【正文】 潔等，更能以最低經濟成本，達至最佳效益，堪稱事半功倍。 文化活動機制是溝通管理處內部員工的橋梁，通過文化活動的開展增強了員工的自信心和認同感，把員工的利益和公司的利益緊密地結合大一起，文化活動的方式有許多種，如：集體活動、旅遊、娛樂晚會和邀請家屬小孩共同聯(lián)歡等活動。 獎懲機制應以表揚獎勵爲主，以處分爲輔的原則，獎勵要分明，用優(yōu)勝劣汰的方式，純潔用工隊伍，在獎勵類型上，管理處堅持以精神彭勵爲主，物質獎勵爲輔。 在監(jiān)督機構控制方式中，管理處採取例行檢查和突擊抽查相結合的方式進行，而監(jiān)督控制的措施以預先控制與資訊反饋控制相結合的方式進行。 在管理處的整體運作過程中將始終運用現(xiàn)代化的電腦管理網路系統(tǒng)，從方案的擬定到各項工作任務的完成都實現(xiàn)智慧化管理。地下二、三層爲停車庫和設備房，其中負一層～二層爲商場，三層爲架空層（綠化廣場、泳池、會所），三層以上爲塔樓部份，其中由1棟爲18層的辦公樓，4棟爲2425層高之高級住宅物業(yè)，內設會所供住戶使用；另，大廈亦設有逾20,512平方米停車場，有438個車位元，自動收費系統(tǒng)，先進的保安系統(tǒng)及監(jiān)控中心一應俱全；西門口廣場（二期）現(xiàn)預計於2006年竣工，2005年底開始公開發(fā)售。西門口廣場（二期）建築面積約114,700平方米，爲市中心區(qū)域內少有的大型商場、寫字樓及高級住宅的綜合性商住小區(qū)，由5棟樓宇組成。 整體運作的各個環(huán)節(jié)將嚴格按照西門口廣場物業(yè)管理處質量管理體系進行運作。 西門口廣場管理處在日常運作中，管理處經理既是指揮員，又是督促檢查者，當各項工作指令下達後，執(zhí)行機構相應開始運作，此時，管理處經理就可以在資訊反饋渠道中獲得資訊，對指揮機構所發(fā)出的各項指令可以做出較爲實際的評估，從而判斷其正確與否，從中吸取經驗，糾正錯誤，有效地克服了在工作中的盲目現(xiàn)象。 思想工作機制重要在激發(fā)每一個員工的內在潛能，充分調動員工的個人積極性，適時做好深入細緻的思想工作，其主要工作方式有與員工談心，組織有益的集體活動和家訪等。在用人提拔上不任人唯親，而是不拘一格選拔那些有真才實學的人才，做到能者上，平者讓，庸者下，從而把培養(yǎng)提升、培訓、進修等工作有機地結合在一起，使之形成一種人才培養(yǎng)的良性迴圈氛圍。本司管理層對同類型發(fā)展項目已累積有廿餘年之經驗，對高質素物業(yè)管理服務要求，以及發(fā)展商、物業(yè)管理公司和用家之間可能産生之矛盾，有豐富經驗進行協(xié)調，從而取得平衡。3. 保安系統(tǒng)於詳細考慮西門口廣場之整體設計組合後，本司將對項目之保安要求作出評估，並建議詳細之未來保安系統(tǒng)安排。本司對採購文件會提出刪改意見，而對上述流程編排亦作出建議，儘量減省可能産生之矛盾，同時亦於合約條款內對有關的商戶作出公正的監(jiān)控，確保發(fā)展商及各業(yè)主得到應有的保障。11. 業(yè)戶交收／裝修指南于物業(yè)落成前本司將制定一套樓宇交收流程，並附上裝修指南，確保大樓不會因個別客戶裝璜失當造成破壞，該手冊內容還包含審批裝修圖則程式，提示保安、防火需要，材料運送，以及工序控制，避免裝璜期內所産生之噪音，影向其他業(yè)主／租戶操作。因此「西門口廣場」之綠化規(guī)劃須考慮物業(yè)之定位而確定。惟於施工階段中，本司建議綠化集中于售樓部內及周邊環(huán)境，以便買家於參觀樣板間時，已能體會到小區(qū)日後的整體高雅的小區(qū)氣氛。