【正文】 潔等，更能以最低經(jīng)濟(jì)成本，達(dá)至最佳效益，堪稱事半功倍。 文化活動(dòng)機(jī)制是溝通管理處內(nèi)部員工的橋梁，通過文化活動(dòng)的開展增強(qiáng)了員工的自信心和認(rèn)同感，把員工的利益和公司的利益緊密地結(jié)合大一起，文化活動(dòng)的方式有許多種，如：集體活動(dòng)、旅遊、娛樂晚會(huì)和邀請(qǐng)家屬小孩共同聯(lián)歡等活動(dòng)。 獎(jiǎng)懲機(jī)制應(yīng)以表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)爲(wèi)主，以處分爲(wèi)輔的原則，獎(jiǎng)勵(lì)要分明，用優(yōu)勝劣汰的方式，純潔用工隊(duì)伍，在獎(jiǎng)勵(lì)類型上，管理處堅(jiān)持以精神彭勵(lì)爲(wèi)主，物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)爲(wèi)輔。 在監(jiān)督機(jī)構(gòu)控制方式中，管理處採取例行檢查和突擊抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，而監(jiān)督控制的措施以預(yù)先控制與資訊反饋控制相結(jié)合的方式進(jìn)行。 在管理處的整體運(yùn)作過程中將始終運(yùn)用現(xiàn)代化的電腦管理網(wǎng)路系統(tǒng)，從方案的擬定到各項(xiàng)工作任務(wù)的完成都實(shí)現(xiàn)智慧化管理。地下二、三層爲(wèi)停車庫和設(shè)備房，其中負(fù)一層～二層爲(wèi)商場(chǎng)，三層爲(wèi)架空層（綠化廣場(chǎng)、泳池、會(huì)所），三層以上爲(wèi)塔樓部份，其中由1棟爲(wèi)18層的辦公樓，4棟爲(wèi)2425層高之高級(jí)住宅物業(yè)，內(nèi)設(shè)會(huì)所供住戶使用；另，大廈亦設(shè)有逾20,512平方米停車場(chǎng)，有438個(gè)車位元，自動(dòng)收費(fèi)系統(tǒng)，先進(jìn)的保安系統(tǒng)及監(jiān)控中心一應(yīng)俱全；西門口廣場(chǎng)（二期）現(xiàn)預(yù)計(jì)於2006年竣工，2005年底開始公開發(fā)售。西門口廣場(chǎng)（二期）建築面積約114,700平方米，爲(wèi)市中心區(qū)域內(nèi)少有的大型商場(chǎng)、寫字樓及高級(jí)住宅的綜合性商住小區(qū)，由5棟樓宇組成。 整體運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)將嚴(yán)格按照西門口廣場(chǎng)物業(yè)管理處質(zhì)量管理體系進(jìn)行運(yùn)作。 西門口廣場(chǎng)管理處在日常運(yùn)作中，管理處經(jīng)理既是指揮員，又是督促檢查者，當(dāng)各項(xiàng)工作指令下達(dá)後，執(zhí)行機(jī)構(gòu)相應(yīng)開始運(yùn)作，此時(shí)，管理處經(jīng)理就可以在資訊反饋渠道中獲得資訊，對(duì)指揮機(jī)構(gòu)所發(fā)出的各項(xiàng)指令可以做出較爲(wèi)實(shí)際的評(píng)估，從而判斷其正確與否，從中吸取經(jīng)驗(yàn)，糾正錯(cuò)誤，有效地克服了在工作中的盲目現(xiàn)象。 思想工作機(jī)制重要在激發(fā)每一個(gè)員工的內(nèi)在潛能，充分調(diào)動(dòng)員工的個(gè)人積極性，適時(shí)做好深入細(xì)緻的思想工作，其主要工作方式有與員工談心，組織有益的集體活動(dòng)和家訪等。