【正文】 的檔案載體。正如北宋大詩人蘇東坡在《題西林壁》一詩中所寫“橫看成嶺側成峰，遠近高低各不同”。六是人們對客觀實踐的認識不可能一次完成，將隨著實踐的發(fā)展而不斷深化?！? 以上檔案定義雖然認識有所不同，但都認為檔案必須具有三個基本要素：形成者、具有查考價值、載體和形式的多樣性。 “直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。 檔案來源于文件。從信息的內容和形式來說，兩者完全相同的，但從時效、價值和系統(tǒng)性上來說，檔案是對文件的不斷揚棄。 檔案的形式包括載體、制作手段、表現(xiàn)方式等。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。其他屬于文書檔案。 （五）根據(jù)社會活動劃分 可以分為政治檔案、軍事檔案、經(jīng)濟檔案、科技檔案、文化檔案、宗教檔案等。 檔案的一般作用 檔案的一般作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面： （ 1）管理工作的查考依據(jù)。 檔案記錄了各種生產(chǎn)、建設活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓，包括自然資源、生產(chǎn) 方式、生產(chǎn)手段、生產(chǎn)過程及其管理方法等信息，可以為各種生產(chǎn)建設活動和生產(chǎn)管理活動提供科學依據(jù)和參考資料。在新民主主義革命和社會主義革命時期，我黨領導全國人民推翻國民黨反動政權和粉碎高崗、林彪、江青等反革命集團，都充分發(fā)揮了檔案這一政治斗爭工具的戰(zhàn)斗作用。因此，科技工作者把檔案比作從事科學研究不可缺少的“糧食”。 （ 6）維護權益的法律書證。我國著名檔案學家吳寶康把檔案的基本價值分 成憑證價值和參考價值兩種，其觀點至今仍具有重要的認識意義，本書采用吳寶康先生的觀點。 檔案作為過去各項社會活動的真實記錄，為現(xiàn)實和今后各項社會活動的開展提供了參考借鑒的豐富資料。 有些檔案的價值有一定的時限，并隨著時間的推移，其價值逐漸衰弱，甚至完全喪失。決定檔案價值擴展的因素主要是：檔案的歷史再現(xiàn)性、孤本稀有性和檔案內容的典型性、獨一性。具體來說，就是檔案的利用范圍擴展了、用途擴展了和價值期持久了。但是，隨著時間的推移和條件的變化，檔案的機密性就會不斷減弱，有的甚至完全消失。認識這一規(guī)律，其目的在于準確把握和正確處理檔案保密與開放的 辯證關系，該保密的一定要做到嚴格保密，該開放的則應該及時向社會開放，以充分發(fā)揮檔案的作用。從檔案作用發(fā)揮的普遍性來看，其行政作用不斷從強到弱轉化，同時，其科學文化作用則不斷從弱到強轉化。 （ 2）社會發(fā)展水平。 （ 3）社會檔案意識。 檔案是一項卷帙浩 繁和程序復雜的信息系統(tǒng)工程，因此，其管理水平的高低直接影響到檔案作用的發(fā)揮。 七、國家全部檔案及其組成 （一）國家 全部檔案的含義 國家全部檔案，原稱國家檔案全宗，是社會主義國家專用的檔案術語，由原蘇聯(lián)首先提出。 （二）我國國家全部檔案的組成 關于我國國家全部檔案的組織成份， 1956 年 4 月 16 日國務院頒發(fā)的《關于加強國家檔案工作的決定》作出了明確的規(guī)定：在中華人民共和國領土范圍內，各個歷史時期的國家機構、社會組織以及個人形成的各種內容和載體的檔案。 革命歷史檔案。 這一類檔案包括了歷代王朝、北洋軍閥政府、國民黨政府、日偽政權各時期的檔案。