【正文】 與主管充分的溝通是必要的，細(xì)心揣摩主管的用意，讓事情圓滿，才是更需用心學(xué)習(xí)的功課。 6 原來老板和老板娘都只有高中畢業(yè)，在學(xué)歷上雖無傲人之處，但卻十分積極，虛心學(xué)習(xí)，除了參加大大小小的領(lǐng)袖課程、各式講座，汲汲吸取新知，每當(dāng)看見報上有什么講座或相關(guān)的實務(wù)課程，更會指派同仁出去充電。 與主管充分的溝通是必要的，細(xì)心揣摩主管的用意，讓事情圓滿，才是更需用心學(xué)習(xí)的功課。 ，絕不加入自己的想法或作法。 。 通常開會的目的，上司希望的是達(dá)到目標(biāo)，而一個主動積極的部屬，若能在事前擬定清楚議題，送至各單位主管處，在會前與各主管有一個簡單的互動，并在事前將溝通結(jié)果讓上司了解，如此一來比較棘手的議題，主管就可以事先察覺，而預(yù)作準(zhǔn)備或評估其他可行方案。 整合上下意見異同處將兩方觀念匯整，并找出歧見的問題所在。 會議結(jié)束若有好結(jié)果，恭喜你 !溝通高手 !又多了一個磨練得好機會。 Peter 原是研發(fā)部門的人員，從大學(xué)時代起就在公司服務(wù)，工作認(rèn)真且專業(yè)能力強，因此留職停薪念完研究所后，再度被網(wǎng)羅至該部門，成為獨當(dāng)一面的研發(fā)部經(jīng)理。 這個公司的財 務(wù)大權(quán)向來握在老板娘的手里，這在一般中小企業(yè)，尤其是由夫妻白手起家的公司更是普遍。 問題一解開，可就好辦多了 !先向老板報告事情始末，再找 Peter 請他將新產(chǎn)品開發(fā)計劃詳詳細(xì)細(xì)地制成書面報告，內(nèi)容盡量數(shù)字化、表格化；并與業(yè)務(wù)、采購及財務(wù)部門主管敲下會議時間，正正式式地開了一個 “ 新產(chǎn)品開發(fā)協(xié)調(diào)會 ” 。 小秘密：故事的結(jié)局是： Peter 以 1350 萬完成計劃；公司新產(chǎn)品大賣，三月的銷售額突破前二季的實績；我呢，則得到一個 “ 協(xié)調(diào)高手 ” 的美名，皆大歡喜不是 ?! 第 9 節(jié) 別用嘴巴爭取加薪 日理萬機的老板，難免 “ 忽略 ” 身邊的人正在進(jìn)步， “ 不經(jīng)意 ” 地提醒，很重要 ! 與人溝通要有方法，要求加薪當(dāng)然也要有技巧。由于立場不同，當(dāng)然所持的觀點也不盡相同，若硬要使兩方對某件事達(dá)成共 識，意見分歧在所難免，如何借著一方的努力，改變對方的觀點也更重要。 ，確保自己的修正方向正確。 “ 有呀 !這事還跟我媽說過呢 !” 我振振有詞地說。 一上班，大致報告一下今天的行程，他就立即外出了 !就算他人在外面，也會隔三差五來電詢問有沒有人找他 ?一進(jìn)辦公室就要立刻開會，就算不開會也會找人來談一談 ! 10 第 12 節(jié) 向訪客借時間 老板日理萬機，時間有限，訪客如果拖延不走， “ 拯救 ” 老板有手段 ?? 每個人都只有 24 小時，這對于公司繁忙日理萬機的上司，無疑是一大限制。 當(dāng)然這是長久培養(yǎng)的默契。 很可怕吧 ! 所謂時間倍增法，就是同一段時間，做 一樣以上的事，讓效率倍數(shù)提升。 、搭公車或走路時，可聽教學(xué)錄音帶、宗教錄音帶或任何喜愛的音樂。 分類，先處理公事。 11 ，若會議過于冗長，至少還可以處理公文。 。 第 14 節(jié) 讓上司忙得有效率 讓上司做重要的事，我們做更重要的工作，未來你也有機會成為八面玲瓏的好主管。 