在用人提拔上不任人唯親，而是不拘一格選拔那些有真才實(shí)學(xué)的人才，做到能者上，平者讓，庸者下，從而把培養(yǎng)提升、培訓(xùn)、進(jìn)修等工作有機(jī)地結(jié)合在一起，使之形成一種人才培養(yǎng)的良性迴圈氛圍。本司管理層對(duì)同類型發(fā)展項(xiàng)目已累積有廿餘年之經(jīng)驗(yàn)，對(duì)高質(zhì)素物業(yè)管理服務(wù)要求，以及發(fā)展商、物業(yè)管理公司和用家之間可能産生之矛盾，有豐富經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行協(xié)調(diào)，從而取得平衡。3. 保安系統(tǒng)於詳細(xì)考慮西門口廣場(chǎng)之整體設(shè)計(jì)組合後，本司將對(duì)項(xiàng)目之保安要求作出評(píng)估，並建議詳細(xì)之未來保安系統(tǒng)安排。本司對(duì)採購文件會(huì)提出刪改意見，而對(duì)上述流程編排亦作出建議，儘量減省可能産生之矛盾，同時(shí)亦於合約條款內(nèi)對(duì)有關(guān)的商戶作出公正的監(jiān)控，確保發(fā)展商及各業(yè)主得到應(yīng)有的保障。11. 業(yè)戶交收／裝修指南于物業(yè)落成前本司將制定一套樓宇交收流程，並附上裝修指南，確保大樓不會(huì)因個(gè)別客戶裝璜失當(dāng)造成破壞，該手冊(cè)內(nèi)容還包含審批裝修圖則程式，提示保安、防火需要，材料運(yùn)送，以及工序控制，避免裝璜期內(nèi)所産生之噪音，影向其他業(yè)主／租戶操作。因此「西門口廣場(chǎng)」之綠化規(guī)劃須考慮物業(yè)之定位而確定。惟於施工階段中，本司建議綠化集中于售樓部?jī)?nèi)及周邊環(huán)境，以便買家於參觀樣板間時(shí)，已能體會(huì)到小區(qū)日後的整體高雅的小區(qū)氣氛。惟選定垃圾收集房時(shí)，應(yīng)儘量選擇業(yè)戶極少通過或逗留之地點(diǎn)，並于垃圾房?jī)?nèi)設(shè)置適當(dāng)之通風(fēng)設(shè)備，以避免于夏天高溫時(shí)容易産生之異味而影響小區(qū)整體環(huán)境衛(wèi)生。 停車場(chǎng)規(guī)模的確定除應(yīng)顧及物業(yè)本身使用功能外，仍需考慮小區(qū)其他配套設(shè)施所需，如物業(yè)部份功能爲(wèi)寫字樓或商場(chǎng)，則物業(yè)之停車位數(shù)量需相應(yīng)增加。 標(biāo)誌設(shè)計(jì)及安裝由本司提供建議安案，貴司負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)安裝永久性之標(biāo)誌，其餘臨時(shí)性的標(biāo)誌可由本司代爲(wèi)安排。本司建議「西門口廣場(chǎng)」可考慮使用並於物業(yè)管理軟體中考慮包括下列功能： 物業(yè)資源資訊； 客戶檔案資料； 管理服務(wù)收費(fèi)與繳費(fèi)； 客戶賬務(wù)統(tǒng)計(jì)分析； 資料與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的介面； 小區(qū)平臺(tái)資料； 與業(yè)戶溝通資訊。 桌球室； 桑拿； 泳池； 餐廳； 健身室； 網(wǎng)球場(chǎng)及壁球場(chǎng)； 多功能室（健康舞室）； 便利店； 閱讀室； 網(wǎng)吧； 其他設(shè)施，如棋牌室，乒乓球室及茶藝餐館等。