【正文】 電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T 188942002) 1　范圍本規(guī)范規(guī)定了在公務活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形成、捕獲、積累、歸檔、保管、利用的基本方法與要求。本規(guī)范適用于九省區(qū)各級國家檔案館、各級黨政機關(guān)與社會團體、企事業(yè)單位，其他社會組織可參照執(zhí)行。各級黨政機關(guān)與社會團體，應依據(jù)本規(guī)范對本單位形成的具有保存價值的電子文件進行及時捕獲、歸檔、分類、鑒定、利用、統(tǒng)計與科學有效的管理。各級國家檔案館應依據(jù)本規(guī)范對接收進館的歸檔電子文件，以及館藏檔案數(shù)字化資源進行備份、管理與長期保存。2　規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。GB/T 11821－2002 照片檔案管理規(guī)范GB/T 188942002 電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T 基于XML的電子公文格式規(guī)范第1部分：總則（Specification for the structure of electronic official document based on XML—Part:1 General principles）GB/T 基于XML的電子公文格式規(guī)范第2部分:公文體GB/T 209162007 中文辦公軟件文檔格式規(guī)范DA/T 12000 檔案工作基本術(shù)語DA/T 181999 檔案著錄規(guī)則DA/T 312005 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DB/T 3802002 江西省歸檔文件整理規(guī)則中辦發(fā)[1996]14號 中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例國發(fā)﹝2000﹞23號 關(guān)于發(fā)布 《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的通知國家檔案局第6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》，2003年7月28日國家檔案局第8號令機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，2006年12月19日中華人民共和國電子簽名法ISO 15489 Information and documentation—Records management （信息與文獻——文件管理）ISO 230811 Information and documentation – Records Management Processes – Metadata for Records—Part 1: Principles（信息與文獻——文件管理——元數(shù)據(jù)原則）ISO 14721 Open archives information system (OAIS,開放檔案信息系統(tǒng))W3C Namespaces in XML XML的命名空間(Namespaces)ISO/IEC 26300 :2006 INFORMATION TECHNOLOGY OPEN DOCUMENT FORMAT FOR OFFICE APPLICATIONS (OPENDOCUMENT) （信息技術(shù)—辦公應用程序開放文檔格式）ISO 190051 :2005 DOCUMENT MANAGEMENT ELECTRONIC DOCUMENT FILE FORMAT FOR LONGTERM PRESERVATION PART 1: USE OF PDF (PDF/A1)（文件管理—電子文件長期保存格式—第一部分：PDF的使用）《電子文件管理指南》，國際檔案理事會電子文件管理委員會,19973　術(shù)語與定義　電子文件（Electronic Records）電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。形成于辦公自動化等業(yè)務信息系統(tǒng)中的電子文件稱為正式電子文件。為制作紙質(zhì)正式文件而形成的、與紙質(zhì)定稿文件內(nèi)容相同的電子文件稱為輔助性電子文件?！w檔電子文件（Archival Electronic Records）具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件。一份完整的歸檔電子文件由足以為其職能活動提供憑證的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與背景信息構(gòu)成。結(jié)構(gòu)與背景信息決定了歸檔電子文件的歷史價值?！?nèi)容（Content）內(nèi)容是指與電子文件行文目的有關(guān)的主題信息，包括正文、附件等，是電子文件形成的最初目的?！〗Y(jié)構(gòu)（structure）結(jié)構(gòu)是指表述電子文件內(nèi)容排列，各構(gòu)成部分之間的連接方式、相關(guān)文件之間的關(guān)系及其在存儲器中的構(gòu)成等信息?！”尘埃╟ontext）背景信息是指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。背景信息有助于理解職能活動過程，有利于辨別電子文件所處的大業(yè)務活動背景和職能活動背景，有益于記錄職能活動過程的順序，維護文件之間的聯(lián)系?！