數(shù)或私自留存。登記差錯文件的文號。3．為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。第九條 發(fā)文的范圍:1．凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。 (2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。4．文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級。11．文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。 第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時、安全。第五條 公司發(fā)文的程序?yàn)?擬搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。第八條 各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得團(tuán)閱。第十二條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號:(一)以公司名義對外發(fā)文，一律xxx字(xx年)xx號。第十三條 董事會機(jī)構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，一般不對外發(fā)文。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。2．認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的案卷類目。絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。印件在前，定稿在后。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實(shí)踐活動中直接形成的，對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。6．其它具有保存價值的聲像資料。第七條 聲像檔案資料的征集1．檔案部門有責(zé)任隨時征集重要聲像資料。格式:全宗號－流水號。(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。第十五條 案卷要求1．將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。5%一67第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計工作。外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)訓(xùn)l練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。 (二)公告:就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。 第七條 行文名義、署名及印信借用 (一)對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下: 1．以公司名義由董事長署名蓋董事長職章: 屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。 對本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。 (二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印: l、正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之。 第八條 行文的判行權(quán)限 (一)以董事長署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。 □ 文書處理程式 l (三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時稽催督導(dǎo)用。 3．營業(yè)部門:由各公司總經(jīng)理室制定。 (二)文件的分送 收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。 關(guān)系企業(yè)來往文件 第十五條 行文方式 (一)正式以公文用紙或油印