【導讀】1．陳兆祦、和寶榮《檔案管理學基礎(chǔ)》中國人民大學出版社，2020年。2．馮惠玲《檔案管理學》中國人民大學出版社，2020年。3．何嘉蓀《檔案管理理論與實踐》高等教育出版社，2020年。實例分析，提高學生對檔案進行管理的實際能力。學生全面系統(tǒng)地了解和掌握，并要求進一步研究和探討。其發(fā)揮規(guī)律，掌握檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、基本原則與機構(gòu)設(shè)置。據(jù)有關(guān)文獻記載，新中國成立之初，居住在云南省的哈尼族在從事田地交易。表示一定的意義。我國最早的文字記錄的檔案，其產(chǎn)生的確切時間，現(xiàn)在尚無定論。僅根據(jù)發(fā)掘出土的。婚喪、災害、疾病等。在宗廟內(nèi)，以被查考。簡冊又稱為簡牘。文獻資料，后世稱之為縑帛檔案。以行政命令強制推行用紙。公環(huán)境的形成，磁質(zhì)材料終將代替紙質(zhì)材料而成為最重要的檔案載體。

　　

【正文】 。（ 3）做好易缺材料的收集工作，如會議文件、生產(chǎn)原始記錄、施工現(xiàn)場記錄等。（ 4）做好四個結(jié)合：接收歸檔與現(xiàn)場收集相結(jié)合，隨時收集與集中收集相結(jié)合，科技檔案收集工作與計劃管理工作相結(jié)合，對內(nèi)收集與對外收集相結(jié)合。 建立健全收集工作制度，制定切實可行的實施方案，采取各種有力的控制措施（經(jīng)濟的、行政的措施都可用上），確?？萍紮n案收集地完整和質(zhì)量。 二、專門檔案的收集 （一）專門檔案的收集內(nèi)容 專門檔案由廣義和狹義兩種理解，前者指文書檔案以外的各類檔案，后者指文書檔案和科技檔案以外的各類專業(yè)性、行業(yè)性檔案，如訴訟、公證、藝術(shù)、姓名、地名、出版、教學、土地、山林、房 產(chǎn)、商標等。這里所稱專門檔案是指后者。 （二）專門檔案的征集工作 征集范圍：按照國家檔案局和有關(guān)國家機關(guān)制定的有關(guān)規(guī)定限制范圍執(zhí)行。 收集辦法：（ 1）根據(jù)專門檔案形成規(guī)律和特點，制定各類專門檔案歸檔制度、歸檔責任、分類大綱和立卷類目。（ 2）具體收集方法可參照科技檔案收集方法。 三、特殊檔案的收集 特殊檔案主要指一些著名人士的檔案材料和某些具有特殊意義的資料。 （一）著名人士檔案的收集 收集范圍：著名人士的事跡材料、傳記、手稿、日記、書信、筆記，著名人士在參觀、訪問、講學、考察等社會活動中所形成的 照片、錄音、錄像、報道、詩詞、書畫、題詞等。 收集辦法：（ 1）加強宣傳工作和思想工作，鼓勵著名人士及其親友主動捐贈；（ 2）依靠有關(guān)部門的幫助，積極收集著名人士非公務活動形成的資料；（ 3）可采用獎勵、有償?shù)?18 方法收集。（ 4）其他可行辦法等。 （二）特殊資料的收集 收集內(nèi)容：與本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的歷史有關(guān)的特殊資料，包括書籍、內(nèi)刊、手跡和其他實物等。 收集辦法：參照著名人士檔案收集辦法。 收集注意：精心選擇，鑒別真?zhèn)巍? 思考與練習 簡述檔案收集工作的內(nèi)容與要求。 怎樣做好機關(guān)檔案收 集工作。 了解檔案館收集工作。 了解科技檔案和專門、特殊檔案收集的內(nèi)容與方法。 代 XX 單位草擬一份文件材料歸檔制度。要求：內(nèi)容具體，類目符合國家有關(guān)規(guī)定，條款設(shè)置科學合理，質(zhì)量要求具有可操作性，結(jié)構(gòu)完整，格式規(guī)范。 第三章 檔案整理工作 教學目的與要求 了解檔案整理工作的內(nèi)容，認識檔案整理工作的原則和區(qū)分全宗的意義、方法，掌握全宗內(nèi)檔案分類方法、文件材料歸檔整理規(guī)則和目錄編制。 教學重點與難點 重點認識區(qū)分全宗的意義，掌握文件材料歸檔整理規(guī)則和目錄編制檔。 難點是文件材料歸檔整 理方法。 