【正文】 13 所示。職員檔案包括職員編號(hào)、名稱、所屬部門及職員屬性等。如圖 114 所示。建立客戶檔案直接關(guān)系到企業(yè)對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢等分類處理。 設(shè)置供應(yīng)商檔案 ? 例 19 供應(yīng)商編碼 供應(yīng)商名稱 供應(yīng)商簡稱 地址 003 大華股份有限公司 大華公司 上海市浦東區(qū) 成 平路 2 號(hào) ? 操作步驟 (1) 執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案→往來單位→供應(yīng)商檔案”命令，打開供應(yīng)商檔案”窗口。 圖 115 設(shè)置供應(yīng)商檔案 (4) 單擊“保存”按鈕，單擊“退出”按鈕。如果用戶設(shè)置了供應(yīng)商分類，供應(yīng)商檔案必須在末級(jí)供應(yīng)商分類中設(shè)置，如果未進(jìn)行供應(yīng)商分類，供應(yīng)商檔案則應(yīng)在供應(yīng)商分類的“無分類”項(xiàng)下設(shè)置供應(yīng)商檔案。 16 (2) 在“ 外幣設(shè)置”窗口中，輸入數(shù)據(jù)。如圖 116 所示。 (2) 單擊“增加”按鈕，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目 —— 新增”窗口。 (5) 單擊“確定”按鈕。 會(huì)計(jì)科目設(shè)置的內(nèi)容如下?？颇烤幋a中的一級(jí)科目編碼必須符合現(xiàn)行的會(huì)計(jì)制度。在中文版中，必須錄入中文名稱；若是英文版，則必須錄入英文名稱。定義該科目在賬簿打印時(shí)的默認(rèn)打印格式。通?？颇恐洿a不必唯一，可以重復(fù)。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。 銀行賬、日記賬 核算 。一個(gè)科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名， 數(shù)量核算。 19 憑 證 類 別 限 制 類 型 限 制 科 目 收款憑證 借方必有 1001,1002 付款憑證 貸方必有 1001,1002 轉(zhuǎn)賬憑證 憑證必?zé)o 1001,1002 ? 操作步驟 (1)執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案→財(cái)務(wù)→憑證類別”命令，打開“憑證 類別預(yù)制”對話框。 (4)單擊收款憑證“限制類型”的下三角按鈕，選擇“借方必有”；在“限制科目”欄輸入“ 1001,1002”。 ? 操作演示 參見“操作演示 \1\”。 輸入期初余額 ? 例 113 1221 其他應(yīng)收款 借 4000 日 期 部 門 個(gè) 人 摘 要 方 向 期 初 余 額 20201231 銷售中心 劉會(huì) 出差借款 借 4000 2241 其他應(yīng) 付 款 貸 4000 ? 操作步驟 (1)執(zhí)行“ 總賬→設(shè)置→期初余額 ”命令，進(jìn)入“期初余額錄入”窗口。 圖 120 輸入期初余額 (3)雙擊“ 其他應(yīng)付款 ”的期初余額欄， 輸入貸方期初余額 4000。若企業(yè) 22 是在年初建賬，或不反映啟用日期以前的發(fā)生額，則期初余額就是年初數(shù)；若企業(yè)是年中建賬，而又希望查詢結(jié)果全面反映全年的業(yè)務(wù)情況，則應(yīng)先將各賬戶此時(shí)的余額和年初到此時(shí)的借貸方累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚，作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算年初余額。如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。相應(yīng)地，在輸入期初余額時(shí)，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來，即不能直接輸入總賬期初數(shù)。日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)主要包括填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細(xì)賬和總分類賬 等 。 ? 