【正文】 材料購(gòu)銷發(fā)票管理細(xì)則涉及的表格文件（祥見第九章 支持性文件及相關(guān)記錄表格匯總） 《單據(jù)交接簽收追蹤表》、《發(fā)票簽收證明》 采購(gòu)系統(tǒng)單據(jù)傳遞 分發(fā)管理細(xì)則 采購(gòu)管理手冊(cè) ： 使采購(gòu)部日常單據(jù)傳遞分發(fā)工作更規(guī)范、有序地進(jìn)行，提高工作效率。 /設(shè)備 /工程款報(bào)銷審批權(quán)責(zé)及所需單據(jù)清單總表 (含地產(chǎn) /建筑 /綠化材料 ) （參照海倫堡地產(chǎn)權(quán)責(zé)手冊(cè) (集團(tuán)管理類） 2021版 ) 地產(chǎn)材料付款所需單據(jù)結(jié)構(gòu)圖 建筑項(xiàng)目材料入庫(kù)掛賬和付款所需單據(jù)結(jié)構(gòu)圖 采購(gòu)管理手冊(cè) 第四章 采購(gòu)制度管理 （通用 于整個(gè)采購(gòu)系統(tǒng)） 材料購(gòu)銷發(fā)票管理細(xì)則 ： 避免遺失供應(yīng)商的發(fā)票、確保發(fā)票單據(jù)的傳遞過程、時(shí)間、退單現(xiàn)象等情況有據(jù)可察，及時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商貨款，不造成貨款拖欠現(xiàn)象。以上人員均需在《材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收單》上簽注處理意見，并由采購(gòu)中心跟進(jìn)與供應(yīng)商談判材料折扣。 采購(gòu)管理手冊(cè) 材料采購(gòu)經(jīng)辦人通知倉(cāng)管員回貨時(shí)間，原則上由倉(cāng)庫(kù)主管組織并通知材料稽核員、申購(gòu)部門負(fù)責(zé)人（即各工種的施工主管）參與驗(yàn)收，施工主管不能參與的要通知本部施工員參與驗(yàn)收，部分材料還要求工程管理中心駐項(xiàng)目工程師參與質(zhì)量驗(yàn)收，其中倉(cāng)管、材料稽核員、申購(gòu)部門人員必須參加每次材料的驗(yàn)收工作且必須在 《送貨單》單上簽名確認(rèn)。 采購(gòu)管理手冊(cè) 比價(jià)分析表規(guī)范化操作要點(diǎn) （ 1） 比價(jià)表須按集團(tuán)采購(gòu)中心頒發(fā)的格式統(tǒng)一制作； （ 2） 必須找多家（原則上至少三家）對(duì)口的材料商報(bào)價(jià)后比價(jià)（以下材料允許一家報(bào)價(jià)：市場(chǎng)壟斷性材料或廠家直銷的產(chǎn)品可以找原生產(chǎn)廠家或廠家指定的供應(yīng)商報(bào)價(jià)后作比價(jià)分析或約談?dòng)涗洷?，如道閘控制器及相關(guān)配件必須找原廠才能匹配的材料）； （ 3） 比價(jià)分析表后必須附報(bào)價(jià)單位 蓋有公章的原始報(bào)價(jià)資料且具有真實(shí)性不得偽造，如報(bào)價(jià)單位實(shí)在無法提供報(bào)價(jià)單則采購(gòu)經(jīng)辦人應(yīng)注明清楚原因； （ 4） 比價(jià)分析表必須寫明供貨聯(lián)系人的全名及真實(shí)的聯(lián)系電話； （ 5） 審批完的比價(jià)表必須統(tǒng)一按比價(jià)表號(hào)碼即流水號(hào)按序存檔至少一年，以便檢查（存檔的比價(jià)表后須附原始報(bào)價(jià)資料及申購(gòu)部門的物料申購(gòu)單）； （ 6） 比價(jià)表上必須寫清楚產(chǎn)品對(duì)應(yīng)的規(guī)格、型號(hào)、品牌（只有在相同條件下才有可比性也是為了減少貨不對(duì)板的情況發(fā)生）。 ：小組中半數(shù)以上成員同意，且組長(zhǎng)同意。 C類、項(xiàng)目采購(gòu)：項(xiàng)目部定板、定價(jià)、定供應(yīng)商、簽訂合同、下訂購(gòu)單，項(xiàng)目部結(jié)算，價(jià)格由集團(tuán)事后監(jiān)控。適用于零星物料的跟蹤 庫(kù)存系統(tǒng)跟蹤 通過查詢庫(kù)存系統(tǒng)的入倉(cāng)情況，跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況。 