【正文】 使用的檔案資料，部門應(yīng)復(fù)印或掃描一份留存。第十六條 部室檔案管理員向公司檔案員移交檔案資料時，應(yīng)保證歸檔材料整理規(guī)范，目錄內(nèi)容登記正確、完整，符合公司歸檔要求。第四節(jié) 檔案整理第十八條 各部室移交檔案室的檔案資料，由公司檔案管理員以部室為單位分類保管，次年3月進行整理。第二十條 檔案整理具體工作包括：（一）文件修整主要是對歸檔文件資料進行進一步的修整，包括對破損文件進行修裱、對字跡模糊或易褪變的文件進行復(fù)制等。裝訂必須符合檔案保護的要求，盡量保持文件原始面貌。排列方法：將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進行排列。如采用“保管期限——機構(gòu)”分類，室編件號就應(yīng)在同一保管期限同一的一個機構(gòu)內(nèi)從“1”開始逐件流水編號。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊。填寫備考表：包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。凡是反映公司主要業(yè)務(wù)活動和基本歷史面貌的、對公司的建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存；凡是在一定期間內(nèi)對公司具有利用、查考價值的，應(yīng)酌情確定長期（50年）或短期（15年）保存。（三）檔案室必須保持良好的環(huán)境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲、防有害生物、防污染等防護設(shè)施。第六節(jié) 檔案利用第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。第二十七條 查閱檔案只限在檔案室內(nèi)，如需借出，必須經(jīng)公司相關(guān)審批人批準，并由公司檔案管理員本人攜帶。復(fù)印的廢損檔案，必須及時銷毀。第三十三條 檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)立即將相關(guān)資料復(fù)印件留存，并將原件及復(fù)印件一并歸給部室檔案管理員。部室負責(zé)人應(yīng)保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時間。第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計部負責(zé)監(jiān)督檢查。每月初根據(jù)上月用印情況匯總應(yīng)歸而未歸檔案明細，在公司辦公平臺上進行公示，將公示結(jié)果計入合規(guī)績效考核，進行扣分管理。公司檔案管理員將已歸檔明細與印章管理員的用印文書登記表進行核對，查找已用印但未歸檔文書，做好登記與催收。第五章 罰則第四十六條 合規(guī)績效考核結(jié)果與工資掛鉤，未按照公司規(guī)章制度要求及時歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對相關(guān)責(zé)任人進行處罰。第五十條 公司業(yè)務(wù)檔案管理同時適用本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》。第五十四條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。三、借、查閱資料人員必須愛護所借、查閱的檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾化、圈點或做其他各種標記，不得遺失、抽換、轉(zhuǎn)借，并對借、查閱的資料負有保密的完全責(zé)任。七、副礦長以上領(lǐng)導(dǎo)可借、查閱普通級文件；若需借、查閱絕密級文件資料，必須由礦長簽字批準后方可借閱查看；常用性資料查閱，須由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱查看。要對所有檔案室的人員實施保密教育和保密管理培訓(xùn)，使其明確的知道其崗位和職責(zé)的重要性和特殊性，要必須做到檔案管理的專業(yè)性和專一性，必須做到只講原則、不聽原因、不管客觀、只講主觀嚴肅性，文件一但出檔必須跟蹤管理，按時追繳收檔。（包含各類合同）由檔案室統(tǒng)一管理，使用時，由財務(wù)計統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。：即在公司經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的會計憑證、帳簿和財務(wù)報告等具有保存價值的會計核算專業(yè)材料。：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的有保留價值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說明的歷史記錄。各竣工決算工計終了程預(yù)決案的歸部室資料員在逢作完成后兩后，暫由財務(wù)算可在檔時間偶數(shù)年的6月底，個月內(nèi)歸計統(tǒng)部保管3清尾款同文書將前兩年形成的檔，項目前年后再存放于后半年檔案，文件整理后向圖期資料一年圖書檔案室，內(nèi)歸檔書檔案室移交后歸檔。，但向檔案室移交檔案時，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進行。 整理上架： ：對各部室移交的檔案，圖書檔案組卷：通過鑒定的文件材料嚴格按室檔案員要重新審查其價值性，并剔除規(guī)定排列、打號、裝訂、著錄并制無保存價值的文件材料。文書檔案按時間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序為文前圖后。，規(guī)格為 30cm21cm；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。 提供利用： A．加強基礎(chǔ)工作：a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。c．復(fù)?。篴）檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意； b）圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴格控制復(fù)印份數(shù)。4．相關(guān)文件：《珠拉公司檔案管理規(guī)定》 《珠拉公司檔案管理流程》 《珠拉檔案管理制度》 5．相關(guān)表單： 文件清單/移交清單 檔案借閱登記表（借出時間、文件名稱、份數(shù)、借閱人、批準人、經(jīng)辦人）； 檔案查閱登記表（查閱時間、文件名稱、份數(shù)、是否復(fù)印、查閱人、批準人、經(jīng)辦人）； 檔案銷毀清冊編制（時間、名稱、序號、備注、監(jiān)銷人）。第一節(jié) 檔案范圍公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進行編號。機密檔案包括：財務(wù)資料；公司重要會議紀要；公司經(jīng)營情況；人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；技術(shù)資料；金額在10萬100萬元的合同。第五節(jié) 保存期限檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：一、永久保存：公司章程；股東名簿；股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要；公司證照；各級批文；印鑒；公司經(jīng)營計劃；公司經(jīng)營總結(jié)；財務(wù)報表；技術(shù)資料；1不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；1人事資料；1大型活動圖片、音像資料；1其他核定須永久保存的文書。五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。四、財務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。第八節(jié) 檔案調(diào)閱一、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表3），并經(jīng)相應(yīng)核準人核準后方可調(diào)閱。四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。第九節(jié) 檔案銷毀一、超過保存期，且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的１月和７月。三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構(gòu)來往的批復(fù)；各類證照、證書。合同類：訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、廣告合同、財產(chǎn)保險合同、貸款（銀行承兌）合同、擔保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等財務(wù)類：申請單、報賬單、票據(jù)、文件、原始憑證、計帳憑證、帳簿報表、納稅申報、統(tǒng)計報表、基礎(chǔ)資料等有參考價值的原始資料和電子文檔。四、歸檔份數(shù)原件或復(fù)印件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。收集時要保證檔案的質(zhì)量。電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。（使用人歸還的檔案發(fā)生損壞、丟失的，或歸還時內(nèi)容發(fā)生變更的由使用人承擔全部責(zé)任）。九、檔案的銷毀對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案管理人填寫《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人或總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