【正文】 .......................................8第二部分 日程安排 ..............................................................................................................................................8控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作。優(yōu)秀的秘書會使人想到干練、精明、繁忙的處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子……無論如何，秘書這個詞會讓許多正準(zhǔn)備從事這個職業(yè)的人們有著太多的想像 。別看都是秘書，但由于所服務(wù)的對象不同,各部門性質(zhì)不同,其所進(jìn)行的工作任務(wù)也必然存在著很大差異，但由于秘書工作是以服務(wù)為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上為我們提供了依據(jù)。 我們作為總經(jīng)辦秘書處的秘書，在長期的工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)日常所給的幫助中以及自身在各項(xiàng)工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法，積累了一些工作經(jīng)驗(yàn)和技巧，在處理許多類似情況時形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點(diǎn)滴一一收集，在經(jīng)過了反復(fù)總結(jié)和提練、否定和借鑒的過程后，已將其做成了本部門工作的一種標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)成了在方法和流程上的統(tǒng)一。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成的，在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門的相關(guān)人員的大力支持，在此，我們深表謝意，關(guān)于本手冊所收集的內(nèi)容，由于水平有限，不妥之處請及時向我們提出，我們熱忱盼望著您的意見。? 準(zhǔn)備好通話時需要的文件資料。? 如告知對方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動提醒對方做好記錄? 逐一將事情說明，注意語言簡明、準(zhǔn)確；? 通話結(jié)束后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放電話。普通員工 問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其他可視情況處理內(nèi)部記錄留言重要且緊密問清概要，向總經(jīng)理說明后，然后轉(zhuǎn)入 如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。 通話技巧：? 日常禮貌用語：詢問對方時，可用：“請問您哪里？” 、 “請問您怎么稱呼？” “請問有什么事？”等? 對總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達(dá)到聞其聲知其人，并及時予以轉(zhuǎn)接。? 在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達(dá)到目的。? 整理電話留言，在總經(jīng)理回來后匯報相關(guān)信息。 將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：1） 需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復(fù)郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時間內(nèi)處理相關(guān)事宜。 需要總經(jīng)理審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)； 重要郵件及時進(jìn)行存檔8 / 31四、文件管理（參看集團(tuán)《秘書手冊》第3032頁） （附文件處理流程） 閱讀文件，判斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。第二部分 日程安排 控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作。日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃 、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書的一項(xiàng)基本工作。此外，勤于思考，多做總結(jié)對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時也對領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。通過秘書的計(jì)劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標(biāo)，也是工作價值的一個體現(xiàn)。?擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財務(wù)部等） 。?各種差旅費(fèi)用報銷；?跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；10 / 31（二） 國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點(diǎn)：?根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備 PRESETATION （中/ 英文） ，與對方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。6002399 發(fā)文日期DATE： 文件類別 CATEGORY: 通知擬文人 FROM: 審核VERIFIED: // 批準(zhǔn) APPROVED: 收文人 TO： 全體人員 收文部門 TO(DEPT.): 臺式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送 CC: 總裁室、企劃部秘書處、財務(wù) 附件 ATTACHMENT: // 傳閱 閱后存檔 保密 保密期限 CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM其他 OTHERS //頁 數(shù) PAGES 111 / 31授 權(quán) 通 知 深圳市共濟(jì)科技有限公司副總裁在 2022 年 6 月 15 日16 日期間因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理，臺式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理，除臺式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財務(wù)簽字及文件審批委托副總裁 處理。保證會議順利的舉行，需要多方面的準(zhǔn)備工作。? 幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提醒會面時攜帶；? 提前 30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮的態(tài)度；? 提醒總經(jīng)理參會，在 GM同意后陪同參會，參會中協(xié)助放映 ppt，并關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情況； ? 