惟選定垃圾收集房時，應儘量選擇業(yè)戶極少通過或逗留之地點，並于垃圾房內設置適當之通風設備，以避免于夏天高溫時容易産生之異味而影響小區(qū)整體環(huán)境衛(wèi)生。 停車場規(guī)模的確定除應顧及物業(yè)本身使用功能外，仍需考慮小區(qū)其他配套設施所需，如物業(yè)部份功能爲寫字樓或商場，則物業(yè)之停車位數(shù)量需相應增加。 標誌設計及安裝由本司提供建議安案，貴司負責設計安裝永久性之標誌，其餘臨時性的標誌可由本司代爲安排。本司建議「西門口廣場」可考慮使用並於物業(yè)管理軟體中考慮包括下列功能： 物業(yè)資源資訊； 客戶檔案資料； 管理服務收費與繳費； 客戶賬務統(tǒng)計分析； 資料與財務系統(tǒng)的介面； 小區(qū)平臺資料； 與業(yè)戶溝通資訊。 桌球室； 桑拿； 泳池； 餐廳； 健身室； 網球場及壁球場； 多功能室（健康舞室）； 便利店； 閱讀室； 網吧； 其他設施，如棋牌室，乒乓球室及茶藝餐館等。就上述各方面之問題，本司將根據(jù)「西門口廣場」初步設計方案，參照國、內外先進之設計，從物業(yè)管理角度方面提供專業(yè)之參考意見予貴司，俾「西門口廣場」能更符合日後用家之日常生活要求。 在售樓部設立智慧化系統(tǒng)展示壁板，讓買家能夠從壁板展示器材中，對小區(qū)智慧化有較初步的認識及瞭解； 在售樓部放置一臺電腦，類比展示寬帶網路及社區(qū)局域網平臺功能； 在樣板間展示家居安防系統(tǒng)，由銷售人員在場對紅外線感應器、門磁、可視對講門等保安設備向客戶進行操作試驗； 展示小區(qū)日後各類用料，如門、潔具、地板及其它系統(tǒng)等； 制訂合理的管理費標準，使購買者能有一初步預算準備； 制訂切合實際之管理服務承諾，俾買家對日後的管理服務有一定的信心； 利用網上資訊加強專案的推廣； 安排樓盤專用之睇樓車，往來廣州市各主要地點及「西 門口廣場」，方便買家現(xiàn)場睇樓； 放置較精細的專案模型，介紹專案各優(yōu)勢； 加強綠化的設置； 設置兒童遊樂場及客戶休息區(qū)。 對示範單位的管理提供建議爲使前來參觀之買家感受到專案良好及專業(yè)的物業(yè)管理服務，樣板間須通過合理的管理工作安排及有效的監(jiān)督手段，令管理員工的精神面貌、儀錶儀容、服務態(tài)度能有充份的發(fā)揮，其中建議措施包括： 于客戶進入銷售廳時，現(xiàn)場之管理人員將作參觀登記，以配合發(fā)展商日後對參觀人數(shù)的統(tǒng)計； 由保安人員駐于銷售大廳及樣板間內，維持秩序，及于客戶有需要時，提供適當?shù)膮f(xié)助； 每周定期會議，以瞭解發(fā)展商對管理工作的意見，及時改進； 就簡單的工作向參觀者作出指引及回答簡單的問題； 檢查樣板間、售樓部所有設備設施是否完好，如有需要則及時作出維修安排。 清潔工作本司亦可協(xié)助選聘一專業(yè)清潔承辦商負責向有關場所提供專業(yè)清潔服務。 招聘管理人員，籌組「西門口廣場」之物業(yè)管理隊伍。 爲業(yè)主辦理有關樓宇驗收手續(xù)，將樓宇正式移交予小業(yè)主。2. 顧問管理工作時間安排西門口廣場屬於高級住宅項目，本司深明顧問工作之深入程度及溝通的重要性，惟本司暫未能詳細瞭解貴項目的具體進度安排，故只能初步根據(jù)不同階段的工作重點，定立相關工作之時間安排，呈供貴司審閱： 全面物業(yè)服務根據(jù)物業(yè)需要，本司將安排物業(yè)總經理長駐貴項目 ，本司之物業(yè)管理顧問經理負責瞭解項目進度和實際管理狀況，並及時提供有關管理建議及協(xié)助落實工作。本司將委派資深財務經理，負責該項顧問工作。