【正文】 6) 人事管理類的編號規(guī)定參照國家有關(guān)干部檔案管理規(guī)定的有關(guān)條例執(zhí)行。 例如： X ? X ? XXXX — XX 11 ? 1 ? 1996 — 62 案卷/實體流水號 案卷流水號 年份（用四位表示） 年份（用四位表示） 二級類目 二級類目（憑證） 一級類目 一級類目（會計檔案類） 上例表示：本公司會計檔案中1996年會計憑證的第62本。長期—短期9設(shè)備儀器類(按設(shè)備性質(zhì)設(shè)置)1辦公設(shè)備按設(shè)備種類設(shè)1. 購置、驗收、調(diào)試文件長期2. 使用維修文件長期3. 舊設(shè)備處理文件長期2生產(chǎn)設(shè)備按設(shè)備種類設(shè)1. 購置、驗收、調(diào)試階段相關(guān)文件長期2. 使用維修階段產(chǎn)生文件長期3. 更新改造階段文件長期4. 舊設(shè)備處理文件長期3科研設(shè)備按設(shè)備種類設(shè)歸檔范圍同生產(chǎn)設(shè)備 長期4其它按設(shè)備種類設(shè)如：本公司有關(guān)車輛管理的材料（采購過程、產(chǎn)權(quán)證、保險單、維修記錄等）長期一級類目二級類目三級類目歸 檔 范 圍保管期限代號名 稱代號名 稱代號名 稱10基本建設(shè)類按項目設(shè)置1立項階段1. 立項階段文件（項目申報、地質(zhì)勘探、使用土地、動拆遷、工程申照、招投標(biāo)及項目監(jiān)理方面的合同、協(xié)議、報告等文件）。短期3. 環(huán)境保護(hù)檢測與控制，污染治理等。長期—短期2. 工傷事故處理文件材料。長期—短期2倉庫保管1. 存貨管理文件材料。3. 集團(tuán)公司檔案分類的原則是以集團(tuán)公司的全部檔案為對象，依據(jù)集團(tuán)公司的特點和主要職能,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)的管理和提供利用。歸檔檔案驗收工作告一段落。檔號的編制是否符合檔號編制規(guī)范的要求，以及檔號的書寫是否清晰可辨等。第五十五條 各門類檔案的歸檔所需經(jīng)費從各相關(guān)業(yè)務(wù)的經(jīng)費中支出。 第四十九條 銷毀檔案時，應(yīng)派兩人監(jiān)銷。第四十一條 凡單位或個人贈給總部的檔案，集團(tuán)公司按有關(guān)規(guī)定給予表彰和獎勵外，該單位或個人還享有該檔案的無償優(yōu)先利用權(quán)。第三十七條 外單位來集團(tuán)公司調(diào)閱檔案，必須持組織介紹信，寫明查閱內(nèi)容，由相關(guān)部門經(jīng)理簽字并經(jīng)集團(tuán)公司行政副總批準(zhǔn)后，方可查閱。 第三十六條 保密檔案的借閱規(guī)定 （一）凡借閱行為應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，任何人未經(jīng)允許不得將保密檔案帶出檔案室外。 第三十二條 對故意遺失檔案或故意泄密者，必須依法追究責(zé)任。第二十六條 檔案密級的設(shè)定由各歸檔部門經(jīng)理與檔案管理員協(xié)商決定，并報主管副總裁審核。 第二十二條 為確保檔案的安全和有效提供利用，集團(tuán)公司實行檔案庫房與辦公室、閱覽室三分開；檔案庫房須保持適宜的溫、濕度，同時必須具備防火、防盜、防光、防蟲等應(yīng)急安全措施。 （四）檔案的裝具采用國家標(biāo)準(zhǔn)的科技檔案卷皮、卷夾、卷盒和表式。以上各部門及各公司檔案管理人員在培訓(xùn)結(jié)束時均須參加檔案管理業(yè)務(wù)知識考核，并通過考核，方具備上崗資格。（七）聲像檔案：平時將反映公司主要職能活動的照片、錄音帶、錄像帶及時收集、整理、歸類，于每年六月將上一年度的聲像檔案進(jìn)行歸檔。 第八條 歸檔時間（一）管理類、營銷貿(mào)易類：一般每年三月各部門將上年度工作形成的文件材料收集、整理、立卷歸檔五月底前交檔案室，由檔案專管干部統(tǒng)一編目。（二）人力資源部負(fù)責(zé)人事檔案、勞動人事方面檔案的收集、整理和歸類，人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)該檔案的保管和利用。