【正文】 第六十一條 文件處理之稽查各公司總經理室應不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導，如有異常應即通知經辦部門主管處理之?！?附則第五十九條 文件處理日數的統計(一)各收發(fā)人員根據收(發(fā))文登記單第一聯，業(yè)務接洽便函第一聯(發(fā)文)及第四聯(收文)分別造具文件處理統計表一式二份，于翌月五日前，一份呈送經理核閱后存經理室備查(全公司的文件處理統計表應呈總經理核閱后存總經理室備查)，一份自存。用畢歸還時，密件經保管人員點收無誤后，將歸還時間填記于文件傳遞記錄卡并經調卷人簽認后一并存檔。第五十四條 歸檔(一)外來機密文件于主辦人辦妥并經總經理核定保存期限后，應將文件連同收(發(fā))文登記單第四、五聯及文件傳遞記錄卡送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入機密文件保管備查簿，第四聯送回主辦人存查，第五聯連同文件歸檔。于當日下班(或完工)時主辦人應負責將密件收回，并于文件傳遞記錄卡填注收回時間，由經辦人簽認后隨收(發(fā))文登記單第五聯與密件一并歸檔。第五十條 保管部門(一)外來機密文件應以各公司總經理室為保管部門；經各公司總經理核準得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應以事業(yè)部經理室、研究所所長室、駐廠經(副)理室或總經理指定之部門為保管部門。第四十八條 調卷管理(一)調卷單以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內注明銷毀日期。Ⅲ.歸檔與檔案清理第四十四條 保存期限(一)歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用見出紙注明目次號碼，以便翻閱。(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。(二)檔案分類應力求切合實用。(三)文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。(二)印信管理部門應指定專人負責印信之制發(fā)、換發(fā)、補發(fā)、稽查等管理工作，并設立印信登記表拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。(三)印信補發(fā)的申請，監(jiān)印人員除向該印信登記機構報備并依法公告作廢外，應填具請(補)發(fā)印信申請表一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經過及失職人員的議處，并會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經核定后，由管理部門補發(fā)。第三十二條 印色使用公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。(五)校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及校對章或騎縫章附件章等字樣之印信。 寄送中心的文件袋，需于下午五時前送交總管理處總務部門統一運寄。第二十六條 發(fā)送方式文書發(fā)送方式分為專送、郵寄(平信、限時、掛號、航空)電報(尋常、加急、書信、打字)及集運等，經辦人應于文書底稿上注明。，指定處理期限，一般以文到三日內處理完畢為原則。第二十三條 文書處理要點(一)經辦文書遇有關系重大足以影響公司權益之重要文件，應將正本妥為保藏，每有應用均以副本或影本層呈處理。第二十條 合約處理(一)訂立或修改合約時，經辦部門擬稿后判行前，應將文稿轉送總管理處法律事務室核稿。(三)業(yè)務接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點敘述。(三)各類文書的行文，應就組織層級需要數量一次印發(fā)，避免逐級轉文重印延誤時效。(二)發(fā)文處理收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿收(發(fā))文登記單(一式五聯)，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。(四)文件處理，應將擬辦或復文擬搞簽呈主管判行。(三)收發(fā)文編號。(四)第四聯為經辦人員存查聯，于文件辦妥后按結案、未結案分類存查?！?文書處理程式Ⅰ. 通則第九條 文書分類(一)機密類：具有專利性、獨特技術性的資料及特定列管的業(yè)務機密文件，應依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。第八條 行文的判行權限(一)以董事長署名行文者，應送總管理處總經理室轉呈董事長判行。，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應專案簽送總管理處總經理室轉呈董事長或總經理核準。，由經理署名、蓋經理職銜簽字章?！　?二)本企業(yè)各類資料對外統一報送的主辦、會辦及提供部門。第二條 范圍本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務執(zhí)行部 門)與外界來往的文書(包括電報)及關系企業(yè)(含公司內容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結果。第十八條 經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。　　，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(四)發(fā)文程序與要求群眾團體文件由黨委批轉?！　?，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收?！　?第十二條 油印文件要嚴格按照審批份數印刷，油印者不得私自增加份數或私自留存，油印底板和廢頁，余頁應及時銷毀?！　〉谄邨l 打字員要嚴格遵守保密制度，不得將打字的內容向外泄露，與工作無關人員不得進入打字室 、油印室。　　第一條 凡以廠部或黨委名義上報下發(fā)的文件、報表工作計劃、總結、請示、報告、簡報、紀要通知、通報、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，以及廠領導批準翻印的文件、材料均屬打印范圍。　　(4)各單位應固定專人按時領取報刊和公啟函電。　　(1)訂購時間：上半年　 下半年　　(2)訂購手續(xù)：不論單位和個人，均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數、期數填寫清楚交收發(fā)員核對算價，確認無誤后，當面繳款開票。、電和廠內職工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報箱內。