【正文】 系統(tǒng)應(yīng)按保證電子文件憑證性功能要求建設(shè)，在規(guī)劃、需求分析、業(yè)務(wù)流程與功能設(shè)計(jì)階段，將電子文件歸檔與管理的重要功能嵌入系統(tǒng)，提高管理自動(dòng)化程度，使具有保存價(jià)值的電子文件及其元數(shù)據(jù)得以及時(shí)捕獲，并得到規(guī)范管理?！「骷?jí)國(guó)家檔案館應(yīng)作為同級(jí)黨政機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體電子政務(wù)信息集中備份的重要場(chǎng)所之一，應(yīng)按憑證性保障與長(zhǎng)期保存的要求對(duì)接收進(jìn)館的歸檔電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并向黨政機(jī)關(guān)與社會(huì)團(tuán)體提供歸檔電子文件的查閱利用?！×n單位應(yīng)將電子文件管理納入本機(jī)關(guān)文件管理體制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，建立相應(yīng)制度?！?yīng)參與本單位電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施與維護(hù)；尤其是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)電子文件憑證性保障要求，擬定功能需求、元數(shù)據(jù)方案、安全利用方案并嵌入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的前端控制?！?yīng)加強(qiáng)電子文件管理與計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。電子文件管理系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的有機(jī)組成部分；電子文件管理系統(tǒng)也可以是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的系統(tǒng)，通過(guò)符合規(guī)范要求的系統(tǒng)接口與辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)相連，以捕獲具有保存價(jià)值的歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)?！?yīng)將主要門類文件保管期限劃定依據(jù)先期嵌入系統(tǒng)，供文件創(chuàng)建人員選擇，初步劃定電子文件的保管期限，實(shí)現(xiàn)電子文件的先期鑒定，保證具有保存價(jià)值的電子文件得以捕獲并保存?！≡陔娮游募?chuàng)建過(guò)程中，能自動(dòng)捕獲格式、文件大小、數(shù)字化制作等結(jié)構(gòu)信息。電子文件命名、標(biāo)識(shí)元數(shù)據(jù)賦值應(yīng)由系統(tǒng)自動(dòng)完成?！∠到y(tǒng)應(yīng)能為全宗號(hào)、全宗名稱、全宗類型、組織機(jī)構(gòu)代碼、立檔單位組織沿革、立檔單位聯(lián)絡(luò)方式、全宗構(gòu)成、全宗維護(hù)歷史、歸檔標(biāo)識(shí)等元數(shù)據(jù)自動(dòng)賦值，并可維護(hù)?！≡跇?biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、管理體制能夠支持時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)采用規(guī)范化模板技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件及其元數(shù)據(jù)的捕獲。　應(yīng)根據(jù)歸檔電子文件的密級(jí)、分類方案、受限程度等制定安全利用方案并嵌入系統(tǒng)，在系統(tǒng)內(nèi)為歸檔電子文件的訪問(wèn)與利用設(shè)置嚴(yán)格的身份識(shí)別與權(quán)限管理機(jī)制，阻斷未經(jīng)授權(quán)的、針對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行的刪除、修改、下載、復(fù)制等非法操作?！∠到y(tǒng)應(yīng)對(duì)電子印章、數(shù)字簽名等采取防止非法使用的措施。原始電子文件與復(fù)制件分別集中存儲(chǔ)管理?！浞莶僮髡呖勺远x備份對(duì)象?！∠到y(tǒng)應(yīng)支持將同一份電子文件的原始格式文件、標(biāo)準(zhǔn)化格式文件分別建立文件夾集中存儲(chǔ)于同一張光盤的DATA文件夾下?！∠到y(tǒng)應(yīng)能根據(jù)先期鑒定結(jié)果，對(duì)被捕獲的電子文件進(jìn)行自動(dòng)或半自動(dòng)登記，以確認(rèn)電子文件正式進(jìn)入電子文件管理系統(tǒng)，為后續(xù)的歸檔與整理提供依據(jù)?！∠到y(tǒng)應(yīng)針對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化資源為元數(shù)據(jù)登記提供屏幕OCR功能?！∠到y(tǒng)應(yīng)設(shè)計(jì)并實(shí)施電子文件真實(shí)性、完整性與有效性自動(dòng)鑒定功能?！