教學方法 課堂講授與見習指導 教學時數(shù) 5 學時 第一節(jié) 檔案整理工作概述 一、檔案整理工作的內(nèi)容 檔案整理工作就是把零散的和需要進一步條理化的檔案，進行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、有序化的一項業(yè)務環(huán)節(jié)。其內(nèi)容包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、文件材料的整理（含組卷）和目錄的編制等。具體整理方式主要有以下三種情況： （一）對一室或一館的檔案進行系統(tǒng)的排列和整理。 檔案室或檔案館對于按制度規(guī)定接收的檔案，除驗收時檢查文件（按卷）整理質(zhì)量外，還必須根據(jù)本室（館）庫房管理的特點和需要，進行 全宗及其文件組合的排列、檢索目錄的加工等簡單的條理化、系統(tǒng)化的工作。 （二）對那些不符合整理質(zhì)量要求、不便于保管和利用的文件組合，需要重新進行整理加工，以提高檔案整理質(zhì)量 。這種整理包括移交的檔案、保管期滿還需繼續(xù)保存的檔案、被災害損害的檔案等。 （三）對征集進來的零散檔案材料，需要進行全面的加工整理。 二、檔案整理工作的原則 （一）按照文件材料的形成特點和規(guī)律整理檔案。 這條原則應從內(nèi)容和形式兩個方面來認識和理解。從內(nèi)容上來說，文件材料反映了機關(guān)歷史活動的性質(zhì)、職能、任務和反復室等特點與規(guī)律，只有據(jù)此整理， 才能對檔案進行恰當 19 的分類與合理的組織。從形式上來說，文件材料還體現(xiàn)了機關(guān)歷史活動中的文書格式、語言文風、行文關(guān)系、載體材料和技術(shù)環(huán)境等特點與規(guī)律，只有據(jù)此整理，才能合理的處理某些檔案材料的特殊問題。把內(nèi)容和形式上形成的特點與規(guī)律有機地結(jié)合起來整理檔案，就能客觀地反映檔案形成時期、形成機關(guān)各項活動的歷史真實面貌，使檔案的分類、組合工作得以順利進行。 （二）整理檔案必須保持文件材料之間的歷史聯(lián)系 文件材料之間具有來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的歷史聯(lián)系，整理檔案時，要注意保持它們之間有機聯(lián)系。 （三）檔案館、室整 理檔案應該充分利用原有的整理基礎(chǔ) 不要輕易打亂原有的整理體系，盡量在原有整理基礎(chǔ)上，只對那些必須重新整理不可的檔案作必要的加工。 在整理過程中，要充分利用原來的整理成果，只糾正其中整理不當和整理有誤的地方。 充分利用原有整理基礎(chǔ)，即可保持文件材料之間原有的歷史聯(lián)系，維護原機關(guān)的歷史真實面貌，又可節(jié)省人、財、物力和時間，從而保證了整理質(zhì)量，降低了整理成本，提高了工作效率。 （四）整理檔案必須便于對檔案的保管和利用 全宗、類別、組合（一個案卷或一份檔案）既是檔案的整理單位，也是檔案的保管單位和利用單位。 在整理檔案時，必須依次做好區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、同類中檔案的組合排列以及目錄編制等整理工作。這一條原則集中體現(xiàn)了檔案整理工作的目的和任務。 第二節(jié) 區(qū)分全宗 一、區(qū)分全宗的意義 什么是全宗，為何區(qū)分全宗，根據(jù)什么區(qū)分全宗？這些問題，既是檔案工作實踐的重大問題，也是檔案學基礎(chǔ)理論和應用理論的重大問題。因此，務必把這些問題認識清楚。所謂全宗，從字面上來理解，就是全部卷宗的意思。“宗”有原本、來源的意思，一般來說，全宗是指一個法人或自然人在社會活動中所形成的全部檔案的總和。 區(qū)分全宗具有以下意義： （ 一）它是檔案整理工作的第一步，也是確定檔案整理范圍的關(guān)鍵一步。 （二）安全宗整理檔案，便于檔案館、室科學地組織檔案的收集、整理、堅定、保管、利用、統(tǒng)計等業(yè)務環(huán)節(jié)。 （三）全宗已成為現(xiàn)代檔案工作的一個原則和理論，成為全宗理論或全宗原則。 