秘書(shū)會(huì)務(wù)手冊(cè)-預(yù)覽頁(yè)
【正文】 和會(huì)議的效果，翰瑪公司特制定并頒發(fā)了會(huì) 議制度（試行版），對(duì)會(huì)議的全程工作做了要求，現(xiàn)將制度附下： 翰瑪標(biāo)識(shí)公司會(huì)議制度（試行） 1. 目的：會(huì)議是公司一項(xiàng)重要的工作方式，為了提高會(huì)議效率，保證會(huì)議效果，規(guī)范公司 的會(huì)議工作，特制定本制度。 為保證會(huì)議效率和質(zhì)量，在議題和內(nèi)容有限的情況下，會(huì)議時(shí)間一般 應(yīng)控制在 2小時(shí)以內(nèi)。例如：涉及公司 5 商業(yè)秘密的會(huì)議，參會(huì)人員如果委托他人代替參加會(huì)議，必須事先報(bào)會(huì)議 主辦部門批準(zhǔn)。匯報(bào)部門在制作 PPT文件時(shí)，首頁(yè)應(yīng)該包括本次議程的時(shí)間安 排和會(huì)議注 意事項(xiàng)，使與會(huì)人員清楚本次會(huì)議的議程；同時(shí)，制作 PPT文 件應(yīng)該使用公司標(biāo)準(zhǔn)模版，為保證投影效果清楚，應(yīng)注意色彩的搭配； 對(duì)請(qǐng)假的要求。 會(huì)議主持人在會(huì)議開(kāi)始前 ,應(yīng)該清點(diǎn)參會(huì)人員名單 ,向與會(huì)人員通報(bào)此次會(huì)議的會(huì)議 目的，會(huì)議的具體議程；明確說(shuō)明此次會(huì)議的注意事項(xiàng)和會(huì)議紀(jì)律； 會(huì)議 主持人在會(huì)議過(guò)程中，應(yīng)該控制討論的方向和時(shí)間，促成會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)； 6. 會(huì)議紀(jì)律 與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參會(huì)，遲到而沒(méi)有事先請(qǐng)假要罰占 1分鐘； 會(huì)議期間避免隨意走動(dòng)，對(duì)手機(jī)做靜音處理； 與會(huì)人員如果因特殊原因需要在會(huì)議中途離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。 要求 外部環(huán)境幽雅，適宜散步； 內(nèi)部設(shè)施齊備： 會(huì)議室的布局，光線明暗，燈光，音響，空調(diào)等 10 娛樂(lè)設(shè)施齊全（乒乓球，保齡，游泳等） 住宿、餐飲、娛樂(lè)的距離要適宜 說(shuō)明：對(duì)符合上述條件的場(chǎng)所最終提請(qǐng)總經(jīng)理室。 11 人員確認(rèn) 結(jié)合會(huì)議通知中所注明的參會(huì)人員名單（主要是總經(jīng)理室成員及全程列席人員），與其確認(rèn)住宿，交通（往返）情況。 車輛安排 依據(jù)會(huì)議議程確定車輛往返的安排，一般選用依維柯。 應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、議程、房間安排、就餐安排、車輛安排、活動(dòng)安排、會(huì)務(wù)組聯(lián)系方法及房間、會(huì)議注意事項(xiàng)及會(huì)址路線圖（注：要包含會(huì)議通知的所有內(nèi)容）。 議程 PPT制作 制作會(huì)議議程的 PPT 文件，以便會(huì)議主持人介紹會(huì)議的安排。 指導(dǎo)服務(wù)人員水果及點(diǎn)心的準(zhǔn)備 和擺放情況。 會(huì)議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會(huì)前 30分鐘準(zhǔn)備并調(diào)試完畢。 會(huì)中工作（按順序） 會(huì)議室保障 會(huì)議的全程要有一名會(huì)務(wù)人員留在會(huì)議室，保障會(huì)議的服務(wù)工作。 及時(shí)了解會(huì)議的進(jìn)展情況并及時(shí)通知外部會(huì)務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整工作。 落實(shí)匯報(bào)人員返回情況。 娛樂(lè)的保障 滿足總經(jīng)理室成員的娛樂(lè)需求。 在當(dāng)晚要與總臺(tái)設(shè)定好第二日的叫早時(shí)間。 的總經(jīng)理室成員如要返回安排好送機(jī)工作；如繼續(xù)留在北京則送至事先安排好的賓館。 設(shè)備歸還 返回公司后，歸還所借設(shè)備。 全程會(huì)議要至少保證有 2輛會(huì)議用車。 會(huì)務(wù)組房間應(yīng)選擇與會(huì)場(chǎng)距離較近的房間，而每次會(huì)議的房間應(yīng)較為固定。會(huì)議的各項(xiàng)內(nèi)容安排如下： 一、會(huì)議地點(diǎn)：天安門賓館 5號(hào)樓第 9會(huì)議室 二 、參會(huì)人員：總經(jīng)理室成員 三 、會(huì)議主持人： 18 五、 會(huì)議注意事項(xiàng) 5 月 29 日早 8： 00 舉行總經(jīng)理室周例會(huì)， 5月 31 日的總經(jīng)理室周例會(huì)取消； 總經(jīng)理室會(huì)議的內(nèi)容屬于公司的商業(yè)秘密，與會(huì)人員請(qǐng)注意保密； 各項(xiàng)會(huì)議的匯報(bào)人員和列席人員請(qǐng)按照議程安排的時(shí)間準(zhǔn)時(shí) 參會(huì)； 會(huì)議期間請(qǐng)不要隨意走動(dòng)，請(qǐng)對(duì)手機(jī)、 BP 機(jī)做消音處理； 請(qǐng)匯報(bào)人嚴(yán)格控制時(shí)間，保證會(huì)議議程順利、按時(shí)進(jìn)行； 各匯報(bào)部門請(qǐng)事先準(zhǔn)備好 PPT文件，如需要準(zhǔn)備文字材料，請(qǐng)準(zhǔn)備 22份復(fù) 印材料，分發(fā)給總經(jīng)理室成員，并在會(huì)后統(tǒng)一收回； 如因特殊原因無(wú)法參會(huì)，總經(jīng)理室成員需要楊元慶總經(jīng)理準(zhǔn)假，其他人員需 19 要本部門的主管總經(jīng)理室成員準(zhǔn)假并通知秘書(shū)處 ――― 5月 28日前將給與會(huì)人員發(fā)出詳細(xì)的會(huì)務(wù)通知，請(qǐng)注意查收。 ――― ： 139。 參會(huì)人員如有住宿或用車需要，請(qǐng)及時(shí)通知 ――― 或 ――― 。妥否，請(qǐng)批示！ 會(huì)務(wù)細(xì)節(jié)表 26 27 附件四 主要會(huì)議場(chǎng)所介紹表 28 29
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