【正文】 。進口部門應依預定日期向政府相關部門辦理簽證，并于“進口許可證”核準時通知采購部門。(二)進口部門(船務經(jīng)辦人員)應將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進口結匯經(jīng)辦人員，于“開發(fā)信用證申請報告”列明，作為信用證條款，向發(fā)貨人指示裝船。第二十六條 進口許可證、信用證的修改 供應商要求本公司修改“進口許可證”或“信用證”時，采購部門應開立“信用證、進口許可證修改申請報告”經(jīng)呈核后，準備修改申請文件送進口部門辦理。(二)不結匯進口物品，進口部門應于接獲到貨通知時，查明品名、數(shù)量等資料，并會采購部門確認需要提貨者再行辦理報關提貨。(五)船邊提貨的進口材料，進口部門應于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續(xù)，以便船只抵港時，即時辦理提貨。(三)進口貨品辦理公證時，進口部門應于公證后配合索賠經(jīng)辦時效，索取公證報告分送有關部門。第三十二條 退貨或退換(一)外購材料須予退貨或退換時，質(zhì)量部門應適時提出折讓或退貨建議，交磁業(yè)公司管理層審核后交采購部門辦理，采購部門應適時通知進口部門依政府規(guī)定期限向海關申請。（二）采購部門每月定期發(fā)出發(fā)票申請單至供貨商處要發(fā)票(三)采購部門收到倉儲部門轉來之單據(jù)，批上采購材料單價，經(jīng)主管簽核后會同發(fā)票轉磁業(yè)公司財務部審核價格，磁業(yè)公司財務部審核價格后遞交財務中心審核入賬。(二)財務中心于每月固定日期整理“應付憑單”交由出納單位開出支票。第三十八條 蓋印(一)將填妥支票送印鑒保管人員審核、蓋章、簽字。第二篇：采購與付款管理制度采購付款管理制度第一部分總 則第一條為了引導企業(yè)加強對采購付款業(yè)務的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，結合公司的實際情況并根據(jù)國家有關法律法規(guī)，制定本規(guī)范。采購計劃范圍內(nèi)金額在萬元—萬元的采購項目合同，須交財務部審核、財務總監(jiān)審批后交采購部簽訂購貨合同?！?73。萬元的，報財務總監(jiān)審批，在萬元以上的，由總裁審批。審核實原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟業(yè)務事項的本質(zhì)等。審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務事項是否符合國家有關法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定等。⒉一切購貨業(yè)務應編制購貨訂單，購貨訂單應通過有關部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總經(jīng)理等）簽單批準。⒌ 財務部將收到購貨發(fā)票、驗收證明、結算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行復核，檢查其真實性、合法性、合規(guī)性和正確性。⒏ 財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應編制調(diào)節(jié)表進行調(diào)節(jié)。每月應根據(jù)記賬憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應付賬款”分類明細賬中。1．向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款。2．財務部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。財務人員對預付款項要嚴格把關。對預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等進行綜合判斷；對有疑問的預付賬款及時采取措施，盡量降低預付賬款資金風險和形成損失的可能性。第十六條 應付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務部會計專門負責。應付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。第二十一條 確認、計量和記錄折扣財務部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認、計量和記錄，以確定實際支付的款項。如果追查結果表明有會計記錄錯誤，則應及時與債權人取得聯(lián)系，以便調(diào)整差異。第二十八條 財務部門應付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。第八部分采購預算的管理第三十二條 為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保公司資金合理的使用，需要編制采購預算第三十三條采購預算管理的含義采購預算是采購部門為配合企業(yè)銷售預測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計劃，以利于企業(yè)整體目標的實現(xiàn)及其資源的合理配置。根據(jù)企業(yè)銷售計劃，由相關使用部門（生產(chǎn)部門、管理部門等）填寫本部門的采購預算申請單，上交采購部，由采購部門匯總、整理各部門采購預算后，編制采購總預算，交財務部編制總的預算，上交總經(jīng)理審批。2．如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責任歸屬，制定控制差異或調(diào)整預算的具體措施。第九部分 采購中的退貨管理第三十八條 企業(yè)應當建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。