【正文】 ★本制度由張家港市新城物業(yè)管理有限公司總經(jīng)理批準后生效。 3．清晰明確： 布置工作應確保工作內容、責任人、工作目標和完成期限清晰明確；反饋工作應及時 、簡明扼要。 （三）會議組織程序 1．公司會議 ① 每周辦公例會定于 每周三下午 16： 00 召開 ，出席對象為公司領導、各部門經(jīng)理助理以上管理人員，行政人事部負責會議記錄。根據(jù)會議需要，管理部相關條線可旁聽項目部例會。 4．會議的召開 ①會議應嚴格按計劃時間準時召開， 參會人員應 提前進入會場 、簽到（必要時或重大會議時）、 關閉通訊工具， 按指定位置就座；不得無故遲到、早退或缺席。 5．會務服務 ①會議歸口部門根據(jù)會議性質 確定是否安排專人負責會議的記錄；根據(jù)會議傳達的必要性，要求會議記錄人在會后一個工作日內整理好“會議紀要”，報分管領導審閱后下發(fā)相關部門或人員。 二、適用范圍 本制度適用于張家港市新城物業(yè)管理有限公司 辦公秩序和辦公環(huán)境的管理。 3．劃分到各部門的包干區(qū)域由各部門再落實責任人， 每天班前或班后，各部門必須做好包干區(qū)域辦公環(huán)境的清潔衛(wèi)生工作；其余時間應 經(jīng)常開展自查 。 2．本制度自發(fā)布之 日起實施 。 ★電子檔案：電子檔案是由數(shù)字電子計算機處理的檔案。 ★行政管理檔案由行政人事部負責歸檔保存。 ★財務 檔案由財務部整理歸檔，財務部保管兩年后將檔案及檔案目錄清單一并移交行政人事部統(tǒng)一保管。 （二）文書檔案的歸檔、立卷、保管 1．檔案分類應便于檢索，可依據(jù)檔案來源、時間、事由、內容、字 母順序分成若干層次和類別； 2． 歸檔前將資料按“類”分組，按“件”進行整理裝訂；每件檔案應把文件正文、底稿，附件請示和批復按一定順序放在一起； 3．檔案的保管期限按永久、長期、短期分別歸檔； 4．每件檔案要及時整理，使之厚度適宜，厚度一般應控制在 1cm 之內，材料過窄應加襯邊，材料過寬應折疊整齊，字跡難以辨認的，應附抄件； 5．對所有公司檔案應按一定次序排列和存放，并確定保管期限。 （ 2) 聲像檔案的分類、編號 照片檔案按年代、事件分類，同屬一類的照片按時間順序編號，格式為：檔案編號 +流水號；錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代分類，按內容編號，同一內容分錄幾盤的應視為一宗卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。該文字應簡潔，通順，時間用阿拉伯數(shù)字表示。 （ 3) 存放磁帶最好不用鐵皮柜，對庫存的照片檔案，要一年檢查一次。 （四）電子檔案管理 日常工作中，計算機內的重要資料各部門、各位員工應及時備份或刻錄光盤；通常在每年的 4月份，各部門必須將重要資料最終稿的光盤及電子 檔案目錄清單統(tǒng)一移交行政人事部存檔。 4．檔案借 閱完畢，由經(jīng)辦部門負責按時歸還；歸還時，檔案管理員必須檢查檔案的頁數(shù)及其完好情況后方可簽收。 3．鑒定小組對到期已失去保存價值的檔案，提出銷毀意見，填寫銷毀清冊，填報《檔案銷毀審批單》經(jīng)檔案形成部門負責人、行政人事部、分管領導、總經(jīng)理逐級簽字同意后，方可到指定地 點由以上三名監(jiān)銷人當場銷毀，監(jiān)銷人簽字確認。 2． 凡違反本制度的，公司將視情節(jié)予以經(jīng)濟或行政處罰；情節(jié)嚴重觸犯法律的，公司有權移交司法機關處理。 