【正文】 6) 人事管理類的編號規(guī)定參照國家有關干部檔案管理規(guī)定的有關條例執(zhí)行。 例如： X ? X ? XXXX — XX 11 ? 1 ? 1996 — 62 案卷/實體流水號 案卷流水號 年份（用四位表示） 年份（用四位表示） 二級類目 二級類目（憑證） 一級類目 一級類目（會計檔案類） 上例表示：本公司會計檔案中1996年會計憑證的第62本。長期—短期9設備儀器類(按設備性質(zhì)設置)1辦公設備按設備種類設1. 購置、驗收、調(diào)試文件長期2. 使用維修文件長期3. 舊設備處理文件長期2生產(chǎn)設備按設備種類設1. 購置、驗收、調(diào)試階段相關文件長期2. 使用維修階段產(chǎn)生文件長期3. 更新改造階段文件長期4. 舊設備處理文件長期3科研設備按設備種類設歸檔范圍同生產(chǎn)設備 長期4其它按設備種類設如：本公司有關車輛管理的材料（采購過程、產(chǎn)權(quán)證、保險單、維修記錄等）長期一級類目二級類目三級類目歸 檔 范 圍保管期限代號名 稱代號名 稱代號名 稱10基本建設類按項目設置1立項階段1. 立項階段文件（項目申報、地質(zhì)勘探、使用土地、動拆遷、工程申照、招投標及項目監(jiān)理方面的合同、協(xié)議、報告等文件）。短期3. 環(huán)境保護檢測與控制，污染治理等。長期—短期2. 工傷事故處理文件材料。長期—短期2倉庫保管1. 存貨管理文件材料。3. 集團公司檔案分類的原則是以集團公司的全部檔案為對象，依據(jù)集團公司的特點和主要職能,保持文件之間的有機聯(lián)系，便于科學的管理和提供利用。歸檔檔案驗收工作告一段落。檔號的編制是否符合檔號編制規(guī)范的要求，以及檔號的書寫是否清晰可辨等。第五十五條 各門類檔案的歸檔所需經(jīng)費從各相關業(yè)務的經(jīng)費中支出。 第四十九條 銷毀檔案時，應派兩人監(jiān)銷。第四十一條 凡單位或個人贈給總部的檔案，集團公司按有關規(guī)定給予表彰和獎勵外，該單位或個人還享有該檔案的無償優(yōu)先利用權(quán)。第三十七條 外單位來集團公司調(diào)閱檔案，必須持組織介紹信，寫明查閱內(nèi)容，由相關部門經(jīng)理簽字并經(jīng)集團公司行政副總批準后，方可查閱。 第三十六條 保密檔案的借閱規(guī)定 （一）凡借閱行為應在檔案閱覽室進行，任何人未經(jīng)允許不得將保密檔案帶出檔案室外。 第三十二條 對故意遺失檔案或故意泄密者，必須依法追究責任。第二十六條 檔案密級的設定由各歸檔部門經(jīng)理與檔案管理員協(xié)商決定，并報主管副總裁審核。 第二十二條 為確保檔案的安全和有效提供利用，集團公司實行檔案庫房與辦公室、閱覽室三分開；檔案庫房須保持適宜的溫、濕度，同時必須具備防火、防盜、防光、防蟲等應急安全措施。 （四）檔案的裝具采用國家標準的科技檔案卷皮、卷夾、卷盒和表式。以上各部門及各公司檔案管理人員在培訓結(jié)束時均須參加檔案管理業(yè)務知識考核，并通過考核，方具備上崗資格。（七）聲像檔案：平時將反映公司主要職能活動的照片、錄音帶、錄像帶及時收集、整理、歸類，于每年六月將上一年度的聲像檔案進行歸檔。 第八條 歸檔時間（一）管理類、營銷貿(mào)易類：一般每年三月各部門將上年度工作形成的文件材料收集、整理、立卷歸檔五月底前交檔案室，由檔案專管干部統(tǒng)一編目。（二）人力資源部負責人事檔案、勞動人事方面檔案的收集、整理和歸類，人事檔案由人力資源部負責該檔案的保管和利用。