曾經(jīng)為某位主管安排行程，他實在太忙了，每天的會議總是排得滿滿的，讓他沒有喘息的機會。 (利于老板隨時掌握 ) 出國 出國目的確認(rèn)；攜帶物品 checking list 核對；向職務(wù)代理人說明正在執(zhí)行的工作；每日電話或 往來。如此相輔相成，未來你也有機會成為八面玲瓏的好主管。至于同事之間若有升遷或加薪，只要老板覺得合適，除了給予祝福，自己加油就是了 ! 2) 婚姻：除非私交很好，否則萬一問對方： “ 結(jié)婚了沒 ?” 回答： “ 剛離婚。 記得初出社會時，有位資深的秘書來詢問我的薪水。輕松到什么程度呢 ?差不多就跟在家里一樣 ! 知名的形象顧問陳麗卿老師，曾在上課時提醒我們：有些人出國時，會把 “ 準(zhǔn)備不要 ” 的衣服穿出門，甚至穿著老舊有破損或污漬的衣服，其實這是非常有損專業(yè)形象的。 以前不以為意的事，在經(jīng)過專家的指導(dǎo)后，出國時刻意打點門面后，偶有好事發(fā)生，比如，在提行李時，會 “ 不小心 ” 遇到帥哥，接受他們的熱情服務(wù) !或者，當(dāng)頭等艙或商務(wù)艙旅客不多時，在經(jīng)濟(jì)艙旅客中被 “ 挑選出來 ” 優(yōu)先服務(wù)的，常常是小女子我 ! 小秘密：記得一次從巴西圣保羅機場搭機返臺時，因為經(jīng)濟(jì)艙超賣，還被 “ 欽點 ” 至頭等艙當(dāng)作貴賓招待 呢 ! 第 17 節(jié) 老板宴客須知 14 事先抵達(dá)會場，若主管還沒到，也可以幫忙招呼客人，奉茶或閑聊，總要讓貴賓有賓至如歸的感覺 ! 由于老板的交際廣泛，每隔一段時間，總要就著不同的社團(tuán)或交際分批宴客，以聯(lián)絡(luò)感情。別忘了，加上與會者的名單，供來賓咨詢，避免讓一群人碰頭才發(fā)現(xiàn)：原來是你 !不知是哪位大師發(fā)明的依筆畫順序，可避免來 賓排名的尷尬。 事前寄邀請卡寄出前去電告知，寄出后確認(rèn)出席人數(shù)。以同情心來服務(wù)客戶，便能以較客觀的態(tài)度來處理問題。 “ 是這樣的，我是某某公司總經(jīng)理秘書，他的提款卡被機器吃掉了 !我知道非要本人領(lǐng)取不可，我的老板很忙，不可能讓他親自過去簽字，而只是領(lǐng)取一張被吃掉的提款卡，而且我手上有他全部銀行提款文件資料，我想貴行服務(wù)口碑一向不錯，相信一定有其他替代方案，可以方便客戶處理這類問題。 于是，當(dāng)我拿著授權(quán)書至銀行代領(lǐng)那張闖禍的卡片時，我可是一路賠著笑臉，并好聲好氣地夸贊他們的服務(wù)態(tài)度真好，還說要替他們多多介紹客戶呢 ! 其實很多事多少都有一點彈性，身為部屬的我們，如何在不驚動上司的同時又能合情合理合法的處理，就考驗大家的智慧了 ! 小秘密：新時代的優(yōu)質(zhì)干部，面對問題能屈能伸，解決問題最重要 ! 現(xiàn)在要做的事：搜集常用服務(wù)業(yè)的客服電話 主要開戶銀行 協(xié)力廠商 各大 國內(nèi)外航空公司 旅行社 /票務(wù)中心 國家機關(guān) 服務(wù)類：修車廠、理發(fā)、托兒所等協(xié)會 保險公司 報章媒體 大飯店 事務(wù)所：律師、會計師、建筑師等 醫(yī)療院所 小叮嚀：當(dāng)問題一發(fā)生，主動處理問題而不帶給主管任何煩惱的，堪稱一流左右手 ! 第 21 節(jié) 合理化解客戶抱怨 找出客戶抱怨的始末，給予一個合情合理的答復(fù)，讓客戶覺得自己得到應(yīng)有的尊重，也能稍為化解他的不快。