操作步驟 （ 1）執(zhí)行 “ 文件 →重新注冊” 命令 。 圖 21 重新注冊 （ 3） 單擊“確定”按鈕。 摘要：招待客 戶 付款 憑證： 借： 管理費(fèi)用 招待費(fèi) 3000 貸：銀行存款 工行存款 3000 24 ? 操作步驟 (1)執(zhí)行“ 總賬→ 憑證→填制憑證”命令，進(jìn)入“填制憑證”窗口。 (6)單擊“保存”按鈕，彈出“憑證已成功保存！”信息提示框。一般來說業(yè)務(wù)量不多或基礎(chǔ)較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的用戶可采用前者，而在第一年使用或人機(jī)并行階段，則比較適合采用后一種處理方式。 憑證類別：輸入憑證類別字。 憑證編號(hào)：在憑證編號(hào)方式為“系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)”模式下，由系統(tǒng)分類按月自動(dòng)編制，即每類憑證每月都從 0001 號(hào)開始。 (2) 憑證體：輸入本張憑證的分錄信息?？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼，也可以參照輸入。 如果該科目要進(jìn)行數(shù)量核算，則屏幕提示用戶輸入“數(shù)量”、“單價(jià)”。 金額：即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。 ? 科目編碼必須是末級(jí)的科目編碼。 ? 可按“ =”鍵取當(dāng)前憑證借貸方金額的差額到當(dāng)前光標(biāo)位置。 (2) 單擊“ ”按鈕，找到要修改的憑證。 如圖 23 所示。 修改憑證時(shí)需要在填制憑證狀態(tài)下找到需要修改的憑證，直接修改即可。 查詢 2020 年 1 月“收 0001 號(hào)”記賬憑證并顯示。如圖 24 所示。 ? 說 明 總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時(shí)也提供了強(qiáng)大的信息查詢功能。如該科目有輔助核算，選擇“查看輔助明細(xì)”命令，系統(tǒng)將顯示該科目的輔助明細(xì)賬。 用戶名“ 101”；密碼 為空 ； 賬套“ 900”；會(huì)計(jì)年度“ 2020”；日期“ 20200131”。 (4)雙擊要審核的憑證或單擊“確定”按鈕，進(jìn)入“憑證審核”的審核憑證窗口。 或執(zhí)行“審核 → 成 批審核簽字”命令，將其他憑證成批審核。 注意事項(xiàng)： ? 所有填制的憑證必須經(jīng)過審核。 ? 憑 證可以單張審核也可以成批審核 。如圖 26 所示。 (5) 第三步記賬，單擊“記賬”按鈕，打開“試算平衡表”對話框。 (7) 單擊“確定”，記賬完畢。 系統(tǒng)記賬過 程： (1)選擇記賬憑證 即確定本次需要記賬的憑證范圍，包括期間、類別、記賬范圍。 注意事項(xiàng)： ? 第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，不能記賬。 查詢賬簿 ? 例 27 查詢“ 1403 原材料”總賬，然后聯(lián)查明細(xì)賬。如圖 28 所示。 基本賬簿查詢 基本賬簿查詢包括總賬、余額表、明細(xì)賬、日記賬的賬簿的查詢。 打開“總賬→輔助查詢”菜單，可查詢個(gè) 人往來、部門核算輔助賬。 (2) 單擊要結(jié)賬月份“ 。 如圖 29 所示。 ? 說 明 通用賬務(wù)處理子系統(tǒng)都設(shè)有結(jié)賬功能。由于結(jié)賬工作比較重要，應(yīng)該確定專人進(jìn)行結(jié)賬工作。 （ 4）將本月各賬戶的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下月，成為下月的期初余額。 （ 3）上月未結(jié)賬，本月無法結(jié)賬。 3 編制財(cái)務(wù)報(bào)表 35 會(huì)計(jì)報(bào)表是綜合反映企業(yè)一定時(shí)期財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量信息的書面文件，是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的總結(jié)。這兩部分工作是在不同狀態(tài)下進(jìn)行的。在報(bào)表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、 審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報(bào)表等。 