【正文】 行政人事部行政專員在《收文登記表》（外來(lái)文件收文登記建立專冊(cè)）上簽收、登記、編號(hào)；由行政人事部經(jīng)理提出報(bào)公司總經(jīng)辦閱批的先后順序；公司總經(jīng)辦閱批后，由公司行政人事部交承辦單位，并對(duì)公司總經(jīng)辦批示的落實(shí)情況跟蹤督 辦。 在文件辦理過(guò)程中有重大異議的，可向公司行政人事部說(shuō)明，直至向公司總經(jīng)辦投訴。 聯(lián)合辦理的公文，定稿由主辦單位立卷。 原則 公司行政人事部是公司檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案管理制度的制定、檢查和落實(shí)以及檔案管理工作。 公司應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)施檔案專業(yè)管理，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的檔案專業(yè)培訓(xùn)，并保證對(duì)檔案管理的投入。 4）公司的各種財(cái)務(wù)資料、稅務(wù)資料存放在公司財(cái)務(wù)部，由公司財(cái)務(wù)部按國(guó)家及公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、分類存檔。訴訟檔案單獨(dú)立卷管理，實(shí)行律師和行政人事部雙重管理。 第二章 檔案歸檔 歸檔資料包括所有具有查考作用的決議、決定、證明、說(shuō)明、紀(jì)要、報(bào)告、總結(jié)、請(qǐng)示、往來(lái)通知和信函、經(jīng)濟(jì)合同簽約稿、 生效合同、協(xié)議、許可證、權(quán)利證書(shū)、驗(yàn)收文件、交付文件、擔(dān)保文書(shū)，以及其他項(xiàng)目、聲像、電子文檔等資料。立卷歸檔的文件一律要求原件，任何原件檔案不得存于檔案管理部門(mén)之外的其他部門(mén)和個(gè)人，部門(mén)需要者可存復(fù)印件、復(fù)制品。音像檔案應(yīng)加以必要的文字說(shuō)明，一般包括時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景、攝影者等。卷尾為填寫(xiě)案卷情況說(shuō)明及立卷人簽字的備考表。任何人員離職后不得攜帶屬于公司的檔案。 上級(jí)部門(mén)的下列文件應(yīng)予歸檔： 1)上級(jí)部門(mén)對(duì)公司的批示、批復(fù)； 2)上級(jí)部門(mén)需要公司貫徹執(zhí)行的重要文件。 立卷歸檔案卷應(yīng)符合下列要求： 1)應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整； 2)文件按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷。 對(duì)改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完 善原工程檔案。 公司重要工作及公司領(lǐng)導(dǎo)重大事務(wù)活動(dòng)的紀(jì)實(shí)照片、錄音、錄像； 反映公司概貌的音像資料： 1）在省、市電視臺(tái)和中央電視臺(tái)播放的，有關(guān)公司重大活動(dòng)的新聞報(bào)道、專題片、公益廣告片等； 2）由企業(yè)制作的企業(yè)形象宣 傳片、多媒體光盤(pán)等音像資料。 機(jī)要檔案的密級(jí)界定標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案包括公司發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在 1000 萬(wàn)元（含 1000 萬(wàn)元）以上的重大合同。 任何單位和個(gè)人需要借閱公司檔案的，應(yīng)按借閱制度，嚴(yán)格履行審批、簽批手續(xù)方可借閱，并應(yīng)在借閱后及時(shí)歸檔。外單位人員借閱，需經(jīng)關(guān)聯(lián)部門(mén)履行必要的簽批手續(xù)，借閱者必須在指定范圍內(nèi)查閱。 各部門(mén)因工作需要，查閱（借閱）不在本部門(mén)存放的檔案時(shí)，憑（借閱）聯(lián)絡(luò)單到有關(guān)部門(mén)查閱（借閱）有關(guān)檔案。