【正文】 加封，上下班時(shí)要檢查。（2）行政部經(jīng)理和各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理立卷歸檔工作。（2）各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”。4．立卷歸檔的基本要求（1）各立卷單位應(yīng)使用本單位統(tǒng)一格式的檔案袋裝訂檔案。（二）檔案的調(diào)用1． 公司員工應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。第11頁(yè)，共7頁(yè)5． 凡屬絕密、機(jī)密技術(shù)資料與本人工作無關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。9． 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。3．各部門如需永久和長(zhǎng)期保存的檔案移交給檔案管理部門或放于檔案庫(kù)內(nèi)，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，并由經(jīng)辦人員在移交單上簽名。 設(shè)備管理部設(shè)專人負(fù)責(zé)各種機(jī)械設(shè)備完整檔案（購(gòu)置發(fā)票復(fù)印件、機(jī)械說明、圖紙）的建立，并按期移交檔案室；167。人事檔案由人力資源部整理立卷，定期歸檔。文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：167。167。一年保存：無長(zhǎng)期保存必要者。 檔案管理員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注調(diào)閱的具體文件名稱、總份數(shù)及借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。 檔案的借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理；167。167。 167。 167。第五條 電子文檔管理：公司所有的檔案應(yīng)盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分別保存。各部門均應(yīng)指定專(兼)職檔案員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。對(duì)丟失參考價(jià)值、無保存意義的資料應(yīng)及時(shí)清理，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后指定專人監(jiān)銷。，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。第15頁(yè)，共7頁(yè) 信訪工作材料。本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、第二十一條 反映公司各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動(dòng)的有保存價(jià)值的技術(shù)文件、圖紙、信息、人事、財(cái)務(wù)資料、市場(chǎng)營(yíng)銷資料等?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第二十七條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。第三十一條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。填寫的字亦要工整。第三十五條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第四十條 公司職工因工作需要，可借閱技術(shù)資料，但必須辦理借閱手續(xù)。第四十四條 絕密、機(jī)密資料，直接從事該項(xiàng)工作的人員可查閱，工作有部分相關(guān)的人員只能查閱相關(guān)部分、絕密、機(jī)密資料不能帶出檔案室。第四十八條 第四十九條 銷毀過期保密技術(shù)資料應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，不得擅自銷毀。第五十二條 第五十三條 凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。第五十六條文書檔案立卷歸檔規(guī)定(一)總則第一條 根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制定本規(guī)定。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。(四)平時(shí)歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)目錄放在卷首。第條 pnb0案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三十五條本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。檔案員對(duì)檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第六條公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門兼職檔案員辦理交接手續(xù)，兼職檔案員簽字認(rèn)可后會(huì)計(jì)部才給予核報(bào)差旅費(fèi)。（三）承辦人員借用文件資料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續(xù)。第十一條 公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第21頁(yè)，共7頁(yè)第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。第十九條 公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案及基建檔案材料。“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其第22頁(yè)，共7頁(yè)它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十一條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十七條 聲像檔案是公司卷宗的組成部分，必須由檔案員集中統(tǒng)一管理。（六）其它具有保存價(jià)值的聲像資料。第四十一條 聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷：兼職檔案員按第三十八條規(guī)定形成聲像檔案的費(fèi)用，并按要求向檔案員辦理歸檔，經(jīng)檔案員簽字后會(huì)計(jì)部才給予報(bào)銷費(fèi)用。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。第四十七條 文字說明的編寫：（一）文字說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。第四十八條 編制格式：（一）照片編制采用橫寫格式。第四十九條 案卷要求：（一）將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。第三節(jié) 聲像檔案的保管第五十一條 理。歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)技術(shù)總監(jiān)審批，登記造冊(cè)。第五十九條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按《中華人民共和國(guó)專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。