【正文】 辦部門，承辦部門應及時辦理，做到及時、準確、無誤?？偛啃姓幕?綜合管理部 2 秘書處的組織架構秘 書 處副總裁秘書副總裁秘書執(zhí)行總裁秘書副總裁秘書副總裁秘書總裁秘書3 秘書任職條件 秘書處的秘書任職者，應具有大學?？?含專科)以上畢業(yè)文憑，從事大型企業(yè)相關工作三年以上，經(jīng)行政文化部專業(yè)培訓并考核合格者方可任職。 會議紀要的撰寫，包括公開性會議、商務洽談、中層干部項目審定的會議、由領導主持的主要會議。，圍繞領導所需政策、理論進行研究，為領導提供政策參謀。 機要秘書的工作職責：。，認真填寫《收發(fā)文登記表》，并將所收文件及附件進行分類整理、歸檔保存或根據(jù)指示銷毀文件。，仔細閱讀文件的批語，對領導的批示應如實、準確、快速的轉達、催辦，并有責任將事件的處理進程及時向領導匯報。因工作需要翻印、復制時，應填寫申請經(jīng)領導本人批準后辦理。 行政秘書的工作職責 做好領導日程安排和先知工作。 接待工作，熱情接待領導的來訪客人。編號的原則是：：以部門名稱的前兩個字的漢語拼音的第一個字母為第一序號－年份－月份－0001 例如：行政文化部2006年一月份第一個文件編號為：XZ－2006－010001集團總部部門名稱簡稱如下：企業(yè)管理部：QY 投資發(fā)展部：TF 工程管理部：GC 生產(chǎn)運營部：SC 財務部：CW 資金部：ZJ 投資者關系部：TG 國際業(yè)務部：GJ 人力資源部：RL 行政文化部：XZ 貿(mào)易部：MY項目公司部門文件編號按照集團總部原則制定。 文件的跟蹤。具體流程圖如下：秘書收文按規(guī)定將文件編號領導文件編號一般文件編號 填寫《收發(fā)文登記表》 領導批示文件批示無意見批示需其他部門閱傳遞文件返還來文人/部門督促意見回復公司員工保密規(guī)定1 總則 為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。 公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。 公司職員人事檔案、工資性、勞務性收入及資料。．2絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權利和利益遭受特別嚴重的損害；．3 機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權利和利益遭受到嚴重的損害；．4秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權利和利益遭受損害。 對于密級文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施： 非經(jīng)總（裁）經(jīng)理或主管副總（裁）經(jīng)理批準，不得復制和摘抄； 收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施； 在設備完善的保險裝置中保存； 在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經(jīng)總（裁）經(jīng)理批準。4 責任與處罰 本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一： 使公司秘密被不應知悉者知悉的； 使公司秘密超出所限接觸范圍，且不能證明未被不應知悉者知悉的。2 印章的保管 公司各類印章必須有專人保管。4 印章的使用 使用印章，一律實行審批制度。如發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜、被盜用，必須立即報告分管領導并采取補救措施。3 行政資產(chǎn)的分類。 辦公電子設備是指用于行政辦公的各類電子設備，包括電腦、手提電腦、復印機、傳真機、碎紙機、數(shù)碼相機、攝像機等。申購行政資產(chǎn)的報告經(jīng)部門負責人、副總經(jīng)理（副總裁）或總經(jīng)理（總裁）同意后，由綜合管理部統(tǒng)一購置。5 資產(chǎn)使用者為行政資產(chǎn)管理的第一責任人，資產(chǎn)使用者部門負責人為行政資產(chǎn)管理的第二責任人。6 編碼的方法：一級類別代字+（二級類別代字）+流水碼。 辦公電子設備。