【正文】 一、秘書工作的形勢 （一）領(lǐng)導(dǎo)層的變化。 政務(wù)與事務(wù)的關(guān)系。 從單憑老經(jīng)驗辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)化管理。 搞好信息的整體開發(fā)與利用，把有參考價值的信息轉(zhuǎn)給下級去利用、增值。 根據(jù)各級要求，經(jīng)常開展有效的督促檢查活動。（ 3）領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)自身，也包含許多需要協(xié)調(diào)才能做好的事項。 第六章 秘書工作的主要職能（上） 第一節(jié) 辦文職能 一、秘書寫作 （一）秘書寫作的概念與內(nèi)容 秘書寫作的內(nèi)容大體可分為兩大類：一 類是法定公文。（ 2）民用文書的種類。 反復(fù)精心修改。其中公文辦理又分為收發(fā)和發(fā)文兩大系列：收文辦理包括公文的公文的簽收、登記、擬辦、請辦、分發(fā)、傳閱、承辦和催辦等程序。凡本機(jī)關(guān)、單位在工作活動中形成和使用的，辦理完畢的具有查考價值的文件、電報、會議文件、電話記錄、出版物，以及圖表、簿冊、照片、錄音錄像帶、影片、磁盤光盤等，都在立卷之列。 （二）會議的作用 各種會議的目的、作用不同，總的來說可有如下 作用： 交流信息，互通情報。 信息的重復(fù)浪費。 按照內(nèi)容的性質(zhì)可分為 ： 代表性會議。座談與對話會。 （二）會議的文書工作 印發(fā)會議證件。 會議的食宿安排。 警衛(wèi)、治安工作。 會見會談的座位安排，可以主客交叉安排，也可以各做一邊。（ 2）信息傳輸機(jī)制。（ 2）改革開放以來，接待工作的形式發(fā)生很大的變化。 ○1對方的基本情況，包括人數(shù)、級別、領(lǐng)隊人職務(wù)、民族、性別、年齡、抵達(dá)路線、日程安排與返程要求等 9個要素，缺一不可。 ○6小結(jié)。具體講一是為了保持政府同人民群眾的關(guān)系；二是體現(xiàn)、保護(hù)人民信訪的合法權(quán)益；三是處理人民內(nèi)部矛盾，維護(hù)安定團(tuán)結(jié)。（ 2）信訪人應(yīng)當(dāng)遵守的原則規(guī)定；信訪人提出信訪事項，應(yīng)當(dāng)客觀真實。 做好信訪信息工作：根據(jù)新的形勢，當(dāng)前屬于信訪的高發(fā)時期。二是突出重點。（ 4）國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中的秘密事項；（ 5）科學(xué)技術(shù)中的秘密事項；（ 6）維護(hù)國家安全活動和追查刑事犯事中的秘密事項；（ 7）其他經(jīng)國家保密部門確定應(yīng)當(dāng)保守的國家秘密事項。（ 2）科技工作中的保密。包括文書收發(fā)、文印工作、會議記錄、批件辦理乃至保密、檔案工作作為一個有機(jī)整體，都屬于機(jī)要范轉(zhuǎn)，稱做“大機(jī)要”。 （ 4）會計室，是掌握財務(wù)賬目、現(xiàn)金、票據(jù)的重要場所，必須防止被盜或被毀。 （ 12）機(jī)關(guān)附屬的某些賓館、招待所。①設(shè)置門衛(wèi)，制發(fā)各種人員、車輛進(jìn)出證件，建立登記制度等。 （ 10）武器彈藥。 （ 2）檔案館、室、庫，應(yīng)保證檔案的安全、完整，不受盜損。 （四）機(jī)要工作 對于機(jī)要工作有廣義狹義兩種認(rèn)識。（ 5）引進(jìn)國外設(shè)備經(jīng)技術(shù)檢驗后方能使用。 國家秘密的范圍：（ 1）國家事務(wù)的重大決策中的秘密事項；（ 2）國防建設(shè)和武裝力量活動中的秘密事項。 它是軍事勝敗的重要因素。○5煽動、串聯(lián)、脅迫、以財物誘使、幕后操縱他人信訪或以信訪為名借機(jī)斂財。