逾期不能及時(shí)歸還的情況，借閱人需要填寫(xiě)《檔案資料續(xù)借申請(qǐng)單》，主管領(lǐng)導(dǎo)簽字 后續(xù)借。檔案管理部門(mén)有權(quán)過(guò)問(wèn)外借檔案的保存、保密和利用情況。 定期保存：不要求永久保存的檔案。 建立檔案統(tǒng)計(jì)賬薄，及時(shí)、準(zhǔn)確完整地提供各種數(shù)據(jù)并及時(shí)上報(bào)。 在鑒定工作中應(yīng)以 “檔案保管期限表”為依據(jù)，采取有關(guān)專業(yè)人員集體鑒定的方法，逐卷、逐張?jiān)敿?xì)審查，確定期限調(diào)整密級(jí)，提出檔案的存留報(bào)告和意見(jiàn)。 故意損壞檔案或者因其失職行為導(dǎo)致檔案損壞無(wú)法補(bǔ)救的，絕密文件每件處以 5000 元人民幣罰款；機(jī)密文件處以 2020 元人民幣罰款；秘密級(jí)文件每件 1000 元罰款。 原則 行政人事部是公司印鑒管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)公司印鑒管理制度的制定、檢查和落實(shí)印鑒管理工作。 合同專用章使用范圍、審查和審批： 下列情況下使用合同專用章： 1)各類采購(gòu)合同的簽訂； 2)商品房銷售合同的簽訂（允許使用合同專用章）； 3)《國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同》 4)《國(guó)有土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓合 同》 5)項(xiàng)目合作或者合資合同； 6)建設(shè)工程施工合同以及補(bǔ)充協(xié)議、涉及合同內(nèi)容的備忘錄； 8）勘查、設(shè)計(jì)、咨詢服務(wù)、配套工程、分包工程、專業(yè)工程； 9)其他涉及公司承擔(dān)義務(wù)的協(xié)議、合同、承諾、保證等法律文件。一般情況下，公司加蓋印鑒時(shí)，合同相對(duì)人已經(jīng)履行了合同簽訂的全部手續(xù)。 下列情況使用財(cái)務(wù)專用章 1)對(duì)政府財(cái)政、稅務(wù)、工商等有關(guān)部門(mén)報(bào)送的有關(guān)報(bào)表，需加蓋財(cái)務(wù)專用章的； 2)向金融機(jī)構(gòu)報(bào)送的有關(guān)材料； 3)公司出具的支票、匯票、本票等單據(jù)； 4)公司出具的各種現(xiàn)金收據(jù)； 5)其它經(jīng)公司同意蓋用財(cái)務(wù)專用章的文件。 發(fā)票專用章 發(fā)票專用章使用范圍：發(fā)票專用章使用范圍僅限于公司銷售房產(chǎn)、出租房產(chǎn)等實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)收入且必須提供規(guī)范票據(jù)的行為。 簽證和竣工結(jié)算使用公司預(yù)算（結(jié)算）專用章，審核人、批準(zhǔn)人必須查閱公司總經(jīng)辦會(huì)議記錄，核實(shí)簽證等相關(guān)內(nèi)容。 預(yù)算部“業(yè)務(wù)聯(lián)系和收發(fā)函專用章”使用于如下事務(wù)： 1)內(nèi)部工作聯(lián)系單（函）； 2)發(fā)送或者接收外部合同相對(duì)人函件； 3)對(duì)外業(yè)務(wù)聯(lián)系。 工程部經(jīng)理是該專用章使用的直接審批人。 4)法定代表人私人印鑒由執(zhí)行董事管理和登記。 2)申請(qǐng)人按照規(guī)定填寫(xiě)申請(qǐng)單，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照本辦法規(guī)定需要報(bào)公司律師審查同意的，在報(bào)經(jīng)總經(jīng)理及以上審批人之前，必須報(bào)請(qǐng)公司律師審查同意。 5)申請(qǐng)人持用印申請(qǐng)單批準(zhǔn)內(nèi)容，向印鑒管理人申請(qǐng)加蓋印章。 第四章 印鑒制作、啟用、更換和銷毀 印鑒制作和更換 1)公司印章為圓形，中央刊五角星，五角星外刊相關(guān)名稱。 4)公安機(jī)關(guān)對(duì)印章實(shí)行屬地管理，公司各類印章應(yīng)當(dāng)憑相關(guān)證明文件到所在地縣級(jí)以上公安機(jī)關(guān)申請(qǐng)辦理準(zhǔn)刻手續(xù)。 