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摩托羅拉內(nèi)控制度全集-預(yù)覽頁(yè)

 

【正文】 摩托羅拉的每個(gè)單位內(nèi)部均須制定正式的書(shū)面資信政策和程序,并已必須由事業(yè)總部/集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部門(mén)審查和批準(zhǔn)。應(yīng)使用可靠的外部信息來(lái)確定這種限度。在適當(dāng)情況下,資信限額的調(diào)整必須由財(cái)務(wù)管理部門(mén)作出和批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn):C一1,C-2,C-3,C-42.3.2銷(xiāo)售訂單或裝運(yùn)授權(quán)應(yīng)定期予以登記(至少每月一次)。貨運(yùn)證明必須送交會(huì)計(jì)或開(kāi)帳單部門(mén)。參照風(fēng)險(xiǎn):C-3,C-6,C.72.3.6待裝運(yùn)的產(chǎn)品的類(lèi)型和數(shù)量必須至少以抽查的方式予以核實(shí)。參照風(fēng)險(xiǎn):C-42.3.9每一裝運(yùn)場(chǎng)所必須建立同銷(xiāo)售截止程序,該程序必須經(jīng)經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)和有關(guān)財(cái)務(wù)管理部門(mén)批準(zhǔn)。C-2裝運(yùn)的產(chǎn)品或數(shù)量可能出現(xiàn)誤差;或者產(chǎn)品的裝運(yùn)可能提前、拖后、或違反出口管制及或海關(guān)要求。C-2裝運(yùn)的產(chǎn)品或數(shù)量可能出現(xiàn)誤差;或者產(chǎn)品的裝運(yùn)可能提前、拖后、或違反出口管制及或海關(guān)要求。C-6摩托羅拉可能無(wú)法向承運(yùn)人追償其丟失的產(chǎn)品。C-9可能無(wú)法及時(shí)查明和解決拖欠或丟失的銷(xiāo)貨訂單。參照風(fēng)險(xiǎn):D1,D-2,D-32.4.2開(kāi)票職能部門(mén)必須獨(dú)立于裝運(yùn)和應(yīng)收帳款職能部門(mén)。參照風(fēng)險(xiǎn):D-2,D-3,D-42.4.5必須具備充分的審查或計(jì)算機(jī)審核,以確保發(fā)票記錄準(zhǔn)確,收入記入有關(guān)會(huì)計(jì)期間。必須取得該證明并予以存檔。參照風(fēng)險(xiǎn):D-102.4.11必須建立合適的截止程序,以確保收入入帳的正確。如果序號(hào)的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的,貸記憑單必須預(yù)先編號(hào)。參照風(fēng)險(xiǎn):D-4,D-52.4.16“收帳通知單”或“見(jiàn)下”發(fā)票(沒(méi)有直接從工廠給客戶(hù)開(kāi)票,而是分別開(kāi)具發(fā)票)必須按照事業(yè)總部/集團(tuán)的政策予以處理。D-2銷(xiāo)售業(yè)務(wù)可能已經(jīng)發(fā)生,但是未予開(kāi)出帳單及或未作記錄。產(chǎn)品可能開(kāi)出帳單并予以記錄,但未裝運(yùn)。公司亦可能由于發(fā)票有誤而受到外界起訴。D-9摩托羅拉可能幫助客戶(hù)繞開(kāi)客戶(hù)的內(nèi)部控制制度。C產(chǎn)品可能開(kāi)出帳單并予以記錄,但未裝運(yùn)。D-10可能發(fā)生有意更改發(fā)票及或應(yīng)收帳款問(wèn)題。D-15帳單錯(cuò)誤可能無(wú)法立即查明和解決,導(dǎo)致收入損失。必須制定程序以保證準(zhǔn)確和及時(shí)地記錄發(fā)出帳單和客戶(hù)付款。參照風(fēng)險(xiǎn):E-4,E-62.5.4應(yīng)收款帳齡分析必須由財(cái)務(wù)部門(mén)審查,以查清有無(wú)異常或嚴(yán)重的拖欠帳款項(xiàng)目。