【正文】 填表人： 2． 信函與快 件寄送登記表 日期 送寄部門(mén) 編號(hào) 數(shù)量 密（速）級(jí) 送達(dá)單位 接收人 送寄人（簽字） 編制： 填表人： 21 六 、 前臺(tái) 接待 管理 流程 1． 預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程 ① 整理當(dāng)天 預(yù)約 記 錄 告知來(lái)訪者情況 開(kāi)始 結(jié)束 前臺(tái)接待主管 前臺(tái)接待專(zhuān)員 客人 各職能部門(mén) ② 確認(rèn)與提醒 訪問(wèn)事宜 來(lái)訪 ③ 來(lái)訪登記 ④ 通知被訪者 客人等待 接待來(lái)訪 客人 ⑤ 確認(rèn)來(lái)訪 告知相關(guān)事宜 準(zhǔn)備接待 來(lái)訪客人 ⑥ 引領(lǐng)會(huì)見(jiàn) 配合 送走客戶(hù) ⑦ 來(lái)訪信息錄入， 記錄匯總 審核 ⑧ 存 檔 22 2． 來(lái)電轉(zhuǎn)接流程 開(kāi)始 撥通電話 結(jié)束 前臺(tái)接待專(zhuān)員 外部單位人員 各部門(mén)或員工 ① 聽(tīng)到電話鈴響 ② 拿起話筒接聽(tīng) ③ 傾聽(tīng)來(lái)電事由 明確被訪人 在否 ④ 處理 范圍內(nèi) 范 圍 外 ⑤ 轉(zhuǎn)接 接電 在單位 不在 ⑥ 告知情況 ⑦ 留言記錄 23 七 、收發(fā)文件 管理 流程 1． 信函收發(fā) 工作 流程 開(kāi)始 ① 接收信函 審核 ② 登 記 審核 ③ 分 信 接 收 ⑤ 回 信 ⑥ 寄 信 結(jié)束 有 無(wú) ④ 拆 信 ⑦ 登記信息 是否有 明確收信人 行政部經(jīng)理 前臺(tái)接待專(zhuān)員 各職能部門(mén) 24 2． 接收信函、快件工作流程 開(kāi)始 ② 登 記 ③ 篩 選 ④ 分 送 結(jié)束 發(fā)來(lái)信函、文件 ① 簽 收 接 收 ⑤ 記錄存檔 各職能部門(mén) 前臺(tái)接待專(zhuān)員 前臺(tái)接待主 管 外部單位 25 3． 寄送信函、快件 工作 流程 開(kāi)始 ③ 登 記 ④ 聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位 處理發(fā)送 結(jié)束 前臺(tái)接待主管 前臺(tái)接待專(zhuān)員 各職能部門(mén) 外部單位 ① 交待寄送信函、文件事宜 ② 簽 收 ⑤ 接到服務(wù)要求 26 4． 傳真發(fā)文 工作 流程 開(kāi)始 ① 提出申請(qǐng) 審批 結(jié)束 ② 登 記 ③ 發(fā)傳真 ④ 原件存檔 填寫(xiě)申請(qǐng)表 行政部經(jīng)理 前臺(tái)接待專(zhuān)員 員工 27 5． 傳真收文 工作流程 開(kāi)始 ① 收 文 簽收 結(jié)束 ② 登 記 ③ 復(fù) 印 ⑤ 轉(zhuǎn)交文件 ④ 存 檔 接收 行政部經(jīng)理 前臺(tái)接待專(zhuān)員 各部門(mén)或員工 28 6． 收文背簽 流程 開(kāi)始 ① 遞交文件 結(jié)束 ② 簽 字 審核 ③ 轉(zhuǎn) 交 ④ 存 檔 總經(jīng)理 前臺(tái)接待專(zhuān)員 各部門(mén)或員工 29 八、 前臺(tái) 接待流程 看到客人， 禮貌 招呼 開(kāi)始 問(wèn)明來(lái)訪事由，登記 通知被訪人 安排客人等待地點(diǎn) 引領(lǐng)客人到達(dá)等待地點(diǎn) 奉茶或飲料，請(qǐng)客人稍等 微笑離開(kāi) 結(jié)束 30 九、 來(lái)電處理流程 電話接通 ， 禮貌 招呼 開(kāi)始 問(wèn)明來(lái)電事由 電話處理 結(jié)束 電話留言記錄 電話記錄歸檔 31 第三章 辦公事務(wù)管理 32 一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé) 職責(zé) 