【正文】 業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營活動、業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵崗位員工等發(fā) 生較大調(diào)整或變化的情況下，對內(nèi)部控制的某一或者某些方面進行有針對性的監(jiān)督檢查。企業(yè)應(yīng)當(dāng)跟蹤內(nèi)部控制缺陷整改情況，并就內(nèi)部監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的重大缺陷，追究相關(guān)責(zé)任單位或者責(zé)任人的責(zé)任。 第四十七條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)以書面或者其他適當(dāng)?shù)男问?，妥善保存?nèi)部控制建立與實施過程中的相關(guān)記錄或者資料，確保內(nèi)部控制建立與實施過程的可驗證性。 新希望 內(nèi)部控制制度匯編 10 企業(yè) 內(nèi)部控制－ 貨幣資金 一、 為了加強對資金的內(nèi)部控制，保證資金的安全，提高資金的使用效益， 本辦法規(guī)定了現(xiàn)金、銀行存款及其他貨幣資金的 收入、支出、保管 的工作職責(zé)和管理 程序 。 （三 ） 各公 司財務(wù)部出納負責(zé)辦理所在公司貨幣資金的收付業(yè)務(wù)，保管銀行存款的支取憑證，保證其安全。 四、現(xiàn)金管理程序 （ 一 ） 現(xiàn)金的使用范圍 支 付 職工薪酬 ；支付個人勞務(wù)報酬、稿費等。 其他確需現(xiàn)金支付的其他支出。超過部分應(yīng)于當(dāng)日終了前存入銀行。 當(dāng)日收入的現(xiàn)金 ,應(yīng)及時送存銀行 。 貨幣資金的日常支付業(yè)務(wù)由公司 財務(wù)經(jīng)理、 總經(jīng)理審批，重大貨幣資金支付業(yè)務(wù)由公司領(lǐng)導(dǎo)小組集體審批，超出公司管理權(quán)限的貨幣資金支付業(yè)務(wù)應(yīng)報總部或公司董事會審批，財務(wù)部審核后填制會計記 賬 憑證交出納員 辦理付款手續(xù)，同時還應(yīng)由領(lǐng)款人本人簽字后方能付款。財務(wù)部應(yīng)不定期抽查現(xiàn)金實際庫存情況，監(jiān)督檢查出納人員的工作，每月不得少于一次。 五、銀行存款的管理 （一 ） 銀行存款收入的管理 出納人員應(yīng)及時到開戶銀行索取銀行入 賬 通知單和銀行對 賬 單，認(rèn)真核對，如有差錯， 應(yīng) 立即 查明原因后進行 更正。 出納員必須認(rèn)真審核銀行付款憑證，確認(rèn)收款人名稱、開戶銀行及賬號是否正確，收款人與發(fā) 票開 具 單位和合同簽訂方 是否 一致，不一致時， 應(yīng) 由 相關(guān)方 出據(jù)書面委托證明，否則不能辦理 付款業(yè)務(wù) 。 銀行存款 賬 戶必須定期與銀行對 賬 單進行逐筆核對，發(fā)現(xiàn)差錯應(yīng)查明原因，并予調(diào)整。 （一） 外埠存款是公司到外地進行采購或零星采購時匯往采購地銀行專戶的款項。辦理時應(yīng)根據(jù)采購量合理預(yù)計采購資金，凡是由公司派人自帶匯票到外地采購，原則上都不申請現(xiàn)金銀行匯票，匯票必須寫明收款人和兌付地點。 各 公司應(yīng)加強個人攜帶信用 卡 的管理，避免因管理不善造成資金流失。 二、本制度所稱采購，主要是指各公司外購商品并支付價款的行為。 （三） 請購依據(jù)不充分、不合理，相關(guān)審批程序不規(guī)范、不正確，可能導(dǎo)致 本公司 資產(chǎn)損失、資源浪費或發(fā)生舞弊 。 四、各公司在建立與 實施 采購內(nèi)部控制中，至少應(yīng)當(dāng)強化對下列關(guān)鍵方面或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制： （一）職責(zé)分工、權(quán)限范圍和審批程序應(yīng)當(dāng)明確規(guī)范，機構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理。 五、 職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn) （一）本公司主管事業(yè)部（或二級控股公司） 負責(zé)建立相關(guān)采購業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報總經(jīng)理審批。 （二）公司應(yīng)當(dāng)建立采購業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)。 （ 2）采購部門要隨時掌握原料市場行情，如果市場發(fā)生異常 變化，采購部門應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取必要的應(yīng)對措施，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營正常運行。 （ 5）驗收入庫。 乳業(yè)控股公司的原料采購除按照以上程序辦理采購業(yè)務(wù)外，還有以下規(guī)定。 一次性采購超過 50 萬元人民幣采購訂單或采購合同，實行上報備案管理 。 