【正文】 ，必須通知總經(jīng)辦負責(zé)人。第二條第九部分（三）利用時要遵守保密規(guī)定。（五）定期檢驗結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。 電子檔案在形成部門的保管，也應(yīng)參照上述條件。 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃— 24℃；相對濕度選定范圍：45%—60%。 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。一式2份，一份交電子文件形成單位，一份自存。檢驗不合格的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。第十四條第十三條（四）將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。必要時，復(fù)制第3套，異地保存。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。（四）電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數(shù)據(jù)文件。（八）計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。（四）用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。（二）在“無紙化”計算機辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。 電子文檔的收集第八條第二章第七條第五條第三條 電子文檔即能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁盤、磁帶或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。第四條 機器出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報電腦管理員維修。 總經(jīng)辦電腦管理人員定期使用殺毒軟件進行病毒檢測和清理工作，電腦操作人員一旦發(fā)現(xiàn)電腦感染上病毒，應(yīng)及時報電腦管理人員處理。（五）不得隨意下載Internet網(wǎng)上的文件，以免感染病毒。 操作規(guī)定：（一）嚴禁在電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項。 管理辦法第二條第二章第七部分第十一條 外來電話，接話人外出時，應(yīng)由總機或部門人員禮詢對方事由，并作出登記、轉(zhuǎn)告。 電話通話時間一般控制在3分鐘內(nèi)，最多不得超過10分鐘，長話短說。第六條第三條 將電話管理予以合理化，以利于業(yè)務(wù)進行；充分發(fā)揮電話的最大效力，節(jié)省成本，特制定本管理辦法。 總第一章（三）銷毀印鑒時，由至少兩人執(zhí)行，須由所在單位主管印章部門的上一級主管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)銷，并作備登記處理。公司行政章、合同專用章需經(jīng)董事長或董事長授權(quán)委托人審批后，由公司總經(jīng)辦統(tǒng)一負責(zé)繳銷；財務(wù)類印章財務(wù)部門提出，財務(wù)總監(jiān)審核，報董事長批準后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一繳銷；各子公司內(nèi)設(shè)部門印鑒，由本單位主管印章的部門提出，單位第一負責(zé)人審批，所在單位主管印章的部門統(tǒng)一繳銷。（四）印章管理人員，不得給空白信件蓋印。 印章的使用：（一）公司各部門需要使用公司公章，必須填寫《用印申請單》，并經(jīng)所在部門批準簽字，報總經(jīng)理批準后，到財務(wù)部辦理用印手續(xù)；使用部門章，按上述程序，到總經(jīng)辦辦理《印章使用登記手續(xù)》。 印章的管理：（一）印章實行專人保管，負責(zé)人審批和使用登記制度。 管理辦法第六條第三章部門章：刻有公司部門名稱的印章。 則第一條 印章管理辦法 請領(lǐng)印刷品，如屬部門特殊專用表單，應(yīng)在需求日期前兩周提出申請，交總經(jīng)辦統(tǒng)一采購。 新進人員到職時由人事部門提出文具申請，經(jīng)總經(jīng)辦主任簽認后，向總經(jīng)辦文員請領(lǐng)，人員離職后，應(yīng)將所領(lǐng)文具，一并交總經(jīng)辦。