某國(guó)際投資基金管理公司行政管理制度-全文預(yù)覽
【正文】 報(bào)告：下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)的詢問； 批復(fù)：對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)予以答復(fù)； 會(huì)議紀(jì)要：記載和傳達(dá) 會(huì)議情況及主要議定事項(xiàng)； 函：同級(jí)或與業(yè)務(wù)往來單位相互之間商洽工作等。 第八章 公司公文處理辦法 一、 公司的公文是公司實(shí)施有效管理的公務(wù)文書，是上呈下達(dá)，用以傳達(dá)貫徹公司領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策，發(fā)布規(guī)章，請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。到期應(yīng)即歸還。 某某 國(guó)際投資基金管理（北京）有限公司 12 三、 以公司名義訂閱的報(bào)紙 ， 由行政部人員按照日期將 每天 的報(bào)紙依次夾好置于報(bào)架處 ,大家閱讀請(qǐng)?jiān)趫?bào)架旁就座 ,不要將報(bào)紙帶出 培訓(xùn)室。 1 文件、郵件等應(yīng)及時(shí)發(fā)送給有關(guān)人員 ,不可拖延。 1公司 打印機(jī) 、復(fù)印機(jī)等 ，使用時(shí)打開開關(guān)，不使用則應(yīng)關(guān)閉電源。發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用或不維護(hù)保養(yǎng)設(shè)備者給予批評(píng)。不交 接者或交接不清楚的，行政部、人力資源部有權(quán)拒絕辦理有關(guān)手續(xù)。 辦公設(shè)備及辦公用品丟失者照價(jià)賠償。 某某 國(guó)際投資基金管理（北京）有限公司 10 各部門應(yīng)對(duì)所使用的辦公設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，所用設(shè)備要了解性能，會(huì)維護(hù)、會(huì)使用、會(huì)檢查、會(huì)保管，確保處于正常狀態(tài)。 合理發(fā)放個(gè)人辦公用品數(shù)量 ,不得囤積和浪費(fèi) 。各部門經(jīng)理為第一責(zé)任人，使用人為直接責(zé)任人。 三、辦公設(shè)施及辦公用品管理要求 （一）職責(zé) 行政部負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)施及辦公用品的保管、發(fā)放、統(tǒng)計(jì)、登記、檔案、檢查、維修等管理工作。 公司寄發(fā)的郵件均為公司往來 文件或單據(jù) , 切勿在公司郵件中加入私人郵件 。 1 接聽客戶的投訴和抱怨電話切忌不可爭(zhēng)辯和隨意承諾，而應(yīng)先致歉然后再通過相關(guān) 人員 解決問題。公司員工禁止使用固定電話和傳真機(jī)撥打私人長(zhǎng)途電話和各種聲訊臺(tái)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，違反者處以 300 元至 1500 元的獎(jiǎng)金扣發(fā) ，并補(bǔ)交電話費(fèi)；嚴(yán)禁使用傳真機(jī)給客戶打銷售電話，如發(fā)現(xiàn)違反者處以 200 元至 1000 元的獎(jiǎng)金扣發(fā)。在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把 對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要的告訴接聽人。 某某 國(guó)際投資基金管理（北京）有限公司 7 接聽電話時(shí)，應(yīng) 面帶微笑 ，謙虛 真誠(chéng) ， 說話應(yīng)稍慢而清晰。 