第四條 集團(tuán)公司和二級公司的檔案工作是集團(tuán)公司及二級公司各項管理工作的重要組成部分，納入集團(tuán)公司工作的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃中，保證檔案管理職能、人員編制和經(jīng)費適應(yīng)整個集團(tuán)公司檔案工作發(fā)展的需求。第一章 總 則 第一條 為了加強(qiáng)集團(tuán)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，為集團(tuán)公司的經(jīng)營和發(fā)展服務(wù)，進(jìn)而帶動集團(tuán)公司檔案管理水平上個臺階，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，結(jié)合本集團(tuán)公司實際情況，制定本管理辦法。它們分別是：黨群工作類、決策類、監(jiān)督類、行政管理類、經(jīng)營管理類、營銷貿(mào)易類、生產(chǎn)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類、會計檔案類、員工檔案類、實物檔案類、聲像檔案類及電子檔案類。其方法可參考集團(tuán)公司執(zhí)行。（七）貿(mào)易部負(fù)責(zé)營銷貿(mào)易類中經(jīng)營貿(mào)易檔案的收集、積累、整理和歸類。工程項目驗收結(jié)束后6個月內(nèi)移交檔案室。各部門、各二級公司必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行，不得違反。 第十五條 集團(tuán)公司員工在工作變動和離退休時，必須將屬于歸檔范圍（上述第十四條）的文件資料全部移交歸檔，不得據(jù)為己有或私自帶到其他單位。 第十九條 集團(tuán)公司及二級公司檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案資料的收集工作，并對接收到的檔案分門別類系統(tǒng)整理、登記和安全保管。第六章 檔案的密級設(shè)定與保密第二十五條 集團(tuán)公司的檔案分為內(nèi)部級和保密級二大類；保密級檔案的密級由低到高依次分為：秘密級、機(jī)密級、絕密級。 第二十九條 未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得多制和摘抄密級檔案。 第三十五條 不得將檔案材料拿給無關(guān)人員閱讀或憑私人關(guān)系隨意借閱。查閱財務(wù)、投資類的保密檔案以及其他絕密級的檔案必須統(tǒng)一經(jīng)總裁批準(zhǔn)。 （二）檔案管理人員對調(diào)閱的檔案材料，必須做到手續(xù)清楚，歸還時詳細(xì)檢查，如有損壞、拆散、失竊等情況，應(yīng)及時向總裁辦領(lǐng)導(dǎo)匯報追查處理。 第四十六條 檔案庫房銷毀的檔案，指己過保管期限案卷，經(jīng)過鑒定確認(rèn)無保存價值的檔案材料。 第五十三條 有下列行為之一者，由集團(tuán)公司檔案管理部門、相關(guān)主管部門責(zé)令限期整改，并視不同情節(jié)，對直接負(fù)責(zé)的主管人員或其他直接責(zé)任人員報請集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，提請司法機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。 （2）卷內(nèi)文件目錄的質(zhì)量： 每一卷檔案是否均備有卷內(nèi)文件目錄，目錄編寫是否清楚，有無遺漏卷內(nèi)文件，目錄中檔號是否與文件上的檔號相一致等。檔案人員對于在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行記錄，并于驗收工作結(jié)束后立即實行整改。 12 檔 案 借 閱 登 記 表 附件3序號檔 號文 件 名 稱密級借閱日期到期日期歸還日期借閱者復(fù)制份數(shù)檔案分類與檔號編制規(guī)定一、 總則1. 為了更好地規(guī)范公司的檔案業(yè)務(wù)。其表示為：一級類目二級類目三級類目歸 檔 范 圍保管期限代號名 稱代號名 稱代號名 稱0黨群工作類1黨務(wù)工作1. 上級黨組織頒發(fā)的屬本公司主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的決議、決定、條例、規(guī)定、指示、通知、通報長期—短期2. 