第九條（三）管制品：管制文具應(yīng)列入移交項目，如自然損壞無法修復(fù)應(yīng)以舊品換新品，如遺失或使用不當則須由個人或部門賠償。（二）單位領(lǐng)用：部門內(nèi)部用之用品，如打孔機、大型訂書機、打碼機等。 管制品：訂書機、打字機、打碼機、會計章、日期戳、職章、公司章、計算機、卷尺等。 消耗品：刀片、膠水、膠卷、大頭針、回形針、橡皮盤、筆記本、復(fù)寫紙、標貼、便用箋、各類印刷表單、橡皮擦、鉛筆、圓珠筆、釘書針、直尺等。 將本公司各種辦公文具用品管理制度化、規(guī)范化，使辦公文具用品的使用不產(chǎn)生浪費。 總第一章 如部門資料沒有及時存檔或漏存檔，公司將按行政管理制度對經(jīng)辦人和部門負責(zé)人進行處罰。 對借出的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)跟蹤工作，督促資料的定期歸還與存檔。 公司檔案管理由總經(jīng)辦機要秘書全面負責(zé)，各部門檔案管理由部門秘書或助理負責(zé)；機要秘書有協(xié)助各部門建立、完善檔案管理工作的義務(wù)與督促、檢查各部門檔案管理工作的權(quán)利。 各部門的日常工作文件資料，在執(zhí)行完畢后，交公司總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔。 各部門的檔案資料管理工作以本制度為依據(jù)執(zhí)行，在不違背本制度條例的前提下，部門可細化執(zhí)行制度，并將制度報總經(jīng)辦審閱批準。 部門檔案資料管理第二十一條第六章 各員工在歸還借閱資料時應(yīng)在“借閱登記本”上登記，標明歸還人員及歸還時間等。如不能及時歸還，應(yīng)主動向管理人員說明理由，并在使用完后立即歸還，以免資料的損壞、遺失。 凡借閱檔案資料的員工或部門均應(yīng)在“借閱登記本”上登記，標明借閱時間、借閱資料名稱、編號、密級及批準人、借閱用途、借閱人姓名等。 每月1日及15日為交檔案日期，各部門應(yīng)于交檔案日期將所產(chǎn)生的檔案資料正本一份交公司總經(jīng)辦統(tǒng)一保管。核查無誤后，在移交清單上簽字。D表示地產(chǎn)專檔2報告BG3記錄JL4紀要JJ5通告TG6內(nèi)聯(lián)單NL7函件HJ8公司對外資料ZL9客戶資料KH10圖紙TZ11項目可研報告KY12建議書JY13方案FA部門代號表部門簡稱總經(jīng)辦經(jīng)人事行政部之行政行人事行政部之人事人財務(wù)管理部之財務(wù)財財務(wù)管理部之成本合約本項目部項項目部之綜合事務(wù)綜安居公司安源江公司源售樓部售附：密 級 表密級級別借閱批準權(quán)限密級代碼絕密總經(jīng)理絕機密副總經(jīng)理/總監(jiān)機普通部門經(jīng)理普從起草文件開始，該編號一直伴隨該文件在審批流程中流轉(zhuǎn)直至正式生效發(fā)出。例如：規(guī)劃部的工程圖紙，密級為絕密。編號的管理和操作，由各部門檔案管理人員負責(zé)。 公司董事會的相關(guān)資料。 公司內(nèi)部臨時性文件資料，如各種工作計劃、工作報表、會議資料、人事資料、活動資料、函件資料、工程日志、工作日記、影像資料、照片、電子文檔復(fù)印、與公司有關(guān)的報刊資料及其他各類事務(wù)性資料等；第七條 管理范疇第三條第二章 為提高檔案管理水平，規(guī)范檔案工作程序，系統(tǒng)保存企業(yè)資料，有效保守機密，便于查閱和使用，結(jié)合本公司工作實際，特制定本制度。 總第一章第三部分 文件由擬訂部門按照公司《檔案管理制度》規(guī)定交給總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦進行歸檔管理。 文件審批權(quán)限第二十四條第七章第二十一條第十八條 文件擬訂辦法第十六條第五章 普通文件每級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在2個工作日內(nèi)審批完畢，加急文件每級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在1個工作日內(nèi)審批完畢，特急文件每級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在半個工作日內(nèi)審批完畢。 文件分類和審批時限第十三條第四章 文件、資料傳閱時由部門資料管理員負責(zé)跟進，及時回收并按制度歸檔。 各個部門負責(zé)人負責(zé)草擬文件的審核。 