【正文】 政治性的重要體現(xiàn)。政治學(xué)科不可能是絕對的、精確度很強(qiáng)的理論。有的認(rèn)為：“秘書是秘書學(xué)概念體系中最基本的概念，具有最簡單、最常見和最普遍的品格；它是秘書學(xué)的科學(xué)對象 7 —— 秘書活動的主體；它是秘書學(xué)的‘總紐結(jié)’，可以據(jù)此羅織全部知識單 元。通俗地說，也就是研究秘書工作及其規(guī)律。這是學(xué)科的起點，秘書的定義、秘書的分類、秘書的職業(yè)特點、秘書的素質(zhì)要求、秘書資格、秘書的社會職業(yè)化趨勢等，是學(xué)科結(jié)構(gòu)的重要內(nèi)容。 （二）任務(wù)內(nèi)容。 （二）秘書的物質(zhì)環(huán)境，包括辦公手段、設(shè)備，特別是辦公自動化與網(wǎng)格化軟硬件。（二）研究秘書學(xué)還必須具有較寬的理論素養(yǎng)及綜合能力，由于學(xué)科的交叉綜合性質(zhì)，必然交叉綜合了許多相關(guān)學(xué)科的知識與原理，因此，要結(jié)合研究相關(guān)學(xué)科，拓寬知識面，才有助于取得好的成果。所以必須緊密結(jié)合我國社會主義初級階段的基本特點，結(jié)合秘書工作的現(xiàn)實與發(fā)展，通過調(diào)查研究方法、個案分析方法以和實驗試點、經(jīng)驗升華等方法，把理論與實踐結(jié)合起來，并把理論放到實踐中去檢驗與融合貫通，避免脫離實際，紙上談兵。 第三、聯(lián)系實際。三要思考，把重點難點的意思思考清楚，加深印象。第二、古代的“秘書”與現(xiàn)代的秘書有許多明顯不同之處。 二、我國秘書的起源 （一）我國古代秘書的界定 它曾經(jīng)主要有四種涵義： 指宮禁中秘藏之書。以上四種涵義中，除曹操設(shè)立的秘書令等少數(shù)官職，承擔(dān)有近似現(xiàn)今意義上的秘書工作外，其他均與秘書工作關(guān)系不大。（ 4）綜合。 （三）萌芽時期的秘書 我國的秘書和檔案史研究學(xué)者，有點較傾向于夏代可看做是我國古代秘書的萌芽 9 時期，約在公元前 21世紀(jì)至 16世紀(jì)。 文書的刻辭內(nèi)容比較規(guī)范，一般有四個部分。（ 4）驗辭，記述占卜后的實踐所反映的應(yīng)驗狀況。（四）御史，其職能是跟隨天子左右，負(fù)責(zé)接受封國朝拜、遞送國書、出席國宴、祭祀和其他禮儀。在這樣的兩種新舊社會制度交替的歷史背景下，秘書的變化也是很大的。歷史上的“君相之爭”與“膨脹回位”，其意義是告訴后來的秘書，不要出現(xiàn)權(quán)力膨脹越位問題，這是封建社會秘書體制中的重要經(jīng)驗教訓(xùn)。 二、唐宋時期的秘書 （一）唐宋的秘書體制 10 唐代繼承隋制加以發(fā)展，中樞官制實行三省六部制。 尚書省，是行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，主要負(fù)責(zé)政令的執(zhí)行貫徹，類似今各國的政 務(wù)院、國務(wù)院、總理府。虞世南做過府參軍、記室、太子中書舍人，在唐太宗登位后改任秘書監(jiān)、弘文館學(xué)士。武則天時被殺的上官儀的孫女，在其祖父被殺后， 14歲即成為武則天的侍從，兼掌詔命，詩文很好，后也被誤殺。平時結(jié)算支領(lǐng)軍餉，負(fù)責(zé)接待應(yīng)酬，操辦公牘文書。 劉基，字伯溫，元末做過文案小吏主簿，后被朱元璋請做幕僚，明初任御史丞及太史令。 1948 年 7 月，東北行政委員會辦公廳制定了《簡明公文程式》和公文處理辦法；同年 9月，晉察冀、晉冀魯豫根據(jù)地合并建立了華北人民政府，建立了秘書廳，有正副秘書長，并頒布了《公文處理暫行辦法》和秘書部門《辦 11 事通則》。 新中國成立后的秘書工作 中華人民共和國的成立，標(biāo)志著秘書工作進(jìn)入了一個嶄新的階段。這類秘書一般先要取得打字。 經(jīng)理秘書。 法律秘書。 教育秘書。財經(jīng)秘書必須精通金融、簿記事項與理財知識。