上級黨組織頒發(fā)的非本公司主管業(yè)務(wù)的文件短期3. 上級黨組織召開的要貫徹執(zhí)行的重要會議文件長期—短期4. 上級黨組織對本公司領(lǐng)導(dǎo)任免的通知等文件永久5. 本公司黨委會議記錄 本公司黨委會議紀(jì)要永久長期6. 本公司黨委制度的文件：有關(guān)方針政策、法規(guī)性的 一般事務(wù)性的長期短期7. 本公司黨委向上級報送的請示、報告、匯報等和上級批復(fù)文件材料長期8. 本公司黨組織對二級公司進(jìn)行工作檢查形成的主要文件材料長期—短期9. 本公司黨委主要領(lǐng)導(dǎo)在大會上的重要講話長期10. 本公司召開的黨代表會議的批準(zhǔn)文件、通知、報告、決議、總結(jié)、紀(jì)要、開幕閉幕詞、會議代表名單 講話、提案、討論文件、小組記錄、參考資料長期短期11. 本公司黨員、黨組織情況年度統(tǒng)計報表永久12. 基層關(guān)于改選、增補(bǔ)黨支部成員的請示、報告和集團(tuán)公司黨組織的批復(fù)長期13. 本公司黨組織工作總結(jié)、調(diào)查研究、大事記永久—長期14. 本公司黨員組織關(guān)系介紹信及存根長期15. 本公司黨員黨費收據(jù)等材料短期16. 上級有關(guān)紀(jì)檢和違紀(jì)案件審理工作指示、規(guī)定、辦法、通知、通報等長期一級類目二級類目三級類目歸 檔 范 圍保管期限代號名 稱代號名 稱代號名 稱0黨群工作類1黨務(wù)工作17. 本公司紀(jì)委會會議記錄長期18. 本公司關(guān)于紀(jì)檢和案件復(fù)查工作意見、規(guī)定、通知、計劃、總結(jié)、報告等長期19. 本公司關(guān)于違紀(jì)案件調(diào)查報告、會議記錄、處理意見和上級處分決定等永久—長期20. 上級有關(guān)監(jiān)察工作的指示、規(guī)定、通知、通報長期21. 本公司關(guān)于監(jiān)察舉報及有關(guān)調(diào)查、處理材料長期—短期2工會工作1. 上級有關(guān)工會工作的指示、決議、規(guī)定、條例、制度、辦法等長期—短期2. 本公司工會會議記錄永久3. 本公司工會年度工作計劃、總結(jié)、報告等材料長期4. 本公司關(guān)于工會改選請示、報告及上級批復(fù)永久5. 本公司工會關(guān)于經(jīng)費開支、提取各項基金等規(guī)定、辦法、通知長期—短期6. 本公司工會關(guān)于職工療、休養(yǎng)辦法、生活困難補(bǔ)助規(guī)定等通知長期—短期3共青團(tuán)工作1. 團(tuán)工作計劃、總結(jié)、評優(yōu)申報材料及批復(fù)長期2. 組織建設(shè)，團(tuán)員大會，團(tuán)組織活動，團(tuán)員、團(tuán)費管理等長期—短期1決策類1董事會1. 董事會會議文件長期2. 董事會的往來文件、信函長期—短期3. 執(zhí)董會會議文件長期2股東大會1. 股東大會會議文件永久2監(jiān)督類1監(jiān)事會1. 監(jiān)事會會議文件長期2. 監(jiān)事會往來文件、信函短期2法律事務(wù)1. 判決書、調(diào)解書、裁定書、仲裁決定書等長期2. 訴狀、答辯狀、代理詞等長期3. 證據(jù)材料長期4. 授權(quán)委托書長期5. 重大法律事務(wù)的請示、報告長期6. 審核公司重大合同、經(jīng)營行為出具的法律意見長期7. 工作計劃、總結(jié)等長期—短期8. 合同、協(xié)議等長期—短期3審計管理1. 政府相關(guān)部門關(guān)于審計工作的指示、規(guī)定、辦法、條例、通知等長期2. 本公司關(guān)于審計工作的制度、意見、辦法、通知長期—短期3. 本公司年度財務(wù)情況審計報告永久4. 本公司關(guān)于財經(jīng)違紀(jì)的專題報告長期—短期5. 本公司領(lǐng)導(dǎo)任期主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)審計材料長期6. 本公司領(lǐng)導(dǎo)離任經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計報告長期7. 二級公司年度經(jīng)營審計材料長期一級類目二級類目三級類目歸 檔 范 圍保管期限代號名 稱代號名 稱