【正文】 系統(tǒng)提供了門店顧客基本信息管理的功能； 對于顧客的分類管理，可以通過對顧客進(jìn)行分類編碼即可 顧客的銷售統(tǒng)計和積分累計，可以通過報表解決，但要求門店銷售時需要輸入顧客的卡信息。 店間調(diào)貨 為了規(guī)范門店間的調(diào)貨行為，避免批號的混亂，應(yīng)該禁止門店之間的借貨行為。 崗位職責(zé)及操作 門店收貨員 : 勾對 配送單生成門店的入庫單 ，增加門 店庫存． 門店退貨 采購部通知門店退貨或者門店提出退貨申請，門店填寫配送退貨單，由采購部審批后生效．貨退到配送中心倉庫，然后作驗(yàn)收和入庫。 請貨和配送 請貨流程一般由門店自己驅(qū)動 ,門店請貨員根據(jù)門店的實(shí)際庫存情況、銷售情況，直接填寫請貨計劃。 GSP 模塊主要由質(zhì)管部的相關(guān)人員來操作。 單據(jù)說明 庫存明細(xì)調(diào)整單：記錄商品在庫明細(xì) 信息變化的單據(jù)。狀態(tài)的調(diào)整來源于質(zhì)量問題、政策原因、效期等。 需要說明的是，盡管不在系統(tǒng)中管理贈品，但是可以在配送中心對贈品進(jìn)行報溢處理以變成正常的商品，但是會影響成本單價，這與不在系統(tǒng)中管理贈品是不矛盾的。 單據(jù)說明 1． 報損單，一式三聯(lián)，一聯(lián)傳給質(zhì)管部，一聯(lián)給財務(wù)部記商品帳、一聯(lián)給倉庫記保管帳。 流程圖 流程圖說明 管理部門根據(jù)下發(fā)盤點(diǎn)通知 倉庫或者門店處理完所有業(yè)務(wù) 打印盤點(diǎn)表 實(shí)盤 查找差異原因 對差異進(jìn)行處理 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 29 盤點(diǎn)之前，庫房或者門店要處理完相關(guān)的出入庫業(yè)務(wù)，確保在庫參與盤點(diǎn)的商品的準(zhǔn)確性。調(diào)價根據(jù)策 動點(diǎn)不同可以分兩種情況 : 1. 業(yè)務(wù)管理部門主動調(diào)價 2. 門店申請調(diào)價 流程圖： 調(diào)價業(yè)務(wù)流程如下： 流程圖說明 業(yè)務(wù)管理部門根據(jù)市場的變化、廠家的政策，同時參考最近進(jìn)價，對商品銷價進(jìn)行調(diào)整。 確定銷售退貨單時，自動生成銷售退貨的結(jié)算單，確定銷退結(jié)算單，記應(yīng)收帳紅字。 單據(jù) 銷售單，一式四聯(lián) :顧客聯(lián) 、財務(wù)聯(lián)、提貨聯(lián)、隨貨同行聯(lián) 顧客聯(lián)，交給顧客 財務(wù)聯(lián)，交財務(wù)部記賬 提貨聯(lián)，交給倉庫發(fā)貨 隨貨同行聯(lián)，隨貨走。 進(jìn)貨退出單 :由登錄員打印，必須有對方簽收，一式四聯(lián) : 制單聯(lián)、隨貨同行聯(lián)、采購聯(lián)、財務(wù)聯(lián) 制單聯(lián)留存 隨貨同行聯(lián)給供應(yīng)商 另外兩聯(lián)由倉庫分別傳給采購部和財務(wù)部 財務(wù)部根據(jù)單據(jù)記商品帳 進(jìn)貨退出單上記錄并打印原單 ID。同時，出納直接支付預(yù)付款。 特殊問題 ,從而對考核造成影響。如果審批未通過，則不影響系統(tǒng)的帳務(wù)。 登錄員填寫進(jìn)貨單時會自動生成缺省貨位，保管員在入庫時可以根據(jù)實(shí)際情況對貨位進(jìn)行調(diào)整。 流程圖 合同管理流程如下： 流程圖說明 采購員根據(jù)與供貨商洽談的情況，在系統(tǒng)中維護(hù)臨時的合同，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后變成正式合同，作為后續(xù)的入庫流程的前提。 3. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員：將質(zhì)管審查和領(lǐng)導(dǎo)審核通過的首營供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息錄入系統(tǒng)。 3. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員：將質(zhì)管審核通過后的首營品種的基礎(chǔ)信息錄入系統(tǒng)。 同一個商品在一個核算單元內(nèi)成 本相同。 第一節(jié) 非財務(wù)帳設(shè)置 此部分帳是指導(dǎo)業(yè)務(wù)進(jìn)行相關(guān)工作。 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 10 第三部分 硬件軟件網(wǎng)絡(luò)方案 本章主要描述馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司使用 PM 系統(tǒng)后的硬件軟件和網(wǎng)絡(luò)總體規(guī)劃。 依據(jù)國家價格政策、廠家價格政策和 公司價格政策對商品的牌價和業(yè)務(wù)價格進(jìn)行調(diào)整。 對銷售情況、回款情況、進(jìn)貨情況、付款情況、往來帳情況、成本毛利等進(jìn)行報表查詢和統(tǒng)計分析，并核對配送中心和門店庫存。 三、配送中心 負(fù)責(zé)根據(jù)門店的要貨計劃和庫存情況，生成配送單，打印配送單； 負(fù)責(zé)勾對門店的配送退貨單生成配退入庫單，并打?。? 