低層次的新秘書，擔(dān)任一般接待、公關(guān)等工作。這是由于女性秘書具有辦事細(xì)密、語言文明、接待 12 禮貌、坐班負(fù)責(zé)、工作安定、保密性好、程序性強(qiáng)等優(yōu)勢，對于男上司可起一種工作上互補(bǔ)的作用。因此，秘書必須同其領(lǐng)導(dǎo)的政治態(tài)度、政治認(rèn)識基本一致，才能對領(lǐng)導(dǎo)工作的運轉(zhuǎn)起一種支持、輔助的作用。第三，現(xiàn)代知識不斷更新，新的學(xué)科知識與技能不斷出現(xiàn)，現(xiàn)代秘書還應(yīng)掌握認(rèn)識論、方法論知識與科學(xué)的思維方法，具有自我教育，在職提高的能力。違反規(guī)定期限的秘書官吏，輕則笞杖，重則判刑、流放。宋代對樞秘院的機(jī)要秘書，不準(zhǔn)私出訪問，不準(zhǔn)接見客人。 五、 歷史上重要的秘書思想理論 （一）對人生價值的頑強(qiáng)追求 這主要表現(xiàn)為士大夫的人生價值觀。 （四）對刑名術(shù)法的刻苦實現(xiàn) 在古代帝王與重要領(lǐng)導(dǎo)人的統(tǒng)治實踐中，常采用刑名術(shù)法，也是法家的一套思想方法，進(jìn)行有效的統(tǒng)治，秘書在工作實踐中要刻苦專研與掌握刑名術(shù)法，才能做好工作。”“近距離”也就是“近身”的意思。（二）定義的內(nèi)涵過窄。 公務(wù)秘書主要包括：黨政部門、人大、政協(xié)、群眾團(tuán)體、民主黨派、國有企事業(yè)和軍隊的秘書，他們過去一般通稱為“干部”，其工薪由國家或地方財政支付。 （二）非公務(wù)秘書的概念： 非公務(wù)秘書同其領(lǐng)導(dǎo)、上司的關(guān)系，屬于一種在社會主義制度制約下的雇傭關(guān)系。 非公務(wù)秘書與公務(wù)秘書兩者有六大不同：（ 1）基本性質(zhì)不同。（ 5）工作內(nèi)容的不同。董秘問題也需要實事求是地具體研究。高中級秘書指各高中級機(jī)構(gòu)的秘書長和辦公廳主任，而一般秘書人員是純粹的服務(wù)層次，他們的職能任務(wù)，主要是“搞好服務(wù)”。 按型分類。它遍布全國城鄉(xiāng)各地，以及我國駐外使領(lǐng)館，只要那里有一個機(jī)構(gòu)單位，有領(lǐng)導(dǎo)人員與對外或?qū)?nèi)往來，就有秘書工作，就至少有一名秘書管理文書、印信、檔案等。以上，從秘書所處的位置，充分說明了秘書的 15 重要性。（二）高級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān) —— 省、部級以上的機(jī)關(guān)，設(shè)立辦公廳。 二、廣義的秘書部門 （一）這里講的廣義的秘書部門，是指組織上獨立，并不屬于辦公廳編制，但從事著支持輔助領(lǐng)導(dǎo)活動的秘書性工作的機(jī)構(gòu)； 這些機(jī)構(gòu)一般由秘書長或辦公廳主任兼及領(lǐng)導(dǎo)。所以，不能說不在辦公室工作就不是秘書。 二、秘書上部門的結(jié)構(gòu) 秘書部門的組織結(jié)構(gòu)，有縱向與橫向之分，縱向指部門內(nèi)部仍可能實行分級管理，橫向反映組織內(nèi)部的進(jìn)一步分工。二是起好智謀助手的作用，為領(lǐng)導(dǎo)綜合重要信息，提出某些建議，搞好預(yù)案、協(xié)調(diào)、督促檢查等。（三）信息管理的職能。 二、秘書部門的運轉(zhuǎn)機(jī)制 秘書部門的運轉(zhuǎn)機(jī)制，即其運轉(zhuǎn)方式與運轉(zhuǎn)規(guī)律如下：（一）圍核運轉(zhuǎn)。 （一）優(yōu)化結(jié)構(gòu)，發(fā)揮整體功能 秘書部門發(fā)揮整體功能要注意一下幾個方面： 深化服務(wù)意識，自覺增強(qiáng)整體功能。（ 2）靠參謀強(qiáng)化整體功能。 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，從結(jié)構(gòu)上增進(jìn)整體功能。