第四條 集團公司和二級公司的檔案工作是集團公司及二級公司各項管理工作的重要組成部分，納入集團公司工作的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃中，保證檔案管理職能、人員編制和經(jīng)費適應整個集團公司檔案工作發(fā)展的需求。第一章 總 則 第一條 為了加強集團公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，為集團公司的經(jīng)營和發(fā)展服務，進而帶動集團公司檔案管理水平上個臺階，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，結(jié)合本集團公司實際情況，制定本管理辦法。它們分別是：黨群工作類、決策類、監(jiān)督類、行政管理類、經(jīng)營管理類、營銷貿(mào)易類、生產(chǎn)管理類、產(chǎn)品類、科學技術(shù)類、設備儀器類、基本建設類、會計檔案類、員工檔案類、實物檔案類、聲像檔案類及電子檔案類。其方法可參考集團公司執(zhí)行。（七）貿(mào)易部負責營銷貿(mào)易類中經(jīng)營貿(mào)易檔案的收集、積累、整理和歸類。工程項目驗收結(jié)束后6個月內(nèi)移交檔案室。各部門、各二級公司必須認真貫徹執(zhí)行，不得違反。 第十五條 集團公司員工在工作變動和離退休時，必須將屬于歸檔范圍（上述第十四條）的文件資料全部移交歸檔，不得據(jù)為己有或私自帶到其他單位。 第十九條 集團公司及二級公司檔案管理部門應加強檔案資料的收集工作，并對接收到的檔案分門別類系統(tǒng)整理、登記和安全保管。第六章 檔案的密級設定與保密第二十五條 集團公司的檔案分為內(nèi)部級和保密級二大類；保密級檔案的密級由低到高依次分為：秘密級、機密級、絕密級。 第二十九條 未經(jīng)公司領導批準，不得多制和摘抄密級檔案。 第三十五條 不得將檔案材料拿給無關人員閱讀或憑私人關系隨意借閱。查閱財務、投資類的保密檔案以及其他絕密級的檔案必須統(tǒng)一經(jīng)總裁批準。 （二）檔案管理人員對調(diào)閱的檔案材料，必須做到手續(xù)清楚，歸還時詳細檢查，如有損壞、拆散、失竊等情況，應及時向總裁辦領導匯報追查處理。 第四十六條 檔案庫房銷毀的檔案，指己過保管期限案卷，經(jīng)過鑒定確認無保存價值的檔案材料。 第五十三條 有下列行為之一者，由集團公司檔案管理部門、相關主管部門責令限期整改，并視不同情節(jié)，對直接負責的主管人員或其他直接責任人員報請集團公司領導給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，提請司法機關追究其刑事責任。 （2）卷內(nèi)文件目錄的質(zhì)量： 每一卷檔案是否均備有卷內(nèi)文件目錄，目錄編寫是否清楚，有無遺漏卷內(nèi)文件，目錄中檔號是否與文件上的檔號相一致等。檔案人員對于在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行記錄，并于驗收工作結(jié)束后立即實行整改。 12 檔 案 借 閱 登 記 表 附件3序號檔 號文 件 名 稱密級借閱日期到期日期歸還日期借閱者復制份數(shù)檔案分類與檔號編制規(guī)定一、 總則1. 為了更好地規(guī)范公司的檔案業(yè)務。其表示為：一級類目二級類目三級類目歸 檔 范 圍保管期限代號名 稱代號名 稱代號名 稱0黨群工作類1黨務工作1. 上級黨組織頒發(fā)的屬本公司主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的決議、決定、條例、規(guī)定、指示、通知、通報長期—短期2. 