參照風(fēng)險(xiǎn):E-32.5.6所有對(duì)應(yīng)收帳款余額的調(diào)整(例如:貸記通知,銷(xiāo)售退回,折讓?zhuān)瑧?yīng)收款帳的核銷(xiāo),借記通知)必須根據(jù)有關(guān)事業(yè)總部/集團(tuán)的政策經(jīng)批準(zhǔn)后予以調(diào)整,并于確定調(diào)整時(shí)記入當(dāng)期帳目。參照風(fēng)險(xiǎn):E-52.5.8必須至少按季度審查估價(jià)準(zhǔn)備,以查明是否充分合理,并按照要求作出調(diào)整?,F(xiàn)金一經(jīng)收訖,即被私吞。E-4總分類(lèi)帳或明細(xì)分類(lèi)帳的差錯(cuò)可能無(wú)法及時(shí)查明并更正。E-7所進(jìn)行的調(diào)整可能不符合良好的業(yè)務(wù)慣例,或可能無(wú)法發(fā)現(xiàn)調(diào)整中出現(xiàn)的差錯(cuò)。E-5應(yīng)收帳款和長(zhǎng)期租賃的估價(jià)準(zhǔn)備計(jì)算可能有誤。E-10未經(jīng)授權(quán)使用客戶(hù)應(yīng)收帳款資料可以給摩托羅拉的競(jìng)爭(zhēng)地位和聲譽(yù)產(chǎn)生不良影響。參照風(fēng)險(xiǎn):F-12.6.2收帳部門(mén)必須定期審查應(yīng)收帳款(借方及貸方)余額,并對(duì)所有超過(guò)銷(xiāo)售條款規(guī)定期限的帳款開(kāi)展收帳工作。參照風(fēng)險(xiǎn):F-3,F-4 F-l實(shí)施的收帳政策和程序可能不健全或不一致,結(jié)果可能導(dǎo)致收帳工作不恰當(dāng)、無(wú)效率。F-4客戶(hù)的不滿(mǎn)可能導(dǎo)致喪失客戶(hù)。參照風(fēng)險(xiǎn):G-2,G-32.7.3如良好業(yè)務(wù)慣例允許,控制和負(fù)責(zé)支票/現(xiàn)金的收取和存入銀行的人員,不得兼任以下責(zé)任:a.記錄應(yīng)收款明細(xì)帳;b記錄總分類(lèi)帳;C.收回拖欠應(yīng)收款;d.批準(zhǔn)核銷(xiāo)壞帳;e.批準(zhǔn)貸記通知,折扣,折讓或客戶(hù)退貨;f.準(zhǔn)備帳單文件參照風(fēng)險(xiǎn):G-1,G-22.7.4應(yīng)鼓勵(lì)客戶(hù)將付款直接匯至上鎖信箱(如果可行的話(huà))或摩托羅拉在銀行開(kāi)立的存款帳戶(hù)。參照風(fēng)險(xiǎn):G-5,G-62.7.7必須對(duì)客戶(hù)的雜項(xiàng)匯款收入制定健全的控制程序。G-3現(xiàn)金流動(dòng)可能達(dá)不到最大限度。G-5應(yīng)收帳款內(nèi)部管理報(bào)告所列入的應(yīng)收帳款余額及或應(yīng)收款帳齡分析可能不準(zhǔn)確。決定內(nèi)部控制實(shí)施程度應(yīng)使用一般準(zhǔn)則是,控制成本不應(yīng)超出所產(chǎn)生的收益。選擇和確認(rèn)供應(yīng)商資格的責(zé)任必須與付款和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)劃分。 A-2 可能發(fā)生敏感性付款,違反出口管制,公開(kāi)。 3.1.2 選擇和確認(rèn)供應(yīng)商資格過(guò)程中所使用的所有標(biāo)準(zhǔn)必須形成文件并妥善保管。至少每年要對(duì)供應(yīng)商名錄/數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行審查、更新并刪除不常用的供應(yīng)商。如果某供應(yīng)渠道的中斷可能對(duì)一項(xiàng)業(yè)務(wù)或摩托羅拉產(chǎn)生重大的消極影響,必須制定業(yè)務(wù)中斷準(zhǔn)備計(jì)劃,編制成文并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn),以保證在緊急情況時(shí)有充足的材料供應(yīng)。