三、批準和解釋 ★本制度由張家港市新城物業(yè)管理有限公司總經(jīng)理批準后生效； ★本制度由張家港市新城物業(yè)管理有限公司行政人事部負責解釋。 2．凡屬于公司固定資產(chǎn)范疇的資產(chǎn)或主要 勞動資料，其申請、采購、入庫、領用、保管、維修和報廢，均應嚴格遵守本制度。 （三）固定資產(chǎn)的管理 1．固定資產(chǎn)的申請、購置 （ 1） 固定資產(chǎn) 購置，由行政人事部資產(chǎn)管理員填寫 OA《固定資產(chǎn)領用》流程，列明擬購置資產(chǎn)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置原因，條線 /部門的分管領導審核。 （ 3）固定資產(chǎn)驗收合格后，驗收經(jīng)辦人員填寫《固定資產(chǎn)驗收交接表》并簽字，作為財務報銷憑證和行政人事部實物管理的依據(jù)，正式列入固定資產(chǎn)管理。 （ 7）屬于公司基本建設項目的固定資產(chǎn)，由項目負責人在項目完成后，將完整的工程竣工報告、竣工圖紙、竣工決算及有關工程資料，裝訂成冊交行政人事部，并與行政人事部、財務部辦理固定資產(chǎn)驗收交接手續(xù)，列入公司固定資產(chǎn)管理。每年年度終了，行政人事部會同財務部對公司的固定資產(chǎn)進行一次全面的清查盤點，盤點結束，清查人員簽字確認，行政人事部整理《 固定資產(chǎn)清查明細登記表》，報財務部備案 。 （ 5）對閑置不用或利用率較低的固定資產(chǎn)各保管條線 /部門應及時上報行政人事部、財務部，以便調劑余缺，減少浪費，降低成本。 （ 2）固定資產(chǎn)維修：存放在各項目部的工程類固定資產(chǎn)（如水泵等）的維修，由項目經(jīng)理填寫《固定資產(chǎn)維修申請表》，經(jīng)工程條線預估維修費用，報管理部經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理逐級審批后，由采購人員比質比價、聯(lián)系維修；辦公類固定資產(chǎn)（如電腦、復印機、打印機等）的維修，在保修期內的，由行政人事部聯(lián)系供應商保修；不在保修期內的，由使用條線 /部門填寫《固定資產(chǎn)維修申請表》，行政人事部審核（是否可合理利用廢舊配件），聯(lián) 系維修單位并預估維修費用，報副總經(jīng)理、總經(jīng)理逐級審批后，由采購人員比質比價、聯(lián)系維修。 （ 2） 每年年終，由行政人事部、財務部對公司的固定資產(chǎn)進行一次全面的清查盤點，資產(chǎn)使用 條線 /部門或保管 條線 /部門配合；清查盤點結果經(jīng)三方確認后簽字。 7．租借固定資產(chǎn)的手續(xù) （ 1）長期租用、借用或租出、借出 凡向外單位長期 （ 1個月以上） 租用 、借用、租出、借出固定資產(chǎn)，一律由經(jīng)辦條線 /部門提出申請，行政人事部審核，報總經(jīng)理批準后，行政人事部方可辦理相關手續(xù)。 因個人使用或保管不當原因造成借用資產(chǎn)損壞或遺失的必須照價賠償 。 五、本制度運行相關的記錄和表單 1．《固定資產(chǎn)申購 單》 2．《固定資產(chǎn)調撥通知單》 3．《固定資產(chǎn)驗收交接表》 4．《固定資產(chǎn)報廢審批表》 5．《固定資產(chǎn)維修申請表》 6．《 固定資產(chǎn)清查明細登記表》 7．