【正文】 強(qiáng)本公司檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，更有效地為公司管理工作服務(wù)，根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（ DA/T 422021）及《廣州市執(zhí)行 歸檔文件整理規(guī)則 實(shí)施細(xì)則》，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。由主管綜合部工作的公司領(lǐng)導(dǎo)分管，日常工作由綜合部負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)。 在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下，根據(jù)本專業(yè)的管理要求，對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 根據(jù)本公司《各部門歸檔范圍明細(xì)表》，負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作，并在規(guī)定期 限內(nèi)向綜合檔案室移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。 （二） 檔案綜合管理范圍及歸檔時(shí)間： 裝飾工程，是反映本公司承包裝飾工程的真實(shí)記錄，包括工程、設(shè)計(jì)、軟裝，是本公司檔案的重要組成部分。在該規(guī)定的時(shí)間內(nèi)未完成的經(jīng)濟(jì)性文件、 項(xiàng)目核算表 及 項(xiàng)目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件 ，在文件完成后一個月內(nèi)歸檔。工程部在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后收集、整理、立卷，并在工程竣工驗(yàn)收后 3 個月內(nèi)交公司檔案室歸檔。 文書檔案 ,包括公司上級下發(fā)的、公司內(nèi)部各部門在各項(xiàng)工作中形成的、具有保存價(jià)值的文字材料。 人員檔案類 , 特指已故人員檔案，是指本公司已故 ,與本公司簽訂勞動合同的在編人員的人事檔案。 第 5 頁 共 61 頁 會計(jì)檔案，包含本公司財(cái)務(wù)部形成的會計(jì)報(bào)表、賬薄、憑證、工資冊等會計(jì)資料。 （三）本公司形成的全部檔案為一個全宗。庫房應(yīng)堅(jiān)固，有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防水淹等設(shè)施。檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙及存放易燃、易爆、易霉變或同檔案及其保護(hù)設(shè)備無關(guān)的物品。 五、檔案的提供利用 （一）檔案室應(yīng)根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編和各種參考資料，積極主動地開展檔案的利用工作，第 6 頁 共 61 頁 為公司工作提供服務(wù)，并注意掌握檔案的利用效果。如確因工作需要借出，須經(jīng)公司總經(jīng)理書面審批，且不得將借閱的文件攜帶出公司，并在下班前歸還。 借閱利用要求 借閱檔案材料必須妥善保管，不得遺失，不得泄密；要愛護(hù)檔案，不得在檔案材料上圈寫、劃線、涂改、折疊、拆卷、抽頁或污損，不得擅自轉(zhuǎn)借或復(fù)印。鑒定工作在綜合部負(fù)責(zé)第 7 頁 共 61 頁 人的主持下，由檔案部門和有 關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。 七、本辦法自頒布之日起施行。 3. 大類下的屬類用“ . 阿拉伯?dāng)?shù)字”作類目號，從左至右稱為一級類目、二級類目、三級類目。 1. 設(shè)備儀器檔案 辦公設(shè)備 動力交通設(shè)備（發(fā)電機(jī)、汽車等） 2. 基建檔案 房屋產(chǎn)權(quán) 第 10 頁 共 61 頁 3．科研類 **施工課題研究 **設(shè)計(jì)課題研究 4. 文書檔案（按年度 保管期限） 5．聲像檔案類 照片 底片 正片 公司建設(shè)面貌 人物（領(lǐng)導(dǎo)班子、勞模等） 各種會議照片 領(lǐng)導(dǎo)參觀、視察照片 裝飾工程照片 文化娛樂活動 榮譽(yù)、證書、紀(jì)念品照片 錄音帶 錄像帶 磁盤 光盤 6．人員檔案類 第 11 頁 共 61 頁 7．會計(jì)檔案類 會計(jì)報(bào)表 會計(jì)帳簿 會計(jì)憑證 工資單及其他 8． 實(shí)物檔案類 可折疊檔案 錦旗、獎狀、證書 不可折疊檔案 獎杯、牌匾、紀(jì)念品 三、編號方法 （一）裝飾工程類 裝飾工程檔案按性質(zhì)分為：裝飾工程項(xiàng)目、軟裝項(xiàng)目、設(shè)計(jì)項(xiàng)目。 示例 1： . 1. 0. 1_ 01 工程項(xiàng)目管理類第一卷 管理類第一卷 管理類 工程類 當(dāng)年工程項(xiàng)目立檔順序號 工程發(fā)生年度 裝飾工程項(xiàng)目 第 12 頁 共 61 頁 示例 2： . 1. 0. 