就上述各方面之問題，本司將根據(jù)「西門口廣場(chǎng)」初步設(shè)計(jì)方案，參照國(guó)、內(nèi)外先進(jìn)之設(shè)計(jì)，從物業(yè)管理角度方面提供專業(yè)之參考意見予貴司，俾「西門口廣場(chǎng)」能更符合日後用家之日常生活要求。 在售樓部設(shè)立智慧化系統(tǒng)展示壁板，讓買家能夠從壁板展示器材中，對(duì)小區(qū)智慧化有較初步的認(rèn)識(shí)及瞭解； 在售樓部放置一臺(tái)電腦，類比展示寬帶網(wǎng)路及社區(qū)局域網(wǎng)平臺(tái)功能； 在樣板間展示家居安防系統(tǒng)，由銷售人員在場(chǎng)對(duì)紅外線感應(yīng)器、門磁、可視對(duì)講門等保安設(shè)備向客戶進(jìn)行操作試驗(yàn)； 展示小區(qū)日後各類用料，如門、潔具、地板及其它系統(tǒng)等； 制訂合理的管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，使購買者能有一初步預(yù)算準(zhǔn)備； 制訂切合實(shí)際之管理服務(wù)承諾，俾買家對(duì)日後的管理服務(wù)有一定的信心； 利用網(wǎng)上資訊加強(qiáng)專案的推廣； 安排樓盤專用之睇樓車，往來廣州市各主要地點(diǎn)及「西 門口廣場(chǎng)」，方便買家現(xiàn)場(chǎng)睇樓； 放置較精細(xì)的專案模型，介紹專案各優(yōu)勢(shì)； 加強(qiáng)綠化的設(shè)置； 設(shè)置兒童遊樂場(chǎng)及客戶休息區(qū)。 對(duì)示範(fàn)單位的管理提供建議爲(wèi)使前來參觀之買家感受到專案良好及專業(yè)的物業(yè)管理服務(wù)，樣板間須通過合理的管理工作安排及有效的監(jiān)督手段，令管理員工的精神面貌、儀錶儀容、服務(wù)態(tài)度能有充份的發(fā)揮，其中建議措施包括： 于客戶進(jìn)入銷售廳時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)之管理人員將作參觀登記，以配合發(fā)展商日後對(duì)參觀人數(shù)的統(tǒng)計(jì)； 由保安人員駐于銷售大廳及樣板間內(nèi)，維持秩序，及于客戶有需要時(shí)，提供適當(dāng)?shù)膮f(xié)助； 每周定期會(huì)議，以瞭解發(fā)展商對(duì)管理工作的意見，及時(shí)改進(jìn)； 就簡(jiǎn)單的工作向參觀者作出指引及回答簡(jiǎn)單的問題； 檢查樣板間、售樓部所有設(shè)備設(shè)施是否完好，如有需要?jiǎng)t及時(shí)作出維修安排。 清潔工作本司亦可協(xié)助選聘一專業(yè)清潔承辦商負(fù)責(zé)向有關(guān)場(chǎng)所提供專業(yè)清潔服務(wù)。 招聘管理人員，籌組「西門口廣場(chǎng)」之物業(yè)管理隊(duì)伍。 爲(wèi)業(yè)主辦理有關(guān)樓宇驗(yàn)收手續(xù)，將樓宇正式移交予小業(yè)主。2. 顧問管理工作時(shí)間安排西門口廣場(chǎng)屬於高級(jí)住宅項(xiàng)目，本司深明顧問工作之深入程度及溝通的重要性，惟本司暫未能詳細(xì)瞭解貴項(xiàng)目的具體進(jìn)度安排，故只能初步根據(jù)不同階段的工作重點(diǎn)，定立相關(guān)工作之時(shí)間安排，呈供貴司審閱： 全面物業(yè)服務(wù)根據(jù)物業(yè)需要，本司將安排物業(yè)總經(jīng)理長(zhǎng)駐貴項(xiàng)目 ，本司之物業(yè)管理顧問經(jīng)理負(fù)責(zé)瞭解項(xiàng)目進(jìn)度和實(shí)際管理狀況，並及時(shí)提供有關(guān)管理建議及協(xié)助落實(shí)工作。