【正文】 系統(tǒng)應(yīng)按保證電子文件憑證性功能要求建設(shè)，在規(guī)劃、需求分析、業(yè)務(wù)流程與功能設(shè)計(jì)階段，將電子文件歸檔與管理的重要功能嵌入系統(tǒng)，提高管理自動化程度，使具有保存價(jià)值的電子文件及其元數(shù)據(jù)得以及時捕獲，并得到規(guī)范管理?！「骷墖覚n案館應(yīng)作為同級黨政機(jī)關(guān)和社會團(tuán)體電子政務(wù)信息集中備份的重要場所之一，應(yīng)按憑證性保障與長期保存的要求對接收進(jìn)館的歸檔電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并向黨政機(jī)關(guān)與社會團(tuán)體提供歸檔電子文件的查閱利用?！×n單位應(yīng)將電子文件管理納入本機(jī)關(guān)文件管理體制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，建立相應(yīng)制度?！?yīng)參與本單位電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施與維護(hù)；尤其是辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)電子文件憑證性保障要求，擬定功能需求、元數(shù)據(jù)方案、安全利用方案并嵌入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對電子文件的前端控制?！?yīng)加強(qiáng)電子文件管理與計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。電子文件管理系統(tǒng)是辦公自動化等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的有機(jī)組成部分；電子文件管理系統(tǒng)也可以是一個相對獨(dú)立的系統(tǒng)，通過符合規(guī)范要求的系統(tǒng)接口與辦公自動化等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)相連，以捕獲具有保存價(jià)值的歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)?！?yīng)將主要門類文件保管期限劃定依據(jù)先期嵌入系統(tǒng)，供文件創(chuàng)建人員選擇，初步劃定電子文件的保管期限，實(shí)現(xiàn)電子文件的先期鑒定，保證具有保存價(jià)值的電子文件得以捕獲并保存?！≡陔娮游募?chuàng)建過程中，能自動捕獲格式、文件大小、數(shù)字化制作等結(jié)構(gòu)信息。電子文件命名、標(biāo)識元數(shù)據(jù)賦值應(yīng)由系統(tǒng)自動完成?！∠到y(tǒng)應(yīng)能為全宗號、全宗名稱、全宗類型、組織機(jī)構(gòu)代碼、立檔單位組織沿革、立檔單位聯(lián)絡(luò)方式、全宗構(gòu)成、全宗維護(hù)歷史、歸檔標(biāo)識等元數(shù)據(jù)自動賦值，并可維護(hù)?！≡跇?biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、管理體制能夠支持時，系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)采用規(guī)范化模板技術(shù)實(shí)現(xiàn)對電子文件及其元數(shù)據(jù)的捕獲?！?yīng)根據(jù)歸檔電子文件的密級、分類方案、受限程度等制定安全利用方案并嵌入系統(tǒng)，在系統(tǒng)內(nèi)為歸檔電子文件的訪問與利用設(shè)置嚴(yán)格的身份識別與權(quán)限管理機(jī)制，阻斷未經(jīng)授權(quán)的、針對歸檔電子文件進(jìn)行的刪除、修改、下載、復(fù)制等非法操作。　系統(tǒng)應(yīng)對電子印章、數(shù)字簽名等采取防止非法使用的措施。原始電子文件與復(fù)制件分別集中存儲管理。　備份操作者可自定義備份對象。　系統(tǒng)應(yīng)支持將同一份電子文件的原始格式文件、標(biāo)準(zhǔn)化格式文件分別建立文件夾集中存儲于同一張光盤的DATA文件夾下?！∠到y(tǒng)應(yīng)能根據(jù)先期鑒定結(jié)果，對被捕獲的電子文件進(jìn)行自動或半自動登記，以確認(rèn)電子文件正式進(jìn)入電子文件管理系統(tǒng)，為后續(xù)的歸檔與整理提供依據(jù)。　系統(tǒng)應(yīng)針對紙質(zhì)檔案數(shù)字化資源為元數(shù)據(jù)登記提供屏幕OCR功能?！