單元 單元是組成報(bào)表的最小單位。 ① 數(shù)值單元。 ② 字符單元。表樣單元是報(bào)表的格式，是定義一個(gè)沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號(hào) 36 或數(shù)字。 關(guān)鍵字是可以 引起 報(bào)表數(shù)據(jù) 發(fā)生變化 的項(xiàng)目。報(bào)表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過函數(shù)實(shí)現(xiàn)的 （ 1）自 賬簿 取數(shù)的公式可以稱之為賬務(wù)函數(shù)。 ●賬套號(hào)為數(shù)字 。主要有以下幾個(gè)： 數(shù)據(jù)合計(jì)： PTOTAL（ ） 平均值 ： PAVG（ ） 最大值： PMAX（ ） 最小值： PMIN（ ） （ 3）自本表其他表頁取數(shù)的函數(shù)。對于取自其他報(bào)表的數(shù)據(jù)可以用 “報(bào)表 [.REP]”單元的格式指定要取數(shù)的某張報(bào)表的單元。如圖 31 所示。 (2) 選擇您所在的行業(yè)“ 一般企業(yè)（ 2020 新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則） ”，財(cái)務(wù)報(bào)表“資產(chǎn)負(fù)債表”。 39 圖 32 調(diào)用模板新建報(bào)表 (4) 單擊“ 保存 ”按鈕， 在指定的文件夾輸入報(bào)表文件名“ 資產(chǎn)負(fù)債表 .rep”，再 單擊“ 保存 ”按鈕 。 (2) 執(zhí)行“ 格式 → 組合單元 ”命令， 單擊“按行組合”，將報(bào)表第一行單元格合并。 (6) 執(zhí)行“ 格式 → 單元屬性 ”命令， 將標(biāo)題行文字居中并設(shè)置為黑體 14 號(hào)字。如圖 33 所示。 設(shè)置報(bào)表尺寸是指設(shè)置報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)。 如果報(bào)表中某些單元的行或列要求比較特殊，則需要調(diào)整該行的高度或列的寬度。 關(guān)鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號(hào)、年、季、月、日，另外還可以自定義關(guān)鍵字 。在調(diào)整時(shí)，可以通過輸入正或負(fù)的數(shù)值進(jìn)行調(diào)整。 (2) 單擊“ fx”按鈕，打開“定義公式”對話框。 42 圖 34 引導(dǎo)輸入計(jì)算公式 選擇函數(shù) (5) 單擊“下一步”按鈕，打開“用友賬務(wù)函數(shù)”對話框。 (9) 根據(jù)資料，直接或引導(dǎo)輸入其他單元公式。 計(jì)算公式可以直接定義在報(bào)表單元中，這樣的公式稱為“單元公式”。 注意 事項(xiàng) ： ? 單元公式 即 計(jì)算公式 ，決定著報(bào)表中數(shù)據(jù)的來源 。 ? 如果用戶對公式使用不熟練，可以采用引導(dǎo)輸入。 如圖 37 所示。 圖 38 生成報(bào)表數(shù)據(jù) ? 操作演示 參見“操作演示 \3\”。 45 生成報(bào)表數(shù)據(jù)分成兩步：一是輸入關(guān)鍵字、二是表頁重算。 (3) 單擊“確認(rèn)”按鈕，彈出“模板格式將覆蓋本表格式！是否繼續(xù)？”提示框。單擊“確認(rèn)”按鈕，彈出“是否重算第 1頁？”提示框。 46 ? 說 明 財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)中一般都預(yù)置了分行業(yè)的常用會(huì)計(jì)報(bào)表格式，稱為報(bào)表模板，企業(yè)可以以系統(tǒng)提供的報(bào)表模板為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)告的快速編制。 初始設(shè)置 設(shè)置 往來單位檔案 應(yīng)收 /應(yīng)付款核算模塊主要用于核算客戶 /供應(yīng)商往來款項(xiàng)，因此，首先必須把往來單位基本信息輸入系統(tǒng)，主要是客戶 /供應(yīng)商代碼和名稱，此外，銀行賬號(hào)、聯(lián)系電話、地址等資料也可以根據(jù)需要輸入。 (2) 單擊“ 增加 ” 按鈕 ， 輸入付款條件編碼“ 01”，信用天數(shù)“ 30”，按資料輸入優(yōu)惠天數(shù)及優(yōu)惠率，如圖 41 所示 。