本司將委派資深財(cái)務(wù)經(jīng)理，負(fù)責(zé)該項(xiàng)顧問工作。而有關(guān)情況，本司亦會(huì)定期以會(huì)議形式向發(fā)展商彙報(bào)，務(wù)求儘量做到上下溝通，上情下達(dá)及下情上達(dá)的情況；于顧問期內(nèi)，本司將安排每周一次的培訓(xùn)（內(nèi)容包括業(yè)務(wù)知識(shí)、體能及操練等）。以上謹(jǐn)爲(wèi)本司對(duì)西門口廣場(chǎng)的顧問工作的人員及時(shí)間安排，惟實(shí)際顧問工作內(nèi)容極其具體及細(xì)緻，於上述安排上亦未必能完全涵蓋，本司將除上述安排外，會(huì)根據(jù)貴司的實(shí)際需要，提供切實(shí)有效的顧問服務(wù)。 保險(xiǎn)估值按獨(dú)立評(píng)估之專業(yè)報(bào)告，建議一保險(xiǎn)計(jì)劃予小區(qū)公共地方及設(shè)備，其他包括火險(xiǎn)及附加險(xiǎn)、公衆(zhòng)責(zé)任險(xiǎn)及員工保險(xiǎn)等，並按小區(qū)其他的特殊需要，建議附加保險(xiǎn)安排。 財(cái)務(wù)管理協(xié)助處理整個(gè)專案落成後之管理賬目，監(jiān)察小區(qū)支出是否符合既定之預(yù)算，並安排管理處收取各客戶須負(fù)責(zé)繳付之費(fèi)用，包括管理費(fèi)及印製管理月結(jié)表以供業(yè)主參考及監(jiān)督等。物業(yè)管理公司管理骨幹人員除給予適當(dāng)之培訓(xùn)，指派到合適的崗位擔(dān)任一個(gè)重要角色外，更要監(jiān)管整個(gè)管理人員架構(gòu)操作，確保主幹人員適當(dāng)?shù)乇O(jiān)管基層人員的工作，執(zhí)行上級(jí)發(fā)給之工作指示；本司將于現(xiàn)時(shí)管理處架構(gòu)的基礎(chǔ)上，按小區(qū)各物業(yè)功能要求補(bǔ)充及完善整體管理隊(duì)伍，而日後的主要人員及工作範(fàn)圍如下；管理公司主要人選工作範(fàn)圍 物業(yè)總經(jīng)理物業(yè)總經(jīng)理爲(wèi)駐項(xiàng)目最高負(fù)責(zé)人，直接向各業(yè)戶／發(fā)展商負(fù)責(zé)，並執(zhí)行公司之決策，其工作範(fàn)圍如下： 審批物業(yè)運(yùn)作支銷費(fèi)用； 監(jiān)管承包商之工作質(zhì)量，如察覺有差異時(shí)，採取適當(dāng)行動(dòng)糾正； 籌辦教育業(yè)主／租戶，舉辦專題活動(dòng)，提高業(yè)主／租戶之自律及自覺性； 監(jiān)管轄下員工能完成工作指令； 每日呈交工作記錄存檔及跟進(jìn)誤差； 定期檢查各機(jī)電系統(tǒng)，包括後備系統(tǒng)在內(nèi)； 監(jiān)察所有有關(guān)工程事項(xiàng)，包括合約保養(yǎng)商工作範(fàn)疇等； 審批業(yè)主／租戶遷入時(shí)之裝修設(shè)計(jì)，確保其工程並無違反大廈公共契約及影向小區(qū)建築結(jié)構(gòu)，以及小區(qū)外觀。主要財(cái)政支出集中在員工薪酬、公共電費(fèi)及儲(chǔ)備基金。4. 管理的收費(fèi)範(fàn)圍及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)管理費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)原則上由西門口廣場(chǎng)的總建築面積平均分?jǐn)?