負(fù)責(zé)根據(jù)客戶的要貨計劃，填制銷售單，打印銷售單； 負(fù)責(zé)進(jìn)貨驗(yàn)收后的進(jìn)貨單的填制和打??； 負(fù)責(zé)進(jìn)貨退出單的填制； 付款前查詢是否有不合格品； 商品入庫、出庫、盤點(diǎn)與財 務(wù)對帳； 負(fù)責(zé)商品的日常養(yǎng)護(hù)和相應(yīng)單據(jù)的填制。 一、信息中心 負(fù)責(zé)對系統(tǒng)核心部分的管理，同時負(fù)責(zé)系統(tǒng)的授權(quán)。 ：這是管理思想和計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)融合統(tǒng)一的基礎(chǔ)，任何脫離實(shí)際，與企業(yè)的管理現(xiàn)狀及人員素質(zhì)、資源配置等不相稱的設(shè)想都是不可取的。 實(shí)施方案力圖向企業(yè)展現(xiàn)采用計算機(jī)管理后的業(yè)務(wù)運(yùn)作藍(lán)圖，是整個項(xiàng)目過程中綱領(lǐng)性的指導(dǎo)文檔。 ：做到票據(jù)在流通過程中的自然或必然鏈接。 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 5 第一部分 組織機(jī)構(gòu)描述 公司組織機(jī)構(gòu)圖 組織結(jié)構(gòu)說明 : 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司和飲片加工廠是兩個單獨(dú)的核算單元，各自有單獨(dú)的財務(wù)帳總經(jīng)理 質(zhì)量總監(jiān) 副總經(jīng)理 總經(jīng)理助理 信息中心 質(zhì)量管理部 辦公室 門店管理部 財務(wù)會計部 采購部 配送中心 監(jiān)事會 董事會 飲片加工廠 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 6 套；兩者之間是買賣關(guān)系。 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 7 負(fù)責(zé)進(jìn)貨發(fā)票和進(jìn)貨單數(shù)量金額的核對，根據(jù)付款條款打印出付款審批表交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，同時跟蹤付款情況。 在業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)系統(tǒng)中，依據(jù)轉(zhuǎn)財務(wù)方案，由業(yè)務(wù)傳票生成財務(wù)臨時憑證，轉(zhuǎn)到金算盤系統(tǒng)中。 對質(zhì)量管理相關(guān)報表進(jìn)行查詢。 對門店的銷售情況和收款情況進(jìn)行查詢和統(tǒng)計分析。 硬件 : 服務(wù)器 : IBMx370 以上，至少 1g 內(nèi)存，硬盤 raid，至少兩個 cpu； Pc: 關(guān)鍵用戶 以上 (包括 :配送中心、門店 )，內(nèi)存最少 128M,門店內(nèi)存建議 256M 其他用戶 CPU1g 以上，內(nèi)存最少 128M 打印機(jī) : 總部票據(jù)和報表打印 :epsonlq1600k 系列 門店票據(jù)打印 :epson tm200 系列熱敏打印機(jī) ,報表打印 epson300k 系列 . Ups: 建議 8 小時。 設(shè)定飲片加工廠為獨(dú)立核算單元。 流程圖 流程圖說明 首營商品的尋找、信息的收集、包括對首營的審批在系統(tǒng)中并不做記錄，只是當(dāng)某個商品的首營申請被批準(zhǔn)之后，才由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員將商品 的基礎(chǔ)信息通過“商品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理功能”錄入到系統(tǒng)中來。當(dāng)審批通過之后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員用系統(tǒng)提供的“供應(yīng)商管理”功能錄入新供應(yīng)商的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。 采購計劃管理 采購員根據(jù)系統(tǒng)提供的單品銷量情況、配送率情況，同時結(jié)合市場情況、 季節(jié)因素等，維護(hù)一個合理的上下限庫存數(shù)量，系統(tǒng)根據(jù)庫存上下限報警自動生成采購計劃，采購計劃主要包括 :品名、規(guī)格、產(chǎn)地、采購數(shù)量，另外由系統(tǒng)提供最后進(jìn)價、最低進(jìn)價、最后一次的供貨商等參考信息以指導(dǎo)采購員與供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談。 登錄員在勾對合同時，如果發(fā)現(xiàn)此次收貨的數(shù)量大于合同數(shù)量 ，則通知采購員補(bǔ)合同，否則對多出的部分拒收；由于合同可以分多次勾對，所以收貨的數(shù)量小于合同數(shù)量的情況是正常情況。 說明 :由于本流程的單據(jù)比較多，建議由配送中心的登錄員將進(jìn)貨單與隨貨同行進(jìn)行核對無誤并整理好后，傳給各個部門。 