【正文】 、標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)出 版物 ) ○ 21 專利申請文件 (申請書、委托人代理書、說明書、附 圖摘要、要求優(yōu)選權(quán)聲明、權(quán)力要求書 ) ○ 22 專利申請的審查和批準(zhǔn)文件 (實質(zhì)審查申請書、專利 材料 ) ○ 23 產(chǎn)品質(zhì)量管理全過程形成的材料 ○ 24 獲市以上 QC成果方面形成的有關(guān)文件材料 ○ 25 產(chǎn)品質(zhì)量分析材料及年報表 ○ 26 產(chǎn)品質(zhì)量事故損失 5000元以上的報告處理意見及預(yù)防措施 ○ 附錄 I（標(biāo)準(zhǔn)的附錄） 科技有限公司 經(jīng)營管理檔案歸檔范圍及保 管期限 序號 歸 檔 范 圍 永久 長期 短期 財務(wù)部 1 年度財務(wù)計劃、總結(jié) ○ 2 財務(wù)預(yù)決表 ○ 3 經(jīng)濟(jì)活動分析 ○ 4 綜合統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析、呈報材料 ○ 5 統(tǒng)計年報、臺賬 ○ 6 年度方針目標(biāo)展開圖和診斷報告 ○ 生產(chǎn)部 7 年度計劃、總結(jié)及上報文件 ○ 8 各種供銷合同、協(xié)議書、配套件計劃等 ○ 9 各種配套件收付與庫存年報表 ○ 10 產(chǎn)品質(zhì)量信息反饋綜合材料 ○ 11 產(chǎn)品廣告、宣 傳等方面材料 ○ 12 市場信息、用戶反饋意見 ○ 附錄 J（標(biāo)準(zhǔn)的附錄） 科技有限公司 員工檔案歸檔范圍及保管期限 序號 歸 檔 范 圍 永久 長期 短期 1 員工檔案 ○ 2 退休檔案 ○。 本標(biāo)準(zhǔn)的實施由 管理推進(jìn)部 綜合檔案室負(fù)責(zé)檢查和考核。 借閱絕密件檔案 , 需主管副 總裁 批準(zhǔn)。 已歸檔的檔案 , 一般只在檔案室查閱 , 并 只限查閱本專業(yè)范圍內(nèi)的檔案材料。確定科技檔案的保管期限和劃分密級 , 提出銷毀項目清單。 檔案庫房不允許非檔案部門人員進(jìn)入 , 嚴(yán)禁易燃品和食物放入庫房 。 各類科技檔案要定期檢查 , 確保帳、卡、物相符和科技檔案的完整、安全。 各類的底圖采用平放 , 蘭圖折疊成四號圖幅 , 裝入卷、冊、袋、盒內(nèi)保管 , 縮微膠片和膠卷采用平片保管或 成卷保管。 各部門在 領(lǐng)取標(biāo)準(zhǔn)時必須攜帶舊標(biāo)準(zhǔn) ,否則 ,拒絕發(fā)放新標(biāo)準(zhǔn) . 各部門領(lǐng)取標(biāo)準(zhǔn) ,須經(jīng) 工程部 、 管理推進(jìn)部 領(lǐng)導(dǎo)簽字后，到綜合檔案室辦理領(lǐng)用手續(xù)。表示為查全率＝Ｗ／Ｘ 100％ 查準(zhǔn)率 ,即檢索某一專題全部檔案材料（Ｍ）與其中有的材料（Ｗ）百分比 ,表示為查準(zhǔn)率＝Ｗ／Ｍ 100％ 國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的管理 國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家技術(shù)情報所的換版通知進(jìn)行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)制、發(fā)放、回收、銷毀和提供利用。 檔案庫房技術(shù)要求 根據(jù)國家關(guān)于檔案庫房溫 、濕度規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，庫房內(nèi)溫度應(yīng)控制在 1420C范圍內(nèi)，濕度應(yīng)控制在 50％至 65％范圍內(nèi)，并保持溫、濕度的相對穩(wěn)定。 本公司形成的各種圖紙必須有本部門負(fù)責(zé)人、審核者、描圖者簽字， 工程部 負(fù)責(zé)人簽字。 照片檔案以幅為單位標(biāo)注文字說明 ,反映該幅照片的事件、攝制時間、地點、攝制者等。 B 簽名應(yīng)簽作者 (單位或個人 )的真名和全稱 ,字體應(yīng)規(guī)范 ,易于辨認(rèn) 。 二級類目按產(chǎn)品型號、科研課題、基建項目、設(shè)備儀器種類、會計檔案類別設(shè)置，文書檔案按問題設(shè)置，編號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示 三級及三級以下類目設(shè)置與編號 ,根據(jù)實際情況而定。 檔案技術(shù)材料的分類與編目 分類 分類原則：保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。 歸檔的科技文件材料必須是原件 , 各業(yè)務(wù)部門只能留存復(fù)印件。 無紙化辦公、網(wǎng)上運作形成的電子文件（軟盤、硬盤）及隨機(jī)帶來的系統(tǒng)硬盤、設(shè)計文件更改后的磁盤等，應(yīng)將備份后的磁盤及時移交綜合檔案室歸檔。 其它檔案歸檔時間 , 交綜合檔案室歸檔。 科研檔案 歸檔時間 科研課題已完成并經(jīng)過鑒定后或評審取得獲獎憑證后 ,及時歸檔。竣工圖一律加蓋竣工章 , 審簽手續(xù)齊全。公司內(nèi)任何部門和個人都不得扣留這類應(yīng)歸檔的科技文件材料。 應(yīng)歸入標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)計量方面的科技文件材料，可在科技文件材料形成后十日內(nèi)歸檔到綜合檔案室；應(yīng)歸入專利、認(rèn)證檔案的科技文件材料，在取得專利權(quán)和認(rèn)證合格時將有關(guān)科技文件材料配套歸檔 到綜合檔案。 各類文件資料的歸檔范圍和保管期限見 QG/SL A、附錄 B和附錄 C、 D、 E、F、 G、 H、 I、 J及附錄 K(標(biāo)準(zhǔn)的附錄 )。 