∠到y(tǒng)應(yīng)設(shè)計(jì)并實(shí)施電子文件真實(shí)性、完整性與有效性自動鑒定功能?！∠到y(tǒng)應(yīng)在內(nèi)容鑒定窗口，同時打開元數(shù)據(jù)著錄窗口及原文顯示窗口，使檔案管理人員能方便、準(zhǔn)確地鑒定電子文件，為歸檔標(biāo)識、密級、安全分類、保管期限元數(shù)據(jù)賦值，還可同時補(bǔ)充著錄相關(guān)元數(shù)據(jù)?！∠到y(tǒng)應(yīng)能生成歸檔電子文件的提交信息包，用于歸檔電子文件的物理歸檔?！　兑平浑娮游募怯洷怼犯袷脚c《歸檔電子文件登記表》相同?！×n單位未實(shí)施辦公自動化系統(tǒng)，電子文件作為輔助性文件被收集時，應(yīng)采取必要措施保證電子文件的真實(shí)性、完整性與有效性?！”締挝话l(fā)文、內(nèi)部應(yīng)歸檔文件的印制工作應(yīng)集中于打字室進(jìn)行，以利于電子文件的集中收集與真實(shí)性保障?！‰娮游募氖占瘧?yīng)及時，以防電子文件的散失、受損?！∠到y(tǒng)應(yīng)支持人機(jī)互動方式為電子文件命名?！」珓?wù)或職能活動履行者對具有保存價(jià)值的電子文件的捕獲、收集、移交至檔案室（館）負(fù)有責(zé)任。如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)專用軟件一并收集。　計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。　電子文件稿本代碼：F—正式電子文件；A—輔助性電子文件；M—草稿性電子文件；U—非正式電子文件。　檔號的編制按DA/T 131994 檔號編制規(guī)則 進(jìn)行?！‰娮游募牡怯洝‰娮游募怯浌ぷ髟陔娮游募芾硐到y(tǒng)中自動或半自動進(jìn)行，登記元數(shù)據(jù)項(xiàng)見 條?！w檔電子文件格式應(yīng)符合開放性、標(biāo)準(zhǔn)性、系統(tǒng)兼容性、對計(jì)算機(jī)軟件硬件系統(tǒng)的獨(dú)立性、長期可讀性等要求?！「骷墖覚n案館將立檔單位歸檔電子文件接收進(jìn)館后，應(yīng)將非規(guī)范格式的電子文件遷移至標(biāo)準(zhǔn)存儲格式，即本規(guī)范允許的存儲格式，同時保留原始格式電子文件。無特殊情況，移交延遲時間不能超過五個工作日。　歸檔鑒定歸檔鑒定在電子文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行，以原始電子文件的復(fù)制件作為鑒定的文本。當(dāng)病毒無法清除只能作刪除處理，并且在臨時存儲器或制作電子文件的計(jì)算機(jī)中重新收集失敗時，應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行登記，以便后續(xù)采用紙質(zhì)文件數(shù)字化補(bǔ)齊內(nèi)容與元數(shù)據(jù)?！∈褂孟到y(tǒng)專用鑒定功能對電子文件進(jìn)行真實(shí)性、完整性檢查，檢查可在檔案管理人員確定元數(shù)據(jù)著錄完畢后進(jìn)行?！≡谶M(jìn)行內(nèi)容鑒定的同時，可借助系統(tǒng)提供的功能進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，如全宗內(nèi)分類代碼與名稱、附件、人物、文種、文件集合等?！w檔電子文件的著錄，依據(jù)相關(guān)門類檔案著錄規(guī)則以及DB36/T 3802002江西省歸檔文件整理規(guī)則、DB36/TXXX2007江西省電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范進(jìn)行?！〔捎梅峭ㄓ密浖?、模板、算法等形成的電子文件，必須著錄格式元數(shù)據(jù)，對專用存取軟件、模板、算法的名稱、版本、存儲位置等信息進(jìn)行詳細(xì)描述?！「髁n單位應(yīng)向同級國家檔案館定期移交歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。　本規(guī)范所稱在線移交方式，是指通過建立于政務(wù)網(wǎng)的、符合安全要求的在線交換平臺向國家檔案館作歸檔電子文件物理歸檔的移交方式?！w檔電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)以提交信息包方式移交，必須對提交信息包進(jìn)行數(shù)字簽名。如果專用軟件、模板、算法等被更新或升級，應(yīng)再次向國家檔案館移交?！