【正文】 驗(yàn)到壓力的人，如果他們學(xué)會了如何更加有效地對生活中“懸而未決的問題”加以控制，毫無疑問，在放松自我、集中精力、提高效率方面也會呈現(xiàn)出明顯的改觀。它們可能是大到像“根除世界上的饑餓問題”這樣的重大事務(wù)，也可能是 “雇傭一個(gè)新助手”之類的一般性事件，或“更換電子削筆刀”一類的瑣碎小事。 任何沒有找到應(yīng)有的位置和恰當(dāng)?shù)拇嬖诜绞降氖挛?，都會盤踞在我們的腦海中，成為懸而未決的問題。任何一件你認(rèn)為沒有完成的事情，都必須置于一個(gè)客觀可靠的體系中，或者是我稱之為“工作籃”的工具之中—必須經(jīng)?；卦L并且清理它。 檢驗(yàn)這種模式的一個(gè)重要訓(xùn)練 我建議，你拿筆記下來目前盤踞在你大腦中的那些最重要的工作或事情?；蛟S你剛剛繼承一筆6 0 0萬美元的遺產(chǎn)，而你不知道該如何處置這些現(xiàn)金等。 現(xiàn)在，請寫下為了推動事情的進(jìn)程，緊接著你需要采取的具體行動是什么。設(shè)想一下，在生活和工作中，這種驅(qū)動力放大1 000倍時(shí)將會是怎樣的一番景象。當(dāng)然，事情還沒有結(jié)束呢。 “知識工作”的本質(zhì) 歡迎參與到“知識工作”的真實(shí)經(jīng)驗(yàn)以及意義深遠(yuǎn)的運(yùn)作原則中來。‘這項(xiàng)工作的預(yù)期成果是什么？’這是一個(gè)提高知識工作者工作效率的關(guān)鍵性問題?！? 行動來源于思想。因此，許多人都對此產(chǎn)生了抵觸情緒。 為什么有些事情總是縈繞在你的心頭 在通常情況下，你對一些事總是念念不忘，這是因?yàn)槟阆Ｍ鼈儺?dāng)前的狀況能有所改善，另外： * 你還沒有確切地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么； * 你還沒有決定你下一步的具體行動到底是什么； * 你還沒有把后果和即將采取行動的提示信息存入你所依賴的體系中去。它能夠明察秋毫：你是否已經(jīng)作出了必要的決定，是否已把預(yù)期的結(jié)果和行動的提示信息寄存于一個(gè)安全可靠的地方，以便這些信息能夠在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候在你的意識中浮現(xiàn)出來。如果它多多少少擁有一些天資的話，它就會在你需要處理某件事時(shí)及時(shí)地提醒你。如果你的大腦天資聰穎，它就應(yīng)該當(dāng)你在商店里看到電池時(shí)給你通風(fēng)報(bào)信了，而且提醒你選擇正確的型號。人們把許許多多懸而未決的問題委托給大腦來處理，但這個(gè)實(shí)體目前卻無法有效地應(yīng)付這些情況。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以控制。就其本質(zhì)而言，如果某些事情吸引了我們的注意力，那么，它們往往以“材料”的形式表現(xiàn)出來。 在一次研論會臨近結(jié)束時(shí)，一家生物工程公司的資深經(jīng)理在重新審視她最初列出的工作任務(wù)表時(shí)，感嘆不已：“天哪，這簡直是一堆根本無法完成的工作，毫無章法可言！”就大多數(shù)個(gè)人管理系統(tǒng)中所謂的計(jì)劃表而言，這是我所聽到過的最生動形象的描述了。 過程：管理你的行動. 你幾乎可以像訓(xùn)練運(yùn)動員那樣來訓(xùn)練你自己，在“知識工作”中表現(xiàn)得快速、敏捷、積極主動和精力集中。 然而，在你未達(dá)到這一境界之前，你首先需要培養(yǎng)一個(gè)習(xí)慣：在大腦中不留任何事情?；蛘弋?dāng)你第一次連接因特網(wǎng)，甚至在你打開電話號碼本 時(shí)，你就會大發(fā)脾氣，失去耐心。真正的問題是，在某一時(shí)間，如何恰當(dāng)?shù)剡x擇你要做的事情、如何管理我們的行動。