而有關情況，本司亦會定期以會議形式向發(fā)展商彙報，務求儘量做到上下溝通，上情下達及下情上達的情況；于顧問期內，本司將安排每周一次的培訓（內容包括業(yè)務知識、體能及操練等）。以上謹爲本司對西門口廣場的顧問工作的人員及時間安排，惟實際顧問工作內容極其具體及細緻，於上述安排上亦未必能完全涵蓋，本司將除上述安排外，會根據(jù)貴司的實際需要，提供切實有效的顧問服務。 保險估值按獨立評估之專業(yè)報告，建議一保險計劃予小區(qū)公共地方及設備，其他包括火險及附加險、公衆(zhòng)責任險及員工保險等，並按小區(qū)其他的特殊需要，建議附加保險安排。 財務管理協(xié)助處理整個專案落成後之管理賬目，監(jiān)察小區(qū)支出是否符合既定之預算，並安排管理處收取各客戶須負責繳付之費用，包括管理費及印製管理月結表以供業(yè)主參考及監(jiān)督等。物業(yè)管理公司管理骨幹人員除給予適當之培訓，指派到合適的崗位擔任一個重要角色外，更要監(jiān)管整個管理人員架構操作，確保主幹人員適當?shù)乇O(jiān)管基層人員的工作，執(zhí)行上級發(fā)給之工作指示；本司將于現(xiàn)時管理處架構的基礎上，按小區(qū)各物業(yè)功能要求補充及完善整體管理隊伍，而日後的主要人員及工作範圍如下；管理公司主要人選工作範圍 物業(yè)總經理物業(yè)總經理爲駐項目最高負責人，直接向各業(yè)戶／發(fā)展商負責，並執(zhí)行公司之決策，其工作範圍如下： 審批物業(yè)運作支銷費用； 監(jiān)管承包商之工作質量，如察覺有差異時，採取適當行動糾正； 籌辦教育業(yè)主／租戶，舉辦專題活動，提高業(yè)主／租戶之自律及自覺性； 監(jiān)管轄下員工能完成工作指令； 每日呈交工作記錄存檔及跟進誤差； 定期檢查各機電系統(tǒng)，包括後備系統(tǒng)在內； 監(jiān)察所有有關工程事項，包括合約保養(yǎng)商工作範疇等； 審批業(yè)主／租戶遷入時之裝修設計，確保其工程並無違反大廈公共契約及影向小區(qū)建築結構，以及小區(qū)外觀。主要財政支出集中在員工薪酬、公共電費及儲備基金。4. 管理的收費範圍及收費標準管理費的標準原則上由西門口廣場的總建築面積平均分攤，因樓層出售時，一般都按建築面積計算，故公共地方的管理費，實際上乃由小區(qū)全體業(yè)權人共同分攤，管理費原則上每年最少可調整一次，以備應付通貨膨脹、物價調升，以及薪金增長。發(fā)展商批核之管理預算案=每平方米之管理費西門口廣場建築總面積（各不同性質物業(yè)）5. 管理公司人員招聘及培訓計劃 人員招聘對於招聘人員方面，本司將通過公開招聘組成。而其他員工之培訓課程，本司將會輔以有關其工作崗位的要求而定，清潔員工的培訓課程將包含： 建築材料認識而有關維修工程人員將輔以： 配電設備 物業(yè)管理法例 物業(yè)保險種類 巡邏時須留意的事項 撰寫報告6. 管理公司前期工作及時間安排有關籌備前期管理工作可分爲四個階段： 正式運作 籌備期於簽訂管理合約後，本司建議於小區(qū)交付使用前四個月安排物業(yè)總經理到位，協(xié)助處理各項管理事務，屆時「華聯(lián)建設」總公司亦於適當時候參與工作。本司會儘量減省不必要之開支及通過嚴格控制購置有關器材之費用，以祈運用最少的開辦資金開展管理處之運作。 交接房産期及裝璜期於小區(qū)正式交付使用前，組織接收小組，將工程已完竣之樓房接收，並於跟妥各項遺漏工程後，準備移交予有關的業(yè)主。于該段時間內，小區(qū)內的保安及防火最爲重要，因爲小區(qū)總承包商的施工隊尚未完全撤離，各單元委聘的裝璜承包商又開始進入小區(qū)內施工，加上銷售代理、客戶、業(yè)主等型型種種，各行各業(yè)人仕均會進入專案內，所以保安最爲重要。