【正文】 系統(tǒng)提供了門店顧客基本信息管理的功能； 對于顧客的分類管理，可以通過對顧客進行分類編碼即可 顧客的銷售統(tǒng)計和積分累計，可以通過報表解決，但要求門店銷售時需要輸入顧客的卡信息。 店間調(diào)貨 為了規(guī)范門店間的調(diào)貨行為，避免批號的混亂，應該禁止門店之間的借貨行為。 崗位職責及操作 門店收貨員 : 勾對 配送單生成門店的入庫單 ，增加門 店庫存． 門店退貨 采購部通知門店退貨或者門店提出退貨申請，門店填寫配送退貨單，由采購部審批后生效．貨退到配送中心倉庫，然后作驗收和入庫。 請貨和配送 請貨流程一般由門店自己驅(qū)動 ,門店請貨員根據(jù)門店的實際庫存情況、銷售情況，直接填寫請貨計劃。 GSP 模塊主要由質(zhì)管部的相關人員來操作。 單據(jù)說明 庫存明細調(diào)整單：記錄商品在庫明細 信息變化的單據(jù)。狀態(tài)的調(diào)整來源于質(zhì)量問題、政策原因、效期等。 需要說明的是，盡管不在系統(tǒng)中管理贈品，但是可以在配送中心對贈品進行報溢處理以變成正常的商品，但是會影響成本單價，這與不在系統(tǒng)中管理贈品是不矛盾的。 單據(jù)說明 1． 報損單，一式三聯(lián)，一聯(lián)傳給質(zhì)管部，一聯(lián)給財務部記商品帳、一聯(lián)給倉庫記保管帳。 流程圖 流程圖說明 管理部門根據(jù)下發(fā)盤點通知 倉庫或者門店處理完所有業(yè)務 打印盤點表 實盤 查找差異原因 對差異進行處理 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 29 盤點之前，庫房或者門店要處理完相關的出入庫業(yè)務，確保在庫參與盤點的商品的準確性。調(diào)價根據(jù)策 動點不同可以分兩種情況 : 1. 業(yè)務管理部門主動調(diào)價 2. 門店申請調(diào)價 流程圖： 調(diào)價業(yè)務流程如下： 流程圖說明 業(yè)務管理部門根據(jù)市場的變化、廠家的政策，同時參考最近進價，對商品銷價進行調(diào)整。 確定銷售退貨單時，自動生成銷售退貨的結算單，確定銷退結算單，記應收帳紅字。 單據(jù) 銷售單，一式四聯(lián) :顧客聯(lián) 、財務聯(lián)、提貨聯(lián)、隨貨同行聯(lián) 顧客聯(lián)，交給顧客 財務聯(lián)，交財務部記賬 提貨聯(lián)，交給倉庫發(fā)貨 隨貨同行聯(lián)，隨貨走。 進貨退出單 :由登錄員打印，必須有對方簽收，一式四聯(lián) : 制單聯(lián)、隨貨同行聯(lián)、采購聯(lián)、財務聯(lián) 制單聯(lián)留存 隨貨同行聯(lián)給供應商 另外兩聯(lián)由倉庫分別傳給采購部和財務部 財務部根據(jù)單據(jù)記商品帳 進貨退出單上記錄并打印原單 ID。同時，出納直接支付預付款。 特殊問題 ,從而對考核造成影響。如果審批未通過，則不影響系統(tǒng)的帳務。 登錄員填寫進貨單時會自動生成缺省貨位，保管員在入庫時可以根據(jù)實際情況對貨位進行調(diào)整。 流程圖 合同管理流程如下： 流程圖說明 采購員根據(jù)與供貨商洽談的情況，在系統(tǒng)中維護臨時的合同，經(jīng)過相關領導審批后變成正式合同，作為后續(xù)的入庫流程的前提。 3. 基礎數(shù)據(jù)管理員：將質(zhì)管審查和領導審核通過的首營供應商的基礎信息錄入系統(tǒng)。 3. 基礎數(shù)據(jù)管理員：將質(zhì)管審核通過后的首營品種的基礎信息錄入系統(tǒng)。 同一個商品在一個核算單元內(nèi)成 本相同。 第一節(jié) 非財務帳設置 此部分帳是指導業(yè)務進行相關工作。 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 10 第三部分 硬件軟件網(wǎng)絡方案 本章主要描述馬應龍大藥房連鎖有限公司使用 PM 系統(tǒng)后的硬件軟件和網(wǎng)絡總體規(guī)劃。 依據(jù)國家價格政策、廠家價格政策和 公司價格政策對商品的牌價和業(yè)務價格進行調(diào)整。 對銷售情況、回款情況、進貨情況、付款情況、往來帳情況、成本毛利等進行報表查詢和統(tǒng)計分析，并核對配送中心和門店庫存。 