(一)全廠公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負責收發(fā)?？偛棉k收文后，應先做好歸類、登記，然后根據文件的內容，分送有關領導閱示。(三)文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規(guī)范。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。本細則從年月日起施行，過去有關公文處理的規(guī)定與本細則不一致的，以本細則為準。(七)公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。工會、社團的一般性文件，由分管領導簽發(fā)，重要文件，由最高行政領導簽發(fā)。審核的重點：。正式文件中，除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外，其他用漢字書寫。第十七條 發(fā)文處理。(三)凡需辦理的公文，應先送辦公室主任簽批意見，再分送給有關部門辦理或送領導批示后辦理。第十四條 按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門，不直接發(fā)到下屬子公司。通告等用紙大小，根據實際需要確定行文關系。(三)發(fā)文時間，以領導簽發(fā)日期為準；聯合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。 (八)決定、決議對某些問題或者重大行動作出安排，用決定。(二)報告向上級機關匯報工作，反映情況，用報告。27 / 27公司公文處理實施細則□ 總則第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結合公司的實際情況，特制定本實施細則。(三)指示對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用指示。經過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用決議。(四)公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。第九條 對上級單位組織的請示或報告，用單位組織名義發(fā)文。第十五條 發(fā)文應根據需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。辦公室主任在簽批公文時，認為無需送領導閱批的一般性公文，可根據公文內容和性質直接批有關部門閱辦。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。(四)公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。校對未發(fā)現的差錯，由校對人員負責；校對后，打字員沒有改正的，由打字員負責。公文管理規(guī)定絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數打印，閱完后由起草人收回歸檔。(四)人、地、物名、引文及時間要具體、準確。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。(二)外發(fā)函、電要求。(信袋)內，由個人自取。公費訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務部門辦理付款托收手續(xù)。領取時，要對照分發(fā)清單清點檢實簽名，發(fā)現差錯，應當面向收發(fā)員提出增補退換要求，并進行差錯登記?！　?第二條 由歸口部門負責擬訂、編寫的帶有全局性指導意義的全廠性的月(季)生產、工作計劃和一個時期全廠性的工作安排以及重要專題會議的紀要等，也應安排打印。　　 第八條 打字員要愛護打字、油印設備和物品，按規(guī)定做好維護保養(yǎng)工作和物品領用登記費用統計工作。企業(yè)文件管理制度(一)總則　　，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號?！　?，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)?！　?，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。　　，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。 第十條　發(fā)文程序規(guī)定：　　，應事先分別向黨委、廠部提出申請；　　、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；　　，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。　　。 　文件收發(fā)規(guī)定秘密文件和由專人按核定的范圍報送?！?承辦部門第三條 總收發(fā)部門總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務部門統一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務部門辦理?！?行文第六條 行文類別(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關團體、公司行號、私人或關系企業(yè)各公司間及公司內各部門間行文使用。第七條 行文名義、署名及印信借用(一)對關系企業(yè)外機構行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：：屬政策性或影響公司重大權益的行文。對本款第二項所列以外的公家機構或公民營企業(yè)、法人團體的行文。(二)關系企業(yè)各部門間應以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。海怨久x由總經理或事業(yè)部經理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務接洽便函行文者，由經辦部門主管及經辦人署名，蓋用部門章。(二)以總經理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經理(主任)判行者外，應送各公司總經理室轉呈總經理判行。(二)A類：凡關系重大，足以影響公司權益的文書，應呈總經理核閱后始得分文辦理。(五)第五聯為核查聯，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權判行的文件，由收發(fā)人員轉送主管核閱后歸檔。業(yè)務接洽便函另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。、結果或復文摘要記錄于收(發(fā))文登記單第四、五聯記要聯記要欄(如不敷使用時，得以文書簽辦單補充，簽辦單隨同收(發(fā))文登記單第五聯流程處