有時為了應(yīng)付這些人事，整天都無法 正常工作呢 ! 當(dāng)這類問題發(fā)生時，身為主管的左右手，還是要盡力安撫或解決，首先要找出處理抱怨的根源所在，若公司并未設(shè)置客服系統(tǒng)，主管周邊的人當(dāng)然義不容辭了。 小秘密：每當(dāng)接到類似的電話，我時常是放慢音調(diào) (這樣對方說話就快不起來了 )，重復(fù)對方的話并再三確認(rèn)他的問題 (直至他自己也覺得無聊 )。 直接道歉法當(dāng)對方要求道歉時你就道歉吧 !反正又不必花錢。 第七章 兩性互動：發(fā)揮兩性特質(zhì)共創(chuàng)職場雙贏 第 22 節(jié) 發(fā)揮性別特質(zhì)的極致 無論男女，別一味地要求改變對方。這樣的人善于察言觀色，在擔(dān)任助理時往往可以給上司更多貼心的協(xié)助。 ● 隨時注意晶亮玻璃桌上，不留任何指紋。殊不知這些體貼的工作，總會讓上司有一種無后顧之憂的安全感，讓他們可以全力沖刺公司所賦予的任務(wù)。 名 片一大堆找時間分類并 key in 到電腦里便于搜尋。 有企劃相關(guān)的業(yè)務(wù)協(xié)助資料搜集、剪報等，供上司隨時充電以備不時之需。 ，與上司談話要有尊卑之分，以免引人遐想。 (基本上，除非是上司交辦事項，否則根本無須與同事談起有關(guān)上司的所有事情 )。 小秘密：保護(hù)自己也顧及上司的好名聲，這樣的部屬才酷 ! 現(xiàn)在要做的事：了解男女大不同 項目異同處背景不同男人來自火星；女人來自金 星。 體能不同男人爆發(fā)力強；女人持久度高。 誠如先前所說的，女性一般比男性來得纖細(xì)、敏感也更具有人情味。 畢竟，若非家族企業(yè)，女性要在職場中與男性一較高下，除了需擁有相當(dāng)?shù)膶W(xué)識經(jīng)歷外，還要克服先天在體能上的劣勢及家庭對女性所賦予的較高期待。 ● 男人提早下班回家接小孩叫做新好男人；女人提早回家則是公私不分。 ● 男人能干叫優(yōu)秀；女人能干叫厲害。 面對社會給予男女這么多不一樣的看法，女性比男性多一分小心謹(jǐn)慎，也是理所當(dāng)然。那么你的工作就無往不利了 ! 第八章 管理實例：實用管理小妙方 這是一家成立二十多年，擁有數(shù)百名員工的老字號電子公司。 第八章 管理實例：實用管理小妙方 第 25 節(jié) 為新任主管做些什么 他將公司當(dāng)作自己的企業(yè)來經(jīng)營， 建立新團(tuán)隊最有效率的運作模式，成功的在極短的時間內(nèi)，為企業(yè)把脈，并對癥下藥。 還好這樣的疑惑沒有困擾我太久，那是在 Gary 來到公司以后 ! 原來在美國開公司的 Gary，既是老板數(shù)十年的好友，又正逢想返回臺灣地區(qū)發(fā)展，于是順理成章地受聘為副總經(jīng)理。 甚至有些多年介于公司灰色地帶的棘手問題 ，全都一一搬上臺面，誠心誠意地與干部溝通并尋求解決。他設(shè)法了解并關(guān)心地面部隊，在辦公室很難找到他，因為走動式的管理，使他的身影時常出現(xiàn)在不同的部門。對這樣一個好上司，我由衷地說：恭喜 !登陸成功 ! 小秘密：當(dāng)秘書的好處再添一樁，近距離地與高階主管接觸，學(xué)習(xí)如何在未來也能做個好主管 ! 現(xiàn)在要做的事： 我可以為新來的主管做什么 他可能遇到的問題 我可以幫忙的是公司文化 借著公文 往來的機會，讓他了解企業(yè)文化及相關(guān)制度。 