參照風(fēng)險(xiǎn):A-2,A-3,A.6 A-6 可能提前或拖后收到材料,結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫(kù)存積壓。參照風(fēng)險(xiǎn):B-1,BZ B-l 購(gòu)貨可能:a.未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)。如果商業(yè)環(huán)境使上述措施不切實(shí)際,必須具備其它補(bǔ)償性控制措施。對(duì)于一次性支出,例如培訓(xùn)研討會(huì),業(yè)務(wù)公費(fèi)等,進(jìn)貨訂單/請(qǐng)購(gòu)單有時(shí)不合適或不必要。參照風(fēng)險(xiǎn):b1,b2 B-4 記錄可能丟失或毀損。 3.2.6 所有購(gòu)貨訂單或輸入屏幕的地點(diǎn)均必須予以保護(hù),業(yè)務(wù)處理和批準(zhǔn)過(guò)程中的內(nèi)部控制程序必須完善,以防上未經(jīng)授權(quán)的使用。參照風(fēng)險(xiǎn):B-2,B-3,B-7,B-8 B-7 所購(gòu)貨物可能不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 3.2.9 所有超過(guò)事業(yè)總部/集團(tuán)財(cái)務(wù)和經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)規(guī)定和預(yù)先確定金額的購(gòu)貨,必須公開(kāi)投標(biāo)。 3.2.11 由于價(jià)格或數(shù)量的提高,購(gòu)貨訂單超過(guò)采購(gòu)人員批準(zhǔn)權(quán)限,對(duì)購(gòu)貨訂單進(jìn)行的修改必須符合事業(yè)總部/集團(tuán)的政策并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。 3.2.13 必須建立程序確保所有因質(zhì)量低劣,規(guī)格原因要退回供應(yīng)商的生產(chǎn)材料,資本或費(fèi)經(jīng)過(guò)恰當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)并妥善入帳。此類(lèi)文件還應(yīng)經(jīng)過(guò)法律部門(mén)批準(zhǔn),曾經(jīng)被批準(zhǔn)使用的,常用格式和文字的文件除外。差錯(cuò)和違反法規(guī)的可能性急劇增大。 3.3.3 所有購(gòu)進(jìn)的材料、貨物和用品必須在每一設(shè)施的指定驗(yàn)收站驗(yàn)收,除非按照事業(yè)總部/集團(tuán)政策另有安排和批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn):C-3,C-4,C-5 C-6 貨物和勞務(wù)可能已被接受,但未予報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確。 3.3.6 如果沒(méi)有實(shí)際收到貨物或勞務(wù)和恰當(dāng)?shù)奶嶝涀C明。所有數(shù)量偏差必須在驗(yàn)收業(yè)務(wù)中記錄,并與供應(yīng)商妥善解決。驗(yàn)收業(yè)務(wù)文件必須能夠單獨(dú)確認(rèn)和查詢(xún),并且必須定期進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。參照風(fēng)險(xiǎn):C-1,C-2,C.4,C7 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) 3.4.1 應(yīng)付帳款職能必須:a.