2_ 01 工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)類第一卷 示例 3： . 1. 0. 3_ 01 技術(shù)類第一卷 說明：第一個箭頭“ 0”，代表屬于產(chǎn)品類“工程項(xiàng)目”。 第五個箭頭“ 1/2/3“： 1—— 代表管理類； 2—— 代表經(jīng)濟(jì)類； 3——代表技術(shù)類。每一種保管期限里的件號按照發(fā)文時(shí)間先后順序排列。按接收時(shí)間先后結(jié)合姓氏筆劃編制案卷順序號。 （九）實(shí)物檔案 可折疊檔案 不可折疊檔案 附件 2 **************有限公司 案卷順序號（第 1 本底片冊） 三級屬類 單位建設(shè)面貌 照片 三級屬類（正片） 二級屬類（形成年度） 大類代號（聲像檔案） 案卷順序號（第 1 卷） 已故年度 大類代號 (已故人員檔案 ) 第 17 頁 共 61 頁 裝飾工程檔案管理辦法 工程檔案 是指公司承接的裝飾裝修工程項(xiàng)目，包括工程、軟裝、設(shè)計(jì)項(xiàng)目。 承包、分包合同及其附件。 項(xiàng)目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件。 1經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、綜合部確認(rèn)的施工固定資產(chǎn)使用設(shè)備、辦公設(shè)施投入記錄。 材料確價(jià)資料。 發(fā)包單位確認(rèn)的結(jié)算單。 1甲方提供的工期延期證明。 （三） 技術(shù)性文件 施工報(bào)建材料，包括：規(guī)劃許可證、施工許可證、余泥排放證、臨時(shí)占用道路證、夜間施工證、消防審核或備案、噪聲排放證、質(zhì)監(jiān)登記、安監(jiān)登記、施工圖審查證明、施工圖審查備案證明、工人購買工傷保險(xiǎn)證明、辦理社保調(diào)劑資金證明等。 設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批。 竣工驗(yàn)收證明、驗(yàn)收報(bào)告、消防驗(yàn)收證明或備案、環(huán)境空氣檢測證明。 （二）軟裝、施工項(xiàng)目在工程竣工后三個月內(nèi)歸檔。歸檔回執(zhí)一式三份，檔案室自留一份，另兩份由檔案室分別反饋給技術(shù)部、一線部門。 四、 檔案整理 （一）歸檔單位 一個建筑物為一個項(xiàng)目，圍繞這個建筑物開展的工程都納入該項(xiàng)目，檔案以項(xiàng)目為單位組卷。 （三）檔案的 組卷 裝飾工程檔案按性質(zhì)分為：裝飾工程項(xiàng)目、軟裝項(xiàng)目、設(shè)計(jì)項(xiàng)目。 五、監(jiān)督管理 （一）各部門每季度完成一次工程檔案歸檔情況小結(jié)。 長期 4 材料采購合同。 長期 8 經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目組織架構(gòu)及補(bǔ)充資料。 長期 12 經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)部確認(rèn)的項(xiàng)目核算表。 長期 4 工程款項(xiàng)收取記錄（公司開出的發(fā)票及財(cái)務(wù)部關(guān)于收到該款的說明或簽名）。 長期 8 項(xiàng)目結(jié)算審定會簽單。 長期 12 分包單位或材料供應(yīng)商違反合同約定的處罰單。 長期 2 圖紙會審記錄。 長期 6 專項(xiàng)技術(shù)交底、工人安全教育、隱蔽工程驗(yàn)收記錄。 長期 10 施工圖、竣工圖。 二、歸檔要求 （一）設(shè)備檔案的歸檔單位為綜合部。 （五）歸檔份數(shù)： 1 份（原件） 三、檔案的管理 （一）設(shè)備檔案由公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，主管部門和個人不得私存。 （四）設(shè)備檔案的保管 期限不能短于設(shè)備的使用壽命。 （二）歸檔部門負(fù)責(zé)將工程所形成應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全，按照其自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，整理立卷。 （二）公司檔案室根據(jù)本公司《檔案分類方案》，按工程報(bào)批、工程設(shè)計(jì)、工程施工、工程竣工驗(yàn)收材料等順序，對基建檔案進(jìn)行分類、編號、排列。 科研檔案必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，以便于開發(fā)利用。 二、歸檔范圍 歸檔的科研管理和科研實(shí)踐過程中形成的文件材料有當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。 歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、科研準(zhǔn)備、研 究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎勵、推廣應(yīng)用等方面，具體歸檔范圍見附表。 歸檔時(shí)間：研究課題在鑒定驗(yàn)收后兩個月內(nèi)歸檔。綜合檔案室負(fù)責(zé)依照文書歸檔范圍進(jìn)行甄別、整理、歸 檔，實(shí)行集中統(tǒng)一管理