【正文】 效的管理和利用檔案，集團各公司、企業(yè)檔案室應(yīng)對本單位在工作和生產(chǎn)活動中形成的全部檔案材料的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細(xì)的登記和統(tǒng)計工作。 歸檔數(shù)量的統(tǒng)計； 各門類檔案的歸檔數(shù)和年總歸檔數(shù)。 (三 )檔案利用的統(tǒng)計。 一、各公司、企業(yè)的各類檔案的鑒定必須在鑒定委員會主持和組織下工作； 二、鑒定委員會以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人和熟悉專業(yè)的人員及檔案部門的人員組成； 三、檔案鑒定的主要任務(wù)，一是對檔案的密級進行確定和調(diào)整，二是對檔案價值的鑒定。 二、修改、補充的方法 (一 )修改已歸 檔的圖紙必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能修改，并填寫修改通知書； (二 )修改內(nèi)容較小時，可直接在圖面上“杠改”，并在修改處注“修改標(biāo)記”，在保管單位的備考表中不注明修改、補充情況； (三 )修改內(nèi)容較多時，應(yīng)另出新圖代替，原圖作廢，并從保管單位內(nèi)抽出，由新圖代替，作廢的圖紙注明新圖的編號，根據(jù)需要另行保管； (四 )整個保管單位內(nèi)圖紙或文件作廢，由新圖 (文件 )代替時，應(yīng)重新編制保管單位，并注明原保管單位編號，原保管單位標(biāo)注新的編號后，根據(jù)需要另行保管。 (十 )集團公司科技檔案修改補充規(guī)定 本規(guī)定適用于歸檔后的科技檔案的修改補充。 三、 集團各下屬公司、企業(yè)應(yīng)在每年十月份前向集團公司檔案室報送各類檔案統(tǒng)計報表，集團公司檔案室負(fù)責(zé)對整個集團的檔案工作進行統(tǒng)計分析。 檔案保管數(shù)量的統(tǒng)計。 二、檔案統(tǒng)計的范圍和內(nèi)容 (一 )基本情況的統(tǒng)計：機構(gòu)設(shè)置、人員編制、庫房、設(shè)備條件等情況的統(tǒng)計。在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找； 四、底圖除修改、送曬外，不得外借。 二、檔案借閱制度 (一 )集團職工憑個人證件，辦理登記手續(xù)后方可借閱本人工作業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案； (二 )查閱檔案一般在檔案室內(nèi)進行，不得劃道、涂改、折卷、損壞或遺失。正常情況下按時完成 任務(wù) 2．復(fù)印手續(xù)不齊全 滿分 一 2 的復(fù)印 (8分 ) 2．給外單位求援復(fù)印 和復(fù)印上級保密文件 資料，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 不得復(fù)印 4 1．審批手續(xù)齊全 2．未經(jīng)審批擅自復(fù)印造 成泄密 滿分 一 2 集團公司檔案兼職人員檔案管理經(jīng) 濟責(zé)任制考核細(xì)則 序 號 基本任務(wù) 工作內(nèi)容與 應(yīng)達(dá)到的要求 定額 分?jǐn)?shù) 具體考核條件 增減 分?jǐn)?shù) 通用部 分 1．按 集團公司一般干 部考核辦法 )執(zhí)行 1．按 集團公司一般干部 教條考核辦法 )檢查 貫徹本集 團公司檔 案管理暫 行辦法和 檔案工作 1．立足本部門、本崗 位，做好檔案法的宣 傳、學(xué)習(xí)。 追蹤利 用效果 2 1．利用登記不漏。向有關(guān)單位、部門 主動催交 3 l、各類檔案 l恢集及時齊全 收集不按時完成，拖交 資料不及時催交 (有一個 單位 ) 滿分 一 — 1 負(fù)責(zé)檔 案 接 (催 )交、 驗收與 入庫工 作 (6分 ) 對接收的檔案內(nèi)容 和編制質(zhì)量進行檢查， 不合格的資料不存檔， 重要的文件材料缺頁 的應(yīng)及時追交 2 l、接收檔案均經(jīng)檢查，重 要的資料無遺漏 不認(rèn)真檢查、案卷內(nèi)夾 有不合格資料 重要的文件材料不齊， 又不及時追交 滿分 一 — 3．同檔案移交單位的 經(jīng)辦人員辦理交接手 續(xù)，雙方在交接簿上簽 字 1 1．交接認(rèn)真、手續(xù)清楚、 簽字無遺漏 2．交接工作粗枝大 葉，手 續(xù)不全、不清 滿分 一 _1 l、在正常情況下，入庫 的文件材料在二個月 內(nèi)裝訂、編目、立卷，無 積存零散文件材料 4 1．裝訂、編目、立卷規(guī)范 及時無零散文件材料 2．正常情況下人庫材料 二個月內(nèi)未裝訂 滿分 一 1—2 負(fù)責(zé)文 件材料 的整理 立卷與 歸檔 (14 2．文件材料的分類、整 理、立卷與裝訂符合規(guī) 范化要求分類準(zhǔn)確、層 次不清楚，組卷科學(xué)、 裝訂整齊 6 分類準(zhǔn)確、組卷科學(xué)合 理，裝訂符合規(guī)范 2．分類不準(zhǔn)，案卷質(zhì)量達(dá) 不到要求 3．裝訂不齊、不統(tǒng)一 滿分 一 1—2 一 O． 5 分 ) 3．入庫檔案、系統(tǒng)編 目、有總目錄、分類目 錄、底圖目錄、卷內(nèi)目 錄，并根據(jù)需要編制著 錄卡。發(fā)現(xiàn)逾期未交 的。 但工作不精心，不認(rèn)真 滿分 一 l 一 五 參加檔 案工作 檢查指 導(dǎo)與業(yè) 務(wù)學(xué)習(xí) (8分 ) 2．