行政部工作職責(zé)及管理辦法-預(yù)覽頁
【正文】 /b]＜電話管理＞ 電話來時(shí)，聽到鈴響，至少在第二聲鈴響前取下話筒。對方講述時(shí)要留心聽，并記下要點(diǎn)。,同部門或鄰座同事請主動接聽來電并作好電話記錄。 如果此時(shí)不便談話，應(yīng)直言相告，或者稍后再回電話，并說明回電話的準(zhǔn)確時(shí)間。 對于一些重要的,保密的,緊急的文件可用特快專遞寄發(fā),對于一些不緊急的郵件則用掛號,平信或普通包裹寄發(fā)。5. 辦公用品及設(shè)備管理所有辦公用具、用品的購置統(tǒng)一由行政部制訂計(jì)劃、報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購置。 ＜領(lǐng)用辦公用品注意事項(xiàng)＞ 合理發(fā)放個(gè)人辦公用品數(shù)量,不得囤積和浪費(fèi)。 采用固定時(shí)間領(lǐng)用辦公用品：每月1日為辦公用品領(lǐng)用日。＜電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)管理＞ 大廳設(shè)有兩臺兼掃描、打印、復(fù)印一體的數(shù)碼打印機(jī)，使用時(shí)打開開關(guān)，不使用則應(yīng)關(guān)閉電源。 嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。 協(xié)助需要印制名片的同時(shí)統(tǒng)一對外聯(lián)絡(luò)印制名片。 每天都應(yīng)有一個(gè)值日生下班之后打掃衛(wèi)生，因此行政人員每天早上到公司后應(yīng)在寫字板上標(biāo)出值日生的姓名。 12:00—13:00 午飯休息時(shí)間,13:00—13:40 公司午休時(shí)間,全部電腦休息,員工可在辦公桌上休息,或者看報(bào)紙,不可發(fā)出聲響影響他人休息. 13:50前打卡,14:00前完成上班準(zhǔn)備 14:00—17:40下午上班時(shí)間,17::00后打卡.8. 報(bào)刊、書籍管理＜報(bào)刊雜志管理＞,對以公司名義訂閱的報(bào)紙、雜志, 采用統(tǒng)一管理的辦法,即以公司名義訂閱的報(bào)紙,由行政人員按照日期將近一個(gè)禮拜的報(bào)紙依次夾好置于報(bào)架處,大家閱讀請?jiān)趫?bào)架旁就座,不要將報(bào)紙帶出辦公間.，設(shè)立借閱登記薄，借閱時(shí),根據(jù)要求填寫相關(guān)內(nèi)容后即可借走。,保持書刊的整潔及完整性。 凡以公司名義制發(fā)的文件，須有總經(jīng)理簽字確認(rèn)，方予用印并填寫用印登記。確需空白加印件時(shí)必須經(jīng)總經(jīng)理和副總經(jīng)理審批。 其他部門如需使用印章，應(yīng)向總經(jīng)理申請。，不得任意復(fù)制或允許同仁借予他人使用，否則負(fù)連帶賠償責(zé)任。 離職時(shí)應(yīng)將鑰匙繳交辦公室負(fù)責(zé)人。12. 會議管理＜會議室管理＞,未經(jīng)許可不得擅自將會議室內(nèi)一切設(shè)備,物品等移至它處使用.,將各自座椅歸位,擺放整齊, 以便下個(gè)會議人員使用.,檢查會議室,關(guān)閉所有電源,包括使用的電腦,應(yīng)及時(shí)記錄并聯(lián)系維修人員.＜會議與接待＞ 行政部負(fù)責(zé)公司總經(jīng)理及副總經(jīng)理主持召開的各種會議的組織和服務(wù)工作。，打掃衛(wèi)生，編制會議紀(jì)要，做出會議總結(jié)等。 對擬歸檔的文件資料，在歸檔之前,應(yīng)根據(jù)該文件的時(shí)間、內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進(jìn)行準(zhǔn)確分類。為使入卷的文件整齊、美觀、方便查閱，文件的簽發(fā)件和印發(fā)件可分開存放。，需從檔案管理部門借閱已歸檔的文件資料的，須經(jīng)總經(jīng)理或行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，機(jī)密文件應(yīng)得到總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理
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