其他需要簽批的報告、單據(jù)。 公司各部門起草的管理文件如制度、工作計劃、業(yè)務(wù)函件等。 公司向政府各部門呈遞的建議、報告、申請、請示等。第二部分特別強調(diào)普通員工違規(guī)，將追究部門負責(zé)人督導(dǎo)不力的責(zé)任；部門負責(zé)人違規(guī)，將追究分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，一并處罰。第三十條第二十八條第二十六條 電話使用管理第二十四條第五章第二十三條第二十一條 除冬夏兩季外，員工上班時間應(yīng)著職業(yè)裝，保持衣容整潔，不準穿奇裝異服，不準穿拖鞋、背心及打赤膊，不染異色頭發(fā)。第十八條第十六條第十四條 接待禮儀管理第十二條第三章第十一條 辦公區(qū)內(nèi)任何時間、任何地點嚴禁吸煙，不得有煙頭、煙灰。第八條第六條第四條 則第一條 文明辦公管理辦法第一部分 本辦法包括辦公現(xiàn)場管理、接待禮儀管理、著裝儀表管理及電話使用管理。每季度由總經(jīng)辦組織對辦公區(qū)進行一次大面積的消毒殺菌工作。 辦公區(qū)內(nèi)物品位置擺放合理、實效、整齊，無亂堆亂放現(xiàn)象。 辦公桌抽屜、柜內(nèi)無紙屑、無雜物，辦公文件、文具擺放整潔衛(wèi)生。第九條 辦公區(qū)內(nèi)空調(diào)控制末端設(shè)備由各部門自行管理，在部門所有人員離開后，應(yīng)該將控制器置于關(guān)閉狀態(tài)。 在走廊、樓道行走時應(yīng)遵循右側(cè)行走，避免碰撞或堵塞而影響他人行走，遇到領(lǐng)導(dǎo)或客人時應(yīng)立即緩行，以示禮貌。 招待客人面談時，應(yīng)適時端上茶水（茶杯不能倒?jié)M），放在客人較近的茶幾上，若面談時間較長，應(yīng)適時往杯內(nèi)添加茶水。 辦公桌、椅、工具的使用避免發(fā)生碰撞噪音而影響辦公環(huán)境。第四章 著裝儀表管理第十九條 男員工不蓄長頭發(fā)（標準為左右不得過耳，后面不得過衣領(lǐng)），不得蓄胡須。 講究個人衛(wèi)生，不隨地吐痰，不做不文明動作。 通話時，拿起電話應(yīng)先講“您好，我是湖北愛特某某部”，通話語調(diào)要和氣、優(yōu)雅，如遇對方說話聲小，應(yīng)有禮貌地說明“對不起，我沒有聽清，請您大點兒聲說”，不能高聲喊叫或拍擊桌面。 電話突然中斷時，應(yīng)立即掛上電話，再次通話時要表示歉意；通話完畢，應(yīng)等對方掛斷之后，再輕輕掛上電話。 各部門要加強對電話接聽的管理，外單位人員一律禁止接聽本公司電話。第六章 附 凡本公司員工均應(yīng)遵守本管理辦法，出現(xiàn)違規(guī)者，每條款處罰20—50元，公司有獎懲規(guī)定的按獎懲規(guī)定處理。第一章 總 為了進一步提高公司文件辦理效率和質(zhì)量，規(guī)范公司各種文件起草、傳遞以及審批流程，特制訂本程序文件。第三條第五條第七條第九條第十一條第十四條 公司各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)呈遞的報告、申請、請示等，涉及其他部門事項的，由文件起草部門征求相關(guān)部門意見或建議，必要時組織相關(guān)部門討論；報批時，將其他部門意見、建議以及建議采納情況或說明作為附件一并上報公司領(lǐng)導(dǎo)，供領(lǐng)導(dǎo)審批時參考。 文件擬訂部門發(fā)出征求意見函（電子郵件或其他形式通知）后，被征求意見部門必須按要求回復(fù)，不得延遲或敷衍。登記表見附件一《審批文件登記表》。 需要領(lǐng)導(dǎo)分別審批簽字的文件，由文件擬訂部門報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，再報總經(jīng)辦，并由總經(jīng)辦秘書負責(zé)文件在副總經(jīng)理和總經(jīng)理之間傳遞。第八章 文件歸檔管理第二十五條 檔案管理制度 則第一條 本公司與有關(guān)單位或政府部門簽訂的協(xié)議、合同等；第六條 本公司的各種證照；第十條 公司收到或發(fā)出的、對外或?qū)?nèi)的所有文件資料都必須編號。（三）部門代號：（見《部門代號表》）（四）文件分類代碼：（見《文件分類代碼表》）（五）年度編號：分隔符+文件流水號（密級代碼+企業(yè)代碼+部門代號+“字”+文件代碼+“第”+年度+“”+流水號）若是外來文件，則在編號結(jié)構(gòu)中“字”前加上“L”。 編號程序：在文件產(chǎn)生時，由經(jīng)辦人到部門檔案管理人員處領(lǐng)取編號