，因樓層出售時(shí)，一般都按建築面積計(jì)算，故公共地方的管理費(fèi)，實(shí)際上乃由小區(qū)全體業(yè)權(quán)人共同分?jǐn)?，管理費(fèi)原則上每年最少可調(diào)整一次，以備應(yīng)付通貨膨脹、物價(jià)調(diào)升，以及薪金增長(zhǎng)。發(fā)展商批核之管理預(yù)算案=每平方米之管理費(fèi)西門口廣場(chǎng)建築總面積（各不同性質(zhì)物業(yè)）5. 管理公司人員招聘及培訓(xùn)計(jì)劃 人員招聘對(duì)於招聘人員方面，本司將通過公開招聘組成。而其他員工之培訓(xùn)課程，本司將會(huì)輔以有關(guān)其工作崗位的要求而定，清潔員工的培訓(xùn)課程將包含： 建築材料認(rèn)識(shí)而有關(guān)維修工程人員將輔以： 配電設(shè)備 物業(yè)管理法例 物業(yè)保險(xiǎn)種類 巡邏時(shí)須留意的事項(xiàng) 撰寫報(bào)告6. 管理公司前期工作及時(shí)間安排有關(guān)籌備前期管理工作可分爲(wèi)四個(gè)階段： 正式運(yùn)作 籌備期於簽訂管理合約後，本司建議於小區(qū)交付使用前四個(gè)月安排物業(yè)總經(jīng)理到位，協(xié)助處理各項(xiàng)管理事務(wù)，屆時(shí)「華聯(lián)建設(shè)」總公司亦於適當(dāng)時(shí)候參與工作。本司會(huì)儘量減省不必要之開支及通過嚴(yán)格控制購置有關(guān)器材之費(fèi)用，以祈運(yùn)用最少的開辦資金開展管理處之運(yùn)作。 交接房産期及裝璜期於小區(qū)正式交付使用前，組織接收小組，將工程已完竣之樓房接收，並於跟妥各項(xiàng)遺漏工程後，準(zhǔn)備移交予有關(guān)的業(yè)主。于該段時(shí)間內(nèi)，小區(qū)內(nèi)的保安及防火最爲(wèi)重要，因爲(wèi)小區(qū)總承包商的施工隊(duì)尚未完全撤離，各單元委聘的裝璜承包商又開始進(jìn)入小區(qū)內(nèi)施工，加上銷售代理、客戶、業(yè)主等型型種種，各行各業(yè)人仕均會(huì)進(jìn)入專案內(nèi)，所以保安最爲(wèi)重要。而屆時(shí)所有到位的物業(yè)管理員工亦已接受了培訓(xùn)及實(shí)際在職訓(xùn)練，理論上已可應(yīng)付物業(yè)管理工作需求，而小區(qū)主管員工亦開始加強(qiáng)監(jiān)控糾正各員工的工作表現(xiàn)，確保運(yùn)作正常。第五部份進(jìn)一步物業(yè)管理方案第五部份進(jìn)一步物業(yè)管理方案一、 住宅管理本司根據(jù)現(xiàn)時(shí)在管理的西門口廣場(chǎng)一期物業(yè)所積累的經(jīng)驗(yàn)，以“揚(yáng)長(zhǎng)避短”的工作態(tài)度，正確認(rèn)識(shí)管理上存在的不足，並於二期物業(yè)的管理工作中作實(shí)質(zhì)改善及提升；一方面對(duì)一期及二期的管理工作以順利的延續(xù)，二方面於二期完成階段對(duì)整體的管理形象作全面的提高，以祈在小區(qū)整體完成時(shí)真正體現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)的物業(yè)管理服務(wù)，爲(wèi)此本司從上述管理服務(wù)內(nèi)容的基礎(chǔ)上設(shè)立進(jìn)一步的方案，以供參閱。3． 