有些都將在后面各章節(jié)中闡述。 第四節(jié) 秘書部門的管理與建設(shè) 一、秘書本門的管理 （一）秘書部門的領(lǐng)導(dǎo)體制 秘書部門的領(lǐng)導(dǎo)體制 ,是實行本級領(lǐng)導(dǎo)管理。 從機(jī)構(gòu)的性質(zhì)與需要看，還應(yīng)注意某些特殊要求，如中央領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的秘書部門，通常要考慮南方人、北方人 ，以及少數(shù)民族秘書都有，以利于深入基層，了解情況；業(yè)務(wù)技術(shù)部門，應(yīng)注意技術(shù)性秘書，如醫(yī)院秘書最好是醫(yī)護(hù)人員。 二、秘書部門的建設(shè) （一）制度建設(shè) 制度，簡單的來說，是用來“管”人的。具體來說，要堅持“四性”：一是可行性；二是單義性，即目標(biāo)表達(dá)要明確，含義要單一；三是可衡量性，可以量化的盡可能量化難以量化的要表達(dá)具體，有可供衡量的標(biāo)準(zhǔn)；四是協(xié)調(diào)性，把相關(guān)的目標(biāo)協(xié)調(diào)一致，使之具有相容性。由于各種機(jī)關(guān)較多，人員也較多，如果大家都去某個重點地區(qū)或 單位蹲點、考查，會給基層形成壓力，使人應(yīng)付不暇，甚至成“災(zāi)”調(diào)研的真實性也會受到影響。 請示報告制度。建立健全機(jī)關(guān)制度必須遵循的原則：（ 1）完整；（ 2）穩(wěn)定；（ 3）可行；（ 4）具體。 節(jié)簡高效的部門精神。 辦公自動化設(shè)備。（三）賦予性。 秘書工作不同于純業(yè)務(wù)技術(shù)工作，它輔助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理輔助領(lǐng)導(dǎo)貫徹黨的方針政策和國家的法律法令，事關(guān)大致方針與人民的利益，政策性很強(qiáng)。 （三）秘書工作的務(wù)實性 秘書工作絕大多數(shù)是非常具體的事務(wù)工作，充滿事務(wù)性，而不是坐在辦公室里只靠開動腦筋，動動嘴巴，就能做好的。（三）科學(xué)技術(shù)的變化。 被動與主動的關(guān)系。 二、秘書工作的宗旨 （一）“三服務(wù)”的宗旨 “三服務(wù)”的核心是為本級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。 從收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。其重點，黨和國家前后強(qiáng)調(diào)了四個方面：（一）信息調(diào)研作用。 圍繞中心工作和需求報送信息，既要防止不加選擇地報送，又要避免需要的信息漏報。 提高計算機(jī)信息處理的現(xiàn)代化水平。 要圍繞中心工作進(jìn)行督促檢查。 認(rèn)真做好領(lǐng)導(dǎo)同志批辦事項的專項查辦工作。（ 2）秘書部門作為領(lǐng)導(dǎo)助手，所代表的是全局的利益，而不是某個局部小單位的利益，這種“全面性”與“超脫性”，使之最適合協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)工作。不必要也不可能事事都去協(xié)調(diào)。發(fā)揮這些作用的基本原理將在第七章中再作進(jìn)一步敘述。另一類是其他應(yīng)用文種，包括：公務(wù)應(yīng)用文書。（ 1）民用文書的概念。 規(guī)范性。收集充實資料。 建立必要的控制制度。 （二）公文處理的內(nèi)容 公文處理的內(nèi)容包括文書的擬制辦理、管理、整理、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。 （四）公文的整理歸卷 公文的整理歸檔 ，是文書工作的最后環(huán)節(jié)。