二是依法處理問題，信訪涉及問題的政策性很強(qiáng)，諸如匿名信件怎么樣 處理，集體上訪如何對待，都有具體規(guī)定，總的說必須以法律為準(zhǔn)繩處理問題，這是解決各復(fù)雜問題的唯一依據(jù)。 （三）信訪工作 信訪工作的概念、作用（ 1）概念：信訪，指公民、法人或者其他組織采用書信、電子郵件、傳真、電話、走訪形式，像各級人民政府、縣級以上人民政府工作部門反映情況，提出 建議、意見或者投訴請求，依法由有關(guān)行政機(jī)關(guān)處理的活動。 ○4組織活動日程的實施。 ○2實務(wù)性接待。三是大事記也有保密問題，如有國家機(jī)密，歸檔與存入計算機(jī)時，要按保密規(guī)定處理。 政務(wù)值班的重點：一是接待數(shù)量增多；二是由值班渠道處理政務(wù)值班的時間明顯延長；三是社會治安形勢嚴(yán)峻與突發(fā)事件增多。 三、會見會談會展 （一）會見與會談 提出參加人員，報請領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。 會場和代表住地的安全與防火、防盜等措施的落實。 會議文書的初步整理。 會議通知、報到簽到、人數(shù)統(tǒng)計工作。 外事會議。 大型會議。 會議泛濫成災(zāi)，有如下四大危害： 時間精力的浪費。 新型載體檔案 新型載體檔案是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，常見的是電子檔和聲像檔案。立卷，是整理與保存文件的方法，即對辦理完畢的文書，經(jīng)過整理，按照一定的原則組合成一個作為保管單位的案卷，進(jìn)而歸檔，以利于保管、檢索和利用。俠義的指機(jī)關(guān)單位內(nèi)部秘書 所承擔(dān)的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)、催辦、保管與整理等具體事務(wù)。 （三）公文寫作的程序 一般公文寫作的程序、方法，有關(guān)著述甚多，這里只談三點： 正確領(lǐng)會意圖。這也是一大類。 （四）保證日常工作正常運轉(zhuǎn)的作用 保證日常工作正常運轉(zhuǎn)，整個機(jī)關(guān)的工作才有保障，領(lǐng)導(dǎo)的正常決策和管理才有可能。 秘書協(xié)調(diào)的有利條件（ 1）秘書處于各種關(guān)系與矛盾的交匯點。 督促檢查工作的出發(fā)點和落腳點是抓落實、要求真務(wù)實，講求實效，堅決防止主觀主義、官僚主義和形式主義，制止弄虛作假和做表面文章。 “及時、準(zhǔn)確、全面”地報送信息，要追究遲報、漏報、瞞報緊 急信息的責(zé)任，堅持多方位、多領(lǐng)域、多角度提供信息，要喜憂兼報，支持信息人員報憂。內(nèi)容是： 從偏 重辦文辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策。務(wù)虛與務(wù)實的關(guān)系。綜合性來源于秘書工作是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作并為之服務(wù)的，而不是從事某項業(yè)務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)工作所涉及的工作，他都會涉及，如政治、組織、生產(chǎn)、銷售、安全等等。（二）被動性。 秘書是無名英雄的價值觀。結(jié)合目標(biāo)管理，使每個分支科室與個人都明確自己的崗位責(zé)任：（ 1）工作目標(biāo)；（ 2）工作范圍；（ 3）職權(quán)與責(zé)任；（ 4）同其他科室、個人的分工協(xié)作界限；（ 5）考核與獎懲辦法。（ 2）制度目標(biāo)的方法，制定目標(biāo)須以“三定”為基礎(chǔ)。