《辦公事務(wù)禮儀經(jīng)典培訓(xùn)教材》-預(yù)覽頁
【正文】 三分鐘通話習(xí)慣 要努力養(yǎng)成做到一次通話在 3分鐘之內(nèi)結(jié)束的習(xí)慣，并要對(duì)私人電話加以節(jié)制。 即使在彼此看不見的電話中打躬作揖地向?qū)Ψ降狼?，?duì)方也會(huì)感覺到你的誠意。 備注 該事由公司宣傳部負(fù)責(zé) ， 宜將該電話記錄轉(zhuǎn)宣傳部知； 張軍的聯(lián)系電話是： xxxxxxxxxxxxxxxx 呈送上司 ? 將電話記錄單呈送上司 ? 請(qǐng)求上司批閱 ? 理解并接受上司意見后執(zhí)行 撥打電話的流程管理： 提前想好談話要點(diǎn)，列出提綱 撥打電話 詢問對(duì)方公司名稱、姓名、職務(wù) 說明自己的公司名稱、姓名、職務(wù) 主動(dòng)詢問是否需要再說一遍 在通話記錄上注明接聽人及時(shí)間 提前想好談話要點(diǎn)，列出提綱 撥打電話前的思考提綱 ： ? 我的電話要打給誰？ ? 我打電話的目的是什么？ ? 我要說明幾件事情？它們之間的聯(lián)系怎樣？ ? 我應(yīng)該選擇怎樣的表達(dá)方式？ 講述事由要簡(jiǎn)明扼要，聲音和藹，遵守六原則：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、怎么做； 簡(jiǎn)單地重復(fù)一遍事由，即重復(fù)重點(diǎn)，也要聽取對(duì)方所談事情； 適可而止 一旦要傳達(dá)的信息已經(jīng)說完，就應(yīng)當(dāng)果斷地終止通話。 十大電話情景應(yīng)對(duì)技巧 ? 狀況一：領(lǐng)導(dǎo)剛好不在位置 – 看看自己可以解決嗎？ – 留下信息 – 便條遞進(jìn)會(huì)議室 ? 狀況二：接到領(lǐng)導(dǎo)不愿接的電話 – 靈活、禮貌 ? 狀況三：接到一些令人困惑的電話 – 詢問清楚 – 代為總結(jié) ? 狀況四：當(dāng)對(duì)方怒氣沖天時(shí) – 耐心聆聽 – 細(xì)心勸說 – 承諾對(duì)方 ? 狀況五：當(dāng)對(duì)方喋喋不休時(shí) – 總結(jié) ? 狀況六：線路中斷 – 主動(dòng)打電話的一方負(fù)責(zé)重?fù)? – 道歉 ? 狀況七：對(duì)方的談話談不到點(diǎn)子 – 歸納總結(jié) ? 狀況八：拔錯(cuò)號(hào) – 抱歉 ? 狀況九：通話時(shí)受到干擾 – 不可同時(shí)交談 ? 狀況十：被問及公司機(jī)密問題 – 婉言回避 過濾及轉(zhuǎn)接電話 需要過濾的幾種情況 上司正在主持會(huì)議； 上司正在參加會(huì)議； 上司與訪客會(huì)談； 上司有特別交代。你要成熟并顯出你的專業(yè)性?；卮饐栴}不能含糊不清。 ” 來電者： “ 你們經(jīng)理在嗎？ ” 陳小姐： “ 不在。 ” 說完， “ 啪 ” 掛上了電話。 ” 上司當(dāng)即臉色一變說： “ 你被解雇了 ” 陳小姐哭喪著臉說： “ 為什么？ ” 上司說： “ 你犯了五個(gè)錯(cuò)?！薄?對(duì)不起，我在吃早餐，等會(huì)打過來好嗎？”“ 噢，好的。小張的做法對(duì)嗎？ 實(shí)務(wù)訓(xùn)練 : 場(chǎng)景：你是杭州絲綢公司秘書 A，省外貿(mào)進(jìn)出口公司業(yè)務(wù)處處長 B，欲約你公司王總周五晚聚餐。（翻開記事本）對(duì)不起，周五晚上恐怕不行，王總要參加一個(gè)同學(xué)會(huì)。 所以，我們要注意： 永遠(yuǎn)保持焦點(diǎn) 保持焦點(diǎn)意思是一次只做一件事情，一個(gè)時(shí)期只有一個(gè)重點(diǎn)。努爾的企業(yè)家，最初他在公司銷售油漆的時(shí)候，第一個(gè)月他只賺了 160美金。不久，他一個(gè)月就賺到了 1000美金。 2. 以終為始 ? 是必須要做的嗎 ？ ? 不完成會(huì)怎樣 ？ ? 是自己想要的嗎 ？ ? 和目標(biāo)直接相關(guān)嗎 ？ ? 回報(bào)及收益高嗎？ 3. 學(xué)會(huì)說 “ NO!” 耐心傾聽 如無法當(dāng)場(chǎng)決定則要告訴他你還要考慮長點(diǎn)時(shí)間 顯示慎重 表情應(yīng)和顏悅色 態(tài)度堅(jiān)定 4．辦公桌上的 “ 5 S”運(yùn)動(dòng) ? 整理 整頓 清掃 清潔 修養(yǎng) ? 整理廢紙簍的作用 ? 文件存檔系統(tǒng) ? “ 各就各位 ” 的擺置 ? 集中精力做一件事 ? 不要總是重復(fù)處理同一文件 ? 不要為了表面的整潔而塞入一處 ? 下班前的清理 有效、恰當(dāng)?shù)乩秒娫? ? 選擇打電話的時(shí)間 ? 按照優(yōu)先順序打電話 ? 清楚每個(gè)電話要討論的要點(diǎn) ? 對(duì)于自己花在每個(gè)電話的時(shí)間，做到心中有數(shù) 6 ．篩選信息 ? 迅速處理 ? 妥善存放 ? 沒有保存價(jià)值的資料就銷毀
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1