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溝通技巧在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用探討-免費(fèi)閱讀

  

【正文】 這種原則需要提出風(fēng)險(xiǎn)管理各級(jí)基本對(duì)策之間的聯(lián)系,為風(fēng)險(xiǎn)管理人員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策決策提供參考。因此,項(xiàng)目管理應(yīng)以確保工程質(zhì)量為前提,以追求利潤(rùn)最大化為主線,以貫標(biāo)和成本控制為切入點(diǎn),走質(zhì)量效益型路線。除進(jìn)行工程、設(shè)備、人身事故等保險(xiǎn)外,還應(yīng)通過(guò)保險(xiǎn)機(jī)制減輕風(fēng)險(xiǎn)損失;通過(guò)分包合同向分包商轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn);合理控制風(fēng)險(xiǎn)費(fèi)。這些風(fēng)險(xiǎn)在國(guó)際工程中經(jīng)常遇到。因此,樹(shù)立合同意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和索賠意識(shí),重視風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)降低工程風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的。工程索賠要講究策略和技巧。(二)通過(guò)工程索賠轉(zhuǎn)化風(fēng)險(xiǎn)工程索賠是一種權(quán)利要求,其根本原因在于合同條件的變化和外界的干擾,這正是影響項(xiàng)目實(shí)施的眾多變化因素的動(dòng)態(tài)反映。否則,風(fēng)險(xiǎn)將給項(xiàng)目帶來(lái)巨大的損失。 經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn) 各施工要素市場(chǎng)(包括勞動(dòng)力市場(chǎng)、材料市場(chǎng)、設(shè)備市場(chǎng)等)價(jià)格的變動(dòng),直接影響到工程的成本;金融市場(chǎng)(包括利率變動(dòng)、貨幣貶值等因素)的波動(dòng)也會(huì)影響到施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,尤其是采用BT、BOT的項(xiàng)目就更為敏感;供應(yīng)影響,主要表現(xiàn)為發(fā)包人供應(yīng)的資金、材料、設(shè)備,或質(zhì)量不合格、或供應(yīng)不及時(shí)等;國(guó)家政策影響,如工資、稅種、稅率的調(diào)整等,都會(huì)給工程項(xiàng)目帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。因此,業(yè)主帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn),是建筑企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)中的重要風(fēng)險(xiǎn)。非計(jì)量風(fēng)險(xiǎn)屬于非技術(shù)性風(fēng)險(xiǎn),發(fā)生的概率較小,是非常規(guī)性風(fēng)險(xiǎn),包括經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、政治風(fēng)險(xiǎn)、不可抗力風(fēng)險(xiǎn)、組織協(xié)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)單一的企業(yè),建議盡量拓展產(chǎn)品線,或者適當(dāng)改變經(jīng)營(yíng)策略,開(kāi)辟新的贏利點(diǎn)。風(fēng)險(xiǎn)投資公司必須有意識(shí)地推動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的完善,培育風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)對(duì)規(guī)范化管理的意識(shí)。投資企業(yè)缺乏為股東創(chuàng)造價(jià)值的經(jīng)營(yíng)理念,致使投資企業(yè)常常對(duì)風(fēng)險(xiǎn)投資公司進(jìn)行信息屏蔽,進(jìn)一步加大了信息不對(duì)稱,也加大了項(xiàng)目的投資風(fēng)險(xiǎn)。而其他投資公司又覺(jué)得你都不愿意增資,肯定是項(xiàng)目不好,所以也不愿意接手和投資于該類(lèi)型的風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)。因此,風(fēng)險(xiǎn)管理仍是一門(mén)不完善和不成熟的學(xué)科,有待進(jìn)一步深化和研究。但由于中國(guó)特殊的環(huán)境,風(fēng)險(xiǎn)投資和風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)之間的信息不對(duì)稱還是非常嚴(yán)重。若不提前加以辯識(shí)和控制,風(fēng)險(xiǎn)的影響將會(huì)擴(kuò)大,甚至引起整個(gè)工程的中斷或失敗。綜上所述,完成一個(gè)成功的項(xiàng)目,除了能承擔(dān)基本職責(zé)外,項(xiàng)目經(jīng)理還應(yīng)具備一系列技能。