一個秘書群體，根據(jù)需要與可能、任務(wù)與編制，應(yīng)當(dāng)注意： 從人員的個人情況看，應(yīng)老、中、青結(jié)合而又以中青年為主，以及性別、文化程度等的合理組成。 （三）認(rèn)識規(guī)律，力爭主動服務(wù) 秘書部門爭取主動的途徑是：認(rèn)識必然，領(lǐng)會意圖，熟悉業(yè)務(wù)，掌握規(guī)律，改善條件，講究方法。（ 1）靠協(xié)調(diào)發(fā)揮整體功能。（六）隨機(jī)完成交辦任務(wù)的 職能，也可叫“不管部”職能。秘書部門的這種作用，主要體現(xiàn)在兩方面：其一是發(fā)揮事務(wù)助手的作用，把領(lǐng)導(dǎo)人從繁瑣的日常事務(wù)中解脫出來集中精力抓全局、抓決策。如果單位較小，層次較低，做秘書工作的只需要一兩個人，就可能把秘書人員附設(shè)在其他科室之中，也不歸這個大單位的辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)：然而他們做的還是秘書性工作，這種情況很常見。 第四章 秘書部門 第一 節(jié) 秘書部門的位置 一、 典型的秘書部門 （一）在我國，典型的秘書部門是指各級黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公廳，以及企事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)如廠部、校部、院部的辦公室、秘書處、科股等。 第三節(jié) 秘書職業(yè)的特征 一、 遍布管理領(lǐng)域 秘書具有職業(yè)的廣泛性。 二、兩個層次分類法 兩個層次分類法，主要是把高中級秘書與一般秘書人員加以區(qū)分。（ 4）組織形式的不同。 公務(wù)秘書在社會主義國家里，始終是秘書隊伍的主體，這是從其性質(zhì)與實際中所 14 反映出的重要性上講 的。 秘書的定義探討是較復(fù)雜的，應(yīng)注意四個方面的問題：（一）定義的外延過寬。 （三）對國家君主的絕對忠誠 忠君、愛國、為民三者是辯證的統(tǒng)一，輔助主官做一個愛護(hù)百姓的好官、清官，是古代秘書工作的宗旨。唐代把泄密列為“四禁”之首，犯這些錯誤輕則調(diào)出秘書部門或降職使用，重者判流刑，流放到邊遠(yuǎn)地區(qū)。其次，對于今天從事文字、調(diào)研、信息、檔案等類工作以及高級領(lǐng)導(dǎo)身邊的秘書來說，文字工作室重中之重，應(yīng)練就優(yōu)秀的、熟練的、快速的文字能力，文筆功夫是傳統(tǒng)的秘書的基本功。 隊伍女性化 西方秘書隊伍的女性化由來已久，甚至可說自從秘書成為一種社會職業(yè)后， 就有人稱作是“女性的職業(yè)”。 財經(jīng)秘書。屬公司中接受董事長領(lǐng)導(dǎo)的秘書，其職能是輔助董事長監(jiān)督公司財務(wù)、人事，對外聯(lián)絡(luò)；童各部門聯(lián)系、協(xié)調(diào)；向董事會匯報，答復(fù)董事們的質(zhì)詢等。 二、 海外秘書的發(fā)展概況 現(xiàn)代國外秘書事業(yè)的發(fā)展，有如下特點和趨勢： （一）職業(yè)社會化 美國秘書根據(jù)行業(yè)、職務(wù)、技能的不同，主要可以分為以下 10類： 政府秘書。 第四節(jié) 現(xiàn)代秘書工作述略 一、 建國前后的秘書工作 黨對秘書工作的重視 解放戰(zhàn)爭時期，隨著革命根據(jù)地的擴(kuò)大和鞏固，政務(wù)越來越繁，秘書工作也隨之有新的 發(fā)展。 幕府型秘書 幕府主要有兩種： 軍營幕府。 虞世南。司馬遷是已有定論的偉大的歷史學(xué)家、文學(xué)家，同時也是秘書出身，他的秘書生涯對他能寫出《史記》，起了重要作用。 二、客卿型秘書 春秋戰(zhàn)國時期，是我國由奴隸制社會向封建社會過渡的社會大變革時期。（ 3）占辭，記述根據(jù)卜兆所做判斷或推測中出的“吉”或“兇”的結(jié)論。