第五章 電話及郵件管理 規(guī)定 一、 電話管 理 本公司的電話，主要是為工作及方便開展業(yè)務(wù)之用，禁止員工打私人電話。 十一 、靠近窗戶的員工要隨時(shí)根據(jù)工作環(huán)境開關(guān)窗戶， 下班 時(shí) 關(guān)好窗 戶方可離開 。下班時(shí)要關(guān)閉電腦、顯示屏等辦公設(shè)備。 八、安全管理以部門為單位，重要資料（如電子版文檔、紙質(zhì)版文檔等）、設(shè)施設(shè)備、貴重物品等請(qǐng)各部門員工妥善保管，如因疏忽導(dǎo)致的資料、物品丟失、損壞或泄密的，由當(dāng)事人負(fù)直接責(zé)任，公司將視其情況給予處罰。 五、職場(chǎng) 行政 管理 人員看到職 場(chǎng)內(nèi) 地上有污漬應(yīng)立即指示保潔員處理干凈，當(dāng)保 潔員不在時(shí)，應(yīng)親自處理。 三、 維護(hù)辦公職場(chǎng) 的衛(wèi)生。重要決議事項(xiàng)形成會(huì)議紀(jì)要，印發(fā)有關(guān)單位或人員。主要 內(nèi)容為：各部門 經(jīng)理 對(duì)上周工作的回顧和檢討；出現(xiàn)問題后的解決方案及本周的工作安排和落實(shí)業(yè)務(wù)計(jì)劃的達(dá)成。周一至周五員工須著正裝。 九、愛護(hù)公物、節(jié)約用電、用水、用紙，反對(duì)浪費(fèi)。 六、 不得在職場(chǎng)內(nèi)大聲喧嘩 ,兩個(gè)員工互相討論時(shí)，可放低聲音 。員工之間要互相尊重，以禮相待。做到準(zhǔn)確、迅速、保密、實(shí)事求是、公平公正。 本規(guī)定包括以下內(nèi)容： 第一章 工作職責(zé) 第二章 基本行為規(guī)范 第三章 會(huì)議制度 第四章 辦公環(huán)境行為管理 第五章 電話及郵件管理 第六章 辦公設(shè)施及辦公用品管理 第七章 報(bào)刊、書籍管理 第八章 公司公文處理方法 第九章 保密工作條例 第十章 印章管理 第十一章 鑰匙管理 第十二章 檔案管理 某某 國(guó)際投資基金管理（北京）有限公司 2 第一章 行政部工作職責(zé) 一、 目的 ： 加強(qiáng)公司辦公管理，提高辦公效率，降低辦公 成本 二、 原則 ：行政 管理貫徹 “ 規(guī)范、效率、效益 ” 的理念 規(guī)范 ： 以制度規(guī)范 行政 管理 效率 ： 有助于提高整體工作效率 效益 ： 減少資源耗費(fèi)，降低成本 三、行政部的工作目標(biāo)：做好輔助、服務(wù)工作。 本規(guī)定 適用于 某某 國(guó)際投資基金管理（北京）有限公司全體員工。 服務(wù)就是：為一線服務(wù)，為各部門服務(wù)，為領(lǐng) 導(dǎo)服務(wù)。 二、 各部門要發(fā)揚(yáng)團(tuán)體精神 ,加強(qiáng)理解與溝通 ,在工作與生活中互相支持 ，和諧 合作 。 四、 公司內(nèi)與同 事相遇應(yīng)點(diǎn)頭行禮表示致意 ； 五、 上班時(shí)間不得隨意閑逛 ,串崗 ,聊天 ,嬉戲打鬧， 不得討論與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的其他事情 。在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。工作時(shí)間不準(zhǔn)穿拖鞋，不準(zhǔn)穿戴與工作環(huán)境不相符、不協(xié)調(diào)的服裝或飾品，不準(zhǔn)穿運(yùn)動(dòng)裝，男性職員不準(zhǔn)穿短褲；女員工著裝不可太過暴露。 二、 每 周 一 下 午 3： 00 召開 公司 經(jīng)理 級(jí)以上管理 工作會(huì)議，由 總裁（或指定公司其他領(lǐng)導(dǎo)）主持，必要時(shí)指定人員列席。 四、 指定專人作好 各類工作的 會(huì)議記錄，并整理存檔。 某某 國(guó)際投資基金管理（北京）有限公司 5 二、原則上所有員工必須在晚上 20 點(diǎn)前全
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