與購(gòu)貨和驗(yàn)收業(yè)務(wù)分開(kāi);b.與應(yīng)付帳款部門(mén)內(nèi)的總帳入帳業(yè)務(wù)劃分開(kāi)。缺少任何上述信息或信息之間有任何偏差,均須在付款前予以解決。參照風(fēng)險(xiǎn):D-1,D-3,D-4,D-5,D-7,D-8 D-3 貨物或勞務(wù)可能由未經(jīng)授權(quán)的人員訂購(gòu)和收貨。數(shù)量超出或品目錯(cuò)誤。必須對(duì)發(fā)票,支票申請(qǐng)單或費(fèi)用報(bào)表予以審查,然后才能批準(zhǔn)付款。 3.4.8 應(yīng)該使用原始發(fā)票作為付款憑證。參照風(fēng)險(xiǎn):D-2,D-4.10供應(yīng)商報(bào)表必須至少以抽查的方式予以審查,以查明有無(wú)逾期項(xiàng)目,并及時(shí)予以解決。此種匯款應(yīng)直接交付出納職能部門(mén)。參照風(fēng)險(xiǎn):D-6,D7,應(yīng)付帳款部門(mén)必須確定供應(yīng)商已列入經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商名錄/數(shù)據(jù)庫(kù)中。參照風(fēng)險(xiǎn):D-6,D-10 D2購(gòu)貨可能已收到,但沒(méi)有報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確。未訂購(gòu)的貨物;b.不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);c.?dāng)?shù)量超出或品目錯(cuò)誤D5生產(chǎn)用材料可能提前或推遲到貨,可能發(fā)生業(yè)務(wù)中斷或庫(kù)存積壓。D10購(gòu)貨可能:A。參照風(fēng)險(xiǎn):E-l,E-2,ES3.53支票,電子計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)帳,銀行轉(zhuǎn)帳申請(qǐng)單必須附有購(gòu)貨訂單,驗(yàn)收單據(jù),原始發(fā)票,或者按照事業(yè)總部/集團(tuán)政策規(guī)定,能夠證明為正當(dāng)支出的憑證。參照風(fēng)險(xiǎn):E-6,E-103.5.6所有大付必須在負(fù)債發(fā)生或付款期間恰當(dāng)準(zhǔn)確地記入會(huì)計(jì)帳冊(cè)。必須定期說(shuō)明空白支票的填發(fā),作廢或未用情況。簽字人中至少有一人是獨(dú)立于發(fā)票審批責(zé)任者,除非良好的業(yè)務(wù)慣例另有規(guī)定。這類(lèi)支票必須予以記錄并妥善保存。參照風(fēng)險(xiǎn):E-6 E-1可能采用了繞開(kāi)現(xiàn)行內(nèi)部控制技術(shù)的方法。E-4項(xiàng)目或勞務(wù)可能已被收到,但沒(méi)有報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確。關(guān)鍵決策所依據(jù)的可能是錯(cuò)誤信息。E10現(xiàn)金可能達(dá)不到最佳利用或者可能被盜用。E-4項(xiàng)目或勞務(wù)可能已被收到,但沒(méi)有報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確。關(guān)鍵決策所依據(jù)的可能是錯(cuò)誤信息。決定內(nèi)部控制實(shí)施程度應(yīng)使用的一般準(zhǔn)則是:控制成本不應(yīng)超出所產(chǎn)生的效益。3工資支付控制4,4工資發(fā)放4.1人事,報(bào)酬和福利4.1.1人力資源管理部門(mén)必須制定并堅(jiān)持有關(guān)雇員的聘用,晉級(jí),調(diào)職和解雇的政策和準(zhǔn)則。參照風(fēng)險(xiǎn):A-2,A-3,A-44.1.3勞動(dòng)報(bào)酬應(yīng)按照正當(dāng)授權(quán)的比率和有關(guān)工資級(jí)別支付。