6)印章遺失、被搶、被盜后，應(yīng)當(dāng)立刻向管理和登記部門(mén)報(bào)告，并采取公告形式聲明后，依前款規(guī)定重新辦理。 4)法定代表人私人印鑒由公執(zhí)行董事管理和登記，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后，方可啟用。 違規(guī)使用印鑒的責(zé)任與處罰 印鑒使用規(guī)范要求： 1)印鑒管理部門(mén)和負(fù)責(zé)人應(yīng)加大對(duì)于印鑒的管理，印鑒審批須符合業(yè)務(wù)流程，且進(jìn)行印 鑒使用登記。同時(shí)，印鑒管理部門(mén)、責(zé)任人和申請(qǐng)人負(fù)責(zé)人將對(duì)造成的后果負(fù)全部責(zé)任。 6)嚴(yán)禁偽造、盜用印鑒，一旦發(fā)現(xiàn)該種行為并 被查實(shí)，立即開(kāi)除相關(guān)責(zé)任人，并追究其法律責(zé)任。 違反本辦法規(guī)定未經(jīng)批準(zhǔn)程序，擅自使用印鑒尚未給公司造成實(shí)際損害的，通報(bào)批評(píng)一次，可以并處 500 元罰款。 OA41 合同管理制度 第一章 總則 原則 所有合同必須按本制度規(guī)定的合同聯(lián)辦程序辦理。 小區(qū) 的規(guī)劃設(shè)計(jì)、建筑設(shè)計(jì)、土地出讓、建筑施工安裝、公用設(shè)施配套、設(shè)備材料采購(gòu)、工程監(jiān)理、委托加工、技術(shù)開(kāi)發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)等合同由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草，主管副總經(jīng)理把關(guān)。 在草擬合同前，應(yīng)對(duì)合同涉及的主要內(nèi)容有一個(gè)全面的了解，包當(dāng)事人的履約能力、信譽(yù)度、設(shè)備材料質(zhì)量性能、市場(chǎng)行情等。 各類合同，在合同聯(lián)辦單簽完之后方可進(jìn)入簽字流程。 各類合同經(jīng)公司法定代表人或委托代理人簽字后，送行政人事部蓋章。 負(fù)責(zé)管理合同的部門(mén)，要定期了解、檢查合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行中的問(wèn)題。 合同檔案管理 經(jīng)雙方正式簽約生效的合同，正本必須交行政人事部存檔，副本或復(fù)印件送財(cái)務(wù)部和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)。 第二章 實(shí)施細(xì)則 本制 度所稱固定資產(chǎn)的范圍： 1)辦公類：空調(diào)、筆記本電腦、微機(jī)（含軟件）、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、錄音筆、投影儀等 2)通訊類：手機(jī)、座機(jī)、對(duì)講機(jī)等 3)其他類：車(chē)輛、刻錄機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、音響、 VCD、微波爐、冰柜、冰箱、營(yíng)銷部樣板間物品等。 2）所有固定資產(chǎn)原則上須由行政人事部統(tǒng)一購(gòu)置。 固定資產(chǎn)使用 1）固定資產(chǎn)購(gòu)置到位，由行政人事部固定資產(chǎn)管理人進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)到貨內(nèi)容、數(shù)量、供應(yīng)商選擇、發(fā)票公章、金額均無(wú)誤。 2）嚴(yán)禁各部門(mén)之間未經(jīng)審批擅自轉(zhuǎn)移固定資產(chǎn)。行政人事部經(jīng)理復(fù)盤(pán)抽查，批準(zhǔn)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。各部門(mén)必須由專門(mén)人員對(duì)特殊辦公用品及時(shí)進(jìn)行保養(yǎng)、維護(hù)，若人為損壞，則由其保管人與部門(mén)負(fù)責(zé)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 變賣(mài)處置所得收入，財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理，同時(shí)出納給固定資產(chǎn)保管人開(kāi)具收據(jù)。 