「骷墖覚n案館接收歸檔電子文件的提交信息包后，應(yīng)按DBXX/TXXX2007電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范要求將其轉(zhuǎn)換、封裝為基于XML的檔案信息包，實(shí)現(xiàn)歸檔電子文件的長期保存與海量存儲?！「骷墖覚n案館應(yīng)根據(jù)接收情況，及時脫機(jī)備份新接收進(jìn)館的歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)，備份對象包括同一份歸檔電子文件的原始格式文件（含不同稿本）、標(biāo)準(zhǔn)存儲格式文件、檔案信息包、元數(shù)據(jù)等。8　歸檔電子文件的長期保存各級國家檔案館應(yīng)依據(jù)本款各條對歸檔電子文件進(jìn)行以保證電子文件憑證性與長期保存為目的的管理活動。各級國家檔案接收立檔單位移交的歸檔電子文件后，應(yīng)立即在系統(tǒng)中將其中非標(biāo)準(zhǔn)化格式的電子文件遷移至本規(guī)范所允許的標(biāo)準(zhǔn)存儲格式?！n案信息包中的內(nèi)容信息應(yīng)采用開放的BASE64代碼對標(biāo)準(zhǔn)存儲格式的電子文件自身進(jìn)行編碼，以確保檔案信息包的長期可讀性，以及對各類系統(tǒng)、瀏覽器、應(yīng)用軟件的兼容?！”仨毑捎媒?jīng)國家密碼管理委員會辦公室批準(zhǔn)的從事數(shù)字證書頒發(fā)、管理和認(rèn)證服務(wù)的第三方機(jī)構(gòu)所頒發(fā)的數(shù)字證書?！「骷墖覚n案館可依據(jù)本規(guī)范及GB/T 188942002電子文件歸檔與管理規(guī)范要求，參考ISO 14721開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）定義的功能模型構(gòu)建歸檔電子文件與館藏檔案集成管理系統(tǒng)。　系統(tǒng)應(yīng)自動捕獲管理過程中形成的相關(guān)管理元數(shù)據(jù)，如鑒定信息、權(quán)限管理、維護(hù)歷史等，并依據(jù)數(shù)據(jù)簽名為元數(shù)據(jù)賦值。參見 條?！∠到y(tǒng)應(yīng)建立電子文件長期保存策略機(jī)制，監(jiān)控系統(tǒng)內(nèi)軟硬件平臺的更新、新增電子文件格式的變化等?！「骷墖覚n案館應(yīng)根據(jù)歸檔電子文件的密級、安全分類的不同，通過政務(wù)外網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)向黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體以及社會各界提供不同安全級別的電子文件查閱服務(wù)。　歸檔電子文件登記表檔號題名責(zé)任者文件形成時間文件編號稿本代碼電子文件類別代碼保管期限登記時間　歸檔電子文件交換文據(jù)移交單位名稱歸檔電子文件格式完整性檢測接收單位意見遷移描述遷移審核人表述信息是使內(nèi)容數(shù)據(jù)對象能被用戶群讀懂的信息。有了保存描述信息才能確保清楚地識別內(nèi)容信息，并且懂得內(nèi)容信息產(chǎn)生的環(huán)境。例如，背景信息可能描述了內(nèi)容信息為什么產(chǎn)生，并且它與另一個可利用到的內(nèi)容信息對象有什么關(guān)系。例如，它可以向一個數(shù)字信息包的內(nèi)容信息提供一個校驗(yàn)和。它也許只是以某種信息形式顯示的信息包的描述性標(biāo)題，或者它也許是目錄服務(wù)中用以檢索的一組特征。最后，OAIS提供給用戶的信息中也許沒有包含與分發(fā)的內(nèi)容信息有關(guān)的所有的表征信息或所有的保存描述信息。單個的包含信息的提交信息包也可能分散在幾個檔案信息包中。檔案信息包也許還包含了由其它檔案信息包組合而成的一個集合。分發(fā)信息包也許還包含了多個檔案信息包的集合，并且，它也許有也許沒有完整的保存描述信息。檔案存儲功能包括：從“接收實(shí)體”接收檔案信息包，并將它們添加到永久存儲庫中；管理存儲體系；更新檔案資源的存儲媒體；進(jìn)行例行的或?qū)ｉT的錯誤檢測；提供災(zāi)難恢復(fù)功能；為滿足定購要求而提供檔案信息包供用戶存取。數(shù)據(jù)管理功能包括：管理檔案數(shù)據(jù)庫的功能（堅(jiān)持計(jì)劃和目標(biāo)，并完善它們）；完成數(shù)據(jù)庫的更新（裝載新的描述信息或檔案館的新的行政管理數(shù)據(jù)）；對管理數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)提供咨詢并形成反饋結(jié)果，并且，就這些反饋結(jié)果形成報(bào)告。提供推薦書的目的是為了確保OAIS存儲的信息能夠長期被指定用戶群存取——即使原來的計(jì)算機(jī)環(huán)境已經(jīng)過時。