（ 2）立卷范圍。文件的特征有：一、作者特 征；二、問題特征；三、名稱特征；四、時間特征；五、地方特征；六、通訊者特征。 21 第二節(jié) 辦會職能 一、會務(wù)工作簡述 （一）會議的概念 會議，廣義地說是人類社會生活中三人以上互相交往的一種活動形式，人類進(jìn)入群體社會有了相互交往，就有了會議。 統(tǒng)一認(rèn)識，協(xié)調(diào)行動。 經(jīng)濟(jì)的浪費。 （三）會議的組成要素 會議一般由十個要素組成： 會議的任務(wù)，具體體現(xiàn)為會議的內(nèi)容議題； 會議的名稱； 會議的領(lǐng)導(dǎo)、主持者與籌辦者； 會議的參加對象，代表與列表人員； 會議時間與日程安排； 會議地點，包括大型會議的主、分會場； 會議的物質(zhì)設(shè)施； 會議的信息； 會議的形式與程序、議事規(guī)則等； 其他，與會議同時結(jié)合的事務(wù)，如展覽、交易、表彰、選舉等。 特大型會議。 專業(yè)性會議。 公關(guān)性會議。 擬定會議程序，日程安排。 安排會議工作人員的分工與聯(lián)絡(luò)。 編寫印發(fā)會議簡報。 22 （三）會議的生活服務(wù)工作 各項會場服務(wù)。 文化生活安排與必要的商品服務(wù)。 交通的絕對安全。 送別人與會人員。 安排時間地點。 國內(nèi)兄弟同行的會見和會談，也應(yīng)該注意 克服形式主義，不必鋪張浪費。 政務(wù)值班的建設(shè)：要做好政務(wù)值班工作，必須加強(qiáng)軟 硬件的建設(shè)：（ 1）建立健全制度。 大事記：（ 1）大事記的的體式，大事記通常采用流水賬式的編年體，以時間為綱，在年月日下系事。 （二）接待工作 秘書接待形勢的變化（ 1）秘書接待工作，在改革開 放以前，主要是接待本系 23 統(tǒng)、上下級與兄弟單位的同行前來參觀考察，或接洽工作性的食務(wù)，任務(wù)時比較單純的。（ 2）從來賓國級可分為： ○1內(nèi)賓接待。 接待工作的要素：（ 1）制定接待計劃。大體有： ○1迎接和安排好食宿。 ○5送別。（ 3）接待外賓，應(yīng)按外事規(guī)定規(guī)矩辦事。（ 2）信訪的目的、作用，目的：總的來說是服務(wù)于以人為本，建設(shè)和諧社會的目標(biāo)。（ 2）群眾性。三是及時、就地解決問題。 ○2攜帶危險物品、管制器具?！?擾亂公共秩序，妨害國家安全和公共安全的其他行為。 它是國家安全的重要保障。（二）保密工作的基本方針：一是積極防范。 國家秘密的密級分為三級： ○1絕密。（ 3）外交和外事活動中的秘密事項。（ 2）會議保密。 秘書注意事項：（ 1）涉外工作中的保密。（ 5）電子計算機(jī)信息的保密。廣義認(rèn)為凡機(jī)關(guān)內(nèi)部不宜公開的運作程序統(tǒng)稱機(jī)要。 25 機(jī)要工作范圍，包括機(jī)要收發(fā)、機(jī)要密碼、機(jī)要通訊、機(jī)要文件管理等。 （ 3）章印保管室，機(jī)關(guān)的各種公章、印信通常集中一處保管，便于使用。 （ 7）水、電、煤氣、消防、通訊等系統(tǒng)，一旦發(fā)生問題，就會影響首腦機(jī)關(guān)的運轉(zhuǎn)，甚至危及人員安全。 （ 11）機(jī)關(guān)住宅區(qū)，特別是其中領(lǐng)導(dǎo)人員的住宅。②根據(jù)機(jī)關(guān)情況，設(shè)立保衛(wèi)局、處、科、股，配備專人，通常業(yè)務(wù)屬公安部門指導(dǎo)，行政上隸屬本機(jī)關(guān)。②設(shè)置值 班室、接待室，接待一般外來人員；③做好高級領(lǐng)導(dǎo)人的近身警衛(wèi)工作；④內(nèi)衛(wèi)，重要的辦公與會議地點可設(shè)內(nèi)衛(wèi)；⑤巡衛(wèi)，在下班后與節(jié)假日，巡回護(hù)衛(wèi)要害地點，防止各種隱患；⑥臨時保衛(wèi)工作，如召開大會、領(lǐng)導(dǎo)外出，迎送重要外賓或國家領(lǐng)導(dǎo)人等，與