【正文】 政治性的重要體現(xiàn)。政治學(xué)科不可能是絕對(duì)的、精確度很強(qiáng)的理論。有的認(rèn)為：“秘書(shū)是秘書(shū)學(xué)概念體系中最基本的概念，具有最簡(jiǎn)單、最常見(jiàn)和最普遍的品格；它是秘書(shū)學(xué)的科學(xué)對(duì)象 7 —— 秘書(shū)活動(dòng)的主體；它是秘書(shū)學(xué)的‘總紐結(jié)’，可以據(jù)此羅織全部知識(shí)單 元。通俗地說(shuō)，也就是研究秘書(shū)工作及其規(guī)律。這是學(xué)科的起點(diǎn)，秘書(shū)的定義、秘書(shū)的分類、秘書(shū)的職業(yè)特點(diǎn)、秘書(shū)的素質(zhì)要求、秘書(shū)資格、秘書(shū)的社會(huì)職業(yè)化趨勢(shì)等，是學(xué)科結(jié)構(gòu)的重要內(nèi)容。 （二）任務(wù)內(nèi)容。 （二）秘書(shū)的物質(zhì)環(huán)境，包括辦公手段、設(shè)備，特別是辦公自動(dòng)化與網(wǎng)格化軟硬件。（二）研究秘書(shū)學(xué)還必須具有較寬的理論素養(yǎng)及綜合能力，由于學(xué)科的交叉綜合性質(zhì)，必然交叉綜合了許多相關(guān)學(xué)科的知識(shí)與原理，因此，要結(jié)合研究相關(guān)學(xué)科，拓寬知識(shí)面，才有助于取得好的成果。所以必須緊密結(jié)合我國(guó)社會(huì)主義初級(jí)階段的基本特點(diǎn)，結(jié)合秘書(shū)工作的現(xiàn)實(shí)與發(fā)展，通過(guò)調(diào)查研究方法、個(gè)案分析方法以和實(shí)驗(yàn)試點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)升華等方法，把理論與實(shí)踐結(jié)合起來(lái)，并把理論放到實(shí)踐中去檢驗(yàn)與融合貫通，避免脫離實(shí)際，紙上談兵。 第三、聯(lián)系實(shí)際。三要思考，把重點(diǎn)難點(diǎn)的意思思考清楚，加深印象。第二、古代的“秘書(shū)”與現(xiàn)代的秘書(shū)有許多明顯不同之處。 二、我國(guó)秘書(shū)的起源 （一）我國(guó)古代秘書(shū)的界定 它曾經(jīng)主要有四種涵義： 指宮禁中秘藏之書(shū)。以上四種涵義中，除曹操設(shè)立的秘書(shū)令等少數(shù)官職，承擔(dān)有近似現(xiàn)今意義上的秘書(shū)工作外，其他均與秘書(shū)工作關(guān)系不大。（ 4）綜合。 （三）萌芽時(shí)期的秘書(shū) 我國(guó)的秘書(shū)和檔案史研究學(xué)者，有點(diǎn)較傾向于夏代可看做是我國(guó)古代秘書(shū)的萌芽 9 時(shí)期，約在公元前 21世紀(jì)至 16世紀(jì)。 文書(shū)的刻辭內(nèi)容比較規(guī)范，一般有四個(gè)部分。（ 4）驗(yàn)辭，記述占卜后的實(shí)踐所反映的應(yīng)驗(yàn)狀況。（四）御史，其職能是跟隨天子左右，負(fù)責(zé)接受封國(guó)朝拜、遞送國(guó)書(shū)、出席國(guó)宴、祭祀和其他禮儀。在這樣的兩種新舊社會(huì)制度交替的歷史背景下，秘書(shū)的變化也是很大的。歷史上的“君相之爭(zhēng)”與“膨脹回位”，其意義是告訴后來(lái)的秘書(shū)，不要出現(xiàn)權(quán)力膨脹越位問(wèn)題，這是封建社會(huì)秘書(shū)體制中的重要經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。 二、唐宋時(shí)期的秘書(shū) （一）唐宋的秘書(shū)體制 10 唐代繼承隋制加以發(fā)展，中樞官制實(shí)行三省六部制。 尚書(shū)省，是行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，主要負(fù)責(zé)政令的執(zhí)行貫徹，類似今各國(guó)的政 務(wù)院、國(guó)務(wù)院、總理府。虞世南做過(guò)府參軍、記室、太子中書(shū)舍人，在唐太宗登位后改任秘書(shū)監(jiān)、弘文館學(xué)士。