檔案管理人員在設(shè)備開箱、產(chǎn)品鑒定、工程竣工驗收、科研成果發(fā)布時到現(xiàn)場 , 收集掌握第一手資料，接收應(yīng)歸的技術(shù)文件資料。 綜合檔案室負(fù)責(zé)各職能部門文件材料的形成、積累、整理、歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 科研檔案 : 是指在科學(xué)研究過程中直接形成的具有保存價值并歸檔的文件、圖表等不同形式的科研文件資料。 2 引用標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)文件 中華人民共和國檔案法 檔發(fā)字 [1994]23號 外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定 國檔發(fā) [1991]22號工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則 開發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法 會計檔案管理辦法 3 定義 企業(yè)檔 案 : 是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動和社會活動中形成的全部檔案的總和 , 其構(gòu)成以科技檔案為主體 ,包括產(chǎn)品、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科研、生產(chǎn)技術(shù)、員工、會計、經(jīng)營管理、行政管理、黨群工作共十大類檔案。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于 科技有限公司 的檔案管理工作。 產(chǎn)品檔案 : 是指產(chǎn)品在開發(fā)設(shè)計、工藝、工裝、 加工制造、生產(chǎn)定型驗收等全過程中形成的具有保存價值歸檔備查的不同形式載體的文件材料。 4 檔案 管理職責(zé) 本公司檔案管理工作 , 在 總裁 領(lǐng)導(dǎo)下 , 由 管理推進(jìn)部 設(shè)立綜合檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管 理全公司檔案工作。 綜合檔案室負(fù)責(zé)收集技術(shù)資料 ,建立信息網(wǎng)絡(luò) ,編制技術(shù)參考資料 ,提供利用服務(wù)。 科技文件材料的形成伴隨著科研、生產(chǎn)、基本建設(shè)的進(jìn)程而形成，并貫穿于科研、生產(chǎn)、基本建設(shè)活動的全過程，各有關(guān)部門應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)做好屬于歸檔的技術(shù)文件材料的積累工作。 企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類 科技文件材料出 (改 )版后 ,及時歸檔到綜合檔案室。必要時由檔案室 負(fù)責(zé)復(fù)制兩卷套 , 提供安裝調(diào)試使用。 基建檔案的歸檔時間 后一季度內(nèi) ,將全部竣工圖、技術(shù)文件交綜合檔案室歸檔。上述工作完成后 , 應(yīng)將全套科技文件材料及時移交綜合檔案室歸檔。 取得負(fù)結(jié)果或因故中斷的科研課題 ,在批準(zhǔn)中止時應(yīng)及時歸檔。 聲像檔案在各項活動結(jié)束后 , 由活動部門將正片、副片整理后 , 交綜合檔案室。 書寫必須用碳素墨水或蘭黑墨水 , 不允許用純蘭墨水、紅墨水和園珠筆 ,要求字體工整、字跡線條清晰、 審簽手續(xù)齊全。 歸檔份數(shù) : 一般歸檔一份 , 重要或使用頻繁的科技文件材料可酌加份數(shù)。產(chǎn)品檔案為 E ，科研檔案為 F ，基建檔案為 G ，設(shè)備儀器為 H ，會計檔案為 I員工檔案為 J ，黨群、行政、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營管理分別為 A、 B、 C、 D 。 A 標(biāo)題力求簡明扼要 ,能準(zhǔn)確地反映文件材料的內(nèi)容 。 會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計文件材料統(tǒng)一使用國家財政部門統(tǒng)一印刷的中外合資企業(yè)表式，簽字和印章要清晰。 其它科技檔案 (產(chǎn)品、工藝 )的圖紙幅面格式，執(zhí)行機(jī)械制造圖國家標(biāo)準(zhǔn) GB12674中有關(guān)規(guī)定。 各類圖紙上簽署的必須是本人真名 ,字體規(guī)范易于辨認(rèn)。 查全率 ,即檢索某一專題的全部檔案材料（ X）與有用的檔案材料（ W）的百分比。各部門不得私自復(fù)制標(biāo)準(zhǔn)。絕密部分單獨組卷 , 單柜保存。柜架排列要按檔案十大類排放整齊 , 并貼上標(biāo)簽 , 注明存放檔案的種類號及內(nèi)容 , 以便查找。以保證在非常情況下科技檔案的安全和提供利用。 檔案技術(shù)材料的鑒定 公司以 管理推進(jìn)部 牽頭 , 由綜合檔案室、 工程部 、 生產(chǎn)部 、 質(zhì)管部 、 財務(wù)部 等部門成立科技檔案鑒定委員會 , 定期對科技檔案進(jìn)行鑒定。 檔案材料的利用與交流 檔案管理人員要了解本公司科研、生產(chǎn)、基建的基本情況 , 編制出適合工程技術(shù)人員和技術(shù)管理人員需要的檢索工具和參考資料 , 如 : 產(chǎn)品、科研成果、基建工程簡介等 , 積極有效地開展科技檔案的利用工作。 借閱秘密、機(jī)密級檔案材料 , 需經(jīng)檔案室所在部門的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 。 6 檢查與考 核 本標(biāo)準(zhǔn)由綜合檔案室組織 工程部 、 質(zhì)管部 等有關(guān)部門負(fù)