人力資源部門(mén)的文件最底限度應(yīng)包括正式簽署的聘用表,經(jīng)核準(zhǔn)的級(jí)別和支付比率。參照風(fēng)險(xiǎn):A-2,A-4,A-5,A-6,A-84.1.6人力資源部門(mén)指定管理人員必須負(fù)責(zé)管理雇員福利計(jì)劃。參照風(fēng)險(xiǎn):A-7,A-10,A114.,其中包括工資核準(zhǔn),必須與工資發(fā)放和入帳職責(zé)分開(kāi)參照風(fēng)險(xiǎn):A-9 A-1可能雇用了不符合摩托羅拉雇用標(biāo)準(zhǔn)的人員,結(jié)果導(dǎo)致員工隊(duì)伍的數(shù)量及或質(zhì)量不佳。A—5可能錯(cuò)報(bào)工資和工資稅帳目。A-9可能外理了未經(jīng)核準(zhǔn)的業(yè)務(wù)事項(xiàng),但未能發(fā)現(xiàn),結(jié)果導(dǎo)致資金盜用或暫時(shí)挪用。該檔案必須包括所有現(xiàn)行的工資支付比率,預(yù)提扣除及稅率等的全部信息。參照風(fēng)險(xiǎn):B-24.2.4任何雇員離職或調(diào)職以及工資變動(dòng)均須立即通知工資部門(mén),以便調(diào)整工資記錄。如果由于系統(tǒng)限制無(wú)法同時(shí)處理記錄,則必須將工資所得記錄與工資(支票)登記簿調(diào)節(jié)核對(duì)。參照風(fēng)險(xiǎn):B-94.2.9必須對(duì)工資代扣項(xiàng)目加以控制,以確保金額適當(dāng),符合政府規(guī)定,及時(shí)向有關(guān)機(jī)構(gòu)匯繳以及及時(shí)與總分類(lèi)帳核對(duì)。213在可行的情況下,工資編制職責(zé)必須與工資核準(zhǔn),支票簽字及支票發(fā)放等職責(zé)分開(kāi).如分工無(wú)法實(shí)現(xiàn),必須建立彌補(bǔ)性控制措施。雇員的代扣項(xiàng)目可能有差錯(cuò)。B-7總分類(lèi)帳可能輸入錯(cuò)誤數(shù)據(jù),可能錯(cuò)報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表。B-8工資處理可能不完整及或不準(zhǔn)確。B-11未能遵循統(tǒng)一的程序,導(dǎo)致工資信息錯(cuò)誤、不完整或未及時(shí)處理以及支付給雇員的工資所得可能出現(xiàn)差錯(cuò)。33參照風(fēng)險(xiǎn):C-34.3.5破損、作廢或注銷(xiāo)支票必須予以記錄并在有其他人員在場(chǎng)并作記錄的條件下,立即對(duì)這類(lèi)支票銷(xiāo)毀。參照風(fēng)險(xiǎn):C-3,C.44.3.8工資發(fā)放之前,已完成的工資登記帳,記帳報(bào)告和工資帳戶(hù)轉(zhuǎn)帳申請(qǐng)(或者類(lèi)似的工資支付證明文件)必須經(jīng)適當(dāng)?shù)呢?cái)務(wù)管理人員審查批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn):C2,C3 C1支票保管,核準(zhǔn)和處理過(guò)程中的差錯(cuò)和疏漏未能查出并糾正。C-4支票可能被未經(jīng)授權(quán)的人員挪用或兌現(xiàn)現(xiàn)金。C2尚未記錄入帳的工資支票可能已經(jīng)發(fā)出,使財(cái)務(wù)報(bào)表誤報(bào)。參照風(fēng)險(xiǎn):D-24如果法律有規(guī)定,必須將未領(lǐng)取工資匯交有關(guān)政府機(jī)構(gòu)。參照風(fēng)險(xiǎn):D-54D2確認(rèn)支票遺失或挪用的責(zé)任時(shí),沒(méi)有審查線(xiàn)索。此外,如果雇員聲稱(chēng)其未領(lǐng)工資,可能無(wú)據(jù)可查。制造過(guò)程是企業(yè)活動(dòng)中最復(fù)雜的周期。