【正文】 —— 做好正式工作前的準(zhǔn)備工作 三、秘書人員時(shí)間管理技巧 65 應(yīng)該記住的 20條實(shí)用方法 ■要培養(yǎng)的好習(xí)慣（ 7） —— 利用各種裝備如電話 /信件等節(jié)省時(shí)間 —— 把最困難的事放在效率最高的時(shí)候 —— 利用零碎時(shí)間處理例行性事務(wù) —— 午餐或下班前開會效率最高 /避免上午開會 —— 休息片刻 /伸個(gè)懶腰 /沖杯咖啡 /茶 /其他飲料 —— 報(bào)刊放在晚上看 —— 每晚沉思片刻 /回顧與總結(jié) 三、秘書人員時(shí)間管理技巧 66 應(yīng)該記住的 20條實(shí)用方法 ■與外部產(chǎn)生聯(lián)系時(shí)的應(yīng)變能力（ 4） —— 站著接待一向健談的來訪者 —— 從不主動(dòng)閑聊 /盡量回避來閑聊者 —— 管理電話： A、主動(dòng)撥號 B、被動(dòng)接聽 —— 如遇瑣事纏身能快速擺脫 三、秘書人員時(shí)間管理技巧 67 ４、工作優(yōu)先級綜合分析 —— 分清工作的輕重緩急 重要度 緊迫性 A 重要而且緊迫 Ｃ 緊迫但不重要 D 不重要不緊迫 Ｂ 重要但不緊迫 三、秘書人員時(shí)間管理技巧 68 并行與串行工作模式 ■什么情況下能并行工作 —— 舉例 A B C D 走訪客戶去甲城市 順便采購某機(jī)器配件 把新聘兩大學(xué)生帶去辦事處 和在該城市工作的同學(xué)聚餐 公私兼顧 一次搞掂 三、秘書人員時(shí)間管理技巧 69 并行與串行工作模式 ■并行串行如何兼顧 A B C D 走訪客戶去甲城市 順便采購某機(jī)器配件 把新聘兩大學(xué)生帶去辦事處 和在該城市工作的同學(xué)聚餐 公私兼顧 一次搞掂 請問 ： —— A、 B、 C、 D如何排列？ 三、秘書人員時(shí)間管理技巧 70 工作任務(wù)轉(zhuǎn)移 ■ 學(xué)會授權(quán)與借力 —— 依據(jù)企業(yè)管理的組織原則 —— 遵照公司崗位職責(zé)和權(quán)限 —— 合理分權(quán)為授權(quán)的前提 —— 非指揮權(quán)限關(guān)系的借力 —— 依靠個(gè)人非職務(wù)影響力 學(xué)會說 “ 不 ” 學(xué)會休息 三、秘書人員時(shí)間管理技巧 71 組織協(xié)調(diào)與溝通 ?溝通的定義 —— 溝通是人與人之間通過語言、文字、符號或 其它的表達(dá)形式，進(jìn)行信息傳遞和交換的過程。5米） —— 禮儀距離（ 1 89 公務(wù)交往規(guī)范 ?以下場合要與對象劃清界限，拉開適當(dāng)距離， 以便劃清利害關(guān)系，維護(hù)企業(yè)形象 —— 慶典（開業(yè)、周年慶典等） —— 儀式（開工、募捐、剪彩等） —— 商務(wù)會（記者、新聞發(fā)布、新 產(chǎn)品展示、交易、訂貨會等） —— 商務(wù)活動(dòng)（談判、參觀等） —— 商務(wù)接待、迎送 三、秘書人員的公共場合禮儀 90 涉外交往規(guī)范 ?入鄉(xiāng)隨俗，入國問禁 ?尊重對象風(fēng)俗及國情 ?注意著裝 ?社交場合 5會禮儀規(guī)范 —— 宴會 —— 舞會 —— 音樂會 —— 聚會 —— 拜會 三、秘書人員的公共場合禮儀 公共場所禮儀 ?禮節(jié)類型 —— 迎送的禮節(jié) —— 引路的禮節(jié) —— 行路的禮節(jié) —— 開門的禮節(jié) —— 電梯的禮節(jié) —— 乘車的禮節(jié) 91 公共場所禮儀 ?用餐禮儀 —— 與他人共餐時(shí)，禁止下述不雅舉止動(dòng)作 ?