常常聽到有人抱怨“我沒有時(shí)間去……”，這完全是可以理解的，因?yàn)樵S多工作似乎都難以控制。 —希臘諺語 在培訓(xùn)成千上萬名專業(yè)人士的實(shí)踐中，我發(fā)現(xiàn)，他們的突出問題并不是缺乏時(shí)間（盡管他們自己這樣認(rèn)為）。 事情極少由于時(shí)間匱乏而受阻。然而問題在于大多數(shù)人總是陷于繁雜的事務(wù)中難以脫身，嚴(yán)重地阻礙了他們?nèi)ゼ芯倲埓缶?。對于那些參與具體運(yùn)作實(shí)施的人們來說，一種自由、舒展和精神振奮的奇妙感覺便會油然而生。 我接觸過許多主管經(jīng)理，他們在白天處理著各種繁雜瑣碎的事務(wù)，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對公司前景以及個(gè)人前途的考慮和展望。 —瓦茨拉夫你也許會對自己在僅僅一天的時(shí)間里需要考慮和處理如此之多的事情而感到驚異不已，因此，你需要配備一個(gè)完善的系統(tǒng)來輔助你記錄盡可能多的工作，并在需要時(shí)及時(shí)地提供必要的提示，確保你能夠快速而輕松地從一件事情過渡到另一件。 橫向控制和縱向控制的目標(biāo)是一致的：解除你精神上的負(fù)擔(dān)，并把事情做好。你將發(fā)現(xiàn)，本書中所描述的這些獨(dú)立的行為正是目前你正在按部就班進(jìn)行的事情。 我相信，當(dāng)你的工作或者生活達(dá)到某一個(gè)階段時(shí)，你不得不坐下來平靜一下，拿起紙筆列出一張清單。但是，如果你能夠把這種做法轉(zhuǎn)化為你現(xiàn)在生活和工作中運(yùn)行模式中的一種常態(tài)，并使之貫穿于你生活中的各個(gè)領(lǐng)域 （不僅僅在處理“緊急情況時(shí)”），那么，你就開始進(jìn)入了我們所描述的“黑帶”（black belt ）水準(zhǔn)的管理模式。 你沒有理由兩次產(chǎn)生同一想法，除非你對它情有獨(dú)鐘。大腦中肩負(fù)短期記憶的那部分組織往往負(fù)責(zé)存儲不完整、尚未決定和沒有組織安排好的“材料”，其功能類似于個(gè)人計(jì)算機(jī)中的隨機(jī)存儲器。大腦容納“材料”的能力有一定的限度。它們從你大腦中的隨機(jī)存儲器里一躍而起，沖著你大吼大叫。大腦中從來就不存在過去或者將來的概念。就這樣，無孔不入的壓力一下子冒了出來，而造成它的原因我們就不得而知了。就像萬有引力無時(shí)不 在，以至于感受萬有引力的人們甚至意識不到壓力的存在。 第 2章 橫向管理工作進(jìn)程的5個(gè)階段 如何掌握既輕松又不失控的知識工作，我所教授的這個(gè)技巧的核心部分就是征服工作進(jìn)程的5個(gè)階段。 —彼得但是，根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)來看，大多數(shù)人都存在有效改進(jìn)這5個(gè)階段中每一個(gè)階段運(yùn)作方法的余地。另一些人一時(shí)作出了絕妙的決策，卻由于缺乏對其結(jié)果的有效管理，從而喪失了思考的價(jià)值所在。如果不是絕對必要的話，我發(fā)現(xiàn)在一天的工作中分別來處理這5個(gè)階段將大有收獲。還有一些時(shí)候，我希望檢查我的工作清單。但是，如果你認(rèn)為秘書的生日目前“并非那么重要”，因此暫時(shí)擱置一旁不作任何考慮，那么這件事就成了一個(gè)懸而未決的問題。 收集. 要了解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成這一工作，這一點(diǎn)非常重要。 百分之百地捕獲一切“未盡事宜” 為了消除“桶上的一切漏洞”，你需要尋找和搜集一切符號或者代表物，臨時(shí)地代表任何個(gè)人生活中或工作上的事物，重大的或細(xì)小的，迫在眉睫的或無關(guān)緊要的，那些你認(rèn)為應(yīng)該有別于當(dāng)前狀況的事情，以及在你內(nèi)心深處希望多多少少有所改觀的情況。