制造周期中的控制指南分為四個(gè)部分:5參照風(fēng)險(xiǎn):A-1,A-2,A.35.1.2必須制定存貨成本標(biāo)準(zhǔn),制造、采購(gòu)和會(huì)計(jì)部門(mén)的人員至少每年要共同對(duì)存貨成本標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一次修改。參照風(fēng)險(xiǎn):A-1,A-2,A-3,A-4,AS5參照風(fēng)險(xiǎn):A-1,A-2,A-3,A-4,A-55.1.7因工程或經(jīng)濟(jì)原因?qū)?biāo)準(zhǔn)成本進(jìn)行修改,必須經(jīng)過(guò)適當(dāng)級(jí)別的生產(chǎn)和財(cái)務(wù)管理人員的批準(zhǔn),應(yīng)妥善予以記錄,并且立即記入會(huì)計(jì)和存貨系統(tǒng)。b.材料、人工成本和制造費(fèi)用可能未記入存貨,而記入營(yíng)業(yè)費(fèi)用。e.如果沒(méi)有記錄,生產(chǎn)用料和用工,生產(chǎn)階段可能已完成,但是沒(méi)有報(bào)告。A-4如果審查程序不完善,無(wú)法及時(shí)對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃和戰(zhàn)略進(jìn)行糾正。b.負(fù)責(zé)存貨記錄的人員與存貨盤(pán)點(diǎn)的人員分開(kāi)。應(yīng)該建立月結(jié)帳程序并與工廠財(cái)務(wù)部門(mén)合作,確保存貨的收發(fā)均有恰當(dāng)記錄。參照風(fēng)險(xiǎn):B-1,B-2,B-3,B-45.2.6各事業(yè)總部/集團(tuán)必須制定政策,按季度確定存貨的超儲(chǔ)和陳舊數(shù)量。參照風(fēng)險(xiǎn):B-45.2.10應(yīng)采用機(jī)械化控制,授權(quán)核準(zhǔn)控制或其它適當(dāng)方式,確保倉(cāng)庫(kù)發(fā)料記錄正確。存貨可能被盜且未能查出。b.如果出庫(kù)沒(méi)有記錄,可能造成存貨多報(bào)。e.存貨準(zhǔn)備可能誤報(bào)。B-1存貨可能遺失、被盜、被毀或者短時(shí)間內(nèi)被挪用B-2差錯(cuò)和違法問(wèn)題發(fā)生的可能性急劇上升。重大決策所依據(jù)的可能是錯(cuò)誤信息,造成以下結(jié)果:a.存貨記錄與實(shí)際存貨不符,使存貨數(shù)錯(cuò)報(bào)。e.存貨準(zhǔn)備可能誤報(bào)。B-7如果審查程序不健全,無(wú)法及時(shí)對(duì)存貨管理和報(bào)告進(jìn)行糾正。如果這些方法能夠達(dá)到以下指南的目的,可以予以接受。參照風(fēng)險(xiǎn):C一1,C.25.3.2必須由管理部門(mén)根據(jù)已批準(zhǔn)的生產(chǎn)計(jì)劃正式授權(quán),方可開(kāi)始進(jìn)行產(chǎn)品的生產(chǎn)。參照風(fēng)險(xiǎn):C-1,C-2,C-3,C45.3.5殘次產(chǎn)品必須予以記錄,保管,檢查并及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)告。參照風(fēng)險(xiǎn):C-3,C.65.3.8產(chǎn)品運(yùn)出摩托羅拉之前,必須經(jīng)過(guò)充分的質(zhì)量檢查。b.庫(kù)存零部件不足,可能造成生產(chǎn)中斷。C-1生產(chǎn)報(bào)告可能有誤,掩蓋了產(chǎn)品短缺和失竊。C.工廠生產(chǎn)能力未能充分發(fā)揮,無(wú)法滿(mǎn)足客戶(hù)的具體要求或者服務(wù)水準(zhǔn)。C-4財(cái)務(wù)報(bào)告,記錄和生產(chǎn)報(bào)告可能誤
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