≌鎸嵭裕ˋuthenticity）指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。包括三重含義：電子文件內(nèi)容與其用意相符，電子文件的形成和發(fā)送與其既定的責任者和發(fā)送者相符，電子文件的創(chuàng)建時間或發(fā)送時間與其既定時間相一致?！⊥暾裕↖ntegrity）指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。完整性有三層含義：第一，電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息沒有缺損；第二，作為記錄社會活動真實面貌的、有著內(nèi)在有機聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全；第三， 與主文件相關(guān)的支持性、輔助性、工具性文件齊全?！∮行裕║tility）指電子文件應具備的可查找、可檢索、可呈現(xiàn)和可理解性，即電子文件的可靠性與長期可讀性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。一份有效的電子文件應該能夠表明其與形成它的職能活動和履行職能過程的直接關(guān)系，這種關(guān)系應由背景信息加以保存和表達?！‰娮游募獢?shù)據(jù)（Electronic Records Metadata）電子文件元數(shù)據(jù)是描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息及整個管理流程，又能夠被計算機及網(wǎng)絡系統(tǒng)自動辨析、分解、提取和分析歸納的數(shù)據(jù)。　信息包（Information Package）信息包，又稱為信息總體，是一組信息的集合，由為長期保存電子文件所需的所有內(nèi)容信息與保護描述信息組成。內(nèi)容信息與保護描述信息構(gòu)成電子文件的元數(shù)據(jù)總體。信息包分為提交信息包（SIP）、檔案信息包（AIP）與分發(fā)信息包（DIP）。提交信息包用于歸檔電子文件的移交，檔案信息包用于歸檔電子文件的長期保存，分發(fā)信息包用于歸檔電子文件的查閱。經(jīng)過數(shù)字簽名封裝的，基于XML（可擴展標記語言）的信息包是確保電子文件憑證性、實現(xiàn)電子文件長期保存與海量存儲的有效數(shù)據(jù)格式?！”Ｗo描述信息（Preservation Description Information）保護描述信息是對電子文件自身最基本特征的描述，能在電子文件自生成直至永久保存全過程中用于顯現(xiàn)、理解電子文件內(nèi)容信息。保存描述信息由內(nèi)容描述信息、結(jié)構(gòu)信息、背景信息、管理信息、固化信息構(gòu)成?！」芾硇畔ⅲ∕anagement Information）管理信息是指描述電子文件管理過程的信息，由鑒定信息、歸檔信息、權(quán)限管理、維護歷史等信息集組成?！」袒畔ⅲ‵ixity Information）固化信息是用以保障并確認電子文件及其元數(shù)據(jù)信息可信性與完整性的信息，如能夠描述數(shù)字簽名的內(nèi)容值、校驗和等?！〔东@（Capture）指對電子文件及其元數(shù)據(jù)進行實時收集和存儲的方法與過程。　遷移（Migration）在保證電子文件真實性、完整性與有效性前提下，將電子文件從源系統(tǒng)向目的系統(tǒng)轉(zhuǎn)移（硬件平臺轉(zhuǎn)移、操作系統(tǒng)平臺轉(zhuǎn)移、數(shù)據(jù)庫平臺轉(zhuǎn)移、中間件平臺轉(zhuǎn)移等）、從一種格式向另一種格式轉(zhuǎn)換、從一種存儲介質(zhì)向另一種存儲介質(zhì)轉(zhuǎn)移、應用軟件升級的方法與過程?！∵壿嫐w檔（Logical Filing）指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。　物理歸檔（Physical Filing）指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程?！¤b定（Appraisal）指鑒別、判定電子文件真?zhèn)?、價值與有效性的過程，包括內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定。電子文件的雙重鑒定貫穿于電子文件管理的全過程，從室藏鑒定、館藏鑒定到保管期滿鑒定，從系統(tǒng)遷移到存儲介質(zhì)轉(zhuǎn)換，都需進行內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定。電子文件的室藏鑒定又分為先期鑒定、歸檔鑒定。內(nèi)容鑒定是根據(jù)電子文件的內(nèi)容確定密級、確定安全分類、歸檔范圍和劃定保管期限的鑒定。技術(shù)鑒定指對電子真實性、完整性、有效性鑒定，以及無病毒鑒定、存儲介質(zhì)狀態(tài)鑒定。先期鑒定是指在電子文件創(chuàng)建過程中、未正式形成之前，對其歸檔范圍和保管期限所作的一般推斷。先期鑒定有利于及時捕獲具有保存價值的電子文件。4　總則　開展電子文件歸檔與管理工作，旨在留存信息時代的機構(gòu)記憶與社會記憶，保護立檔單位核心信息資源，保證歸檔電子文件憑證性，避免政府及社會各界在電子政務與檔案信息化建設中的重復投資和資源浪費。　立檔單位應健全制度、領(lǐng)導分管、明確職責、規(guī)范技術(shù)與方法四項并重，為電子文件的歸檔與管理提供政策、制度、技術(shù)與人員保障。　電子文件歸檔與管理應以保證其憑證性與長期可讀性為主要目的?！楸ＷC具有保存價值的電子文件得以及時捕獲，保證歸檔電子文件的真實性、完整性與有效性，應遵循前端控制與全程管理原則?！楸ＷC電子文件真實性、完整性、有效性，應自設計其生成環(huán)境直到永久保存或銷毀，從電子文件的管理制度