1 組織擬訂辦公事務(wù)季、月度發(fā)展計(jì)劃，送交部門(mén)經(jīng)理審核 職責(zé) 3 負(fù)責(zé)組織辦公用品的登記、采購(gòu)、發(fā)放以及控制辦公成本費(fèi)用等工作 職責(zé) 4 建立和完善公司固定資產(chǎn)和辦公用品管理制度 職責(zé) 5 負(fù)責(zé)公司的各種 公章證照管理 ，并負(fù)責(zé)使用登記和年檢工作 職責(zé) 6 起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況 職責(zé) 7 搞好與有關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)及聯(lián)系 職責(zé) 8 受理直接下級(jí)上報(bào)的合理化建議，按照 程序處理 職責(zé) 9 負(fù)責(zé)檢查本部門(mén)的安全、消防工作 職責(zé) 10 負(fù)責(zé)辦公事務(wù)突發(fā)事件 職責(zé) 11 負(fù)責(zé)向行政經(jīng)理提請(qǐng)對(duì) 辦公事務(wù) 人員績(jī)效考核的建議 職責(zé) 2 起草、擬訂辦公用品的需求計(jì)劃，報(bào)直接上級(jí)審批 職責(zé) 12 完成 公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事件的處理 33 二、辦公事務(wù)專(zhuān)員崗位職責(zé) 職責(zé) 1 協(xié)助部門(mén)主管做好各項(xiàng)辦公事務(wù)制度草擬工作 職責(zé) 3 負(fù)責(zé)公司辦公家具 設(shè)備、 辦公 用品的 采 購(gòu) 工作 職責(zé) 4 負(fù)責(zé)辦公用品的登記、發(fā)放管理 職責(zé) 5 負(fù)責(zé)制 定 辦公 家具、設(shè)備、 用品的采購(gòu)流程 職責(zé) 6 負(fù)責(zé)監(jiān)督辦公設(shè)備的日常 使用、 維護(hù) 職責(zé) 7 負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)信息資料管理 職責(zé) 8 負(fù)責(zé)公司圖書(shū)、資料、合同等文檔的管理 職責(zé) 9 提出辦公事務(wù)合理化建議，不斷改進(jìn)工作 職責(zé) 2 積 極 落 實(shí)上級(jí)要求的各項(xiàng)任務(wù)，提供相關(guān)服務(wù) 職責(zé) 10 對(duì)于其他部門(mén) 不符合 行政事務(wù)管理 規(guī)定 的行為進(jìn)行監(jiān)督、檢查 職責(zé) 11 協(xié)助其他部門(mén)作好會(huì)議、接待工作 職責(zé) 12 完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作 34 三、 行政辦公 秘書(shū)崗位 職責(zé) 職責(zé) 1 協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)內(nèi)各部門(mén)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達(dá)工作 職責(zé) 3 負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)、外各種來(lái)往文件的核對(duì)、頒布和下發(fā)工作 職責(zé) 4 妥善管理傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備 職責(zé) 5 嚴(yán)守公司機(jī)密，妥善保管各類(lèi)文件 職責(zé) 6 及時(shí)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件打印、復(fù)印工作 職責(zé) 7 起草會(huì)議文件 ，及時(shí)完成會(huì)議記錄、紀(jì)要工