臨時(shí)變更規(guī)格：需要臨時(shí)變更規(guī)格，申購(gòu)部門應(yīng)立即填寫《計(jì)劃 /申購(gòu)變更單》并說明原因，須經(jīng)集團(tuán)采購(gòu)部副經(jīng)理或項(xiàng)目采購(gòu)簽字同意，否則，由此產(chǎn)生的損失由使用部門承擔(dān) 撤單：下單后需要更改或撤單，申購(gòu)部門應(yīng)立即填寫《計(jì)劃 /申購(gòu)變更單》并說明原因，必要時(shí)應(yīng)先口頭 知會(huì)采購(gòu)部。 簽訂合同 包括起草合同、合同會(huì)簽、雙方蓋章、合同存檔等過程，以合同存檔時(shí)間為準(zhǔn)。由集團(tuán)采購(gòu)部采購(gòu)工程師補(bǔ)充單價(jià)、總價(jià)等。 審批流程如下： 類別 會(huì)簽部門 行政類 集團(tuán)采購(gòu)部、行政人事中心 營(yíng)銷類 集團(tuán)采購(gòu)部、營(yíng)銷中心 工程類 集團(tuán)采購(gòu)部、成本管理中心、工程管理中心 年度招標(biāo)后處理 形成年度供應(yīng)框架協(xié)議 根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，集團(tuán)采購(gòu)部就每類年度材料與供應(yīng)商簽署年度供應(yīng)框架協(xié)議，包括物料規(guī)格清單及其對(duì)應(yīng)的單價(jià)、暫定總價(jià)等 簽訂項(xiàng)目供應(yīng)合同 根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度及實(shí)際情況，可在不同時(shí)間根據(jù)年度供應(yīng)框架協(xié)議簽訂以項(xiàng)目為單位的供應(yīng)合同。 （ 15） 負(fù)責(zé)相關(guān)單據(jù)呈批、收發(fā)登記工作； （ 16） 負(fù)責(zé)相關(guān)文件、單據(jù)存檔管理工作 .3采購(gòu)中心供應(yīng) 鏈管理組崗位職責(zé) .崗位職責(zé) （ 1） 統(tǒng)籌供應(yīng)鏈管理組各項(xiàng)目工作； （ 2） 組織建立采購(gòu)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程制度及規(guī)范化操作管理； （ 3） 組織建立和實(shí)施采購(gòu)系統(tǒng)內(nèi)部稽查體系 （ 4） 負(fù)責(zé)管理 ERP系統(tǒng)采購(gòu)板塊相關(guān)數(shù)據(jù)； （ 5） 組織采購(gòu)中心內(nèi)部的各項(xiàng)活動(dòng) （ 6） 組織采購(gòu)系統(tǒng)業(yè)務(wù)知識(shí)及相關(guān)流程制度的培訓(xùn)和貫徹 （ 7） 對(duì)采購(gòu)中心總部經(jīng)辦的采購(gòu)價(jià)格和作業(yè)過程進(jìn)行稽查 . （ 1） 草擬采購(gòu)相關(guān)制度流程； （ 2） 負(fù)責(zé)新員工入職和業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)； （ 3） 負(fù)責(zé)各類培訓(xùn)的后勤安排； （ 4） 對(duì)所轄項(xiàng)目的采購(gòu)價(jià)格和作業(yè)過程進(jìn)行稽查并編制報(bào)告； （ 5） 負(fù)責(zé)指導(dǎo)所轄項(xiàng)目采購(gòu)員的業(yè)務(wù)工作； （ 6） 收集所轄項(xiàng)目委派采購(gòu)員動(dòng)態(tài)并反饋； （ 7） 收集各項(xiàng)目采購(gòu)員采購(gòu)日?qǐng)?bào)表并協(xié)調(diào)處理相關(guān)問題； （ 8） 收集項(xiàng)目采購(gòu)員考核數(shù)據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行月度績(jī)效考核； （ 9） 輔導(dǎo)項(xiàng)目采購(gòu)員貫徹制度流程的執(zhí)行及業(yè)務(wù)操作的規(guī)范化管理； （ 10） 分配 NC材料編碼 .4采購(gòu)中心展示面材料組主管崗位職責(zé) （ 1） 統(tǒng)籌展示面材料組的采購(gòu)工作； 