在具體操作中主要注意以下幾點(diǎn): (1)建立完善、實(shí)用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)。項(xiàng)目經(jīng)理部受企業(yè)有關(guān)職能部、室的指導(dǎo),二者既是上下級(jí)行政關(guān)系,又是服務(wù)與服從、監(jiān)督與執(zhí)行的關(guān)系:即企業(yè)層次生產(chǎn)要素的調(diào)控體系要服務(wù)于項(xiàng)目層次生產(chǎn)要素的優(yōu)化配置,同時(shí)項(xiàng)目生產(chǎn)要素的動(dòng)態(tài)管理要服從于企業(yè)主管部門(mén)的宏觀調(diào)控。(2)讓對(duì)方了解項(xiàng)目組的現(xiàn)實(shí)情況,有困難一定先提出來(lái),增進(jìn)雙方的相互理解。在這過(guò)程當(dāng)中,項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)無(wú)旁貸的成為信息傳輸?shù)闹行暮椭修D(zhuǎn)站,同時(shí)又要避免成為信息流通的瓶頸。 郵件、視頻、電話溝通 在實(shí)際操作當(dāng)中,沒(méi)有一定之規(guī),項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該根據(jù)具體情況,采取不同的方式,最終目標(biāo)就是要達(dá)到最好的溝通效果。 如果要想最大程度保障溝通順暢,當(dāng)信息在媒介中傳播時(shí)要盡力避免各種各樣的干擾,使得信息在傳遞中保持原始狀態(tài)。 溝通是人與人之間交流的方式。他們期望來(lái)自坦誠(chéng)交流而產(chǎn)生的那種特殊結(jié)合在一起的感覺(jué)。(三)決策只是領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)了算項(xiàng)目組織中一些決策怕員工知曉,怕意見(jiàn)不統(tǒng)一難以實(shí)現(xiàn)決策。投資人、客戶、供應(yīng)商、經(jīng)銷(xiāo)商、新聞媒體、政府機(jī)構(gòu)、貿(mào)易伙伴、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等,它們都影響和制約企業(yè)的發(fā)展。表現(xiàn)出我們的興趣,表明我們對(duì)對(duì)方是關(guān)注和尋求支持的。除了用耳聽(tīng),還要留心捕捉臉部表情,洞察眼睛的變化,感知對(duì)方的心理和情緒變化,及時(shí)調(diào)整。當(dāng)一個(gè)人被賞識(shí)的時(shí)候,他可以受到極大激勵(lì)。尊重體現(xiàn)了管理者的素養(yǎng),也體現(xiàn)了企業(yè)的素養(yǎng)。對(duì)非正式溝通需掌握的要點(diǎn)是:首先,非正式溝通產(chǎn)生和蔓延,主要是得不到他們所關(guān)心的消息,因此管理者越封鎖,則背后流傳的謠言就越多,只能正本清源。(二)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的溝通在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,項(xiàng)目涉及到的不同角色的人都不同程度地需要及時(shí)地得到項(xiàng)目的狀態(tài)信息和進(jìn)展信息。最典型也最重要的項(xiàng)目干系人是客戶,而項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項(xiàng)目干系人。(一)做好項(xiàng)目溝通計(jì)劃 項(xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目整體計(jì)劃中的一部分,它的作用非常重要,也常常容易被忽視。每當(dāng)遇到這些急需解決的問(wèn)題時(shí),管理者就需要從廣泛溝通中獲取大量的信息情報(bào),然后進(jìn)行決策,或建議有關(guān)人員做出決策,以便迅速解決問(wèn)題。項(xiàng)目管理的內(nèi)容涉及到諸多方面,而在這些過(guò)程當(dāng)中,溝通是貫穿始終、必不可少的一個(gè)工作,是項(xiàng)目經(jīng)理日常工作的一個(gè)重要組成部分,這項(xiàng)工作的好與壞直接影響項(xiàng)目的過(guò)程控制和最終的項(xiàng)目質(zhì)量。項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通,良好的交流才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題、控制好項(xiàng)目的各個(gè)方面,這項(xiàng)工作的好與壞直接影響項(xiàng)目的過(guò)程控制和最終的項(xiàng)目質(zhì)量。項(xiàng)目的管理有效性取決于項(xiàng)目管理的溝通成本,而溝通成本一般取決于項(xiàng)目管理組織設(shè)計(jì)中項(xiàng)目管理的協(xié)作性,也就是說(shuō)取決于項(xiàng)目成員之間的溝通意愿和溝通能力。 在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃時(shí),最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項(xiàng)目干系人分析。比如,對(duì)于公司的辦公室主任,他期望系統(tǒng)能夠提高他們的辦公效率和公文管理水平,但他對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程并不一定清楚,因此,需要定時(shí)讓他理解項(xiàng)目的狀態(tài)和進(jìn)展情況;對(duì)于研發(fā)總經(jīng)理,他可能期望通過(guò)該項(xiàng)目的實(shí)施,在技術(shù)上取得突破。