【正文】 國家有關法規(guī)和文件的規(guī)定,定期對員工的人事檔案進行更新、整理。 收取員工相關證件時，應向對方出具收據(jù)（一式二份），一份交對方，一份存入檔案袋（盒）查驗。、晉升、降職、免職等人員異動資料歸檔時,除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時應在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關規(guī)定統(tǒng)一保管。（管理）檔案的手續(xù) （管理）檔案時，借閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經有核準權限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，并檢查檔案資料的完整性，確認無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀范圍影響者，而對當事人造成損失或不良影響者，責任由其個人承擔。、歸檔人員清單，每月五日進行月度匯總。 每年三月份，對上年度已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進行銷毀。第二章檔案管理人員職責第三條 堅持四項基本原則，認真學習鄧小平理論、“三個代表”重要思想和黨的各項方針政策，努力提高政治思想水平。第七條 做好員工檔案的安全、保密、保護工作，不得泄露檔案內容，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案材料。第三章員工檔案材料的收集與補充第十一條 明確收集范圍，做好檔案材料的收集與補充工作，為組織人事部門考察了解員工和正確選拔使用人才提供依據(jù)。第十五條 員工檔案管理部門發(fā)現(xiàn)有關部門送交歸檔材料不符合歸檔要求，應及時通知形成材料的部門補送材料或補辦手續(xù)，有關部門應按規(guī)定認真辦理。第十八條 組織人事部門形成的檔案材料，在形成后10天內送交檔案管理部門；其他部門在材料形成后20天內送交歸檔。第五章員工檔案材料的鑒別歸檔第二十一條 對收集的員工檔案材料，要認真鑒別，嚴格審核。對殘缺不全、頭尾不清等不符合要求的材料，不能歸入員工檔案；對來源、時間和對象不明的材料要進行核實、補辦手續(xù)后再行歸檔。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫，不得用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水書寫或用復寫紙復寫。第二十六條 員工檔案的整理，應認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，做到完整、真實、條理、精練、實用。第三十條 嚴禁任何人私存其他員工的檔案材料，對私自保存、拒不交出，或者利用私存的檔案材料進行整人的，應視情節(jié)輕重，予以嚴肅處理。第三十三條 查閱員工檔案時，必須嚴格遵守保密制度和閱檔制度，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換、折疊、損壞員工檔案材料。復制的材料不得給無關人員觀看，用畢自行銷毀。第三十六條 員工不得查閱或借用本人及其親屬的檔案。第四十條 轉出的員工檔案必須完整齊全，并按規(guī)定認真整理，不得抽留材料分批轉出。公司如未接到新進員工的檔案，應及時向對方單位催要。做好檔案接收、轉出、變動情況記錄，防止錯收、漏轉和錯裝等現(xiàn)象。第四十七條 每月檢查一次借出檔案歸還情況，逾期未還者，要及時催還。第三條 本規(guī)定適用于公司全體員工。第三章 檔案的內容第七條 公司員工檔案的內容和分類（一）崗位招聘申請單；（二）應聘者登記表（三）個人簡歷（四）初試評估表；（五）復試評估表；（六）部門接收確認單；（七）《聘任書》；（八）《員工試用期報告單》；（九）身份證復印件（或戶口本復印件）；（十）學歷證明、職業(yè)資格證書復印件；（十一）（十二）（十三）（十四）（十五）第四章 檔案的收集、保管和銷毀 《承諾書》、《職業(yè)道德及反欺詐行業(yè)準則》； 《員工手冊》簽收單； 《離職證明》；包括但不限于員工入職后的各類人事變動及獎懲情況等相關資料； 《勞動合同》。辭職、辭退員工的檔案單獨保管。檔案目錄和檔案的樣式、規(guī)格實行公司統(tǒng)一的制作標準。（二）檔案除特殊情況外一般不借出查閱。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。第七章 附則第十八條 本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。原則上公司所有的員工檔案管理依本制度執(zhí)行。簡稱員工協(xié)議文件。五、檔案管理細則檔案的封面： 在職人員的檔案封面都要貼上一份《檔案管理清單表》，依據(jù)檔案內容作標注，即有則打勾。員工個人資料：身份證→學歷證書、職稱證書、英語及計算機等相關證書→員工協(xié)議文件：勞動合同→→轉正資料 →合同續(xù)簽文件，若存在一些文件沒有包括在內的如職務發(fā)生協(xié)議、戶口調動申請等，則按照事件的發(fā)生順序排放在員工協(xié)議文件的后面。若員工協(xié)議文件有存在以下較特別的內容時，需建立電子文檔以方便的查詢及工作銜接，如果這些內容有涉及到第三方的，原則對方應保存一份復印件。離職人員離職時簽訂的協(xié)議、離職移交表、離職申請的相關文件應放入其檔案。在工號為第一個人的檔案上面放一張清單注明離職人員的工號、姓名、部門、職位、離職日期，側面用一紙寫上離職年月后，用一條繩子扎緊后再放入檔案柜，保管期限至少為五年，十年為佳。任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。若相關部門需要從檔案中取證的，須分管領導批準后才能復制辦理。經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。為規(guī)范員工的檔案管理，避免因員工檔案遺失或職工隱私泄漏，給企業(yè)和員工帶來的風險，特制定本規(guī)定。第四章檔案的收集、保管和銷毀第八條 人事部對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成材料要及時收集并進行整理，保持檔案的完整。第十一條凡是歸檔的材料必須經各部門認真考核、鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。第十四條嚴禁檔案管理員之外的任何人保管他人檔案和利用檔案材料營私舞弊。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內容。第十八條轉遞檔案應遵循以下規(guī)定：，不準本人攜帶。第七章附則第十九條本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行