第二章 會(huì)議的分類 本公司會(huì)議根據(jù)參加人員范圍、發(fā)起單位等因素的不同共分為公司級(jí)會(huì)議、部門(mén)級(jí)會(huì)議二個(gè)等級(jí)會(huì)議和 特殊會(huì)議。 公司總經(jīng)辦、各部門(mén)發(fā)起。 公司各部門(mén)。 總經(jīng)理辦公會(huì)成員由董事長(zhǎng)決定，一般由執(zhí)行董事、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)組成。 2)擬定公司中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃和決 定重大投資項(xiàng)目。 6)審定公司薪酬方案、福利方案、考核方案。 10）公司財(cái)務(wù)開(kāi)支、合同簽訂等重大經(jīng)營(yíng)管理事項(xiàng)。 總經(jīng)理辦公會(huì)應(yīng)履行下列職責(zé)： 1)維護(hù)公司法人財(cái)產(chǎn)權(quán)，確保公司資產(chǎn)的保值與增值，正確處理股東、公司及員工的利益關(guān)系。 5)保持與部門(mén)經(jīng)理的信息溝通，有針對(duì)性地提出指導(dǎo)意見(jiàn)，確保全公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理 目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 8)加強(qiáng)總經(jīng)理辦公會(huì)自身組織建設(shè)。 執(zhí)行董事可以委托其他總經(jīng)辦成員代表總經(jīng)理辦公會(huì)召集相關(guān)專題會(huì)議， 研究、協(xié)調(diào)相關(guān)專項(xiàng)工作。 4)總經(jīng)理辦公會(huì)在討論公司經(jīng)營(yíng)管理工作時(shí)，所有成員必須坦誠(chéng)，必須明確表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見(jiàn)。 2)總經(jīng)辦成員在年底應(yīng)向各部門(mén)經(jīng)理通報(bào)年度工作狀況，接受各部門(mén)的民主監(jiān)督。 會(huì)議安排 1)公司級(jí)會(huì)議應(yīng)提前一天發(fā)布會(huì)議通知，通知明確 會(huì)議日期、會(huì)議開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議議題及注意事項(xiàng)。 會(huì)議原則 各級(jí)會(huì)議的發(fā)起部門(mén)及與會(huì)人員應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，確保會(huì)議效果。 其他要求 1)會(huì)議（包括 培訓(xùn)會(huì)議）時(shí)間原則上安排在每天下午 16： 00 以后進(jìn)行。 會(huì)后事務(wù)管理 考勤總結(jié) 1)公司級(jí)會(huì)議結(jié)束一小時(shí)內(nèi)，會(huì)議發(fā)起部門(mén)對(duì)會(huì)議出勤、違紀(jì)情況進(jìn)行總結(jié)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后報(bào)送行政人事部。 2)公司級(jí)的會(huì)議紀(jì)要在簽字后要及時(shí)交行政人事部留存。部門(mén)級(jí)會(huì)議的相關(guān)文件資料由會(huì)議部門(mén)存檔。 會(huì)議簽到 公司級(jí)會(huì)議召開(kāi)時(shí)，會(huì)議責(zé)任人須提前準(zhǔn)備好《會(huì)議簽到考勤表》。 2)未請(qǐng)假、提前 15 分鐘（含 15 分鐘）以內(nèi)離場(chǎng)，視為早退。 5)對(duì)參加部門(mén)級(jí)會(huì)議遲到、早退的員工，將由各部門(mén)參照公司級(jí)會(huì)議處罰標(biāo)準(zhǔn)處理。 