武則天時(shí)被殺的上官儀的孫女，在其祖父被殺后， 14歲即成為武則天的侍從，兼掌詔命，詩(shī)文很好，后也被誤殺。平時(shí)結(jié)算支領(lǐng)軍餉，負(fù)責(zé)接待應(yīng)酬，操辦公牘文書(shū)。 劉基，字伯溫，元末做過(guò)文案小吏主簿，后被朱元璋請(qǐng)做幕僚，明初任御史丞及太史令。 1948 年 7 月，東北行政委員會(huì)辦公廳制定了《簡(jiǎn)明公文程式》和公文處理辦法；同年 9月，晉察冀、晉冀魯豫根據(jù)地合并建立了華北人民政府，建立了秘書(shū)廳，有正副秘書(shū)長(zhǎng)，并頒布了《公文處理暫行辦法》和秘書(shū)部門(mén)《辦 11 事通則》。 新中國(guó)成立后的秘書(shū)工作 中華人民共和國(guó)的成立，標(biāo)志著秘書(shū)工作進(jìn)入了一個(gè)嶄新的階段。這類秘書(shū)一般先要取得打字。 經(jīng)理秘書(shū)。 法律秘書(shū)。 教育秘書(shū)。財(cái)經(jīng)秘書(shū)必須精通金融、簿記事項(xiàng)與理財(cái)知識(shí)。低層次的新秘書(shū)，擔(dān)任一般接待、公關(guān)等工作。這是由于女性秘書(shū)具有辦事細(xì)密、語(yǔ)言文明、接待 12 禮貌、坐班負(fù)責(zé)、工作安定、保密性好、程序性強(qiáng)等優(yōu)勢(shì)，對(duì)于男上司可起一種工作上互補(bǔ)的作用。因此，秘書(shū)必須同其領(lǐng)導(dǎo)的政治態(tài)度、政治認(rèn)識(shí)基本一致，才能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)起一種支持、輔助的作用。第三，現(xiàn)代知識(shí)不斷更新，新的學(xué)科知識(shí)與技能不斷出現(xiàn)，現(xiàn)代秘書(shū)還應(yīng)掌握認(rèn)識(shí)論、方法論知識(shí)與科學(xué)的思維方法，具有自我教育，在職提高的能力。違反規(guī)定期限的秘書(shū)官吏，輕則笞杖，重則判刑、流放。宋代對(duì)樞秘院的機(jī)要秘書(shū)，不準(zhǔn)私出訪問(wèn)，不準(zhǔn)接見(jiàn)客人。 五、 歷史上重要的秘書(shū)思想理論 （一）對(duì)人生價(jià)值的頑強(qiáng)追求 這主要表現(xiàn)為士大夫的人生價(jià)值觀。 （四）對(duì)刑名術(shù)法的刻苦實(shí)現(xiàn) 在古代帝王與重要領(lǐng)導(dǎo)人的統(tǒng)治實(shí)踐中，常采用刑名術(shù)法，也是法家的一套思想方法，進(jìn)行有效的統(tǒng)治，秘書(shū)在工作實(shí)踐中要刻苦專研與掌握刑名術(shù)法，才能做好工作?！薄敖嚯x”也就是“近身”的意思。（二）定義的內(nèi)涵過(guò)窄。 公務(wù)秘書(shū)主要包括：黨政部門(mén)、人大、政協(xié)、群眾團(tuán)體、民主黨派、國(guó)有企事業(yè)和軍隊(duì)的秘書(shū)，他們過(guò)去一般通稱為“干部”，其工薪由國(guó)家或地方財(cái)政支付。 （二）非公務(wù)秘書(shū)的概念： 非公務(wù)秘書(shū)同其領(lǐng)導(dǎo)、上司的關(guān)系，屬于一種在社會(huì)主義制度制約下的雇傭關(guān)系。 非公務(wù)秘書(shū)與公務(wù)秘書(shū)兩者有六大不同：（ 1）基本性質(zhì)不同。（ 5）工作內(nèi)容的不同。董秘問(wèn)題也需要實(shí)事求是地具體研究。高中級(jí)秘書(shū)指各高中級(jí)機(jī)構(gòu)的秘書(shū)長(zhǎng)和辦公廳主任，而一般秘書(shū)人員是純粹的服務(wù)層次，他們的職能任務(wù)，主要是“搞好服務(wù)”。 按型分類。它遍布全國(guó)城鄉(xiāng)各地，以及我國(guó)駐外使領(lǐng)館，只要那里有一個(gè)機(jī)構(gòu)單位，有領(lǐng)導(dǎo)人員與對(duì)外或?qū)?nèi)往來(lái)，就有秘書(shū)工作，就至少有一名秘書(shū)管理文書(shū)、印信、檔案等。