全宗理論的實踐依據(jù)和理論依據(jù)是： 保持文件材料在來源上的聯(lián)系，維護檔案形成者的歷史真實面貌，便于組織科學地鑒定、保管、編研工作和提供利用。 從歷史唯物主義的觀點來看待檔案的社會作用。電子文檔的出現(xiàn)，使全宗理論和來源原則受到了新的考驗和挑戰(zhàn)，這一情況在國際檔案界引起了極大的 關(guān)注和廣泛的爭論，迄今為止，大多數(shù)檔案學者堅持認為全宗理論和來源原則沒有過時，仍然是指導現(xiàn)在和今后檔案工作實踐的理論基礎(chǔ)。 二、全宗的判定與設(shè)立 區(qū)分全宗，首先就是要準確的判定與合理的設(shè)置全宗。我國設(shè)立全宗的基本原則是：新中國成立前從簡，新中國從詳。具體而言，清朝及其以前的歷代王朝的檔案，按每個朝代為限分別建立全宗；民國檔案和革命歷史檔案，視具體情況設(shè)立若干全宗；中華人民共和國檔案按下列辦法判定和設(shè)立全宗： 20 （一）全宗構(gòu)成條件 全宗構(gòu)成者的條件 全宗構(gòu)成者又叫立檔單位（包括法人和自然人）。就法人來說，應 該具備三個條件：一是能夠獨立行使職權(quán)，能夠以自己的名義對外行文；二是能夠獨立核算財物，是一個獨立的會計單位，自己可以編制并確定經(jīng)費預算或財務計劃；三是具有一定的人事任免權(quán)，設(shè)有人事管理機構(gòu)或?qū)ｉT人員。其中最基本的條件是第一個，即能夠獨立行使職權(quán)，在法律規(guī)定上級具有民事行為主體資格。就自然人來說，硬是一定區(qū)域內(nèi)的著名人物、著名家庭或家族。以上說的是文書檔案全宗構(gòu)成者的條件?？萍紮n案全宗的構(gòu)成條件為：一是法人，二是大型工程項目。 全宗構(gòu)成者條件的變化對全宗判定和設(shè)立的影響 就法人來說，機關(guān)得分、合、撤、并、 轉(zhuǎn)、健等變化，在具體判定合設(shè)立全總是，可根據(jù)《機關(guān)檔案工作業(yè)務建設(shè)規(guī)范》等規(guī)定執(zhí)行。具體分析時，著重看其“是否能夠獨立行使職權(quán)和以自己的名義對外行文”。 （二）全宗的設(shè)立 設(shè)立全宗主要有以下幾種情形： 獨立全宗 這是指一個獨立的立檔單位在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案的整體。 聯(lián)合全宗 這是若干獨立機關(guān)形成的檔案，由于混在一起，難以區(qū)分全宗構(gòu)成者而聯(lián)合組成的一個全宗。原因有兩種：一是前后有密切的聯(lián)系，特別是一些為期較短而又相互更替的機關(guān)，其文件材料混在一起很難區(qū)分。二是一些職能上有密切聯(lián)系的機 關(guān)，甚至合署辦公的機關(guān)，其文件材料混在一起也無法分開。 人物全宗 這是社會知名人士一生或著名家庭、家族在一定時期立所形成的檔案整體。包括其著作、手稿、日記、新建、財務記錄、遺囑和記載其社會活動的各種記錄材料。 檔案匯集 這是有不明所屬全宗的零散殘缺文件，按一定特點集中起來的一種檔混合體。它不是一個全宗，只是作為一全宗來進行管理。 檔案館對全宗的彈性處理 （ 1）全宗匯集 按照一定特點和聯(lián)系，把若干個小全宗組成一個全宗集合體，給定一個全宗名稱和全宗號，作為一個全宗來管理。 （ 2）全宗群 為了維護同一 類型或?qū)I(yè)系統(tǒng)的若干個全宗的不可分散性和保持文件材料在更大范圍內(nèi)的歷史聯(lián)系，便于開發(fā)利用，檔案館可以把同一時期或地區(qū)，在縱向或橫向方面具有相同性質(zhì)的立檔單位形成的若干個全宗構(gòu)成一個有機群體 —— 全宗群。他不是一個固定的尸體單位，僅僅是檔案館進行全宗排列是的一種組合方法和思想，以便于對檔案的“分群管理”。因此，它的組織方法和方式比較靈活，或按一定的實踐、地區(qū)，或按一定的系統(tǒng)、機關(guān)性質(zhì)，或按其他方面的某種聯(lián)系來組成。 （三）判定檔案所屬全宗 對于一些不易劃歸一定全宗的檔案，可按其特點來判定其所屬全宗。 對于內(nèi) 部文件和發(fā)問，只要查明文件作者即可考證和推定其所屬全宗。 對于收文，只要查明文件的實際接收者即可考證和推定其所屬全宗。 