采購(gòu)管理手冊(cè) （ 2） 監(jiān)督本組成員對(duì)各項(xiàng)采購(gòu)工作（含招標(biāo)、比價(jià)分析的定價(jià)定標(biāo)工作，訂貨，合同簽訂等）的完成情況并對(duì)其采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行分析審核做好成本控制； （ 3） 提高展示面材料相關(guān)材料申購(gòu)的預(yù)見性，并督促各項(xiàng)目提前做好申購(gòu)計(jì)劃； （ 4） 定期到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)了解物料的到貨和質(zhì)量情況； （ 5） 把握本組材料的標(biāo)段劃分和采購(gòu)策略； （ 6） 參與大宗材料的外出采購(gòu)工作； （ 7） 負(fù)責(zé)部分材料 /設(shè)備的采購(gòu)工作； （ 8） 組織統(tǒng)計(jì)展示面物料采購(gòu)費(fèi) 用并配合制定展示面物料預(yù)算； （ 9） 在權(quán)限內(nèi)處理展示面物料突發(fā)情況 （ 10） 督促本組成員盡快辦理相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷、借支銷賬、申報(bào)進(jìn)度款等工作； .5采購(gòu)中心建材材料組主管崗位職責(zé) （ 1） 統(tǒng)籌建材組的采購(gòu)工作； （ 2） 監(jiān)督本組成員對(duì)各項(xiàng)采購(gòu)工作（含招標(biāo)、比價(jià)分析的定價(jià)定標(biāo)工作，訂貨，合同簽訂等）的完成情況并對(duì)其采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行分析審核做好成本控制； （ 3） 提高建材相關(guān)材料申購(gòu)的預(yù)見性，并督促各項(xiàng)目提前做好申購(gòu)計(jì)劃； （ 4） 定期到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)了解物料的到貨和質(zhì)量情況； （ 5） 把握本組材料的標(biāo)段劃 分和采購(gòu)策略； （ 6） 參與大宗材料的外出采購(gòu)工作； （ 7） 負(fù)責(zé)部分材料 /設(shè)備的采購(gòu)工作； （ 8） 在權(quán)限內(nèi)處理建材物料突發(fā)情況； （ 9） 督促本組成員盡快辦理相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷、借支銷賬、申報(bào)進(jìn)度款等工作； .6采購(gòu)中心綠化材料組主管崗位職責(zé) （ 1） 統(tǒng)籌綠化材料組的采購(gòu)工作； （ 2） 監(jiān)督本組成員對(duì)各項(xiàng)采購(gòu)工作的完成情況并對(duì)其采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行分析審核做好成本控制； （ 3） 提高綠化材料申購(gòu)的預(yù)見性，并督促設(shè)計(jì)提前做好申購(gòu)計(jì)劃； （ 4） 定期到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)了解物料的到貨和質(zhì)量情況； （ 5） 參與考察新綠 化苗木場(chǎng)并對(duì)到場(chǎng)的苗木及時(shí)了解其質(zhì)量情況； （ 6） 參與編排展示面和交樓面綠化種植節(jié)奏圖； （ 7） 編排綠化苗木的分批進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃 （ 8） 負(fù)責(zé)大宗喬木的現(xiàn)場(chǎng)選苗和起苗； （ 9） 督促完成綠化進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃； （ 10） 組織統(tǒng)計(jì)綠化苗木采購(gòu)費(fèi)用； （ 11） 督促本組成員盡快辦理相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷、借支銷賬、申報(bào)進(jìn)度款等工作； 采購(gòu)管理手冊(cè) （ 12） 建立并維護(hù)綠化苗木價(jià)格庫(kù) .7采購(gòu)中心采購(gòu)工程 師崗位職責(zé) 1. 