肉食品： （ 1）對肉原料、蛋白、淀粉等原輔料；紙箱、紅膜、鋁線等包材及促銷料物、促銷用品等促銷物資采用招標(biāo)形式實行集中采購； （ 2）對五金配件、辦公用品、工器具等備品備件實行定點采購； （ 3） 對香料、調(diào)味品、 標(biāo)簽、粘膠帶等物料實行定點采購和統(tǒng)一定價制度； （ 4）對于不便于進行質(zhì)量檢測的農(nóng)產(chǎn)品原輔料，建立供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量報告制度，并通過適當(dāng)收取供應(yīng)商質(zhì)量保證金的辦法強化其質(zhì)量管理意識； （ 5）逐步建立供應(yīng)商的資格評審制度，嚴(yán)格 對供應(yīng)商進行篩選，以保障原輔料供應(yīng)質(zhì)量；財務(wù)部、質(zhì)檢部門等部門參加供應(yīng)商的評審工作，共同確定合格供應(yīng)商； （ 6）逐步建立肉原料生產(chǎn)過程的質(zhì)量追溯體系，對肉原料的生產(chǎn)過程實施全程有效監(jiān)控； （ 7）建立供應(yīng)商生產(chǎn)許可證備案制度，由質(zhì)檢部門對供應(yīng)商的生產(chǎn)許可證檔案進行管理，對于不能提供生產(chǎn)許可證及生產(chǎn)許可證過期未能及時更新新希望 內(nèi)部控制制度匯編 18 的供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)取消其供貨資格； （ 8）逐步建立供應(yīng)商黑名單制度，對于所供原輔材料出現(xiàn)經(jīng)常性不合格現(xiàn)象供應(yīng)商、違法添加國家 明令禁止藥物或添加劑的供應(yīng)商、國家或政府主管部門通報取消其生產(chǎn)或供應(yīng)許可證資 格的供應(yīng)商、因產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不合格造成嚴(yán)重社會危機被媒體曝光的供應(yīng)商以及經(jīng)過現(xiàn)場考核根本不具備生產(chǎn)合格產(chǎn)品條件的供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)列入黑名單范圍，取消其供貨資格。 飼料： 各公司由負責(zé)原料采購的負責(zé)人根據(jù)月度生產(chǎn)計劃并結(jié)合實際庫存情況編制月度采購預(yù)算（包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)期價格等內(nèi)容），報總經(jīng)理批準(zhǔn)。 乳業(yè)： （ 1）、各公司大宗原輔材料和包材的采購，由生產(chǎn)部門根據(jù)年初銷售預(yù)算提供全年采購需求，采購部門結(jié)合生產(chǎn)需求和庫存情況編制全年采購預(yù)算。 （ 6）、辦公用品采購，由公司各部門向行政人事部門報送需求計劃，行政部門審核匯總，并報送財務(wù)負責(zé)人和公司總經(jīng)理審核后執(zhí)行。 肉食品： （ 1） 技術(shù)部門制定根據(jù)國家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及公司的實際情況制新希望 內(nèi)部控制制度匯編 20 定各種原輔材料、包材的質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)全年的經(jīng)營預(yù)算和產(chǎn)品配方定額確定全年各種主要原輔料和包材的基本需求量； （ 2） 采購部根據(jù)原輔材料的需求量和庫存定額編制原輔材料的采購預(yù)算，與合格供應(yīng)商洽談采購合同，組織原輔材料的采購工作； （ 3） 財務(wù)部根據(jù)采購計劃組織采購資金，并根據(jù)經(jīng)過批 準(zhǔn)的采購計劃、采購合同及驗收合格的原輔材料安排資金支付； （ 4） 質(zhì)檢部門根據(jù)驗收標(biāo)準(zhǔn)負責(zé)對采購的原輔材料進行驗收；對不合格原輔材料提出處置意見，對達到絕收標(biāo)準(zhǔn)的原輔材料有一票否決權(quán)； （ 5） 總經(jīng)理負責(zé)對原輔材料驗收標(biāo)準(zhǔn)、需求預(yù)算、采購計劃、合格供應(yīng)商名單、不合格原輔材料的處理意見和款項支付業(yè)務(wù)進行審批；所有業(yè)務(wù)須經(jīng)公司總經(jīng)理或其授權(quán)人審核批準(zhǔn)后方可實施； （ 6） 逐步建立原輔材料的定額庫存制度，在保證生產(chǎn)需求的前提下提高原輔材料的周轉(zhuǎn)效率；對于超過定額的采購計劃和機會性采購計劃必須事先經(jīng)過充分論證，并報經(jīng)公司 總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可實施；超過規(guī)定權(quán)限的須報股份公司總部審批； 各公司采購需求應(yīng)當(dāng)與生產(chǎn)經(jīng)營計劃相適應(yīng)，具有必要性和經(jīng)濟性。對于預(yù)算內(nèi)采購項目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)；對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)當(dāng)由審批人對請購申請進行審批，設(shè)置請購部門的， 應(yīng)當(dāng)新希望 內(nèi)部控制制度匯編 21 由請購部門對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續(xù)。 