∠到y(tǒng)應(yīng)在內(nèi)容鑒定窗口，同時(shí)打開(kāi)元數(shù)據(jù)著錄窗口及原文顯示窗口，使檔案管理人員能方便、準(zhǔn)確地鑒定電子文件，為歸檔標(biāo)識(shí)、密級(jí)、安全分類、保管期限元數(shù)據(jù)賦值，還可同時(shí)補(bǔ)充著錄相關(guān)元數(shù)據(jù)?！∠到y(tǒng)應(yīng)能生成歸檔電子文件的提交信息包，用于歸檔電子文件的物理歸檔?！　兑平浑娮游募怯洷怼犯袷脚c《歸檔電子文件登記表》相同?！×n單位未實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，電子文件作為輔助性文件被收集時(shí)，應(yīng)采取必要措施保證電子文件的真實(shí)性、完整性與有效性?！”締挝话l(fā)文、內(nèi)部應(yīng)歸檔文件的印制工作應(yīng)集中于打字室進(jìn)行，以利于電子文件的集中收集與真實(shí)性保障?！‰娮游募氖占瘧?yīng)及時(shí)，以防電子文件的散失、受損?！∠到y(tǒng)應(yīng)支持人機(jī)互動(dòng)方式為電子文件命名?！」珓?wù)或職能活動(dòng)履行者對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件的捕獲、收集、移交至檔案室（館）負(fù)有責(zé)任。如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)專用軟件一并收集?！∮?jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集?！‰娮游募灞敬a：F—正式電子文件；A—輔助性電子文件；M—草稿性電子文件；U—非正式電子文件?！n號(hào)的編制按DA/T 131994 檔號(hào)編制規(guī)則 進(jìn)行?！‰娮游募牡怯洝‰娮游募怯浌ぷ髟陔娮游募芾硐到y(tǒng)中自動(dòng)或半自動(dòng)進(jìn)行，登記元數(shù)據(jù)項(xiàng)見(jiàn) 條?！w檔電子文件格式應(yīng)符合開(kāi)放性、標(biāo)準(zhǔn)性、系統(tǒng)兼容性、對(duì)計(jì)算機(jī)軟件硬件系統(tǒng)的獨(dú)立性、長(zhǎng)期可讀性等要求?！「骷?jí)國(guó)家檔案館將立檔單位歸檔電子文件接收進(jìn)館后，應(yīng)將非規(guī)范格式的電子文件遷移至標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)格式，即本規(guī)范允許的存儲(chǔ)格式，同時(shí)保留原始格式電子文件。無(wú)特殊情況，移交延遲時(shí)間不能超過(guò)五個(gè)工作日?！w檔鑒定歸檔鑒定在電子文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行，以原始電子文件的復(fù)制件作為鑒定的文本。當(dāng)病毒無(wú)法清除只能作刪除處理，并且在臨時(shí)存儲(chǔ)器或制作電子文件的計(jì)算機(jī)中重新收集失敗時(shí)，應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行登記，以便后續(xù)采用紙質(zhì)文件數(shù)字化補(bǔ)齊內(nèi)容與元數(shù)據(jù)?！∈褂孟到y(tǒng)專用鑒定功能對(duì)電子文件進(jìn)行真實(shí)性、完整性檢查，檢查可在檔案管理人員確定元數(shù)據(jù)著錄完畢后進(jìn)行?！≡谶M(jìn)行內(nèi)容鑒定的同時(shí)，可借助系統(tǒng)提供的功能進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，如全宗內(nèi)分類代碼與名稱、附件、人物、文種、文件集合等。　歸檔電子文件的著錄，依據(jù)相關(guān)門類檔案著錄規(guī)則以及DB36/T 3802002江西省歸檔文件整理規(guī)則、DB36/TXXX2007江西省電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范進(jìn)行。　采用非通用軟件、模板、算法等形成的電子文件，必須著錄格式元數(shù)據(jù)，對(duì)專用存取軟件、模板、算法的名稱、版本、存儲(chǔ)位置等信息進(jìn)行詳細(xì)描述。　各立檔單位應(yīng)向同級(jí)國(guó)家檔案館定期移交歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。　本規(guī)范所稱在線移交方式，是指通過(guò)建立于政務(wù)網(wǎng)的、符合安全要求的在線交換平臺(tái)向國(guó)家檔案館作歸檔電子文件物理歸檔的移交方式?！w檔電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)以提交信息包方式移交，必須對(duì)提交信息包進(jìn)行數(shù)字簽名。如果專用軟件、模板、算法等被更新或升級(jí)，應(yīng)再次向國(guó)家檔案館移交?！「骷?jí)國(guó)家檔案館接收歸檔電子文件的提交信息包后，應(yīng)按DBXX/TXXX2007電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范要求將其轉(zhuǎn)換、封裝為基于XML的檔案信息包，實(shí)現(xiàn)歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存與海量存儲(chǔ)?！