狹義的檔案工作僅指檔案館、室的具體業(yè)務工作，現(xiàn)在一般分為收集、整理、鑒定、保管、編目檢索、編研、利用、統(tǒng)計等八個業(yè)務環(huán)節(jié)。其性質可概括為管理性、 服務性和政治性。檔案工作是機關單位辦公廳室的一項重要工作，負責收集、管理和提供利用本機關的檔案。否則，檔案工作將處于混亂無序的狀態(tài)。③服務性是發(fā)揮檔案工作重要作用的基本屬性。②檔案工作總是為統(tǒng)治階級的利益服務的，具體表現(xiàn)為：檔案工作是一項機要性的工作，檔案工作是維護國家、社會歷史真實面貌 的政治需要。 對此，可從兩個方面來理解：①我國的社會主義的國家性質，決定了國家的全部檔案是國家的歷史文化財富，這就為檔案工作的統(tǒng)一領 導和檔案的集中管理創(chuàng)造了條件。首先，各機關單位的檔案 由檔案室集中統(tǒng)一管理，不得分散在各個部門和個人手中保存。首先，國家檔案事業(yè)由國家檔案局負責統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調，統(tǒng)一制度、指導、檢查和監(jiān)督。 維護檔案的完整與安全。從質量上來說，不應歸檔的文件材料一份也不準歸檔， 不該移交的檔案一份也不得移交，并且歸檔的文件材料必須做到按照形成規(guī)律保持一定的聯(lián)系性和系統(tǒng)性。物質安全是指檔案實體不能受到任何人為的或自然的損毀。 這條原則體現(xiàn)了檔案工作的根本目的，是 檢驗檔案和檔案工作質量的重要標準。相互缺一不可，相輔相成，相互作用，共同促進檔案工作向健康有序的方向發(fā)展。科學文化性是檔案館的基本屬性，是區(qū)別于檔案室的本質特征。 （三）檔案科研、教育、出版、宣傳機構 檔案科研機構有各級各類檔案科研所和群眾性學術團體。 三、機關檔案工作 機關檔案工作是泛指我國各級黨、政、軍機關和各種社會組織、企事業(yè)單位為了集中統(tǒng)一保存和管理該機關檔案而建立起來的檔案工作，是我國為數(shù)最多的檔案基礎工作，截至1999 年底，我國已有省直以上機關、大型企事業(yè)單位檔案室 16905 個，省直以下機關和中小型企事業(yè)單位普遍建立了檔案工作。 （ 2）機關檔案工作直接為機關工作的領導、決策、管理和日常業(yè)務的開展提供咨詢、參謀和條件等服務。 機關檔案工作的性質是：它是機關工作的組成部分。 管理與服務。 《機關檔案工作條例》和《檔案法實施辦法》規(guī)定，機關長久保存的檔案，在本機關保存一定期限（中央和省級機關 20 年，其他機關 10 年）后向指定的國家檔案館移交。 業(yè)務上接受同級檔案行政機關和本系統(tǒng)上級機關檔案部門的指導、監(jiān)督和檢查。 （四）機關檔案人員素質 11 政治可靠，道德良好； 知識面比較廣泛； 具有相當?shù)臋n案管理理論知識和實踐經(jīng)驗； 熟悉本機關單位性質、職能、業(yè)務、任務和機構設置等。 傅榮校著：《檔案管理現(xiàn)代化》，浙江大學出版社， 2020 年 8 月第 1 版。 中國檔案學會主辦：《檔案學研究》（雙月刊）。 思考與練習 了解檔案的起源、我國檔案的演變。 怎樣完整準確地理解檔案工作的基本原則？ 如何認識機關檔案工作的性質、地位與任務？ 怎樣做一個合格的檔案工作者？ 第二章 檔案收集工作 教學目的與要 求 認識檔案收集工作的內容、意義、要求，掌握機關檔案收集工作的制度和組織，了解檔案館的檔案收集工作和專門檔案收集工作的范圍。 一、檔案收集工作的內容 12 檔案收集工作的內容，可以從檔案業(yè)務機構和檔案內容特征兩個方面來認識。可以說，沒有檔案收集工作，就沒有檔案工作。 （四）檔案收集工作是直接影響整個檔案工作質量的重要因素 檔案收集是否齊全完整，對于檔案的整理、鑒定、保管、編研、利用等業(yè)務環(huán)節(jié)的質量，都具有決定性的影響作用，這是不言而喻的。 注意館、室藏的檔案特點。 合理安排各類檔案的接收時間，制定切實可行的接收制度和要求，提高檔案收集工作的質量。 （三）保持全宗和全宗群的不可分散性。”這條規(guī)定明確指出了文件 歸檔是機關檔案室收集檔案的主要途徑?！笨梢?，建立文件材料歸檔制度是保證機關檔案收集工作正常進行的重要保證。）因此，抓好文件歸檔制度的建立、健全與執(zhí)行，具有十分重要的意義 。其意思包括四個方面，首先，從形成者來說，機關各業(yè)務部門、各組織團體在工作活動中形成的文件材料；其次，從保存價值來說，包括了永久、長期、短期保存的文件材料；其 三，從形式、載體來說，包括了紙質文件材料和照片、磁帶、光盤、鄧此行載體的文件材料；其四，從形成時間來說，必須是已經(jīng)辦理完畢（即履行了公文處理程序）的文件材料。 （ 4）登載于上級機關內部刊物上不另行文的指導性文件、有關本機關工作活動的記述、獎勵、表揚或批評等而又無正式文件的材料，也應收集。電子文件材料目前尚無統(tǒng)一規(guī)定時間，各機關單位可視自身情況自行規(guī)定（參考：在辦公自動化和文檔一體化管理條件件，不少單位已實行實時歸檔制度）。 文件材料歸檔質量要求 基本要求 ：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同的保存價值，便于保管和利用。 （ 4）合并在一起歸檔的文件材料要按照下列順序排列： ①按重要程度排列，如批復在前，請示、報告在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后，歷次修改稿最后依次排列；非訴訟案件的結論性文件材料在前，依據(jù)性文件材料在后；電報在前，文稿在后等。 二、歸檔工作的組織 機關文件材料歸檔工作由機關檔案室組織。文件材料歸檔責任定在哪一級，可根據(jù)機關的大小、內設機構的復雜程度和文書處理方式來合理選擇。 指導和幫助文書部門或業(yè)務部門恰當確定某些文件材料的歸檔分工。其他文件，可由檔案部門與有關部門協(xié)商明確歸檔責任。平時文件收集是一件很重要的文件材料形成積累工作，如果作的很認真、細致、規(guī)范，文件材料收集齊全完整，那么，年度文件歸檔工作就很輕松、順利 。 （二）“帳外”文件材料的收集 “帳外”文件是指機關工作活動中未經(jīng)文書部門登記或用印等公文處理程序而形成的文件材料，如會議記錄、部門規(guī)章制度、統(tǒng)計報表、聲像材料、領導人直接收到的公務文書等。這是檔案館檔案的主要來源。 （二）檔案館檔案的收集范圍 根據(jù)《檔案館工作通則》和《各級國家檔案館收集檔案范圍》的規(guī)定，各 級各類檔案館收集檔案的范圍有所不同。 （一）接收現(xiàn)行機關檔案 這是檔案館收集工作的經(jīng)常性任務。③立檔單位編 制的各種目錄、全宗介紹、大事記、組織機關沿革等檢索工具和檔案參考資料，應按規(guī)定組織完整一并接收。④檔案館接收機關檔案時，交接雙方必須按照移交目錄清點核實，并在交接憑證上簽名蓋章。 檔案館接收檔案后，應保持原全宗的完整性或獨立性（轉制企事業(yè)單位部分檔案進館應保持原全宗的獨立性）。 （三）接收歷史檔案 對于保存于現(xiàn)行機關的歷史檔案，可采用接收現(xiàn)行機關檔案的辦法接收。因為歷史檔案流失的原因復雜，征集工作政策性強，所以，可采取以下征集辦 法： （一）調查研究，摸清情況，統(tǒng)一規(guī)劃，又組織、有計劃、有重點、有目標的開展征集工作，防止征集工作的盲目性。 （二）科技檔案的征集工作 征集范圍：按照原國家經(jīng)委等四部委聯(lián)合制定的《科學技術檔案條例》及有關規(guī)定執(zhí)行。（ 4）做好四個結合：接收歸檔與現(xiàn)場收集相結合，隨時收集與集中收集相結合，科技檔案收集工作與計劃管理工作相結合，對內收集與對外收集相結合。 （二）專門檔案的征集工作 征集范圍：按照國家檔案局和有關國家機關制定的有關規(guī)定限制范圍執(zhí)行。 （一）著名人士檔案的收集 收集范圍：著名人士的事跡材料、傳記、手稿、日記、書信、筆記，著名人士在參觀、訪問、講學、考察等社會活動中所形成的 照片、錄音、錄像、報道、詩詞、書畫、題詞等。 收集辦法：參照著名人士檔案收集辦法。 了解檔案館收集工作。 第三章 檔案整理工作 教學目的與要求 了解檔案整理工作的內容，認識檔案整理工作的原則和區(qū)分全宗的意義、方法，掌握全宗內檔案分類方法、文件材料歸檔整理規(guī)則和目錄編制。其內容包括區(qū)分全宗、全宗內檔案的分類、文件材料的整理（含組卷）和目錄的編制等。這種整理包括移交的檔案、保管期滿還需繼續(xù)保存的檔案、被災害損害的檔案等。從內容上來說，文件材料反映了機關歷史活動的性質、職能、任務和反復室等特點與規(guī)律，只有據(jù)此整理， 才能對檔案進行恰當 19 的分類與合理的組織。 （三）檔案館、室整 理檔案應該充分利用原有的整理基礎 不要輕易打亂原有的整理體系，盡量在原有整理基礎上，只對那些必須重新整理不可的檔案作必要的加工。 在整理檔案時，必須依次做好區(qū)分全宗、全宗內檔案的分類、同類中檔案的組合排列以及目錄編制等整理工作。所謂全宗，從字面上來理解，就是全部卷宗的意思。 （三）全宗已成為現(xiàn)代檔案工作的一個原則和理論，成為全宗理論或全宗原則。 二、全宗的判定與設立 區(qū)分全宗，首先就是要準確的判定與合理的設置全宗。其中最基本的條件是第一個，即能夠獨立行使職權，在法律規(guī)定上級具有民事行為主體資格。 全宗構成者條件的變化對全宗判定和設立的影響 就法人來說，機關得分、合、撤、并、 轉、健等變化，在具體判定合設立全總是，可根據(jù)《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》等規(guī)定執(zhí)行。原因有兩種：一是前后有密切的聯(lián)系，特別是一些為期較短而又相互更替的機關，其文件材料混在一起很難區(qū)分。 檔案匯集 這是有不明所屬全宗的零散殘缺文件，按一定特點集中起來的一種檔混合體。他不是一個固定的尸體單位，僅僅是檔案館進行全宗排列是的一種組合方法和思想，以便于對檔案的“分群管理”。 對于收文，只要查明文件的實際接收者即可考證和推定其所屬全宗。它是文件材料系統(tǒng)化、條理化的關鍵步驟，不僅使全宗內檔案成為一個內在聯(lián)系密切的有機整體，便于科學的管理和系統(tǒng)的利用，而且為歸檔文件的具體整理（同類文件材料的組合排列）與編目等創(chuàng)造了便利條件。 每一級分類只能使用一個分類標準，并且其標準必須保持一致性，不能使用兩個以上標準。 二、全宗內檔案分類的方法 （一）一般方法 全宗內檔案分類的一般方法又叫分類標準，是指具體劃分全宗內文件材料之間異同的依據(jù)。 按文件材料形式分類：有文種分類法和載體材料分類法。③指令性文件以簽署（落款）日期為準。 22 （ 2）文件上沒有準確日期時，可以從三個方面判定其歸類日期： ①分析文件內容所涉及的年份（年代）。長期規(guī)劃按開始年度，長期規(guī)劃的總結則按