【正文】 四點(diǎn)。不宜談?wù)撚顾椎图?jí)的內(nèi)容，如男女關(guān)系、兇殺慘案，更不應(yīng)參與小道傳聞的道聽(tīng)途說(shuō)。選擇對(duì)方所擅長(zhǎng)的內(nèi)容，則既可以給對(duì)方發(fā)揮長(zhǎng)處的機(jī)會(huì)，調(diào)動(dòng)其交談的積極性，也可以借機(jī)向?qū)Ψ奖磉_(dá)自己的謙恭之意，并可取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短。由于中外生活習(xí)慣的差異，許多國(guó)內(nèi)司空見(jiàn)慣的話題往往是觸犯外國(guó)人禁忌的敏感內(nèi)容。四、交談的方式（二）靜聽(tīng)式交談基層公務(wù)員在采用此種交談方式時(shí)，切勿居高臨下，企圖以此控制對(duì)方，也不可存心誤導(dǎo)對(duì)方、愚弄對(duì)方，令對(duì)方丟人現(xiàn)眼。切不可處處以“仲裁者”自居，不讓他人發(fā)表觀點(diǎn)，或是不負(fù)責(zé)任地信口開(kāi)河，對(duì)他人見(jiàn)解妄加評(píng)論，甚至成心與他人唱反調(diào)，粗暴無(wú)禮地打斷別人的談話。擴(kuò)展式交談的目標(biāo)在于使各方各抒己見(jiàn)，交換意見(jiàn)，以求集思廣益。所謂電話形象，就是指通話者在通話過(guò)程中留給通話對(duì)象及其他在場(chǎng)者的總體印象。從具體操作上來(lái)說(shuō)，基層公務(wù)員培養(yǎng)和維護(hù)良好的電話形象應(yīng)當(dāng)從通話的準(zhǔn)備、態(tài)度、語(yǔ)言、時(shí)間等幾個(gè)方面予以準(zhǔn)確的把握?；鶎庸珓?wù)員只有在通話前做好充分的準(zhǔn)備，才能使通話得以順利進(jìn)行，觀點(diǎn)得以準(zhǔn)確闡明，信息得以及時(shí)傳遞，分歧得以有效消減。同時(shí)須明確受話人的電話號(hào)碼，仔細(xì)核實(shí)、謹(jǐn)慎撥打。這樣，電話一通，發(fā)話人就可以依照提綱有條不紊地進(jìn)行闡述了，不至于遺漏要點(diǎn)或者語(yǔ)無(wú)依次，甚至因一時(shí)想不起來(lái)該說(shuō)什么而尷尬地僵住。（二）儀態(tài)準(zhǔn)備通話時(shí)，通話人除了必須執(zhí)筆做些適當(dāng)、簡(jiǎn)短的記錄，以及可以利用一些與通話內(nèi)容相關(guān)的書(shū)面資料外，切不可三心二意地去做任何其他事情，否則既不尊重通話對(duì)象，也不利于交流溝通。（三）記錄準(zhǔn)備為了避免因記不住或記不清發(fā)話人所傳遞的信息而一再要求發(fā)話人重述，甚至遺漏信息要點(diǎn)的情況，受話人應(yīng)在接聽(tīng)電話時(shí)進(jìn)行適當(dāng)?shù)囊c(diǎn)記錄，避免反復(fù)，節(jié)約時(shí)間。因此記錄應(yīng)力求完整準(zhǔn)確，機(jī)密性內(nèi)容要妥善保管。此時(shí)，一般可采取如下兩種應(yīng)對(duì)措施。一般不宜要求對(duì)方隔時(shí)再來(lái)電，以免給人以“擺架子”之嫌；也可請(qǐng)受托之人在對(duì)方同意的情況下，代為記錄來(lái)電內(nèi)容，但須確保記錄準(zhǔn)確，以免誤事。我們將盡快與您聯(lián)絡(luò)。有專(zhuān)家指出，應(yīng)當(dāng)在企業(yè)中發(fā)展一種“電話文化”，即要每一位職員都培養(yǎng)一種把每次電話都看作是一項(xiàng)潛在生意的態(tài)度，其基本要求就是要做到殷勤備至，并認(rèn)為這將對(duì)提高企業(yè)效益產(chǎn)生重大影響。撥打電話時(shí)，要沉住氣，耐心等待對(duì)方接電話。