小叮嚀：在協(xié)助新主管的同時，切記不要跨越公司營運主軸或分際，充分理解老板的想法，協(xié)助新主管在合理的規(guī)范下一展長才。 “ 不知道，這不關(guān)我的事 !” 倉管人員事不關(guān)己地說。公司歷經(jīng)輝煌歲月，曾經(jīng)擁有傲人的成績。美其名為各司其職，實際上劃地自限，部門之間壁壘分明，完全沒有所謂支援可言?？墒堑K于年資，有些話雖不吐不快 ，但為避免陷入道人是非、打小報告之流，只能按兵不動等候時機。 當(dāng)然教育是百年大計，很難立即見效。加上會計師輔導(dǎo)上臺，各部門上緊發(fā)條，我也與有榮焉呢 ! 第 27 節(jié) 做企業(yè)決策最佳守門員 誰說朝令不可以夕改 ?只是需要通盤的眼光，為企業(yè)論斷出問題所在。原來數(shù)年前的某位經(jīng)理，時常午休至下午兩三點才回來，對此老板使出絕招，規(guī)定午休結(jié)束前打卡，以確定員工在上班時間前回到辦公室。影印機使用次數(shù)是減少了，但新制表單充斥，不僅增加了不必要的成本，也拉長整個作業(yè)流程。針對某些特殊案例，就快快制定政策圍堵；或針對個案主角進(jìn)行教育。 小秘密：身為上司的左右手，最重要的就是要留意周邊的人事物，適時地提出建議，為老板的政策把關(guān)，做一個里外兼具的企業(yè)決策最佳守門員。原本無可厚非的規(guī)定，實行了兩個月，主管周周針對記錄上數(shù)量較多的單位進(jìn)行 “ 整肅 ” 。下面做事的人為了不自找麻煩，即使對自己分內(nèi)的工作，也不做任何決策。在工 作團(tuán)隊中建立和諧的氣氛，不以高壓政策強勢管理，部屬發(fā)揮的空間大了，自律性及責(zé)任感也跟著水漲船高。剛進(jìn)公司的新人，面對人稱 “ 蘇小姐 ” 的財務(wù)經(jīng)理，根本無從與 “ 老板娘 ” 的刻板印象聯(lián)想在一起。 她關(guān)心工作環(huán)境品質(zhì)，在臺北這個寸土寸金之地，新辦公室的設(shè)計中還留下一塊不小的空間，作為交誼廳。為著那些單身赴任的主管們，老板娘又發(fā)揮她極度的耐心與體貼，親自為他們找房子、找人打掃、洗衣等。這種情緒折磨著職場人，讓人不禁要對自己，甚至整個大環(huán)境感到失望，然而每天怨懟的結(jié)果，卻只會讓工作效率更形低落。 記得有一回和朋友開車到金瓜石九份山區(qū)，走著走著又迷失了 !只是，這時坐在前座的朋友忽然說： “ 別問了 !” 細(xì)一看，檳榔攤前用海報紙寫著： “ 金瓜石九份，直走不要問。 ，我不知道。 小秘密：通常這類的朋友，人緣可能都不是很好；努力培養(yǎng)個人的熱情，好自為之了 ! 現(xiàn)在要做的事： ，以樂在工作。 小叮嚀：當(dāng)服務(wù)熱誠消失時，工作的樂趣也會同時消失。沒過多久，常到公司來的廠商便發(fā)現(xiàn)了，甚至在廠商間傳聞：該公司因為經(jīng)營不善快倒閉了，所以連給客人的茶水都要省呢 ! 這么一傳十，十傳百的結(jié)果，廠商紛紛前來請款，生怕領(lǐng)不到貨款，一時之間，公司差一點調(diào)不過頭來。 想不到一杯茶竟可泄露天機 ! 中國一向以禮儀之邦自居，奉茶應(yīng)是待客基本之道，但細(xì)節(jié)卻常讓人容易忽略。 ，咖啡要用咖啡杯。 因此提供飲品時，除了茶和咖啡等熱飲外，冰飲盡可能冰鎮(zhèn)或加冰塊，千萬不要提供溫開水或熱開水，這可會令他們難以下咽 ! 當(dāng)然其他如酸梅湯、冬瓜茶、梅子茶等受國人歡迎的飲品，也暫且留予自己慢慢品嘗吧 !