根據(jù)計(jì)劃完成各項(xiàng)采購(gòu)工作 2. 提高相關(guān)材料申購(gòu)的預(yù)見性，并督促各項(xiàng)目提前做好申購(gòu)計(jì)劃； 3. 接收并在權(quán)限范圍內(nèi)解決來自供應(yīng)商和項(xiàng)目的問題； 4. 對(duì)相關(guān)材料合同 /補(bǔ)充合同的起草簽訂工作； 5. 跟催經(jīng)辦物料的到貨情況； 6. 做好每宗采購(gòu)的費(fèi)用統(tǒng)計(jì)； 7. 辦理各宗采購(gòu)的善后工作，如：封板、物料保修情況交底、沖借支等； 8. 參與部分物料的現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收； 9. 反饋相關(guān)數(shù)據(jù)和信息給跟進(jìn)專員； 10. 做好采購(gòu)檔案交接工作； 11. 編制物料進(jìn)度款申報(bào)資料； 12. 及時(shí)辦理集團(tuán)采購(gòu)類物料的 對(duì)賬和結(jié)算工作 .8 綠化材料組專員崗位職責(zé) 6. 整理及更新綠化苗木的歷史價(jià)格庫(kù)； 7. 根據(jù)苗木需求清單填制申購(gòu)單固定列； 8. 整理供應(yīng)商報(bào)價(jià)表； 9. 跟蹤項(xiàng)目到貨情況并及時(shí)反饋給綠化采購(gòu)主管； 10. 調(diào)度和指定外來運(yùn)輸車隊(duì)； 11. 做好綠化采購(gòu)檔案管理工作，如：申購(gòu)單原件（報(bào)銷后可留復(fù)印件）； 12. 每天做第二天的進(jìn)場(chǎng)預(yù)告和梳理當(dāng)天進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃完成情況； 13. 跟催項(xiàng)目返還綠化采購(gòu)單據(jù)； 14. 對(duì)部分苗木負(fù)責(zé)下單 15. 申報(bào)綠化苗木進(jìn)度款 .9采購(gòu)中心采購(gòu)文員崗位職責(zé) （ 1） 協(xié)助采購(gòu)工程師辦理借支、報(bào)銷等審批手續(xù)； （ 2） 定期與財(cái)務(wù)核對(duì)部門借支數(shù)據(jù)； （ 3） 負(fù)責(zé)登記采購(gòu)中心《報(bào)銷和沖借支流水賬》，并在相應(yīng)申購(gòu)單上勾兌登記； （ 4） 每周出具《采購(gòu)中心借支周報(bào)》； （ 5） 跟進(jìn)采購(gòu)中心各筆請(qǐng)款審批進(jìn)度，并及時(shí)反饋經(jīng)辦人； （ 6） 每月收集并存檔各項(xiàng)目已批的《資金分配表》； （ 7） 核對(duì)建筑財(cái)務(wù)提供的《應(yīng)付賬款明細(xì)》與《供應(yīng)商催款函》，匯總欠款較多的供應(yīng)商資料給成本； （ 8） 協(xié)調(diào)跟進(jìn)專員管理部門文檔、實(shí)物等資料； （ 9） 負(fù)責(zé)部門行政后勤工作； 采購(gòu)管理手冊(cè) 組別 崗 位 業(yè)務(wù)分工 建材采購(gòu)主管 主體材料、水泥制件，統(tǒng)籌建材小組工作 建材采購(gòu)組 配套采購(gòu)工程師 配套設(shè)備、商用和中央空調(diào)、家用空調(diào)、水電設(shè)施、水電材料 資產(chǎn)采購(gòu)工程師 外墻飾面料、五金化工材料、工程固定資產(chǎn)、高值周轉(zhuǎn)材 主管 (磚家） 墻地面磚、泳池磚、水池磚，園建磚、統(tǒng)籌所有展示面工作 展示面物料采電類工程師 工程燈、裝飾燈、家電 購(gòu)組 非電 類工程師 室內(nèi)外擺件、游樂設(shè)施、信報(bào)箱、潔具、門鎖、墻紙 精品采購(gòu)工程師 家具、展示面精品、鋼筋下單 綠化采購(gòu)工程師 1 項(xiàng)目用苗、園建石材、文化石、石米、鵝卵石 綠化采購(gòu)組 綠化采購(gòu)工程師 2 綠化總倉(cāng)采購(gòu) 綠化內(nèi)業(yè)專員 部分綠化苗木下單、跟進(jìn)苗木進(jìn)場(chǎng)和對(duì)賬工作 其它 采購(gòu)文員 2 行政、營(yíng)銷、信息設(shè)備，協(xié)助跟進(jìn)和對(duì)帳工作 