以上，從秘書(shū)所處的位置，充分說(shuō)明了秘書(shū)的 15 重要性。（二）高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān) —— 省、部級(jí)以上的機(jī)關(guān)，設(shè)立辦公廳。 二、廣義的秘書(shū)部門(mén) （一）這里講的廣義的秘書(shū)部門(mén)，是指組織上獨(dú)立，并不屬于辦公廳編制，但從事著支持輔助領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的秘書(shū)性工作的機(jī)構(gòu)； 這些機(jī)構(gòu)一般由秘書(shū)長(zhǎng)或辦公廳主任兼及領(lǐng)導(dǎo)。所以，不能說(shuō)不在辦公室工作就不是秘書(shū)。 二、秘書(shū)上部門(mén)的結(jié)構(gòu) 秘書(shū)部門(mén)的組織結(jié)構(gòu)，有縱向與橫向之分，縱向指部門(mén)內(nèi)部仍可能實(shí)行分級(jí)管理，橫向反映組織內(nèi)部的進(jìn)一步分工。二是起好智謀助手的作用，為領(lǐng)導(dǎo)綜合重要信息，提出某些建議，搞好預(yù)案、協(xié)調(diào)、督促檢查等。（三）信息管理的職能。 二、秘書(shū)部門(mén)的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制 秘書(shū)部門(mén)的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，即其運(yùn)轉(zhuǎn)方式與運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)律如下：（一）圍核運(yùn)轉(zhuǎn)。 （一）優(yōu)化結(jié)構(gòu)，發(fā)揮整體功能 秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮整體功能要注意一下幾個(gè)方面： 深化服務(wù)意識(shí)，自覺(jué)增強(qiáng)整體功能。（ 2）靠參謀強(qiáng)化整體功能。 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，從結(jié)構(gòu)上增進(jìn)整體功能。有些都將在后面各章節(jié)中闡述。 第四節(jié) 秘書(shū)部門(mén)的管理與建設(shè) 一、秘書(shū)本門(mén)的管理 （一）秘書(shū)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)體制 秘書(shū)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)體制 ,是實(shí)行本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)管理。 從機(jī)構(gòu)的性質(zhì)與需要看，還應(yīng)注意某些特殊要求，如中央領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的秘書(shū)部門(mén)，通常要考慮南方人、北方人 ，以及少數(shù)民族秘書(shū)都有，以利于深入基層，了解情況；業(yè)務(wù)技術(shù)部門(mén)，應(yīng)注意技術(shù)性秘書(shū)，如醫(yī)院秘書(shū)最好是醫(yī)護(hù)人員。 二、秘書(shū)部門(mén)的建設(shè) （一）制度建設(shè) 制度，簡(jiǎn)單的來(lái)說(shuō)，是用來(lái)“管”人的。具體來(lái)說(shuō)，要堅(jiān)持“四性”：一是可行性；二是單義性，即目標(biāo)表達(dá)要明確，含義要單一；三是可衡量性，可以量化的盡可能量化難以量化的要表達(dá)具體，有可供衡量的標(biāo)準(zhǔn)；四是協(xié)調(diào)性，把相關(guān)的目標(biāo)協(xié)調(diào)一致，使之具有相容性。由于各種機(jī)關(guān)較多，人員也較多，如果大家都去某個(gè)重點(diǎn)地區(qū)或 單位蹲點(diǎn)、考查，會(huì)給基層形成壓力，使人應(yīng)付不暇，甚至成“災(zāi)”調(diào)研的真實(shí)性也會(huì)受到影響。 