1）工資：按員工技能、工作繁簡(jiǎn)難易、責(zé)任輕重、公司經(jīng)營(yíng)狀況、同業(yè)薪資水平，確定本公司全員各職位薪資標(biāo)準(zhǔn)。 1）引導(dǎo)方式：逐級(jí)授權(quán)，提高員工責(zé)任感，挖掘員工潛力，讓員工能獲得尊重與自我實(shí)現(xiàn)。 5）溝通交流：重視員工意見(jiàn)，加強(qiáng)員工參與，接受員工合理建議，利用各種機(jī)會(huì)加強(qiáng)雙向溝通，分享員工的喜悅和憂傷，了解并設(shè)法解決員工的困難。 3）鼓勵(lì)員工提出建議并積極接納。 7）促使員工合作無(wú)間，和諧融洽。 11）立場(chǎng)公正，并為員工主持正義。 15）擬訂每日的工作計(jì)劃與進(jìn)度，并訂出優(yōu)先順序。 19）樹(shù)立積極、主動(dòng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。 23）鼓勵(lì)員工積極參與公司舉辦的活動(dòng)。 4）對(duì)主管業(yè)務(wù)之策劃推行，有重大貢獻(xiàn)者。 8）忠于職守，績(jī)效特佳者。 3）拾金不昧者。 其他方面 1）協(xié)助維護(hù)社會(huì)治安卓有績(jī)效者。 懲罰 工作方面 1）擅離工作崗位者。 5）故意浪費(fèi)材料或毀損設(shè)備者。 9）在工作時(shí)間睡覺(jué)者。 13）泄露職務(wù)機(jī)密者。 17）疏于保養(yǎng)機(jī)具者。 3）在外行為不檢，影響公司聲譽(yù)者。 7）收受賄賂者。 3）偽造出差事由者。 2）違反國(guó)家法律法規(guī)者。 3）一次通報(bào)批評(píng)，相當(dāng)于兩次書(shū)面批評(píng)。 關(guān)于各種獎(jiǎng)勵(lì)的具體應(yīng)用 1）一個(gè)經(jīng)營(yíng)年度內(nèi)，累計(jì)通報(bào)表?yè)P(yáng)達(dá) 3 次，可考慮給予總經(jīng)辦特別獎(jiǎng)勵(lì)。 2）對(duì)公司營(yíng)銷策略提出建議，采用后，銷售額增加顯著者，給予 501000 元的獎(jiǎng)勵(lì)，并通報(bào)表?yè)P(yáng)一次。 6）在本職工作之外為公司舉薦人才，有顯著功績(jī)者，給予 100500 元的獎(jiǎng)勵(lì)，并通報(bào)表?yè)P(yáng)一次。 個(gè)人 品質(zhì)方面 1）維護(hù)公司形象，抵制歪風(fēng)邪氣，事跡突出的，給予 50— 200 元獎(jiǎng)勵(lì)，并通報(bào)表?yè)P(yáng)一次。 處罰范圍及處罰標(biāo)準(zhǔn) 工作方面 1）執(zhí)行工作畏難規(guī)避或推諉的，處以 50200 元罰款，并給予通報(bào)批評(píng)。 5）揮霍浪費(fèi)公司財(cái)物或故意損壞公司財(cái)產(chǎn)的，除照價(jià)賠償外，處以 100500 罰款，并給予通報(bào)批評(píng)一次。 8）在工作時(shí)間睡覺(jué)或嬉戲影響工作的，處以 50200 元罰款，并給予書(shū)面批評(píng)或通報(bào)批評(píng)。 12）在公司內(nèi)部隨意泄露本職工作保密信息、公司機(jī)密，造成內(nèi)部矛盾或者公司利益受到損失的，處以 2002020 元罰款，并給予通報(bào)批評(píng)以上處分，情節(jié)嚴(yán)重的，立即辭退，直至追究法律責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，立即辭退，直至追究法律責(zé)任。 17）在簽訂或履行合 同過(guò)程中，因嚴(yán)重不負(fù)責(zé)任被詐騙，未給公司造成較大損失的，給予通報(bào)批評(píng)以上處分，并處以 501000 的罰款；給公司造成重大損失的，立即辭退，性質(zhì)嚴(yán)重的，報(bào)送司法機(jī)關(guān)處理。 2）言行粗俗，怠慢來(lái)訪客人的，處以 50100 罰款，并給予書(shū)面批評(píng)。情節(jié)嚴(yán)重的，立即辭退，直至追究法律責(zé)任。 2）所有重要會(huì)議、培訓(xùn)請(qǐng)假、病假、事假由總經(jīng)理審批。兩種情況均視為曠工。 不合格，予以罰款，給予書(shū)面批評(píng) 1 次，扣部門(mén)月考核分 1 分 /人次。 序號(hào) 行政級(jí)別 罰款金額 備注 1 執(zhí)行董事、總經(jīng)理 50 元