對(duì)規(guī)范高中學(xué)籍檔案管理問題的若干思考-預(yù)覽頁
【正文】 案的分散性 一是材料形成來源的分散性，中學(xué)生的學(xué)籍檔案來自教務(wù)處、政教處等各科室；二是材料形成時(shí)間的分散性，一般來說，學(xué)籍檔案的形成時(shí)間都比較長，一份高中生學(xué)籍檔案的形成從入學(xué)登記到畢業(yè)要經(jīng)過三年的時(shí)間。 （五）學(xué)籍檔案利用的頻繁性 根據(jù)調(diào)查顯示，學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案中利用最頻繁的，其利用人次占 86％以上。 歸檔文件的收集是檔案工作的基礎(chǔ)。一份學(xué)生的個(gè)人學(xué)籍檔案有明確的起始時(shí)間和終止時(shí)間，起點(diǎn)是入學(xué)時(shí)間，終點(diǎn)是離校時(shí)間，學(xué)籍檔案的形成以時(shí)間為進(jìn)程。 根據(jù)歸檔范圍集中起來的文件材料，應(yīng)按照學(xué)籍檔案管理規(guī)則的要求，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的整理。這樣有利于卷內(nèi)文件材料之間的連接，使檔案文件清晰完整。由于歸檔文件目錄是檢索的途徑，因此其條目必須與歸檔文件實(shí)物一一對(duì)應(yīng)，否則就會(huì)出現(xiàn)誤檢，造成學(xué)籍檔案利用的困難。 學(xué)生個(gè)人的學(xué)籍檔案所包含的項(xiàng)目及每一頁內(nèi)容都須有相應(yīng)的填寫和編制要求。學(xué)籍檔案管理工作具有政治性、知識(shí)性、技術(shù)性的特點(diǎn)，要提高檔案管理質(zhì)量，必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)研究。四要研究學(xué)籍管理，熟悉學(xué)籍管理規(guī)定，熟悉學(xué)籍檔案的形成過 程，結(jié)合學(xué)校學(xué)籍管理工作，研究學(xué)籍檔案的來源、形成、內(nèi)容、形式等特征，以做好學(xué)籍檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)分析和利用工作。第三是重視檔案證明的法律效力，檔案管理人員要堅(jiān)守學(xué)籍檔案管理紀(jì)律，堅(jiān)決杜絕出具虛假成績、學(xué)籍學(xué)歷、榮譽(yù)證明和篡改檔案等現(xiàn)象，保證學(xué)籍檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。還要有服務(wù)的意識(shí)，深入一線，分析客戶類群和各類型客戶的需求，在檔案形成前，做好計(jì)劃，明確收集要求，在檔案形成過程中，做好數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，在檔案形成后，做好編研和分析工作。第二個(gè)階段檔 案材料的收集，除了平時(shí)有規(guī)律地收集學(xué)生在學(xué)期間的所形成的德智體能、各類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、各種競賽及各類證書復(fù)印件等材料外，還要從黨、團(tuán)組織收集他們加入黨、團(tuán)組織的材料，向教務(wù)處、團(tuán)委和學(xué)生會(huì)收集評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)等材料。必須認(rèn)真執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，嚴(yán)格按照 檔案轉(zhuǎn)出的程序進(jìn)行：如填寫轉(zhuǎn)遞單 —— 填寫轉(zhuǎn)檔登記 —— 嚴(yán) 密包封 —— 通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞 —— 檢查收存回執(zhí) —— 回執(zhí)未退的及時(shí)催查 (應(yīng)在一月之內(nèi) )。 開發(fā)利用是關(guān)鍵 （ 1）擴(kuò)大利用范圍。 一方面是擴(kuò)大用戶范圍。 （ 2）提高利用效率。 （ 3）嚴(yán)肅利用紀(jì)律。堅(jiān)決杜絕出具虛假成績、學(xué)籍學(xué)歷、榮譽(yù)證明和篡改檔案等現(xiàn)象，切實(shí)保證學(xué)籍檔案的真實(shí)性
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