請(qǐng)示報(bào)告制度。建立健全機(jī)關(guān)制度必須遵循的原則：（ 1）完整；（ 2）穩(wěn)定；（ 3）可行；（ 4）具體。 節(jié)簡(jiǎn)高效的部門(mén)精神。 辦公自動(dòng)化設(shè)備。（三）賦予性。 秘書(shū)工作不同于純業(yè)務(wù)技術(shù)工作，它輔助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理輔助領(lǐng)導(dǎo)貫徹黨的方針政策和國(guó)家的法律法令，事關(guān)大致方針與人民的利益，政策性很強(qiáng)。 （三）秘書(shū)工作的務(wù)實(shí)性 秘書(shū)工作絕大多數(shù)是非常具體的事務(wù)工作，充滿事務(wù)性，而不是坐在辦公室里只靠開(kāi)動(dòng)腦筋，動(dòng)動(dòng)嘴巴，就能做好的。（三）科學(xué)技術(shù)的變化。 被動(dòng)與主動(dòng)的關(guān)系。 二、秘書(shū)工作的宗旨 （一）“三服務(wù)”的宗旨 “三服務(wù)”的核心是為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。 從收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。其重點(diǎn)，黨和國(guó)家前后強(qiáng)調(diào)了四個(gè)方面：（一）信息調(diào)研作用。 圍繞中心工作和需求報(bào)送信息，既要防止不加選擇地報(bào)送，又要避免需要的信息漏報(bào)。 提高計(jì)算機(jī)信息處理的現(xiàn)代化水平。 要圍繞中心工作進(jìn)行督促檢查。 認(rèn)真做好領(lǐng)導(dǎo)同志批辦事項(xiàng)的專項(xiàng)查辦工作。（ 2）秘書(shū)部門(mén)作為領(lǐng)導(dǎo)助手，所代表的是全局的利益，而不是某個(gè)局部小單位的利益，這種“全面性”與“超脫性”，使之最適合協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)工作。不必要也不可能事事都去協(xié)調(diào)。發(fā)揮這些作用的基本原理將在第七章中再作進(jìn)一步敘述。另一類是其他應(yīng)用文種，包括：公務(wù)應(yīng)用文書(shū)。（ 1）民用文書(shū)的概念。 規(guī)范性。收集充實(shí)資料。 建立必要的控制制度。 （二）公文處理的內(nèi)容 公文處理的內(nèi)容包括文書(shū)的擬制辦理、管理、整理、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。 （四）公文的整理歸卷 公文的整理歸檔 ，是文書(shū)工作的最后環(huán)節(jié)。（ 2）立卷范圍。文件的特征有：一、作者特 征；二、問(wèn)題特征；三、名稱特征；四、時(shí)間特征；五、地方特征；六、通訊者特征。 21 第二節(jié) 辦會(huì)職能 一、會(huì)務(wù)工作簡(jiǎn)述 （一）會(huì)議的概念 會(huì)議，廣義地說(shuō)是人類社會(huì)生活中三人以上互相交往的一種活動(dòng)形式，人類進(jìn)入群體社會(huì)有了相互交往，就有了會(huì)議。 統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)。 經(jīng)濟(jì)的浪費(fèi)。 （三）會(huì)議的組成要素 會(huì)議一般由十個(gè)要素組成： 會(huì)議的任務(wù)，具體體現(xiàn)為會(huì)議的內(nèi)容議題； 會(huì)議的名稱； 會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)、主持者與籌辦者； 會(huì)議的參加對(duì)象，代表與列表人員； 會(huì)議時(shí)間與日程安排； 會(huì)議地點(diǎn)，包括大型會(huì)議的主、分會(huì)場(chǎng)； 會(huì)議的物質(zhì)設(shè)施； 會(huì)議的信息； 會(huì)議的形式與程序、議事規(guī)則等； 其他，與會(huì)議同時(shí)結(jié)合的事務(wù)，如展覽、交易、表彰、選舉等。 