供方主管理組主管 統(tǒng)籌供方管理組工作 供方主管理專員 供方管理組 價(jià)格專員 跟進(jìn)專員 供應(yīng)鏈管理組主管 統(tǒng)籌供應(yīng)鏈管理組工作 負(fù)責(zé)惠海、中山、四會(huì)、肇慶、武漢項(xiàng)目相關(guān)協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)、稽查、考核供應(yīng)鏈管理組主管 供應(yīng)鏈管理組 等工作 負(fù)責(zé)江門、開平、永和、維信、產(chǎn)業(yè)園、昆明項(xiàng)目相關(guān)協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)、稽供應(yīng)鏈管理專員 查、考核等工作 項(xiàng)目采購(gòu)部 項(xiàng)目采購(gòu)部負(fù)責(zé)人崗位職責(zé) （ 1） 嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度，對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及集團(tuán)采購(gòu)中心負(fù)責(zé)； （ 2） 了解公司的發(fā)展方向、目標(biāo)及前景，掌握項(xiàng)目工程及配套設(shè)施的開發(fā)計(jì)劃、進(jìn)度以及相關(guān)材料需求的情況； 采購(gòu)管理手冊(cè) （ 3） 制訂工作計(jì)劃及材料采購(gòu)計(jì)劃呈集團(tuán)采購(gòu)中心審批，并定期評(píng)估、調(diào)整、補(bǔ)充以適應(yīng)項(xiàng)目對(duì)材料采購(gòu)之需求； （ 4） 組織采購(gòu)人員搜集市場(chǎng)信息，預(yù)測(cè)可供貨源及其發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)新供應(yīng)商品質(zhì)體系狀況進(jìn)行審核，以保證供應(yīng)商的優(yōu)良性； （ 5） 組織開拓貨源及對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核并提供考核數(shù)據(jù)； （ 6） 參與大宗材料的現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收； （ 7） 組織并不斷完善采購(gòu)資料的存檔、管理工作； （ 8） 有計(jì)劃地與供應(yīng)商以及其它部門的進(jìn)行有效溝通協(xié)調(diào)工作； （ 9） 監(jiān)督和考評(píng)采購(gòu)人員并指導(dǎo)其工作； （ 10） 組織培訓(xùn)及工 作例會(huì)，總結(jié)工作情況、進(jìn)展及存在的問題，并加以改善，不斷提高管理水平，提高采購(gòu)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)； （ 11） 時(shí)刻保持清醒頭腦，以身作則，廉潔奉公，以公司利益為重，搞好廉政建設(shè)。 項(xiàng)目采購(gòu)員崗位職責(zé) （ 1） 配合項(xiàng)目采購(gòu)部負(fù)責(zé)人的管理工作，配合集團(tuán)采購(gòu)中心各項(xiàng)工作安排，遵守集團(tuán)公司及項(xiàng)目公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，維護(hù)公司利益，廉潔自愛； （ 2） 熟悉項(xiàng)目采購(gòu)部的采購(gòu)工作流程、單據(jù)審批流程、材料生產(chǎn)工藝、材料驗(yàn)收程序及材料簽定標(biāo)準(zhǔn)； （ 3） 負(fù)責(zé)本項(xiàng)目屬集團(tuán)選定類、項(xiàng)目采購(gòu)類材料的采購(gòu)工作，并跟進(jìn)集團(tuán)采購(gòu)類材 料的到貨工作； （ 4） 了解工程進(jìn)度或部門使用材料情況，協(xié)助集團(tuán)采購(gòu)中心完成材料的回貨工作，并及時(shí)會(huì)同倉(cāng)庫(kù)（材料會(huì)計(jì)）、使用部門（施工單位）做好驗(yàn)收工作，遇到質(zhì)量、數(shù)量等問題及時(shí)通知供應(yīng)商、工程部及相關(guān)人員磋