參加領(lǐng)導(dǎo)指定的產(chǎn)品 試制定型、科技成果鑒 定以及重大工程竣工驗 收活動，對文件材料歸 檔工作進行監(jiān)督指導(dǎo) 3 1．按領(lǐng)導(dǎo)意見、參加活 動，并履行了職責(zé) 2．無故不參加一次 3．雖參加了，未履行職責(zé) 滿分 一 l 一 3．參加協(xié)作活動、學(xué)習(xí) 好檔案業(yè)務(wù)交流工作 經(jīng)驗 3 1．按時參加活動，且收到 了一定效果 少參加一次活動 3．雖參加了活動，無實際 效果 滿分 一 1 — 1．對庫房檔案的主要 內(nèi)容擺放位置心中有 數(shù)，并編制二種以上檢 索工具，提高查找速 2 l、達(dá)到了工作質(zhì)量要求 查一份材料不超過 lO分 鐘 服務(wù)態(tài)度不佳 滿分 一 l 度，查找一份檔案不超 過 lO分鐘 查找速度慢，引起利用 者不滿 —O． 5 六 檔案的 利用與 服務(wù)工 作 (8分 ) 2．檔案的借閱利用符 合規(guī)定，手續(xù)齊全，嚴(yán) 格保密 2 1．借閱檔案審查手續(xù)齊 全，注意檔案保密 2．審查借閱手續(xù)不符 (一 次 )且未把好關(guān) 3．檔案泄密 (一次 ) 滿分 一 一 O． 5 3．熱情接待利用者，主 動為其提供優(yōu)良服務(wù) 2 接待熱情，基本滿足利 用者要求 不主動提供檔案服務(wù) (一次 ) 滿分 一 l 序 號 基本任務(wù) 工作內(nèi)容與 應(yīng)達(dá)到的要求 定額 分?jǐn)?shù) 具體考核條件 增減 分?jǐn)?shù) 4．做好檔案利用登記。在機器正常條件下 完成任務(wù) 4 1．復(fù)印審批登記手續(xù)齊 全。 一、檔案保密制度 (一 )檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守本保密制度； (二 )不得私自將秘密文件、檔案資料帶出檔案室，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將秘密檔案、資料給無關(guān)人員閱讀； (三 )有關(guān)部門需查閱機密以上檔案須經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，非會計部門人員查閱會計檔案，須經(jīng)會計部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可查閱； (四 )不得與無關(guān)人員談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容； (五 )銷毀廢舊檔案文件必須履行批準(zhǔn)手續(xù)，不得擅自銷毀，銷毀時要嚴(yán)格檢查，防止失密 泄密； (六 )機密、絕密檔案要經(jīng)常查對，以免差錯，發(fā)現(xiàn)丟失要及時報告有關(guān)部門妥善處理； (七 )非辦公時間，不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)接待私人來訪客人；非檔案管理人員，未經(jīng)允許不得進入檔案庫房； (八 )下班時，應(yīng)將涉密檔案文件收起鎖好，并關(guān)好門窗。 一、接收檔案必須認(rèn)真驗收，并辦理交接手續(xù)； 二、保持檔案庫房整齊干凈，檔案入庫前，必須嚴(yán)格檢查、消毒、檔案柜內(nèi)應(yīng)施放防霉、防蟲藥劑； 三、存放檔案必須有專用柜架。具體規(guī)定如下： 一、檔案管理人員的職責(zé) (一 )專職檔案員必須做好本單位檔案的進出、保管、利用等情況的登記和統(tǒng)計； (二 )檔案人員要按期完成各類統(tǒng)計報表； (三 )檔案人 員每年必須進行一次統(tǒng)計分析，并形成報告； (四 )兼職檔案員負(fù)責(zé)做好本部門副本利用的登記和統(tǒng)計工作。 檔案移出數(shù)量的統(tǒng)計； 各公司、企業(yè)檔案已超過保管期限，并已作過鑒定需銷毀檔案的數(shù)量和移交上級檔案館或有關(guān)單位的檔案數(shù)量的統(tǒng)計。 l、集團內(nèi)、外利用檔案的人次和卷次； 檔案復(fù)印份數(shù)、人次； 底圖利用、復(fù)制張數(shù)、人次： 利用效果 (效益 )的統(tǒng)計。通過鑒定，對失去保存價值的檔案剔出銷毀，對具有保存價值的檔案重新確定保管期限，進行重點保管和保護； 四、檔案鑒定必須依據(jù)上級有關(guān)規(guī)定和本企業(yè)制定的保管期限表進行，保管期限劃分原則是：對企業(yè)和社會有長遠(yuǎn)利用價值的，永久保 存；在一定時期內(nèi)有利用價值的，分別進行長期、短期保存；介于兩者之間的，一律從長； 五、檔案鑒定采用直接鑒定法，即對檔案內(nèi)容進行具體分析檢查，檔案鑒定一般一年一次，由檔案部門提出申請報告，由鑒定委員會組織實施； 六、經(jīng)鑒定委員會鑒定后的銷毀檔案，由檔案部門編制清單，參加鑒定人員簽字； 七、檔案銷毀后，檔案部門總帳上，注明“已銷毀”，并標(biāo)注銷毀清單編號和銷毀時間； 八、檔案銷毀時，需由二人以上監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字，檔案銷毀記錄及有關(guān)文件材料應(yīng)存檔備查； 九、銷毀檔案是一件嚴(yán)肅 的工作，需要慎重，因此對準(zhǔn)備銷毀的檔案可暫時封存，延期執(zhí)行。