特大型會(huì)議。 專業(yè)性會(huì)議。 公關(guān)性會(huì)議。 擬定會(huì)議程序，日程安排。 安排會(huì)議工作人員的分工與聯(lián)絡(luò)。 編寫(xiě)印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。 22 （三）會(huì)議的生活服務(wù)工作 各項(xiàng)會(huì)場(chǎng)服務(wù)。 文化生活安排與必要的商品服務(wù)。 交通的絕對(duì)安全。 送別人與會(huì)人員。 安排時(shí)間地點(diǎn)。 國(guó)內(nèi)兄弟同行的會(huì)見(jiàn)和會(huì)談，也應(yīng)該注意 克服形式主義，不必鋪張浪費(fèi)。 政務(wù)值班的建設(shè)：要做好政務(wù)值班工作，必須加強(qiáng)軟 硬件的建設(shè)：（ 1）建立健全制度。 大事記：（ 1）大事記的的體式，大事記通常采用流水賬式的編年體，以時(shí)間為綱，在年月日下系事。 （二）接待工作 秘書(shū)接待形勢(shì)的變化（ 1）秘書(shū)接待工作，在改革開(kāi) 放以前，主要是接待本系 23 統(tǒng)、上下級(jí)與兄弟單位的同行前來(lái)參觀考察，或接洽工作性的食務(wù)，任務(wù)時(shí)比較單純的。（ 2）從來(lái)賓國(guó)級(jí)可分為： ○1內(nèi)賓接待。 接待工作的要素：（ 1）制定接待計(jì)劃。大體有： ○1迎接和安排好食宿。 ○5送別。（ 3）接待外賓，應(yīng)按外事規(guī)定規(guī)矩辦事。（ 2）信訪的目的、作用，目的：總的來(lái)說(shuō)是服務(wù)于以人為本，建設(shè)和諧社會(huì)的目標(biāo)。（ 2）群眾性。三是及時(shí)、就地解決問(wèn)題。 ○2攜帶危險(xiǎn)物品、管制器具?！?擾亂公共秩序，妨害國(guó)家安全和公共安全的其他行為。 它是國(guó)家安全的重要保障。（二）保密工作的基本方針：一是積極防范。 國(guó)家秘密的密級(jí)分為三級(jí)： ○1絕密。（ 3）外交和外事活動(dòng)中的秘密事項(xiàng)。（ 2）會(huì)議保密。 秘書(shū)注意事項(xiàng)：（ 1）涉外工作中的保密。（ 5）電子計(jì)算機(jī)信息的保密。廣義認(rèn)為凡機(jī)關(guān)內(nèi)部不宜公開(kāi)的運(yùn)作程序統(tǒng)稱機(jī)要。 25 機(jī)要工作范圍，包括機(jī)要收發(fā)、機(jī)要密碼、機(jī)要通訊、機(jī)要文件管理等。 （ 3）章印保管室，機(jī)關(guān)的各種公章、印信通常集中一處保管，便于使用。 （ 7）水、電、煤氣、消防、通訊等系統(tǒng)，一旦發(fā)生問(wèn)題，就會(huì)影響首腦機(jī)關(guān)的運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至危及人員安全。 （ 11）機(jī)關(guān)住宅區(qū)，特別是其中領(lǐng)導(dǎo)人員的住宅。②根據(jù)機(jī)關(guān)情況，設(shè)立保衛(wèi)局、處、科、股，配備專人，通常業(yè)務(wù)屬公安部門(mén)指導(dǎo)，行政上隸屬本機(jī)關(guān)。②設(shè)置值 班室、接待室，接待一般外來(lái)人員；③做好高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的近身警衛(wèi)工作；④內(nèi)衛(wèi)，重要的辦公與會(huì)議地點(diǎn)可設(shè)內(nèi)衛(wèi)；⑤巡衛(wèi)，在下班后與節(jié)假日，巡回護(hù)衛(wèi)要害地點(diǎn)，防止各種隱患；⑥臨時(shí)保衛(wèi)工作，如召開(kāi)大會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)外出，迎送重要外賓或國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人等，與