上級黨組織頒發(fā)的非本公司主管業(yè)務的文件短期3. 上級黨組織召開的要貫徹執(zhí)行的重要會議文件長期—短期4. 上級黨組織對本公司領導任免的通知等文件永久5. 本公司黨委會議記錄 本公司黨委會議紀要永久長期6. 本公司黨委制度的文件：有關方針政策、法規(guī)性的 一般事務性的長期短期7. 本公司黨委向上級報送的請示、報告、匯報等和上級批復文件材料長期8. 本公司黨組織對二級公司進行工作檢查形成的主要文件材料長期—短期9. 本公司黨委主要領導在大會上的重要講話長期10. 本公司召開的黨代表會議的批準文件、通知、報告、決議、總結(jié)、紀要、開幕閉幕詞、會議代表名單 講話、提案、討論文件、小組記錄、參考資料長期短期11. 本公司黨員、黨組織情況年度統(tǒng)計報表永久12. 基層關于改選、增補黨支部成員的請示、報告和集團公司黨組織的批復長期13. 本公司黨組織工作總結(jié)、調(diào)查研究、大事記永久—長期14. 本公司黨員組織關系介紹信及存根長期15. 本公司黨員黨費收據(jù)等材料短期16. 上級有關紀檢和違紀案件審理工作指示、規(guī)定、辦法、通知、通報等長期一級類目二級類目三級類目歸 檔 范 圍保管期限代號名 稱代號名 稱代號名 稱0黨群工作類1黨務工作17. 本公司紀委會會議記錄長期18. 本公司關于紀檢和案件復查工作意見、規(guī)定、通知、計劃、總結(jié)、報告等長期19. 本公司關于違紀案件調(diào)查報告、會議記錄、處理意見和上級處分決定等永久—長期20. 上級有關監(jiān)察工作的指示、規(guī)定、通知、通報長期21. 本公司關于監(jiān)察舉報及有關調(diào)查、處理材料長期—短期2工會工作1. 上級有關工會工作的指示、決議、規(guī)定、條例、制度、辦法等長期—短期2. 本公司工會會議記錄永久3. 本公司工會年度工作計劃、總結(jié)、報告等材料長期4. 本公司關于工會改選請示、報告及上級批復永久5. 本公司工會關于經(jīng)費開支、提取各項基金等規(guī)定、辦法、通知長期—短期6. 本公司工會關于職工療、休養(yǎng)辦法、生活困難補助規(guī)定等通知長期—短期3共青團工作1. 團工作計劃、總結(jié)、評優(yōu)申報材料及批復長期2. 組織建設，團員大會，團組織活動，團員、團費管理等長期—短期1決策類1董事會1. 董事會會議文件長期2. 董事會的往來文件、信函長期—短期3. 執(zhí)董會會議文件長期2股東大會1. 股東大會會議文件永久2監(jiān)督類1監(jiān)事會1. 監(jiān)事會會議文件長期2. 監(jiān)事會往來文件、信函短期2法律事務1. 判決書、調(diào)解書、裁定書、仲裁決定書等長期2. 訴狀、答辯狀、代理詞等長期3. 證據(jù)材料長期4. 授權(quán)委托書長期5. 重大法律事務的請示、報告長期6. 審核公司重大合同、經(jīng)營行為出具的法律意見長期7. 工作計劃、總結(jié)等長期—短期8. 合同、協(xié)議等長期—短期3審計管理1. 政府相關部門關于審計工作的指示、規(guī)定、辦法、條例、通知等長期2. 本公司關于審計工作的制度、意見、辦法、通知長期—短期3. 本公司年度財務情況審計報告永久4. 本公司關于財經(jīng)違紀的專題報告長期—短期5. 本公司領導任期主要經(jīng)濟指標審計材料長期6. 本公司領導離任經(jīng)濟責任審計報告長期7. 二級公司年度經(jīng)營審計材料長期一級類目二級類目三級類目歸 檔 范 圍保管期限代號名 稱代號名 稱