西方人六不吃 三、秘書人員的公共場合禮儀 注意： 中國的飲食文化舉世聞名，我們不可能 一下子改變，但在對外交往時(shí)不可不考慮西 方人在 “ 吃 ” 方面的禁忌 92 座次安排 ?座次三原則： —— 內(nèi)外有別 —— 中外有別 —— 遵守成規(guī) ?會客座次： —— 自由式 —— 相對式 —— 并列式 三、秘書人員的公共場合禮儀 口訣： 以右為上、內(nèi)高于外、 面門而上、居中為上、 遠(yuǎn)門為上、前排為上 93 禮貌服務(wù)形式規(guī)范三要素 ?接待三聲： —— 來有迎聲、問有答聲、去有送聲 ?文明十字： —— 你好、請、謝謝、對不起、再見 —— 作用： A、運(yùn)用文明十字可化險(xiǎn)為夷、排憂解難 B、感恩之心常有是人格尊嚴(yán)與教養(yǎng)的體現(xiàn) 四、秘書人員的接待服務(wù)禮儀 94 禮貌服務(wù)形式規(guī)范三要素 ?熱情三到： —— 眼到 ：（注意注視對方的部位和時(shí)間） —— 口到 ：講普通話 （因人而異、區(qū)分對象） —— 意到 ：有表情 （表情要和客人互動(dòng)） （落落大方，不卑不亢） 四、秘書人員的接待服務(wù)禮儀 例 ：微笑露出六顆牙齒的作用 95 會面禮儀 ?問候： 問候要注意順序 —— 地位低者先問候地位高者 —— 男士先問候女士 —— 下級先問候下級 —— 主人先問候客人 ?稱呼： 適用的稱呼 —— 稱行政職務(wù) —— 技術(shù)職稱 —— 行業(yè)職稱 —— 時(shí)尚性稱呼 四、秘書人員的接待服務(wù)禮儀 ?四不用稱呼： A、無稱呼 B、不適當(dāng)?shù)? 稱兄道弟 C、替代性稱呼 及簡稱 D、地方性稱呼 96 會面禮儀 ?支體語言 —— 點(diǎn)頭禮的含義 —— 鞠躬禮的使用 —— 握手注意事項(xiàng) —— 扣指禮的作用 ?介紹： 自我介紹 —— 先遞名片再自我介紹、時(shí)間要簡短 ?介紹：介紹別人 —— 誰當(dāng)介紹人：代表對客人的待遇 —— 介紹的先后順序：客人優(yōu)先了解情況 四、秘書人員的接待服務(wù)禮儀 97 名片：會面的禮節(jié) ?名片的制作與使用 —— 名片制作的規(guī)格 國際規(guī)格： 6cm 10cm 國內(nèi)規(guī)格： 9cm —— 制材 :選用紙張 (再生紙 ) 不選用金、銀、木頭等材料制作 —— 名片是個(gè)人形象與企業(yè)形象的有機(jī)組合， 名片不會用等于形象自殘 四、秘書人員的接待服務(wù)禮儀 98 名片：會面的禮節(jié) ?名片使用三不準(zhǔn) : —— 不得隨意途改 —— 不提供兩個(gè)以上的頭銜 —— 不提供私人聯(lián)絡(luò)方式 ?交換名片的禮儀 —— 如果坐著，盡可能起身接受對方遞來名片 —— 輩份較低者 ， 率先以右手遞出個(gè)人的名片 —— 到別處拜訪時(shí) ， 經(jīng)上司介紹后 ， 再遞出名片 —— 接受名片應(yīng)以雙手去接 ， 并確定其姓名和職務(wù) —— 接受名片后 ， 不宜隨手置于桌上 四、秘書人員的接待服務(wù)禮儀 99 名片：會面的禮節(jié) ?交換名片的禮儀 —— 經(jīng)常檢查皮夾 —— 不遞污舊皺折名片 —— 名片夾或皮夾置于西裝內(nèi)袋 ， 避免由褲子 后方的口袋掏出 —— 避免在對方的名片上書寫不相關(guān)的東西 —— 不要無意識地玩弄對方的名片 —— 上司在時(shí)不要先遞交名片，要等上司遞上 名片后才能遞上自己的名片 四、秘書人員的接待服務(wù)禮儀 100 真誠是最佳的公關(guān)模式 用心是最好的工作方法 —— 鄭 健 謝 謝 大 家 ！