三、配送中心 負責根據(jù)門店的要貨計劃和庫存情況，生成配送單，打印配送單； 負責勾對門店的配送退貨單生成配退入庫單，并打??； 負責根據(jù)客戶的要貨計劃，填制銷售單，打印銷售單； 負責進貨驗收后的進貨單的填制和打印； 負責進貨退出單的填制； 付款前查詢是否有不合格品； 商品入庫、出庫、盤點與財 務對帳； 負責商品的日常養(yǎng)護和相應單據(jù)的填制。 一、信息中心 負責對系統(tǒng)核心部分的管理，同時負責系統(tǒng)的授權。 ：這是管理思想和計算機應用技術融合統(tǒng)一的基礎，任何脫離實際，與企業(yè)的管理現(xiàn)狀及人員素質(zhì)、資源配置等不相稱的設想都是不可取的。 實施方案力圖向企業(yè)展現(xiàn)采用計算機管理后的業(yè)務運作藍圖，是整個項目過程中綱領性的指導文檔。 ：做到票據(jù)在流通過程中的自然或必然鏈接。 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 5 第一部分 組織機構描述 公司組織機構圖 組織結構說明 : 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司和飲片加工廠是兩個單獨的核算單元，各自有單獨的財務帳總經(jīng)理 質(zhì)量總監(jiān) 副總經(jīng)理 總經(jīng)理助理 信息中心 質(zhì)量管理部 辦公室 門店管理部 財務會計部 采購部 配送中心 監(jiān)事會 董事會 飲片加工廠 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 6 套；兩者之間是買賣關系。 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 7 負責進貨發(fā)票和進貨單數(shù)量金額的核對，根據(jù)付款條款打印出付款審批表交相關領導審批，同時跟蹤付款情況。 在業(yè)務轉(zhuǎn)財務系統(tǒng)中，依據(jù)轉(zhuǎn)財務方案，由業(yè)務傳票生成財務臨時憑證，轉(zhuǎn)到金算盤系統(tǒng)中。 對質(zhì)量管理相關報表進行查詢。 對門店的銷售情況和收款情況進行查詢和統(tǒng)計分析。 硬件 : 服務器 : IBMx370 以上，至少 1g 內(nèi)存，硬盤 raid，至少兩個 cpu； Pc: 關鍵用戶 以上 (包括 :配送中心、門店 )，內(nèi)存最少 128M,門店內(nèi)存建議 256M 其他用戶 CPU1g 以上，內(nèi)存最少 128M 打印機 : 總部票據(jù)和報表打印 :epsonlq1600k 系列 門店票據(jù)打印 :epson tm200 系列熱敏打印機 ,報表打印 epson300k 系列 . Ups: 建議 8 小時。 設定飲片加工廠為獨立核算單元。 流程圖 流程圖說明 首營商品的尋找、信息的收集、包括對首營的審批在系統(tǒng)中并不做記錄，只是當某個商品的首營申請被批準之后，才由基礎數(shù)據(jù)管理員將商品 的基礎信息通過“商品基礎數(shù)據(jù)管理功能”錄入到系統(tǒng)中來。當審批通過之后，基礎數(shù)據(jù)管理員用系統(tǒng)提供的“供應商管理”功能錄入新供應商的基礎數(shù)據(jù)。 采購計劃管理 采購員根據(jù)系統(tǒng)提供的單品銷量情況、配送率情況，同時結合市場情況、 季節(jié)因素等，維護一個合理的上下限庫存數(shù)量，系統(tǒng)根據(jù)庫存上下限報警自動生成采購計劃，采購計劃主要包括 :品名、規(guī)格、產(chǎn)地、采購數(shù)量，另外由系統(tǒng)提供最后進價、最低進價、最后一次的供貨商等參考信息以指導采購員與供應商進行業(yè)務洽談。 登錄員在勾對合同時，如果發(fā)現(xiàn)此次收貨的數(shù)量大于合同數(shù)量 ，則通知采購員補合同，否則對多出的部分拒收；由于合同可以分多次勾對，所以收貨的數(shù)量小于合同數(shù)量的情況是正常情況。 說明 :由于本流程的單據(jù)比較多，建議由配送中心的登錄員將進貨單與隨貨同行進行核對無誤并整理好后，傳給各個部門。 崗位職責 采購付款申請員：整理進貨發(fā)票和相對應的進貨單，作付款申請。 