社區(qū)文化活動(dòng)及環(huán)境社區(qū)文化本司認(rèn)爲(wèi)，社區(qū)文化建設(shè)對(duì)增加小區(qū)業(yè)戶對(duì)小區(qū)歸屬感尤爲(wèi)重要。 元旦新年 中秋節(jié)/國(guó)慶節(jié)此外，本司亦會(huì)結(jié)合西門口廣場(chǎng)之實(shí)際情況，與相關(guān)部門聯(lián)繫，力求于不增加小區(qū)業(yè)戶支出的情況下，爲(wèi)小區(qū)業(yè)戶提供更多之便民服務(wù)，包括（但不限於）代訂及送貨服務(wù)、代訂報(bào)刊雜誌服務(wù)、資訊收集服務(wù)、送餐服務(wù)、票務(wù)服務(wù)、租車服務(wù)等。通過安裝門禁管理系統(tǒng)，可以杜絕閒雜人員隨便進(jìn)入住宅樓內(nèi)，可更好地保障大廈內(nèi)住戶的人身及財(cái)産安全。4) 電子巡更系統(tǒng)在小區(qū)內(nèi)各主要通道及住宅樓層公共區(qū)域安裝巡更感應(yīng)點(diǎn)，巡更保安員手持巡更器，按指定的路線進(jìn)行巡更，採取了電子巡更系統(tǒng)，將會(huì)更有效地監(jiān)管巡更員的工作，避免了漏巡及謊報(bào)情況出現(xiàn)。而管理處之相關(guān)員工亦會(huì)通過日常之物業(yè)管理專題培訓(xùn)及演習(xí)，熟煉掌握有關(guān)緊急事件之應(yīng)變技巧。而若部份業(yè)戶有需要對(duì)上述系統(tǒng)之室內(nèi)部份進(jìn)行改動(dòng)或增刪，管理處亦將會(huì)於嚴(yán)格審核有關(guān)業(yè)戶提供之相關(guān)圖紙後，安排小區(qū)相關(guān)系統(tǒng)之指定承判商進(jìn)行統(tǒng)一施工(有關(guān)規(guī)定於「裝修手冊(cè)」中列明)。于此階段，管理處之安全防範(fàn)工作重點(diǎn)在於施工及裝修人員之管理，有關(guān)安全防範(fàn)管理措施包括但不限於： 小區(qū)大門出入示證及登記 規(guī)定施工人員進(jìn)出路線 施工人員佩戴施工證備查 管理處24小時(shí)巡查 施工單元按規(guī)定配備滅火筒 物品放行登記 嚴(yán)禁裝修人員留宿或于裝修單元內(nèi)煮食 日常運(yùn)作於小區(qū)裝修期後進(jìn)入日常管理運(yùn)作，有關(guān)安全防範(fàn)管理措施包括（但不限於）如下： 小區(qū)大門出入示證及登記 管理處24小時(shí)巡查及監(jiān)控 物品放行登記 管理處24小時(shí)服務(wù)熱線 定期檢查消防設(shè)施及保持消防通道暢通 定期進(jìn)行消防演習(xí) 於舉行特別活動(dòng)或假日等日子有效控制人流 定期檢討及按需要調(diào)整保安崗位 定期檢討及修訂有關(guān)保安制度及相關(guān)措施 定期對(duì)安管人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)8． 對(duì)房屋裝修的監(jiān)管方案、方式、措施和所達(dá)到的效果于裝修方面，業(yè)主／租戶在進(jìn)行裝璜前需呈遞全套裝璜圖則一式四份，由管理公司審批，圖則批出後管理公司保存一份，管理處保存一份，以便於日常巡查時(shí)可以對(duì)照工程是否依例進(jìn)行，業(yè)主／租戶收回兩份，其中一份必須於工地當(dāng)眼地方懸掛，供各有關(guān)人仕隨時(shí)查閱。管理員及工程人員（包括主管在內(nèi)）每天均必須巡視各施工現(xiàn)場(chǎng)，禁止違規(guī)改建，尤以晚間停工後，確保無火種遺留，水制、電制關(guān)妥，各單元內(nèi)不準(zhǔn)留宿等一系列保安