各公司應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商評價制度，由各公司的采購部門、請購部門、生產(chǎn)部門、財會部門、倉儲部門、質(zhì)檢部門等相關(guān)部 門共同對供應(yīng)商進行評價，包括對所購商品的質(zhì)量、價格、交貨及時性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級等進行綜合評價，并根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進行調(diào)整。各公司應(yīng)當(dāng)對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程 序作出明確規(guī)定。以低于最高采購限價進行采購的可以適當(dāng)方式予以獎勵。小額零星采購也應(yīng)當(dāng)由經(jīng)授權(quán)的部門事先對采購價格等有關(guān)內(nèi)容進行審核。 八、 付款控制 （一 ）財務(wù)部應(yīng)當(dāng)參與商定對供應(yīng)商付款的條件。 新希望 內(nèi)部控制制度匯編 23 公司應(yīng)對預(yù)付賬款的 期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等進行綜合判斷；對有疑問的預(yù)付賬款及時采取措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險和形成損失的可能性。年度“預(yù)付款項審批表”之外確需預(yù)付款項的，每單一報，程序同 年度審批表。 （三）各公司應(yīng)當(dāng)加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由財務(wù)部崗位責(zé) 任會計按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。不合格原料由采購部門填寫《不合格品評審（處置）單》，按分級評審原則進行評審，并按評審意見處置。 鮮奶拒收：對部分指標(biāo)不合格的鮮奶由質(zhì)量技術(shù)部門出據(jù)檢驗報告，檢驗報告應(yīng)寫明鮮 奶供商、不合格指標(biāo)、批次、數(shù)量并注明處理意見，是拒收或讓步接收，讓步接收的由主管生產(chǎn)負責(zé)人簽批，同時由奶源部依據(jù)質(zhì)量技術(shù)部門提出的處理意見及指標(biāo)情況與鮮奶供應(yīng)商確定牛奶收購價格。 肉食品： （ 1）對于所供原輔材料質(zhì)量不符合規(guī)定要求且可能給公司產(chǎn)品質(zhì)量造成嚴(yán)重危害的 貨物、經(jīng)檢測違法添加國家明令禁止藥物或添加劑的貨物、經(jīng)國家質(zhì)檢部門檢測并通報為不合格產(chǎn)品批次的貨物、被供應(yīng)商自檢為不合格產(chǎn)品并宣布召回的批次的貨物應(yīng)當(dāng)堅決予以退回； （ 2）質(zhì)檢部門負責(zé)采購物資的退回工作，建立退采購貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫的流程、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定；具體牽頭辦理每一筆退貨業(yè)務(wù)，對退貨的數(shù)量、退貨的費用及損失作出鑒定，并報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)； （ 3）財務(wù)部負責(zé)對退貨業(yè)務(wù)進行逐筆復(fù)核，并按照退貨業(yè)務(wù)單據(jù)及時督促采購部門聯(lián)系供應(yīng)商收回退貨貨款。 二、本 制度 所稱存貨，是指公司在日?；顒又谐钟幸詡涑鍪鄣漠a(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料和物料，主要包括各類材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、商品等。存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位至少包括： 存貨的請購與審批，審批與執(zhí)行； 存貨的采購與驗收、付款； 存貨的保管與相關(guān)會計記錄； 存貨發(fā)出的申請與審批，申請與會計記錄； 存貨處置的申請與審批，申請與會計記錄。 （三）各公司應(yīng)當(dāng)對存貨業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對存貨業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理存貨業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。如存貨是貴重物品、危險品或需保密的物品，應(yīng)當(dāng)規(guī)定更嚴(yán)格的接觸限制條件，必要時，存貨管理部門內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)執(zhí)行授權(quán)接觸。 （三）各公司應(yīng)當(dāng)指定專人逐日根據(jù)各種材料的采購間隔期和當(dāng)日材料的庫存量，分析確定應(yīng)采購的日期和數(shù)量，或者通過計算機管理系統(tǒng)重新預(yù)新希望 內(nèi)部控制制度匯編 28 測材料需要量以及重新計算安全存貨水平和經(jīng)濟采購批量，據(jù)此進行再訂購，盡可能降低庫存或?qū)崿F(xiàn)零庫存。 各公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)預(yù)算有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本行業(yè)的業(yè)務(wù)特點編制存貨年度、季度和月份的采購、生產(chǎn)、存儲、銷售預(yù)算，并按照預(yù)算對實際執(zhí)行情況予以考核。 （三）擬入庫的自制存貨，生產(chǎn)部門應(yīng)組織專人對其進行檢驗，只有檢驗合格的產(chǎn)成品才可以作為存貨辦理入庫手續(xù)。 （五）存貨管理部門對入庫的存貨應(yīng)當(dāng)建立存貨明細賬，詳細登記存貨類別、編號、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、計量單位等內(nèi)容，并定期與財會部門就存貨品種、數(shù)量、金額等進行核對 。因產(chǎn)品質(zhì)量問題發(fā)生的退貨，應(yīng)分清責(zé)任，妥善處理，對于劣質(zhì)產(chǎn)品，可以選擇修復(fù)、報廢等措施。倉儲部門應(yīng)當(dāng)定期對存貨進行檢查，確保及時發(fā)現(xiàn)存貨損壞、變質(zhì)等情況。 各公司生產(chǎn)部門、基建部門領(lǐng)用材料，應(yīng)當(dāng)持有生產(chǎn)管理部門及其他相關(guān)部門核準(zhǔn)的領(lǐng)料單。 （二）各公司應(yīng)當(dāng)明確發(fā)出存貨的流程，落實責(zé)任人，及時核對有關(guān)票據(jù)憑證，確保其與存貨品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格一致。對于特殊存貨，可以聘請專家采用特定方法進行盤點。 （五）存貨的會計處理，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。計價方法一經(jīng)確定，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意變更。 二、本制度所稱銷售，主要是指各公司銷售商品并取得貨款的行為。 （二）銷售 未經(jīng) 適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能因 重大差錯、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失。 五、各公司在建立與實施銷售內(nèi)部控制中，至少應(yīng)當(dāng)強化對下列關(guān)鍵方面或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制： （一）職責(zé)分工、權(quán)限范圍和審批程序應(yīng)當(dāng)明確規(guī)范，機構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理。 六、 職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn) （一）各公司應(yīng)當(dāng)建立銷售與收款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。 銷售退 回貨品的驗收、處置與相關(guān)會計記錄。 信用政策應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定定期（或至少每年）對客戶資信情況進行評估，并就不同的客戶明確信用額度、回款期限、折扣標(biāo)準(zhǔn)以及違約情況下應(yīng)采取的應(yīng)對措施等。 （三）各公司應(yīng)當(dāng)建立銷售業(yè)務(wù)授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理銷售業(yè)務(wù)。 （三）各公司在選擇客戶時，應(yīng)當(dāng)充分了解和考慮客戶的信用、財務(wù)狀況等有關(guān)情況。 銷售談判。各公司應(yīng)當(dāng)建立健全銷 售合同協(xié)議審批制度，明確說新希望 內(nèi)部控制制度匯編 35 明具體的審批程序及所涉及的部門人員，并根據(jù)實際情況明確界定不同合同協(xié)議金額審批的具體權(quán)限分配等。銷售合同協(xié)議草案經(jīng)審批同意后，各公司應(yīng)當(dāng)授權(quán)有關(guān)人員與客戶簽訂正式銷售合同協(xié)議。 組織發(fā)貨。銷售退回的貨物應(yīng)當(dāng)由質(zhì)檢部 門檢驗和倉儲部門清點后方可入庫。銷售臺賬應(yīng)當(dāng)附有客戶訂單、銷售合同協(xié)議、客戶簽收回執(zhí)等相關(guān)購貨單據(jù)。 各公司應(yīng)當(dāng)避免銷售人員直接接觸銷售現(xiàn)款。 應(yīng)收賬款應(yīng)分類管理，針對不同性質(zhì)的應(yīng)收款項，采取不同方法和程序。