《固定資產(chǎn)維護保養(yǎng)記錄表》 管理規(guī)定 低值易耗品 管理規(guī)定 一、目的 為加強低值易耗品的管理，控制費用開支，確保低值易耗品滿足使用要求，特制定本制度。 2．低值易耗品的采購 （ 1）辦公類常用低值易耗品由行政人事部根據(jù)公司的常規(guī)使用量，制定 “常用低值易耗品最低庫存量及低于最低庫存量需采購的數(shù)量” ；其它類常用低值易耗品（如物品、設備、用具等）由管理部相應條線經(jīng)理助理根據(jù)公司常規(guī)使用量，制定 “常用低值易耗品最低庫存量及低于最低庫存量需采購的數(shù)量”， 并落實保管人員在達到最低庫存量時及時向行政人事部匯報，由行政人事部統(tǒng)一申請購置。 （ 3）采購人員負責公司低值易耗 品的采購，要求定期了解市場，“貨比三家”，確保選擇物品 質優(yōu)價廉、服務優(yōu)良 的供應商，必要時應邀請三家以上單位招標或議標。 （ 2）低值易耗品的領用， 實行每周一、 三、五統(tǒng)一領用 ， 不論金額大小一律由 領用人 持 部門負責人簽批的《領料單》 到保管人員處領取，保管人員做好入庫、領用的臺帳記錄。 （ 6）保管人員應及時做好入庫、領用的臺帳登記， 每月末與行政人事部經(jīng)理對庫存的所有低值易耗品進行清查盤點 ，保管人員對本月低值易耗品的入庫、領用、月末庫存情況進行統(tǒng)計，編制《低值易耗品進銷存月報表》，報行政人事部經(jīng)理審核后報財務部備案，以便核查； 如發(fā)現(xiàn) 因保管人員 保管不善等人為原因導致低值易耗品毀損或短缺的，損失在 300 元以內的（含），由保管人員承擔；損失在 300元以上的，保管人員承擔 80%的損失，公司還將視情節(jié)輕重對責任人處以 50元以上的經(jīng)濟處罰或行政處罰。 5．附則 （ 1） 凡違反本制度的，公司將視情節(jié)予以經(jīng)濟或行政處罰。 ★本制 度所指公司印章主要包括：基本印章：公章、法人私章、財務專用章；其它業(yè)務專用章：合同專用章、發(fā)票專用章、項目部專用章等各類業(yè)務專用章。 2．因工作需要申請業(yè)務專用章（合同專用章、發(fā)票專用章、項目部章、項目銷售合同章、部門章）時，由需求部門填寫《印章制發(fā)申請表》，報分管領導、總經(jīng)理核準后，交由行政人事部負責刻制。 2．法人私章：由財務部經(jīng)理保管，依據(jù)董事長或授權專人審批的支付申請、取匯款憑證等使用， 其他用途 按用印申請人審批后的使用申請表用印，否則負全部責任。 （三）印章用途 1．公章：主要用于 以公司名義 出具的文字材料、收發(fā)文、法人委托書等與公司權利義務有關的文書，或以公司名義簽訂的各類合同、協(xié)議、補充協(xié)議，以及情況屬實 的員工個人 相關證明 或非本公司人員的 相關業(yè)務證明 ； 由部門負責人、分管領導、總經(jīng)理或授權專人逐級審批后用印。 5． 其 它業(yè)務專用 章 ：主要用于 以部門名義 出具的、與業(yè)務有關的文字材料或收發(fā)文等；由相關部門負責人審批用印。 2．更換印章，應由印章保管人員填寫《印章廢止申請單》，交行政人事部呈總經(jīng)理核準后，由行政人事部按批示處理；如有需要，須填寫《印章制發(fā)申請表》申請新的印章。 五、本制度運行相關的記錄和表單 1．《印章制發(fā)申請表 2．《印章使用申請表》 3．印章廢止申請單》 宿舍管理規(guī)定 一、實施目的 為使員工宿舍保持良好的衛(wèi)生環(huán)境及公共秩序，提高員工的文明素質，特制定本制度。 （二）相關費用 宿舍的房屋租金、宿舍使用前的裝修費用由公司承擔。 