（二）勤于接聽(tīng)須說(shuō)明的一點(diǎn)是，基層公務(wù)員最好能培養(yǎng)自己較強(qiáng)的聽(tīng)辯能力，熟悉與自己有著較多聯(lián)系的同志的聲音，一拿起話筒就能立刻聽(tīng)出對(duì)方的聲音并直呼其名，這樣會(huì)給對(duì)方留下很好的印象，有利于進(jìn)一步交流與溝通。如果因線路問(wèn)題或其他客觀原因而導(dǎo)致通話中斷，則應(yīng)由發(fā)話人迅速重?fù)芤槐?，不可讓?duì)方久等，并向其解釋、致歉；受話人也應(yīng)守候在電話旁，不宜轉(zhuǎn)做他事，甚至抱怨對(duì)方。也不可讓對(duì)方久等，存心拖延時(shí)間。如對(duì)方不愿留言，切勿刨根究底。使用電話的過(guò)程實(shí)質(zhì)上是用語(yǔ)言進(jìn)行交流的過(guò)程，語(yǔ)言是信息傳遞的載體，因此語(yǔ)言的使用是電話形像中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。用語(yǔ)是否禮貌，是對(duì)通話對(duì)象尊重與否的直接體現(xiàn)，也是個(gè)人修養(yǎng)高低的直觀表露。通話人開(kāi)口的第一句話事關(guān)自己留給對(duì)方的第一印象，因此要慎重對(duì)待。通話結(jié)束可主動(dòng)征求對(duì)方意見(jiàn)：“就談到這里，好嗎？”等對(duì)方說(shuō)完放下話筒，再掛電話。為了使發(fā)話人及時(shí)了解其所撥號(hào)碼是否正確，或本人是否發(fā)話人所找之人，受話人同樣應(yīng)當(dāng)主動(dòng)自報(bào)家門(mén)：“您好！市政府接待處，我是王平。（三）用語(yǔ)溫婉為確保信息的準(zhǔn)確傳遞，通話人在通話過(guò)程中應(yīng)當(dāng)力求發(fā)音清晰、咬字準(zhǔn)確、音量適中、語(yǔ)速平緩。如果自己說(shuō)話帶有口音，或覺(jué)察到對(duì)方聽(tīng)著較困難，就應(yīng)有意識(shí)地調(diào)整語(yǔ)速和音量；如果由于種種原因聽(tīng)不太清對(duì)方的話，則應(yīng)委婉地告訴對(duì)方：“對(duì)不起，我們這邊線路有點(diǎn)問(wèn)題，我聽(tīng)不清楚您的聲音，請(qǐng)大點(diǎn)聲好嗎？”對(duì)方調(diào)整過(guò)來(lái)后再向?qū)Ψ街轮x，切不可抱怨對(duì)方。既不可大聲嚷嚷、高聲談笑，或者一驚一詫、時(shí)高時(shí)低，從而打斷他人工作思路，也不可竊竊私語(yǔ)，鬼鬼祟祟，無(wú)端吸引他人注意。通話時(shí)應(yīng)避免過(guò)分夸張的肢體動(dòng)作，以防帶來(lái)嘈雜之聲。通話人時(shí)間感的強(qiáng)弱往往能間接而微妙地折射出其辦事效率的高低和工作能力的大小。通話時(shí)機(jī)的選擇看似平常，實(shí)際上至關(guān)重要。如確有急事不得不打擾別人休息時(shí)，務(wù)必在接通電話后向?qū)Ψ街虑?。（二）安排順序但為了不影響其他工作人員，基層公務(wù)員可先接聽(tīng)首先打進(jìn)來(lái)的電話，在向其解釋并征得同意后，再接聽(tīng)另一個(gè)電話，并讓第二個(gè)電話的通話對(duì)象留下電話號(hào)碼，告之稍候再主動(dòng)與他聯(lián)系，然后再迅速轉(zhuǎn)聽(tīng)第一個(gè)電話。不管先接聽(tīng)了其中的哪個(gè)電話，都應(yīng)當(dāng)在接聽(tīng)完畢后迅速撥通第二個(gè)電話，不宜讓對(duì)方久等。電話作為一種便捷的通訊工具，其目的在于提高工作效率。這一做法在國(guó)際上通稱(chēng)為“通話3分鐘”原則，它在許多國(guó)家都被當(dāng)作一項(xiàng)制度，要求每一位公務(wù)員嚴(yán)格遵守。說(shuō)話切勿東拉西扯、漫無(wú)邊際，更不可說(shuō)一些類(lèi)似“猜猜我是誰(shuí)”、“知道我找你有什么事嗎”的廢話。若超過(guò)30秒，須征得對(duì)方同意并致以歉意，或先暫時(shí)掛斷電話，完事后再撥打過(guò)去。