即使它們不會像電子郵件那樣一目了然，這類“材料”仍然需要某種解決方法。這包括你全部的“我將要……”、所有那些你已經(jīng)決定實(shí)施但尚未采取行動的事情。 大致說來，在廣泛的意義上，一切事情都處于人們的收集之 中。 收集工具 有幾種類型的工具，包括科技含量較低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。哪一種符合你的口味，哪一種滿足你的需要，你就選擇哪一種。這些設(shè)備都可以臨時(shí)儲存那些你需要記錄或處理的音頻信息。隨著交流模式越來越多地轉(zhuǎn)換為數(shù)字和無線形式，我們記錄信息的方式變得更加簡單易行了。在行動管理過程中，組織分析這一階段進(jìn)一步向數(shù)字化的方向邁進(jìn)，“面包”將自動添加到我的電子食品清單中，甚至自動完成訂貨和配送的程序。大多數(shù)人確實(shí)選擇了這種或那種形式的收集設(shè)備，但是，這些設(shè)備或多或少地處于失控狀態(tài)。 把一切趕出你的大腦 如果你試圖在你的隨機(jī)存儲器內(nèi)塞入過多的信息，那么，很可能你會喪失使用和清空這個(gè)工作籃的動力。這就好似在布滿了大洞的桌面上玩彈球一樣，彈球接連不斷地掉入洞里，使你一下子喪失了繼續(xù)玩下去的興趣。由于你希望獲取的信息可能從任何一個(gè)地方鉆出來，因此，在任何情況下，你都需要那些唾手可得、可以隨時(shí)隨地發(fā)揮功效的收集工具。所有紙制資料文件也應(yīng)該井然有序地放進(jìn)工作籃中，而不是七零八落地堆積到任何一個(gè)角落里。 一些品德高尚的天才人物在處理最少的問題時(shí)，卻最為積極主動。如果你仍然感到困惑，那么，把它們編排進(jìn)你的系統(tǒng)之中好了。缺乏有效的“流出”系統(tǒng)，你的工作籃里容納的“材料”就會堆積如山、擁擠不堪。令人遺憾的是，當(dāng)這個(gè)體系陷入失控狀態(tài)，或者當(dāng)積存的電子郵件多得超過一整屏?xí)r，這個(gè)安全網(wǎng)絡(luò)就崩潰了。此前她一直依賴于工作日程表提醒她去參加一個(gè)接一個(gè)的會議，而這種做法本身已經(jīng)使她備感輕松了。許多人試圖把一切安排得“井井有條”，但是他們卻錯(cuò)誤地動手管理那些不完整的“材料”。 在后面的章節(jié)里，我將針對這個(gè)過程的每一個(gè)環(huán)節(jié)詳細(xì)地對你進(jìn)行指導(dǎo)。但是，我們還沒有討論過這些材料到底是什么，需要做些什么。 不需要采取行動 如果答案是否定的，那么有三種可能性： 。就目前而言，你所需要的是一個(gè)對付垃圾的垃圾箱和一個(gè)刪除鍵，一個(gè)用于記錄處于醞釀階段事務(wù)的備忘錄文件夾或者日程表。 面對每一件需要處理的信息時(shí)，你必須作出兩個(gè)方面的決定： ？需要達(dá)到什么樣的結(jié)果？ ？ 如果是關(guān)于一項(xiàng)工作…… 你必須在一個(gè)“工作”清單中體 現(xiàn)出其結(jié)果。 下一步行動是什么？ 對于你所進(jìn)行的任何收集工作來說，這都是一個(gè)關(guān)鍵性的問題，如果你的回答恰如其分，你便掌握了實(shí)質(zhì)性的組織管理內(nèi)容。 * 起草有關(guān)預(yù)算會議議程的想法。這些提示信息將使你的個(gè)人管理系統(tǒng)獲益良多。 如果處理這件事情需要花費(fèi)的時(shí)間不止2分鐘，那么，你應(yīng)該問一問自己，你是否就是解決這個(gè)問題的最佳人選呢？如果回答是否定的，那就干脆委托給一個(gè)合適的人員去辦理。綜合在一起，它們就構(gòu)成了一個(gè)完整的系統(tǒng)。在管理那些能夠解決掉的事情時(shí)，你需要一張工作任務(wù)清單、一個(gè)保存工作計(jì)劃和資料的存儲器或文件夾、一個(gè)日程表、一張下一步行動的提示清單，以及一張你所期待的回復(fù)信息的提示清單。