住宿員工應妥善保管私人財物，如有遺失，后果自負。 未經(jīng)公司許可，任何員工不得擅自留宿外人。 宿舍區(qū)嚴禁打架、賭博、吸毒、色情等不良活動。 1住宿人員必須按時到當?shù)毓矙C關辦理暫住證。 工作服管理制度 一、 目的 為樹立和保持公司良好形象，進一步實行規(guī)范化管理，特制定本辦法。 （二） 著裝管理規(guī)定 周一至周六，公司員工必須統(tǒng)一穿著工作服。 周日或假期值班，員工可著與工作場所相適應的輕便服裝，但不允許著背心、短褲、超短裙、拖鞋。 每次定制工作服員工均須承擔 30%的費用（公司支付 70%）。 （四）、六級員工工作服的定制和管理 另見《六級員工工作服管理辦法》 五、附則 本辦法自發(fā)文之日起實施。 四、主要內容 （一）空調的使用 為節(jié)約能耗和延長空調的使用壽命，當辦公場所的夏季室溫在 28℃以上、冬季室溫在 5℃以下時，方可使用空調；空調的設定溫度應適中，夏季設定為 26℃，冬季設定為 20℃； 各部門辦公室的空調由各部門負責開啟、使用和關閉； 公共辦公區(qū)域的空調由行政人事部明確保管部門，由保管部門負責開啟、使用和關閉； 會議室空調，由會議組織（牽頭）部門負責空調的開啟、使用和關閉。 二、適用范圍 本制度適用于張家港市新城物業(yè)管理有限公司倉庫領料和保管。 （三） 審批權限：各部門領料由部門經(jīng)理 /副經(jīng)理審核簽字。 二、適用范圍 本制度適用于公司離職、調崗人員。 （二）、 離職 /調崗人員在離開崗位之前， 必須將自己在工作過程中形成的文字資料、電子文檔、辦公用品及留存的公司文件移交給公司指定的接手人員，無接手人員時移交給上一級主管。 五、附件 《員工辭職申請表》。 三、批準和解釋 ★本制度由張家港市新城物業(yè)管理有限公司總經(jīng)理批準后生效； ★本制度由張家港市新城物業(yè)管理有限公司行政人事部負責解釋。 4. 離席外出時登記并告知他人自己的去向，并將自己的座椅歸位。 （二）、 個人形象 儀容： 男士：注意個人衛(wèi)生、勤洗發(fā)、潔面。 儀表： 男士：著工裝（整潔、干凈）、禁止穿背心、短褲，顏色、樣式夸張的服飾上班；佩戴工作牌。 鞋：鞋后跟高度應為 35cm的制式皮鞋，不穿拖鞋及涼鞋。 工作場合的站姿、坐姿、走姿： 站姿：男士：雙腳與肩同寬，雙手相握，疊放于腹前的服務式站姿，顯示英俊瀟灑、頂天立地之感。男士顯示出 陽剛之美，女士顯示出陰柔之美。接到找錯的電話應客氣告之； 使用辦公電話應回答簡明，聲音清晰，聲音不宜太高，時間不可過長。先點頭致意，得到回應后再向對方介紹自己的姓名、身份、單位等，同時雙手遞上名片。 名片的使用 用途：商務場合：自我介紹、業(yè)務介紹、拜會別人、通知變更、作為禮單； 交換的時機：初次拜訪、希望認識對方、表示自己重視對方、被介紹給對方、對方提議交換名片、對方向自己索要名片、通知對方自己的變更情況； 交換方法：遞名片最好起身站立，走上前，將名片正面面對對方，雙手遞出，不要舉得高于胸部，并說到“請多多關照、指教，今后多保持聯(lián)系”，也可自我介紹； 禁忌：將別人遞來的名片隨意的放在口袋里或者夾在書里、名片夾里等。如是有杯柄的茶杯，應將杯柄推向客人右手方便拿取的地方，并說一聲“請用茶”； ：兩人同行，居右為上，三人同行，先中后右再左。席間應尊重主人和其他客人，不可高聲談笑，喧賓奪主。 先進評選辦法 一、目的 為弘揚公司文化， 表彰先進，激勵后進 ，形成人人爭當先進的良好氛圍，展現(xiàn)公司優(yōu)秀員工的風采，特制定本制度 。 四、季度先