如在借用中造成損壞，借用單位負(fù)賠償責(zé)任。第六十四條 本制度自頒布之日起施行。1． 4部門歸檔工作由部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，按檔案的分類指定人員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷歸檔。3．3凡屬歸檔的文件材料一律用鋼筆或毛筆書寫，不得用圓珠筆、鉛筆或復(fù)寫紙復(fù)寫，文件材料的紙張整齊、紙質(zhì)優(yōu)良，無污物、無撕裂。(二)文件材料的收集管理第27頁(yè)，共7頁(yè)第四條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。第七條 各部門專(兼)職文書的職責(zé)：，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖HT〗第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂?，F(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。再次，在檔案目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。同時(shí)在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后；——對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)蟲蛀等。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。第七條統(tǒng)計(jì)制度人事檔案的數(shù)量。利用情況。第八條 人事檔案管理的基本內(nèi)容 一、一級(jí)檔案（原始材料）求職登記表面試評(píng)價(jià)表員工錄用審批單錄用通知書薪酬說明書 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司員工個(gè)人簡(jiǎn)歷員工身份證、戶口復(fù)印件各一張，一寸免冠照片二張，無違紀(jì)證明一張。借出庫(kù)房須滿足特定條件，如：本公司領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、其他部門因特殊需要必須借用人事檔案等。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等?？偨?jīng)辦 對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。進(jìn)行借檔登記。第二條人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。第三條企業(yè)人員借調(diào)時(shí)，員工檔案仍有原部門進(jìn)行保存。第二條正式員工的檔案使用檔案袋存放。四、人事檔案的管理規(guī)范 第一條檔案的分類（1）試用期員工和臨時(shí)工檔案。（3）離職員工檔案。這樣排列的好處是便于查閱，同時(shí)可以反映出員工的職業(yè)發(fā)展歷程。（2）重名的人員按入職時(shí)間的先后順序排列，入職時(shí)間早的排在前面，入職時(shí)間晚的排在后面。相關(guān)利用者對(duì)人事檔案的調(diào)閱必須進(jìn)行調(diào)閱登記，并取得檔案管理部門主管的核準(zhǔn)，調(diào)閱期限為7天，逾期未還者須辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理部門也須及時(shí)催還。對(duì)于需要復(fù)制檔案中的相關(guān)資料作為證明材料時(shí)，必須經(jīng)過檔案管理部門主管審批，并加蓋部門公章后才能發(fā)出。七、附則（1）本制度自公布之日起生效。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。：(1)個(gè)人簡(jiǎn)歷；(2)應(yīng)聘登記表；(3)性格/氣質(zhì)測(cè)試表；(4)入職承諾書；(5)試用審批表；(6)個(gè)人證件（身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、資格證 書復(fù)印件、職稱復(fù)印件、機(jī)動(dòng)車駕駛證復(fù)印件）；(7)原單位離職證明/離職聲明；(8)筆試試題。：(1)員工試用期評(píng)價(jià)考核表；(2)異動(dòng)申請(qǐng)表；(3)任免文件；(4)獎(jiǎng)懲文件。(1)原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范；(2)新錄用的員工，應(yīng)及時(shí)建立檔案、造冊(cè)登記，并更新員工電子信息花名冊(cè)；(3)檔案按在職人員、離職人員分開管理，按部門/項(xiàng)目分類存檔，應(yīng)編號(hào)、制檢索目錄；(4)當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)，身份證信息變動(dòng)、技術(shù)職稱變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交綜合行政部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)；(5)對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整；立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備；(6)離職員工檔案每月清查，按所在項(xiàng)目及離職月份歸類存檔，離職員工檔案保存二年后方可銷毀（管理人員保留至該員工離崗五年止），且須有電子及紙質(zhì)版銷毀記錄。，并填寫《借/查閱人事檔案登記表》；：(1)嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；(2)不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔中取證必須事先經(jīng)綜合行政部負(fù)責(zé)人、部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理同意；(3)查閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲罰；(4)原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口、蓋章（或簽字），接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是否完整。(4)在銷毀公司員工檔案資料時(shí)，必須由綜合行政部負(fù)責(zé)人指定專人監(jiān)督銷毀。人事檔案管理必須嚴(yán)格保密，確保檔案資料的安全。三、歸檔要求：一級(jí)檔案中，除員工應(yīng)聘、面試記錄資料為原件，其它均應(yīng)為復(fù)印件；二級(jí)檔案中凡公司內(nèi)部形成的有關(guān)材料均為原件，員工獲得學(xué)歷或職稱考試，參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)或各種會(huì)議等外部活動(dòng)形成的檔案材料可以用復(fù)印件存檔。歸檔材料應(yīng)編排有序，目錄清楚。新員工在經(jīng)過面試、復(fù)試，辦理完入職手續(xù)后進(jìn)入試用期，從進(jìn)入試用期之日起，為該員工正式建立個(gè)人人事檔案，并檢查該員工一級(jí)人事檔案資料是否完整，如有缺漏，應(yīng)提醒員工本人及時(shí)補(bǔ)齊，有特殊情況應(yīng)做出書面解釋附在本人檔案資料中。人力資源管理部門的人事檔案管理員要負(fù)責(zé)對(duì)正式員工的二級(jí)檔案的收集，整理工作，主動(dòng)和各有關(guān)部門協(xié)調(diào)好員工二級(jí)檔案資料的收集工作，使人事檔案材料及時(shí)完成歸檔。借閱檔案人對(duì)被查閱檔案資料負(fù)保密責(zé)任。