各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化已是大勢(shì)所趨。這些網(wǎng)絡(luò)規(guī)則，就是網(wǎng)絡(luò)禮儀。一般而言，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)遵守下述規(guī)則。不準(zhǔn)借辦公條件現(xiàn)代化之機(jī)和提高個(gè)人業(yè)務(wù)水平之名，利用公款參加各種電腦知識(shí)、技能培訓(xùn)。尤其不得在閑暇時(shí)間，利用單位配給的手提電腦進(jìn)行娛樂(lè)或做其他任何與公務(wù)無(wú)關(guān)的事。各級(jí)行政機(jī)關(guān)使用網(wǎng)絡(luò)辦公是為了提高工作效率，但如果基層公務(wù)員長(zhǎng)時(shí)間使用網(wǎng)絡(luò)，甚至不分晝夜地上網(wǎng)，就會(huì)使本單位承擔(dān)較重的上網(wǎng)費(fèi)用負(fù)擔(dān)，增加行政開(kāi)支，而且同樣有可能造成本單位與外界聯(lián)系的不便。本單位的工作人員只能利用這段時(shí)間上網(wǎng)辦公，其余時(shí)間則務(wù)必保持電話線路的暢通無(wú)阻。為防萬(wàn)一，基層公務(wù)員應(yīng)對(duì)重要的資料采取嚴(yán)格的加密措施。所謂“黑客”，即指采用非法手段侵入網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的人?；鶎庸珓?wù)員一般都具有良好的科學(xué)文化水平和較豐富的計(jì)算機(jī)知識(shí)，又往往掌握著本單位、本部門(mén)的一些關(guān)鍵性網(wǎng)絡(luò)材料，如果運(yùn)用不當(dāng)，或目的不純，很容易步“黑客”后塵，給國(guó)家和集體造成巨大損失。除了上述與其身份相應(yīng)的規(guī)則外，基層公務(wù)員在使用網(wǎng)絡(luò)時(shí)還必須對(duì)一系列網(wǎng)上漫游的基本規(guī)則予以充分的認(rèn)識(shí)和嚴(yán)格的遵守。對(duì)于基層公務(wù)員來(lái)說(shuō)，對(duì)這些“道德性”規(guī)則的遵守，將有助于自身形象的維護(hù)。（一）收發(fā)郵件收發(fā)電子郵件是基層公務(wù)員利用網(wǎng)絡(luò)辦公最常見(jiàn)的內(nèi)容，也是最重要的方式。電子郵件的撰寫(xiě)與發(fā)送皆有一定之規(guī)。五是郵件用語(yǔ)要禮貌規(guī)范，以示對(duì)對(duì)方的尊重。接收與回復(fù)電子郵件時(shí)，通常應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一般應(yīng)在收件當(dāng)天予以回復(fù)，以確保信息的及時(shí)交流和工作的順利開(kāi)展。一是要定期整理收件箱，對(duì)不同郵件分別予以保存和刪除，不可使郵箱過(guò)于擁擠。出于工作需要，基層公務(wù)員往往會(huì)上網(wǎng)查閱一些重要的新聞或資料。例如表情符：對(duì)于上述語(yǔ)言符號(hào)，應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎使用，以免對(duì)方不解進(jìn)而導(dǎo)致交流受阻。為維護(hù)自身形象和各級(jí)行政機(jī)關(guān)的形象，基層公務(wù)員切不可以單位或部門(mén)名義在網(wǎng)上任意發(fā)表個(gè)人對(duì)新聞時(shí)事的看法，尤其不能發(fā)布假消息或泄露國(guó)家機(jī)密?；鶎庸珓?wù)員雖不得在工作時(shí)間享用這些私人服務(wù)項(xiàng)目，但完全可在閑暇時(shí)間，在家或其他場(chǎng)合接觸這些內(nèi)容，而且同樣應(yīng)當(dāng)遵守其一定