代字為CL，不設二級類別。如：DYA001。當資產(chǎn)在部門內或部門間發(fā)生轉移時，移交者和接收者都需到綜合管理部進行資產(chǎn)移交登記。行政資產(chǎn)如果由于自然使用期限等非人為原因而無法繼續(xù)使用的，使用者需將行政資產(chǎn)退回行政部，經(jīng)綜合管理部領導確定需要做報廢處理后，使用者在行政資產(chǎn)登記簿上進行登記做報廢確認。公司辦公用品管理規(guī)定 1 公司行政文化部/綜合管理部指定專人，根據(jù)各部門每季度所報《辦公用品申購審批單》，制定每季度辦公用品計劃及預算，經(jīng)主管領導批準后將辦公用品購回，并根據(jù)所報需求由各部門領用人簽字領取。5 負責購置辦公用品的人員要做到貨比三家合理購置，從中挑選質優(yōu)價廉的供貨商。公司電話管理規(guī)定（冀英、王麗萍）公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務之用，不提倡員工在公司內打私人電話。接聽內線電話的用語為：“您好！”其他內容視情節(jié)回答，總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。因工作需要開通國際、國內長途電話的員工應在下班后妥善保管好該電話的撥號器或者鎖好電話。情節(jié)嚴重者公司可將其辭退處理。在此使用期間，應該由使用人負責安全保管；部門負責人負責管理鑰匙的使用，不得任意復制或允許同仁借予他人使用,否則負連帶賠償責任。 鑰匙非經(jīng)管理部門同意不得復制。 來訪人員登記后，在前臺等候，由前臺文員通知被訪的部門。 對重要客人，前臺文員或領導指定人員應提前為客人打開大門恭迎恭送。 任何員工不許在前臺停留做與工作無關的事情。 需要特快專遞發(fā)送的郵件，填寫申請單，由申請人報其部門經(jīng)理或負責人簽字確認后由前臺寄發(fā)。2 準備工作 行政文化部/綜合管理部向主要接待來訪客人的部門發(fā)放接待申請表，搜集好接待需準備的信息。 準備好接機的公司車輛。 斟倒茶水，放映公司宣傳片或送交宣傳資料。 收拾、打掃會議室及其他接待場所。 盡量滿足客人的相關需求。（三）車輛管理篇（四）檔案管理篇公司檔案管理規(guī)定（甄主任） （五）信息平臺篇（六）其他35 / 35公司食堂管理規(guī)定（適用于設有食堂的總部和項目公司）為確保員工的伙食標準及食堂的工作質量，特制訂本制度共同遵守：： 本公司食堂工作人員須持有合格的健康證；食堂管理員每日按公司用餐人數(shù)進行采購；做好廚房設備和工具的維護及保養(yǎng)，搞好清潔；食堂工作人員注意個人衛(wèi)生，并確保每次餐具都經(jīng)過消毒；采購按每人每天總額支出，不要超支或縮減，保證采購食物的新鮮，不能有腐爛變質的食品，保證員工吃飽吃好；食堂工作人員要確保衛(wèi)生，服裝清潔，不得穿拖鞋，留長指甲等。4．就餐時間：中午就餐時間為：12：0013：00，如開飯時間有變動，仍要保證用餐時間為1個小時。七、公司綜合管理體系檢查規(guī)定（會同企業(yè)管理部）1 項目公司內部檢查 要求項目公司綜合管理部負責人必須在每月2530日，對綜合管理系統(tǒng)工作按照本體系及規(guī)范標準對各項工作進行定期自行檢查；平時由綜合管理體系的各層上級對其下級進行不定期工作檢查和抽查。2 集團總部檢查 要求集團總部行政文化部及人力資源部，在總部領導統(tǒng)一組織人員對各項目公司的綜合管理部職能工作、業(yè)務規(guī)范、流程工作及考核指標等，按照本體系及規(guī)范進行全面檢查?？呻S時對項目公司綜合管理體系工作進行抽查，并提交抽查報告。1．2凡集團總部、各項目公司所發(fā)布的綜合管理文件、制度、條例的內容條款與基本原則不相符的，以本文條款為準，如有特殊情況，須報集團總部行政文化部審核批準。2．1 “四統(tǒng)一”2．1．1綜合管理體系統(tǒng)一2．1．2綜合管理工作守則及規(guī)范統(tǒng)一2．1．3匯總信息管理統(tǒng)一2．1．4綜合管理考核辦法統(tǒng)一2．2“一票否決”2．2．1凡綜合管理系統(tǒng)內的各類實施方案、措施、辦法等，在審核時實行簽審一票否決制。2．3．3各項目公司綜合管理部每月必須報送最新的報表包括《公司通訊錄》、《項目公司通訊錄異動表》和《中燃期刊編輯人員情況表》（若沒更新的編輯名錄則不需提供）