會面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；總經(jīng)理參加的外部會面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）落實(shí)品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時可進(jìn)行聯(lián)系；配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時修改；對于常見問題的回答應(yīng)該有所備份并及時更新；了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預(yù)定采訪場地時應(yīng)該注意；有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供；對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案；對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設(shè)備；如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車； 如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；采訪當(dāng)天采訪前 20 分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時間；如果是電話采訪需要檢查會議設(shè)備；到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；如果采訪在公司外應(yīng)該及時提醒總經(jīng)理出發(fā)；如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地； 如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料； 安排停當(dāng)后請總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報時間；采訪結(jié)束與記者溝通，及時了解播出或見報的確切時間；通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理；必要時可通知公司全體或部門員工收看。25 / 31六、突發(fā)來訪接待 部門時序總經(jīng)理秘書 總經(jīng)理YNNNN NNNYNNYYN開始與公司業(yè)務(wù)有關(guān)？與部門業(yè)務(wù)有關(guān)？對來訪者熟悉？禮貌回絕告知來訪者相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料轉(zhuǎn)交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理問清對方來訪目的總經(jīng)理方便接待主動另約見面時間結(jié)束征求對方意見，幫助安排其他負(fù)責(zé)人見面記下對方聯(lián)系方式，留下對方資料總經(jīng)理方便時告知來訪情況為對方安排會議室，告訴對方需要等待的時間安排總經(jīng)理同來訪者見面結(jié)束根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排征求總經(jīng)理意見26 / 31接待突發(fā)來訪流程說明：? 問清對方來訪目的；? 對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時有時間接待，應(yīng)該盡量安排，可以把來訪者帶到會議室，為對方準(zhǔn)備飲料和報紙，并告訴對方大概要等多久，同時禮貌地暗示對方總經(jīng)理的下一個約會何時開始，請對方注意時間；? 對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間，或幫助他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理方便時轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，如果需要可進(jìn)行后續(xù)安排；? 對于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見；? 對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告訴對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；? 對于確實(shí)應(yīng)由總經(jīng)理分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方總經(jīng)理不能立刻接待他，并做出解釋。第三部分　 溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通? 秘書要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的思想。 （見電話禮儀、書信規(guī)范）（一）業(yè)務(wù)合作：作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口，秘書應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠信任的關(guān)系，但在處理事務(wù)27 / 31時注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒總經(jīng)理并為其安排與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐，與廠商建立經(jīng)常性的溝通。作好助手和參謀的工作參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份量的文稿。主動與總經(jīng)理交流思想，通過聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理的思想。參與要有度，參謀要有方參與決策調(diào)研，注重“多謀” ，切忌“擅斷” 。秘書可從以下幾方面來輔助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象。要在事務(wù)安排中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。領(lǐng)導(dǎo)者要通過自身的行動影響他人，秘書是總經(jīng)理對外界面的口，必須28 / 31協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項(xiàng)工作：要待人熱情，例如在總經(jīng)理開展某項(xiàng)活動之前，詳細(xì)了解該項(xiàng)活動所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對方的信息，為開展熱情友好的交際活動創(chuàng)造條件。培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng) 禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。忠誠守信。培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度 謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。表情。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。即使忘記了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。秘書正式場合應(yīng)著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。比如寫一個準(zhǔn)備開展一項(xiàng)活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對于保密文件，一定要有明顯的保密標(biāo)識符。要寫得及時，否則會延誤時機(jī)，嚴(yán)重時會造成公司的損失。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與總經(jīng)理相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進(jìn)行寫作。如向上級請示批示或批準(zhǔn)宜用“請示”而不用“報告” ，因?yàn)椤皥蟾妗辈灰笈鷱?fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。?寫好開頭與結(jié)尾。用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點(diǎn)符號。 參考模板附件：傳真和郵件（詳細(xì)處理流程見前）新 “CI”傳 真 模 版 .doc業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT 制作等） F5： 公 司 內(nèi) 部 簡 易文 件 格 式 （ 中 英 文 ） .docF5： 公 司 內(nèi) 部 簡 易文 件 格 式 （ 中 英 文 ） .doc 模 板 模 板 模 板 一般信件、感謝信、邀請函等 書 信 模 板 .doc 感 謝 信 模 板 .doc 邀 請 函 模 板 .doc31 / 31第五部分 會議支持1. 例會、業(yè)務(wù)會議? 根據(jù)議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問題，及時將信息提供給總經(jīng)理? 確定需參加的人員、時間、地點(diǎn)。附件：《會務(wù)手冊》 會 務(wù) 手 冊 秘 書 處 會 務(wù) 細(xì) 節(jié) 表 .doc 會 務(wù) 所 需 用 品 清 單 .doc 電 話 會 議 之 三 方 會議 .docx POLYCOM視 頻 會 議 簡易 操 作 指 南 IT部 .docx會 議 紀(jì) 要 2022++++模 板 .do