對于已經(jīng)組卷的檔案，可根據(jù)案卷標明的立檔單位名稱來核實其所屬全宗。 21 對于沒有這座和收受者的文件，可借助文件內(nèi)容和形式方面的標志、特征研究其所屬全宗，或通過調(diào)查有關(guān)人員來判定其所屬全宗。 第三節(jié) 全宗內(nèi)檔案的分類 一、全宗內(nèi)檔案分類的要求 全宗內(nèi)檔案的分類，是指按照檔案的來源、產(chǎn)生時間、內(nèi)容和形式上的異同，將立檔單位形成的檔案分成若干層次和類別，使之構(gòu)成一個適合保管和利用地 有機體系的檔案整理方法。它是文件材料系統(tǒng)化、條理化的關(guān)鍵步驟，不僅使全宗內(nèi)檔案成為一個內(nèi)在聯(lián)系密切的有機整體，便于科學的管理和系統(tǒng)的利用，而且為歸檔文件的具體整理（同類文件材料的組合排列）與編目等創(chuàng)造了便利條件。 全宗內(nèi)檔案分類的要求主要由三條： （一）分類的客觀性 即分類要從客觀實際出發(fā)，保持文件材料之間原有的歷史聯(lián)系，因此，全宗內(nèi)檔案的分類應根據(jù)檔案形成的特點和檔案成份的實際情況，按照文件在立檔單位活動中原來形成的聯(lián)系分類。 （二）分類體系的邏輯性 具體體現(xiàn)在： 全宗內(nèi)檔案的類、屬類、細目的等級層次必 須分明，等級層次的設(shè)立以夠用為度。等級層次多了則分類過細，增加不必要的整理工作量；等級層次少了則分類太粗，不便于利用。 每一級分類只能使用一個分類標準，并且其標準必須保持一致性，不能使用兩個以上標準。 美以及類別必須做到概念明確、范圍界限清楚，即同一級類別必須是并列關(guān)系，不能互相包容和交叉。 （三）分類方法的實用性 要從立檔單位的實際情況出發(fā)，根據(jù)檔案的成分、數(shù)量、形式和載體材料選用最有實用意義的分類方法。 要從檔案管理要求來選用對于本館或本室在分類保管、檢索、利用等方面最有實用價值的分類方法。 二、全宗內(nèi)檔案分類的方法 （一）一般方法 全宗內(nèi)檔案分類的一般方法又叫分類標準，是指具體劃分全宗內(nèi)文件材料之間異同的依據(jù)。主要有四種類型： 按文件材料的形成時間分類：主要由年度分類法和時期（年代）分類法兩種。 按文件材料來源分類：可歸納為組織機構(gòu)分類法、作者（單位）分類法、通訊者（有文書往來關(guān)系的單位或個人）分類法三種。 按文件材料的內(nèi)容分類：主要有問題（事由）分類法、實物分類法（指文件內(nèi)容涉及的事物，如糧食、煤炭等）和地區(qū)分類法。 按文件材料形式分類：有文種分類法和載體材料分類法。 （二 ）常用分類法 年度分類法 這是一種保持文件材料在形成時間上緊密聯(lián)系的分類方法。運用時要注意： （ 1）文件上又不同年度的幾個時間時，一般處理方法有： ① 內(nèi)部文件和一般發(fā)文以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準。 ②收文以收到日期為準。③指令性文件以簽署（落款）日期為準。④法規(guī)性文件以批準、公布或生效日期為準。⑤會議文件以開會日期或會議通過日期為準。⑥計劃、總結(jié)、預決算、統(tǒng)計表報以針對時限為準。 22 （ 2）文件上沒有準確日期時，可以從三個方面判定其歸類日期： ①分析文件內(nèi)容所涉及的年份（年代）。②分析文件制成材料、格式、字體和其他標志等 形式特征所反映的年代。③對照一直日期的相關(guān)文件或調(diào)查有關(guān)人員。 （ 3）跨年度的文件材料，其日期的確定方法是：①單份文件，如總結(jié)與計劃合一的文件，按主要內(nèi)容針對的年度，內(nèi)容不分主次的則按文件形成年度。長期規(guī)劃按開始年度，長期規(guī)劃的總結(jié)則按最后年度。②一組文件，一般歸入該項活動（工作）的結(jié)束年度。 （ 4）專門年度文件材料，專門年度有教學年度（上年 9月至下年 8月）、農(nóng)業(yè)年度（上年冬季至下年秋季）等，一般年度稱為財政年度（也叫自然年度或公元年度），以專門年度形成的文件材料一般按專門年度歸類。與專門年