(三)規(guī)范非正式渠道的信息溝通溝通可以分為正式溝通與非正式溝通。管理者應(yīng)像尊重自己一樣尊重員工,始終保持一顆平等的心態(tài),更多地強(qiáng)調(diào)員工的重要性,強(qiáng)調(diào)員工的主體意識(shí)和作用。管理者是為員工提供服務(wù)的供應(yīng)商,要做的就是充分利用企業(yè)現(xiàn)有資源為員工提供工作上的方便。(二)學(xué)會(huì)傾聽(tīng)傾聽(tīng)是管理者與員工溝通的基礎(chǔ)。 傾聽(tīng)全部信息。(三)運(yùn)用正確的表達(dá)方式溝通必須目的明確、思路清晰、注意表達(dá)方式。其實(shí)溝通是雙向的,領(lǐng)導(dǎo)要使決策合理和有效必須要廣泛收集信息、分析信息,才能做出科學(xué)判斷。員工渴望著和公司緊密相連,他們希望和公司的關(guān)系不僅是一張工資支票和福利待遇。盡早溝通要求項(xiàng)目經(jīng)理要有前瞻性,定期和項(xiàng)目成員建立溝通,不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問(wèn)題,很多潛在問(wèn)題也能暴露出來(lái)。這種復(fù)雜性表現(xiàn)在很多方面,比如說(shuō),當(dāng)溝通的人數(shù)增加時(shí),溝通渠道急劇增加,給相互溝通帶來(lái)困難。溝通方法分為以下兩類(lèi):書(shū)面、口頭溝通 書(shū)面溝通一般在以下情況使用:項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中使用的內(nèi)部備忘錄,或者對(duì)客戶和非公司成員使用報(bào)告的方式,如正式的項(xiàng)目報(bào)告、年報(bào)、會(huì)議記錄、非正式的個(gè)人記錄、報(bào)事帖。 溝通是組織協(xié)調(diào)的手段,是解決各組織成員間障礙的基本方法。對(duì)于未能參加項(xiàng)目決策過(guò)程的項(xiàng)目經(jīng)理,必須了解項(xiàng)目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因、出發(fā)點(diǎn),了解目標(biāo)設(shè)計(jì)和決策背景,否則可能對(duì)目標(biāo)及任務(wù)有不完整的甚至錯(cuò)誤的理解。但項(xiàng)目經(jīng)理部與遠(yuǎn)外層關(guān)系的協(xié)調(diào)應(yīng)在嚴(yán)格守法、遵守公共適德的前提下,充分利用中介組織和社會(huì)管理機(jī)構(gòu)的力量。通常,項(xiàng)目經(jīng)理不直接控制資源和具體工作,而是由項(xiàng)目經(jīng)理部中的職能人員具體實(shí)施控制,這就使得項(xiàng)目經(jīng)理和職能人員之間以及各職能人員相互之間存在溝通和協(xié)調(diào)。 (3)形成比較穩(wěn)定的項(xiàng)目管理隊(duì)伍。因此,良好的溝通是做好項(xiàng)目管理工作、更好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的重要前提。另外,由于經(jīng)驗(yàn)不足,在投資協(xié)議的擬定中,往往沒(méi)有充分考慮到風(fēng)險(xiǎn)影響的程度和控制投資風(fēng)險(xiǎn)的需要,合同文件存在諸多不完善的地方。風(fēng)險(xiǎn)分析應(yīng)用。在投資時(shí),風(fēng)險(xiǎn)投資比較重視進(jìn)入價(jià)格和所占股份,對(duì)項(xiàng)目發(fā)展所需資金往往缺乏全面了解和細(xì)致分析,造成投入資金不足,或者在項(xiàng)目發(fā)展過(guò)程中實(shí)際情況與前期預(yù)測(cè)發(fā)生較大偏離,使投入資金難以支持項(xiàng)目達(dá)到投資時(shí)所期望的既定目標(biāo)。產(chǎn)品結(jié)構(gòu)單一、企業(yè)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃能力是目前中國(guó)風(fēng)險(xiǎn)投資項(xiàng)目的主要風(fēng)險(xiǎn)之一。對(duì)于在投資前投資協(xié)議中相關(guān)約束條款缺乏的項(xiàng)目,在投資項(xiàng)目增資或者其他事件發(fā)生時(shí),應(yīng)當(dāng)利用此契機(jī),作為談判的條件,加入新的約束條件,以加強(qiáng)對(duì)投資項(xiàng)目的監(jiān)控力度,防范和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。要與被投資企業(yè)建立比較好的關(guān)系,多提供管理咨詢,幫助引進(jìn)客戶、合作伙伴等增值服務(wù)。工程項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)因素錯(cuò)綜復(fù)雜,可以從項(xiàng)目環(huán)境、項(xiàng)目結(jié)構(gòu)及項(xiàng)目主體等不同側(cè)面進(jìn)行分類(lèi),為了便于風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)的防范處理,從工程風(fēng)險(xiǎn)是否可以計(jì)量的角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類(lèi),以確定哪些風(fēng)險(xiǎn)可以作定量分析,哪些只能作定性分析
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