付款條件一般用“ 2/10， 1/20， n/30”的形式表示，其含義是： 10 天內(nèi)付款給予 2%的折扣、 20 天內(nèi)付款給予 1%的折扣、 30 天內(nèi)付款不給折扣。 ? 操作步驟 (1) 執(zhí)行“ 采購 → 采購發(fā)票 ”命令， 打開“ 銷售發(fā)票 ”對話框 。 ? 說 明 使用應(yīng)收賬款核算模塊前，要將啟用時(shí)未結(jié)算完的所有往來單位的應(yīng)收 /應(yīng)付 /預(yù)收 /預(yù)付款等數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)，以便于以后使用中進(jìn)行核銷處理。 輸入銷售發(fā)票 ? 例 43 49 輸入銷售專用發(fā)票。 圖 43 輸入銷售 專用 發(fā)票 (3) 單擊“保存”按鈕。 50 應(yīng)付系統(tǒng)需填制采購發(fā)票。 (2) 選擇客戶“元祥公司”。如圖 44 所示。 應(yīng)付系統(tǒng)需填制付款單。單擊“上張”或“下張”按鈕找到要核銷的收款單， (3) 單擊“核銷”按鈕。 ? 操作演示 參見“操作演示 \4\”。 自動(dòng)核銷 是 用戶 指定核銷條件后，系統(tǒng) 根據(jù) 核銷 條件 （主要是往來單位、金 額）自動(dòng) 選擇 匹配的 單據(jù) 進(jìn)行 核銷。 ? 操作步驟 (1) 執(zhí)行“ 銷售 → 客戶往來賬表 → 客戶往來余額表 ”命令， 打開“ 應(yīng)收查詢條件 ”對話框 。 ? 操作演示 參見“操 作演示 \4\”。 工資核算的任務(wù)是以職工個(gè)人的工資原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，計(jì)算應(yīng)發(fā)工資、扣款 53 和實(shí)發(fā)工資等，編制工資結(jié)算單；按部門和人員類別進(jìn)行匯總，進(jìn)行個(gè)人所得稅計(jì) 算；提供 對工資相關(guān)數(shù)據(jù)的 多種方式的查詢 和分析； 進(jìn)行工資費(fèi)用分配與計(jì)提，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬處理。 設(shè)置 工資類別 ? 例 51 設(shè)置工資類別。 (3) 單擊“選擇全部部門”按鈕，如圖 51 所示。 ? 說 明 在工資管理中，如果單位存在按周或每月多次發(fā)放工 資、或者存在多種不同類別的人員，每一類人員的工資發(fā)放項(xiàng)目不同，計(jì)算公式亦不同，但又需要進(jìn)行統(tǒng)一工資核算管理的情況，則可以通過建立不同的工資類別，實(shí)現(xiàn)多個(gè)類別的核算。 設(shè)置 工資項(xiàng)目 ? 例 52 設(shè)置工資 項(xiàng)目 。 (4) 雙擊“類型”欄，單擊下拉列表框，從下拉列表中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)。 (7) 同理，單擊“增加”按鈕，增加“事假天數(shù)”項(xiàng)目。 ? 說 明 工資項(xiàng)目設(shè)置即定義工資項(xiàng)目的名稱、類型、寬度、小數(shù)和增減項(xiàng)等。 事假扣款 =事假天數(shù) *50 56 ? 操作步驟 (1) 執(zhí)行“工資類別→打開工資類別”命令，打開“ 正式人員”工資類別 。 (5) 單擊“公式設(shè)置”選項(xiàng)卡 ，單擊“增加”按鈕，在工資項(xiàng)目列表中增加一空行。如圖 53 所示。運(yùn)用公式可直觀表達(dá)工資項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)算過程，靈活地進(jìn)行工資計(jì)算處理。系統(tǒng)將對公式進(jìn)行合法性檢查，對 不符合邏輯的公式，系統(tǒng)將給出錯(cuò)誤提示。 (2) 單擊“增加”按鈕，打開“人員檔案”對話框。 ? 操作演示 參見“操作演示 \5\”。 人員檔案管理包括增加 /修改 /刪除人員檔案、人員調(diào)離與停發(fā)處理、查找人員等。如圖 55 所示。 59 ? 操作演示 參見“操作演示 \5\”。 (2) 單擊“工資分?jǐn)傇O(shè)置”按鈕，打開“分?jǐn)傤愋驮O(shè)置”對話框。 圖 56 設(shè)置工資分?jǐn)傤愋? (5) 單擊“下一步”按鈕，打開 “分?jǐn)倶?gòu)成設(shè)置”對話