3．財務部應根據(jù)借項憑單調(diào)整應付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。3．折扣金額審批后，采購部應編制借項憑單。第四條 各部門負責人對本單位采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實施以及采購與付款業(yè)務的真實性、合法性負責。計劃部：采購計劃管理；確定請購物資清單；跟單采購；協(xié)助供應商辦理驗收手續(xù)。其他部門：涉及其他物品采購（如辦公用品）的，使用部門為經(jīng)辦部門，提出購買申請，辦理付款手續(xù)等。第七條 公司相關部門應當對采購與付款業(yè)務建立嚴格的批準制度，明確審批人對采購與付款業(yè)務的批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務的職責范圍和工作要求。第九條 對于重要和技術性較強的采購業(yè)務，應當組織相關部門進行論證，實行集體決策和審批（例如：超過最高庫存?zhèn)湄浀龋?，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴重損失。采購人員根據(jù)生產(chǎn)計劃安排和各部門實際需用，在考慮合理儲備的基礎上核算出計劃采購數(shù)量，填制請購表，由部門負責人審核，交分管副總審批后實施采購。一般物品或勞務等的采購應采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期地更新，并由專人管理。第十七條采購合同應按合同評審流程進行評審，應對采購合同進行審核，對于審批手續(xù)齊全，合同條款符合規(guī)定的才同意蓋章。特別要求： 嚴禁辦理現(xiàn)金交易，所有交易一律通過銀行轉帳或銀行承兌匯票完成，而且銀行轉帳僅限于對公轉帳，不得轉入個人名下帳戶。第二十二條 財務部門應當加強應付賬款和應付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。第二十四條采購人員根據(jù)采購計劃、供貨合同，以及物資驗收入庫單、發(fā)票等單據(jù)，填制“資金支付申請單”，即：供貨單位名稱、開戶行、賬號、采購員、或“零星采購”、物資名稱、與發(fā)票相同的金額和稅款及合計，并經(jīng)部門負責人及有關領導簽字后向財務部辦理付款手續(xù)。第二十七條 采購的各類物資必須取得國家規(guī)定的增值稅專用發(fā)票。其檢驗期限由品技部門與采購部門協(xié)定。二、各物資倉庫管理人員根“物資驗收入庫單”及材料驗收的檢驗報告，對物資進行過磅、點數(shù)。月結廠家在材料入庫后按規(guī)定時間提交發(fā)票的則依據(jù)合同時間付款；超出提交發(fā)票時間的則以提交發(fā)票時間進行計算付款時間。采購部門負責及時收回退貨貨款。財務部門匯總后，向公司領導報批，根據(jù)核準數(shù)作賬務處理。第三十九條在物資采購、驗收、報銷業(yè)務中，工作極端不負責任，玩忽職守，給公司造成嚴重經(jīng)濟損失的，由當事人負責賠償直接經(jīng)濟損失的1%80%，并報請公司給予相應行政處分。第四十二條 采購與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：[一]采購與付款業(yè)務相關崗位及人員的設置情況。[三]應付賬款和預付賬款的管理。第四十三條 對在實施過程、或者是在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，財務部及各部門應當采取措施，及時加以糾正和完善。特制定本制度。設備零配件、工具、量具、檢驗儀器等需要購買時，應由所需部門經(jīng)理編制采購計劃單，并由董事長、總經(jīng)理審批。倉庫管理員應將入庫單交由財務一份，有采購人員要求供應商在當月28號前開具發(fā)票。三、采購物品付款辦法原材料、輔助材料付款時，根據(jù)資金情況，計算好賬期，由采購部經(jīng)理編制付款申請單，并由董事長、總經(jīng)理簽字批復，財務部按照付款計劃實施付款。采購部門在確保品質(zhì)的前提下，充分考慮市場變化和庫存成本等因素，若因玩忽職守，故意抬高購買單價，或以其他方式占有公司財產(chǎn)，給公司造成損失的，有關責任人應付相應的經(jīng)濟賠償。本制度自公布之日起執(zhí)行。2崗位分工與授權批準 公司必須建立采購與付款業(yè)務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購與付款業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務的全過程。并且根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務的人員定期進行崗位輪換。 公司對于重要和技術性較強的采購業(yè)務，應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴重損失。非格式采購合同（或采購訂單）的授權批準流程：合同訂立人填寫《采購合同》或“采購訂單”，經(jīng)部門經(jīng)理確認，公司負責人審核，商務專員審核，財務負責人審核，法律顧問審核（重大經(jīng)濟合同或非正常貿(mào)易），最后報總裁審批。 公司必須建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。如有不符，應查明原因，及時處理。單位監(jiān)督檢查機構或人員應通過實施實地檢查采購與付款業(yè)務的管理與控制制度是否健全，各項規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。重點檢查大宗采購與付款業(yè)務的授權批準手續(xù)是否健全，是否存在越權審批的行為。重點檢查合同及憑證的登記、領用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，使用和保管制度是否