崗位職責(zé) 采購付款申請員：整理進(jìn)貨發(fā)票和相對應(yīng)的進(jìn)貨單，作付款申請。 如果審批不通過，付款申請員可以在系統(tǒng)中作廢該預(yù)付款單，也可以在進(jìn)行修改之后再打付款申請員填寫預(yù)付申請單，并打印 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批 財務(wù)部確定預(yù)付款單，即付款 進(jìn)貨結(jié)算時可以用預(yù)付抵應(yīng)付。 退貨出庫管理 由于市場、政策或者其他方面的原因，由相關(guān)部門提出退貨的申請，采購員和供應(yīng)商洽談退貨事宜，在供應(yīng)商同意退貨并且退貨方案得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)之后，可以進(jìn)行退貨的具體業(yè)務(wù)操作。 在保存銷售單時打印出銷售單。 銷退入庫管理 銷退入庫包括 :業(yè)務(wù)確認(rèn)、領(lǐng)導(dǎo)審批、驗(yàn)收、開票 ( 紅字 )、倉庫入庫等環(huán)節(jié)。 倉庫入庫記保管帳 財務(wù)作結(jié)算 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 27 價格類型管理 門店銷價分成以下幾種類型 :零售價和例外價，其中零售價為具有例外價外的門店所共有，對于例外價，不同的門店需要單獨(dú)定義一種價格類型，以便于單獨(dú)調(diào)價。 單據(jù) ，包含了源保管帳、目標(biāo)保管帳、商品相關(guān)信息、數(shù)量、單位等信息，一式兩聯(lián)，源保管帳和目標(biāo)保管帳各留一聯(lián)。對應(yīng)系統(tǒng)中的功能：報損單管理，報損單有兩種狀態(tài)：臨時和確定，確定就相當(dāng)于審批的過程。對應(yīng)系統(tǒng)中的功能：報溢單管理，報溢單有兩種狀態(tài)：臨時和確定，確定就相當(dāng)于審批的過程。 養(yǎng)護(hù)員 填寫報溢單 相關(guān)部門進(jìn)行審批 倉庫入庫記保管帳 財務(wù)記存貨帳 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 31 商品狀態(tài)調(diào)整 商品的狀態(tài)包 括：質(zhì)量狀態(tài)和銷售狀態(tài)。 庫存明細(xì)調(diào)整 庫存明細(xì)信息包括：貨位、批號、包裝等。 說明 :如果對應(yīng)多于一個供應(yīng)商，則取最近的一個。業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)一致性檢查用于對業(yè)務(wù)的余額與財務(wù)相關(guān)科目的余額的對帳功能提供簡單 sql 輔助生成以及對帳功能實(shí)現(xiàn)。 只有確認(rèn)狀態(tài)的請貨單，配送中心才能在系統(tǒng)中看到。 中心鋪貨 中心鋪貨，主要指新品的鋪貨。 單據(jù) 收款小票 顧客退貨 顧客退貨必須拿原單，而且必須勾原單退貨，切換前的商品建議不讓退。 飲片管理 飲片所有的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都應(yīng)該管理到單品； 飲片不管到產(chǎn)地，即同一品名和規(guī)格的飲片只有一個產(chǎn)地； 飲片的基本單位定義成克，門店銷售時以 10 克為單位進(jìn)行銷售，而采購和批發(fā)以公斤為單位； 建議不要在系統(tǒng)中管理中藥處方，因?yàn)檫@樣會導(dǎo)致速度很慢； 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 39 門店促銷管理 主要有以下幾種形式 1. 買贈形式，因?yàn)橘浧凡粚儆谡５拇尕?，系統(tǒng)不管理； 2. 會員形式，系統(tǒng)維護(hù)會員信息，門店銷售時系統(tǒng)能夠帶出折扣信息，通過報表可以統(tǒng)計積分； 3. 前臺折扣形式，后臺定義最高折扣限制和低于 成本檢查； 4. 后臺調(diào)價的形式，這種促銷形式必須由總部執(zhí)行。 開票填寫主動鋪貨單 執(zhí)行鋪貨，打印配送單 出向門店填寫單向移出單，減少庫存， 打印單據(jù) 入向門店，填寫單向移入單，增加庫存 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 37 門店銷售收款 流程圖說明 營業(yè)員開出小票中應(yīng)該包含以下信息 :商品 id、批號、數(shù)量等。 門店按照配送單對來貨進(jìn)行清點(diǎn)，并對配送單進(jìn)行勾對收貨 增加門店的庫存 商品上架 門店退貨申請 采購部審批 開票員生成退貨入庫單 驗(yàn)收員作驗(yàn)收，填寫手工的驗(yàn)收單 保管員入退貨庫，記賬 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 36 崗位職責(zé)及操作 門店退貨員員，填寫配送退貨單； 開票員，根據(jù)驗(yàn)收的實(shí)際情況，勾對配送退貨單生成退貨入庫單。 流程圖 流程圖說明 配送單：分四聯(lián)：制單聯(lián)、財務(wù)聯(lián)、送貨聯(lián)、門店收貨聯(lián)。 日常使用部分 業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)日常使用包括三個功能：業(yè)