而屆時所有到位的物業(yè)管理員工亦已接受了培訓及實際在職訓練，理論上已可應付物業(yè)管理工作需求，而小區(qū)主管員工亦開始加強監(jiān)控糾正各員工的工作表現(xiàn)，確保運作正常。第五部份進一步物業(yè)管理方案第五部份進一步物業(yè)管理方案一、 住宅管理本司根據(jù)現(xiàn)時在管理的西門口廣場一期物業(yè)所積累的經驗，以“揚長避短”的工作態(tài)度，正確認識管理上存在的不足，並於二期物業(yè)的管理工作中作實質改善及提升；一方面對一期及二期的管理工作以順利的延續(xù)，二方面於二期完成階段對整體的管理形象作全面的提高，以祈在小區(qū)整體完成時真正體現(xiàn)高標準的物業(yè)管理服務，爲此本司從上述管理服務內容的基礎上設立進一步的方案，以供參閱。3． 社區(qū)文化活動及環(huán)境社區(qū)文化本司認爲，社區(qū)文化建設對增加小區(qū)業(yè)戶對小區(qū)歸屬感尤爲重要。 元旦新年 中秋節(jié)/國慶節(jié)此外，本司亦會結合西門口廣場之實際情況，與相關部門聯(lián)繫，力求于不增加小區(qū)業(yè)戶支出的情況下，爲小區(qū)業(yè)戶提供更多之便民服務，包括（但不限於）代訂及送貨服務、代訂報刊雜誌服務、資訊收集服務、送餐服務、票務服務、租車服務等。通過安裝門禁管理系統(tǒng)，可以杜絕閒雜人員隨便進入住宅樓內，可更好地保障大廈內住戶的人身及財産安全。4) 電子巡更系統(tǒng)在小區(qū)內各主要通道及住宅樓層公共區(qū)域安裝巡更感應點，巡更保安員手持巡更器，按指定的路線進行巡更，採取了電子巡更系統(tǒng)，將會更有效地監(jiān)管巡更員的工作，避免了漏巡及謊報情況出現(xiàn)。而管理處之相關員工亦會通過日常之物業(yè)管理專題培訓及演習，熟煉掌握有關緊急事件之應變技巧。而若部份業(yè)戶有需要對上述系統(tǒng)之室內部份進行改動或增刪，管理處亦將會於嚴格審核有關業(yè)戶提供之相關圖紙後，安排小區(qū)相關系統(tǒng)之指定承判商進行統(tǒng)一施工(有關規(guī)定於「裝修手冊」中列明)。于此階段，管理處之安全防範工作重點在於施工及裝修人員之管理，有關安全防範管理措施包括但不限於： 小區(qū)大門出入示證及登記 規(guī)定施工人員進出路線 施工人員佩戴施工證備查 管理處24小時巡查 施工單元按規(guī)定配備滅火筒 物品放行登記 嚴禁裝修人員留宿或于裝修單元內煮食 日常運作於小區(qū)裝修期後進入日常管理運作，有關安全防範管理措施包括（但不限於）如下： 小區(qū)大門出入示證及登記 管理處24小時巡查及監(jiān)控 物品放行登記 管理處24小時服務熱線 定期檢查消防設施及保持消防通道暢通 定期進行消防演習 於舉行特別活動或假日等日子有效控制人流 定期檢討及按需要調整保安崗位 定期檢討及修訂有關保安制度及相關措施 定期對安管人員進行專業(yè)培訓8． 對房屋裝修的監(jiān)管方案、方式、措施和所達到的效果于裝修方面，業(yè)主／租戶在進行裝璜前需呈遞全套裝璜圖則一式四份，由管理公司審批，圖則批出後管理公司保存一份，管理處保存一份，以便於日常巡查時可以對照工程是否依例進行，業(yè)主／租戶收回兩份，其中一份必須於工地當眼地方懸掛，供各有關人仕隨時查閱。管理員及工程人員（包括主管在內）每天均必須巡視各施工現(xiàn)場，禁止違規(guī)改建，尤以晚間停工後，確保無火種遺留，水制、電制關妥，各單元內不準留宿等一系列保安