比如，我們可以把當(dāng)前的工作清單列入每天的工作計(jì)劃中，也可以使之顯示在掌上電腦中“需要完成”的目錄下，或者也可以在標(biāo)注為“工作清單”的文件夾中找到它們。這就意味著你的“工作”清單中會出現(xiàn)一些相當(dāng)細(xì)小瑣碎的事情。另一種提示方法是列出一個(gè)包含著所有懸而未決問題的清單。 事實(shí)上，你并沒有真正地動手去落實(shí)任何一項(xiàng)工作，只是啟動了一些相關(guān)的活動。它指導(dǎo)我們所采取的每一步行動將能夠沿著正確的方向推進(jìn)。惟一的區(qū)別是，對于那些處于實(shí)施階段的工作項(xiàng)目而言，我們可能需要比較頻繁地查閱這些輔助性資料，以指導(dǎo)我們判定一切必要的行動。特別是當(dāng)你正在處理一件熱門的工程時(shí)，在同一天里急切需要多次查閱這些資料，這時(shí)后一種方法便大顯身手了。 當(dāng)然，你不必再去追蹤任何用不了2分鐘時(shí)間即可以搞定的工作，也沒有必要記錄已經(jīng)告一段落的事情。 你的日程表上一般標(biāo)注三種情況： * 在某一個(gè)確切的時(shí)間里采取的行動； * 在某一個(gè)確切的日期里采取的行動； * 在某一個(gè)確切的日期里將要獲取的信息。也許你告訴米歐奇奧星期五會給她打電話，問問你給她的報(bào)告有沒有問題。 在某一個(gè)確切日期里獲取的信息 在日程表中，你還可以標(biāo)明，在某一個(gè)特定的日子里你希望了解到哪些情況，但不一定非要采取什么行動，也許是有關(guān)安排約會的注意事項(xiàng)，有其他人員（家里人或員工）參與的活動，或者是某些妙趣橫生的事情。但實(shí)際上，工作清單的收效卻令人大失所望，這主要有兩個(gè)原因。因此，事實(shí)上，人們不可能提前確定一個(gè)工作清單。 第二，如果每日工作清單上的某一項(xiàng)工作不一定非要在這一天中完成，那么，它將起到弱化作用，對其他確確實(shí)實(shí)需要得到落實(shí)的工作產(chǎn)生一定的負(fù)面沖擊。我的大腦將不再提醒我：這個(gè)電話必須要打，否則我不可能再有其他的機(jī)會了。日歷上惟一允許出現(xiàn)的改變是，更改原定的日期。史密斯打電話，談?wù)勵(lì)A(yù)算會議的事情”，“給雷切爾和勞拉的母親打電話，通知在外過夜露營的事情”，和“為年度銷售會議起草計(jì)劃”等。在這種情況下，把“下一步行動”清單進(jìn)一步地細(xì)分不失為一個(gè)理智的做法。愛因斯坦 不能夠立即落實(shí)的工作 如同處理那些可以立即付諸行動的工作一樣，對于一些不能夠立即落實(shí)的事情，你同樣需要一個(gè)組織良好、自成一體的系統(tǒng)。如果你繼續(xù)保留著這些東西并與其他的資料混為一談，這些垃圾資料將會嚴(yán)重地?fù)p害這個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。否則，面對堆積如山的工作，你會逐漸地變得無動于衷，不知道從哪里切入，或者不知道要做些什么。你對演出的曲目頗有興趣，但是距離演出還有4個(gè)月的時(shí)間—太遙遠(yuǎn)了，不可能立即行動 （你還無法確定4個(gè)月后的行程安排）。擁有這樣一個(gè)清單不僅具有實(shí)用價(jià)值，而且令人備受鼓舞。里昂 報(bào)名學(xué)習(xí)繪水彩畫 買一部數(shù)碼攝像機(jī) 添置一個(gè)廚房餐具柜 去意大利北部旅行 建造一個(gè)環(huán)狀游泳池 向我的木匠學(xué)習(xí)木工活 為凱西買一個(gè)單腳滑車 向公眾展示我們的藝術(shù)品 乘熱氣球游玩 建造一個(gè)池塘 建造一個(gè)酒窖 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