由于歷史上究竟有無黃帝、倉頡等人，今天還無法肯定或否定，當(dāng)時的象形文字也尚未發(fā)現(xiàn)，所以我們把黃帝以及以后的唐饒、虞舜時期的秘書稱為傳說時期的秘書。 指官署名稱。 第二章 秘書發(fā)展史略 在研究秘書歷史的經(jīng)驗教訓(xùn)的時候，需要首先明確以下三點： 第一、歷史事跡與歷史人物存在著一定的模糊性。第二、了解政策。 第四節(jié) 研究與學(xué)習(xí)秘書學(xué)的方法 一、 研究秘書學(xué)的方法 （一）研究秘書學(xué)必須堅持馬克思主義的基本立場和觀點，要以辯證唯物主義和歷史唯物義作為總的指導(dǎo)思想。 四、秘書工作 這是秘書學(xué)研究的中心問題，又可包括四個方面： （一）方針 政策。具體地說，包括這些活動的目的意義、功能價值、原則方法、科技手段，以及人員素養(yǎng)、經(jīng)驗教訓(xùn)等，均屬研究的范轉(zhuǎn)。 （五）秘書學(xué)是一門辯證性 很強(qiáng)的學(xué)科。（ 5）數(shù)學(xué)等自然科學(xué)。其中基礎(chǔ)科學(xué)由自然科學(xué)、數(shù)學(xué)、社會科學(xué)三部分組成。（三）學(xué)科帶頭人的出現(xiàn)，促成了秘書學(xué)科的誕生。 與此同時，還出現(xiàn)了三個方面的與秘書學(xué)密切相關(guān)的新事物：（一）秘書院校的出現(xiàn)。（二）全國沒有一所專門培養(yǎng) 秘書的高等院校或中專學(xué)校，自然也就沒有秘書學(xué)教材與教師。 51 五、嚴(yán)守秘密，克服虛榮 ； 50 一、埋頭工作，突出領(lǐng)導(dǎo) 50 第四節(jié) 秘書的職業(yè)道德 50 三、快準(zhǔn)細(xì)嚴(yán)的作風(fēng) 49 二、艱苦奮斗的作風(fēng) 48 三、高度的政治責(zé)任感 48 二、堅定的黨性原則 48 一、遠(yuǎn)大的人生理想 37 四、配合領(lǐng)導(dǎo)管理時間 27 一、秘書參謀劃職能原理 22 二、保密、機(jī)要、保衛(wèi)工作與印信管理 21 三、會見會談會展 16 二、秘書部門的運轉(zhuǎn)機(jī)制 16 一、秘書部門的職能 15 第二節(jié) 秘書部門的性質(zhì)與結(jié)構(gòu) 15 三、臨時性秘書部門 15 二、廣義的秘書部門 15 一、典型的秘書部門 15 第一節(jié) 秘書 部門的位置 14 第三節(jié) 秘書職業(yè)的特征 13 二、兩個層次分類法 13 一、兩大部類分類法 13 第一節(jié) 秘書的特性與定義 9 一、秦漢時期的秘書 8 第二節(jié) 春秋戰(zhàn)國時期的秘書 5 第二節(jié) 秘書學(xué)的性質(zhì)與對象 7 第四節(jié) 研究與學(xué)習(xí)秘書學(xué)的方法 10 一、建國前后的秘書工作 13 第三章 秘書職業(yè) 15 第四章 秘書部門 18 第二節(jié) 秘書工作的宗旨與重心 26 一、突發(fā)事件的概念 26 二、突發(fā)事件的特點 27 三、突發(fā)事件中的秘書工作 27 第七章 秘書工作的主要職能（下） 27 第一節(jié) 參謀職能 35 二、機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理的指導(dǎo)原則 35 第八章 秘書工作的方法指向與規(guī)律 36 一、為領(lǐng)導(dǎo)工作前期鋪墊 41 第九章 秘書人際關(guān)系 42 4 第一節(jié) 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 47 二、秘書 與媒體關(guān)系 48 第十章 秘書的素質(zhì)要求 48 第一節(jié) 秘書的政治素質(zhì) 49 二、創(chuàng)新觀念 49 三、系統(tǒng)觀念 49 第三節(jié) 秘書的