如果審批不通過，付款申請員可以在系統(tǒng)中作廢該預付款單，也可以在進行修改之后再打付款申請員填寫預付申請單，并打印 相關領導審批 財務部確定預付款單，即付款 進貨結算時可以用預付抵應付。 退貨出庫管理 由于市場、政策或者其他方面的原因，由相關部門提出退貨的申請，采購員和供應商洽談退貨事宜，在供應商同意退貨并且退貨方案得到相關領導的批準之后，可以進行退貨的具體業(yè)務操作。 在保存銷售單時打印出銷售單。 銷退入庫管理 銷退入庫包括 :業(yè)務確認、領導審批、驗收、開票 ( 紅字 )、倉庫入庫等環(huán)節(jié)。 倉庫入庫記保管帳 財務作結算 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 27 價格類型管理 門店銷價分成以下幾種類型 :零售價和例外價，其中零售價為具有例外價外的門店所共有，對于例外價，不同的門店需要單獨定義一種價格類型，以便于單獨調(diào)價。 單據(jù) ，包含了源保管帳、目標保管帳、商品相關信息、數(shù)量、單位等信息，一式兩聯(lián)，源保管帳和目標保管帳各留一聯(lián)。對應系統(tǒng)中的功能：報損單管理，報損單有兩種狀態(tài)：臨時和確定，確定就相當于審批的過程。對應系統(tǒng)中的功能：報溢單管理，報溢單有兩種狀態(tài)：臨時和確定，確定就相當于審批的過程。 養(yǎng)護員 填寫報溢單 相關部門進行審批 倉庫入庫記保管帳 財務記存貨帳 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 31 商品狀態(tài)調(diào)整 商品的狀態(tài)包 括：質(zhì)量狀態(tài)和銷售狀態(tài)。 庫存明細調(diào)整 庫存明細信息包括：貨位、批號、包裝等。 說明 :如果對應多于一個供應商，則取最近的一個。業(yè)務轉(zhuǎn)財務一致性檢查用于對業(yè)務的余額與財務相關科目的余額的對帳功能提供簡單 sql 輔助生成以及對帳功能實現(xiàn)。 只有確認狀態(tài)的請貨單，配送中心才能在系統(tǒng)中看到。 中心鋪貨 中心鋪貨，主要指新品的鋪貨。 單據(jù) 收款小票 顧客退貨 顧客退貨必須拿原單，而且必須勾原單退貨，切換前的商品建議不讓退。 飲片管理 飲片所有的業(yè)務環(huán)節(jié)都應該管理到單品； 飲片不管到產(chǎn)地，即同一品名和規(guī)格的飲片只有一個產(chǎn)地； 飲片的基本單位定義成克，門店銷售時以 10 克為單位進行銷售，而采購和批發(fā)以公斤為單位； 建議不要在系統(tǒng)中管理中藥處方，因為這樣會導致速度很慢； 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 39 門店促銷管理 主要有以下幾種形式 1. 買贈形式，因為贈品不屬于正常的存貨，系統(tǒng)不管理； 2. 會員形式，系統(tǒng)維護會員信息，門店銷售時系統(tǒng)能夠帶出折扣信息，通過報表可以統(tǒng)計積分； 3. 前臺折扣形式，后臺定義最高折扣限制和低于 成本檢查； 4. 后臺調(diào)價的形式，這種促銷形式必須由總部執(zhí)行。 開票填寫主動鋪貨單 執(zhí)行鋪貨，打印配送單 出向門店填寫單向移出單，減少庫存， 打印單據(jù) 入向門店，填寫單向移入單，增加庫存 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 37 門店銷售收款 流程圖說明 營業(yè)員開出小票中應該包含以下信息 :商品 id、批號、數(shù)量等。 門店按照配送單對來貨進行清點，并對配送單進行勾對收貨 增加門店的庫存 商品上架 門店退貨申請 采購部審批 開票員生成退貨入庫單 驗收員作驗收，填寫手工的驗收單 保管員入退貨庫，記賬 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 36 崗位職責及操作 門店退貨員員，填寫配送退貨單； 開票員，根據(jù)驗收的實際情況，勾對配送退貨單生成退貨入庫單。 流程圖 流程圖說明 配送單：分四聯(lián)：制單聯(lián)、財務聯(lián)、送貨聯(lián)、門店收貨聯(lián)。 日常使用部分 業(yè)務轉(zhuǎn)財務日常使用包括三個功能：業(yè)