「骷?jí)國(guó)家檔案館應(yīng)根據(jù)接收情況，及時(shí)脫機(jī)備份新接收進(jìn)館的歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)，備份對(duì)象包括同一份歸檔電子文件的原始格式文件（含不同稿本）、標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)格式文件、檔案信息包、元數(shù)據(jù)等。8　歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存各級(jí)國(guó)家檔案館應(yīng)依據(jù)本款各條對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行以保證電子文件憑證性與長(zhǎng)期保存為目的的管理活動(dòng)。各級(jí)國(guó)家檔案接收立檔單位移交的歸檔電子文件后，應(yīng)立即在系統(tǒng)中將其中非標(biāo)準(zhǔn)化格式的電子文件遷移至本規(guī)范所允許的標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)格式。　檔案信息包中的內(nèi)容信息應(yīng)采用開(kāi)放的BASE64代碼對(duì)標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)格式的電子文件自身進(jìn)行編碼，以確保檔案信息包的長(zhǎng)期可讀性，以及對(duì)各類系統(tǒng)、瀏覽器、應(yīng)用軟件的兼容。　必須采用經(jīng)國(guó)家密碼管理委員會(huì)辦公室批準(zhǔn)的從事數(shù)字證書頒發(fā)、管理和認(rèn)證服務(wù)的第三方機(jī)構(gòu)所頒發(fā)的數(shù)字證書?！「骷?jí)國(guó)家檔案館可依據(jù)本規(guī)范及GB/T 188942002電子文件歸檔與管理規(guī)范要求，參考ISO 14721開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）定義的功能模型構(gòu)建歸檔電子文件與館藏檔案集成管理系統(tǒng)?！∠到y(tǒng)應(yīng)自動(dòng)捕獲管理過(guò)程中形成的相關(guān)管理元數(shù)據(jù)，如鑒定信息、權(quán)限管理、維護(hù)歷史等，并依據(jù)數(shù)據(jù)簽名為元數(shù)據(jù)賦值。參見(jiàn) 條。　系統(tǒng)應(yīng)建立電子文件長(zhǎng)期保存策略機(jī)制，監(jiān)控系統(tǒng)內(nèi)軟硬件平臺(tái)的更新、新增電子文件格式的變化等?！「骷?jí)國(guó)家檔案館應(yīng)根據(jù)歸檔電子文件的密級(jí)、安全分類的不同，通過(guò)政務(wù)外網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)向黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及社會(huì)各界提供不同安全級(jí)別的電子文件查閱服務(wù)?！w檔電子文件登記表檔號(hào)題名責(zé)任者文件形成時(shí)間文件編號(hào)稿本代碼電子文件類別代碼保管期限登記時(shí)間　歸檔電子文件交換文據(jù)移交單位名稱歸檔電子文件格式完整性檢測(cè)接收單位意見(jiàn)遷移描述遷移審核人表述信息是使內(nèi)容數(shù)據(jù)對(duì)象能被用戶群讀懂的信息。有了保存描述信息才能確保清楚地識(shí)別內(nèi)容信息，并且懂得內(nèi)容信息產(chǎn)生的環(huán)境。例如，背景信息可能描述了內(nèi)容信息為什么產(chǎn)生，并且它與另一個(gè)可利用到的內(nèi)容信息對(duì)象有什么關(guān)系。例如，它可以向一個(gè)數(shù)字信息包的內(nèi)容信息提供一個(gè)校驗(yàn)和。它也許只是以某種信息形式顯示的信息包的描述性標(biāo)題，或者它也許是目錄服務(wù)中用以檢索的一組特征。最后，OAIS提供給用戶的信息中也許沒(méi)有包含與分發(fā)的內(nèi)容信息有關(guān)的所有的表征信息或所有的保存描述信息。單個(gè)的包含信息的提交信息包也可能分散在幾個(gè)檔案信息包中。檔案信息包也許還包含了由其它檔案信息包組合而成的一個(gè)集合。分發(fā)信息包也許還包含了多個(gè)檔案信息包的集合，并且，它也許有也許沒(méi)有完整的保存描述信息。檔案存儲(chǔ)功能包括：從“接收實(shí)體”接收檔案信息包，并將它們添加到永久存儲(chǔ)庫(kù)中；管理存儲(chǔ)體系；更新檔案資源的存儲(chǔ)媒體；進(jìn)行例行的或?qū)ｉT的錯(cuò)誤檢測(cè)；提供災(zāi)難恢復(fù)功能；為滿足定購(gòu)要求而提供檔案信息包供用戶存取。數(shù)據(jù)管理功能包括：管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的功能（堅(jiān)持計(jì)劃和目標(biāo)，并完善它們）；完成數(shù)據(jù)庫(kù)的更新（裝載新的描述信息或檔案館的新的行政管理數(shù)據(jù)）；對(duì)管理數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)提供咨詢并形成反饋結(jié)果，并且，就這些反饋結(jié)果形成報(bào)告。提供推薦書的目的是為了確保OAIS存儲(chǔ)的信息能夠長(zhǎng)期被指定用戶群存取——即使原來(lái)的計(jì)算機(jī)環(huán)境已經(jīng)過(guò)時(shí)。