【正文】 。　　，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的四對口核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號?！　〉谌龡l 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理?！　〉诹粭l 文件處理之稽查　　各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時(shí)予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門主管處理之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函?！　　?附則　　第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(jì)　　(一)各收發(fā)人員根據(jù)收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)(發(fā)文)及謁牧?收文)分別造具文件處理統(tǒng)計(jì)表一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查(全公司的文件處理統(tǒng)計(jì)表應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查)，一份自存。　　(三)擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。副本(含復(fù)印件)視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理?！　〉谖迨鶙l 調(diào)卷　　(一)各部門需調(diào)閱機(jī)密文件時(shí)，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具“調(diào)卷單”注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。　　第五十五條 檔案整理　　(一)保管人員應(yīng)將每月增加的機(jī)密文件，于翌月五日前填更“機(jī)密文件增列表”呈總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核閱?！　?三)經(jīng)辦人如因公確需攜帶機(jī)密文件外出時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理級以上主管(專業(yè)性機(jī)密文件得呈廠、處長)核準(zhǔn)后為的?！　〉谖迨l 自創(chuàng)之專業(yè)性機(jī)密文件處理　　(一)隸屬性技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項(xiàng)目之業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同機(jī)密文件，依本章的規(guī)定辦理?！　?二)若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時(shí)，保管人員于文件分類辦理時(shí)，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏?！　?三)總管理處各部、室、中心之機(jī)密文件，屬各該部門承辦之專責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門?！　?四)其他經(jīng)廠處長以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料?！　?四)調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤！　?二)管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員?！　〉谒氖鶙l 檔卷清理　　(一)管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。　　(二)10年保存：、決算書類。左方裝訂者則填寫于右上角?！　〉谒氖龡l 檔號編定　　(一)案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。　　(五)檔號之表示方式如下　　A1A2B1B2C1C2D1E1E2　　A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級?！　〉谒氖粭l 檔案分類　　(一)檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級分類?！　?五)有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔?！　、?整理與分類　　第三十九條 文件點(diǎn)收　　文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：　　(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入?！　　?檔案管理　　Ⅰ.管理部門　　第三十八條 管理部門　　(一)文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本?！　〉谌邨l 印信管理　　(一)各種印信由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負(fù)完全責(zé)任?！　?四)印信增刊的申請　　，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門依本條第一款規(guī)則申請。　　，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理?！　?三)各事業(yè)部經(jīng)理、廠(處)長的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)?！　?二)其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具“蓋用印信申請單”一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于“蓋用印信申請單”正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查?！　?二)特定業(yè)務(wù)專用的圖記及董事長職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請各公司總經(jīng)理核定后任用。如為不得對企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注“對內(nèi)專用”之字樣。　　(二)職章：〖ZK(〗、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。　　、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的“寄送中心”登記轉(zhuǎn)送?！　?，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以(處)、部(室)為單位裝入“內(nèi)部信封”予以遞送，“內(nèi)部信封”僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)?！　?二)收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應(yīng)即以“文書催辦單”一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注“擬完成日期”及“遲延原因”經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽催聯(lián)?！　??！　?、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。　　(四)經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門應(yīng)按速件處理之?！　〉诙l 電報(bào)處理　　電報(bào)視同文書，依本規(guī)則辦理。(三)合約書簽約代表原稿、:　　保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦?！　?二)指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。　　(三)業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點(diǎn)敘述。　　(四)回文處理　　發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達(dá)的便函第二聯(lián)時(shí)，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時(shí)間。　　(三)復(fù)文　　經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限(如需簽辦，則以“文書簽辦單”辦理，簽辦單連同“業(yè)務(wù)接洽便函”第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后?！　?二)以“業(yè)務(wù)接洽便函”行文者，依第十六條規(guī)定辦理?！　、?關(guān)系企業(yè)來往文件　　第十五條 行文方式　　(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將“收(發(fā))文登記單”第三聯(lián)抽出銷案。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以“分文專用卷宗”送交經(jīng)辦部門主管核定“要”“否”答復(fù)及處理期限，記入“收(發(fā))文登記單”第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于“分文專用卷宗”退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用?！　。缬卸栆陨蟻砦牟柑幚?，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。　　(二)對關(guān)系企業(yè)行文的字號　　。X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略?！　?四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查?！　?五)其他類：與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報(bào)、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱?！　　?文書處理程式　　Ⅰ. 通則　　第九條 文書分類　　(一)機(jī)密類：具有專利性、獨(dú)特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機(jī)密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理?！　?五)以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行?！　〉诎藯l 行文的判行權(quán)限　　(一)以董事長署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。　　、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署?！　?二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。骸　?，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之。　?。骸　、俨少彶块T對廠商的行文?！　Ρ究畹诙?xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團(tuán)體的行文?！　、趯Ξ?dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機(jī)構(gòu)的行文?！　〉谄邨l 行文名義、署名及印信借用　　(一)對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：　　：屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。　　(六)表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用?！　?二)公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時(shí)使用。 (四)管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜?！　〉谒臈l 管理部門　　(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門?！　×?、文書管理規(guī)則　　□ 總則　　第一條 目的　　為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。由兩辦機(jī)要員上報(bào)下發(fā)?！　〉诎藯l 打字員要愛護(hù)打字、油印設(shè)備和物品，按規(guī)定做好維護(hù)保養(yǎng)工作和物品領(lǐng)用登記費(fèi)用統(tǒng)計(jì)工作。　　第六條 打字室要建立打字登記簿，對各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。　　第二條 由歸口部門負(fù)責(zé)擬訂、編寫的帶有全局性指導(dǎo)意義的全廠性的月(季)生產(chǎn)、工作計(jì)劃和一個(gè)時(shí)期全廠性的工作安排以及重要專題會(huì)議的紀(jì)要等，也應(yīng)安排打印。　　(五)收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位，節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班，休星期日應(yīng)采取換休形式?！　?3)每天分發(fā)到各單位信報(bào)箱的報(bào)刊應(yīng)隨附分發(fā)清單?！　　！　?。　　，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由?！　?三)外來郵件管理　　?！　∷?、企業(yè)報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度　　(一)全廠公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送?！　?四)屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。黨支部的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，黨支部書記簽發(fā)。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費(fèi)用?！　〉谒臈l 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)?！　〉诙l 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印?！　〉谌龡l 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作?！　〉诹鶙l 文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。　　三、文件收發(fā)規(guī)定　　(一)公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)。　　(三)文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳?。送件人?yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果?！　?七)傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。　　點(diǎn)以前，廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)?！　?信袋)內(nèi)，由個(gè)人自取?！　?四)報(bào)刊訂購與收發(fā)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外，尚須填寫報(bào)刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間為小時(shí)，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。當(dāng)面未提出，則視為分發(fā)無差錯(cuò)。　　五、企業(yè)打字、油印工作制度　　第一條 凡以廠部或黨委名義上報(bào)下發(fā)的文件、報(bào)表工作計(jì)劃、總結(jié)、請示、報(bào)告、簡報(bào)、紀(jì)要通知、通報(bào)、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，以及廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)翻印的文件、材料均屬打印范圍?！　〉谖鍡l 打字員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是否工整，是否符合文件歸檔要求等，對發(fā)文手續(xù)不全、書寫不符合要求的文件，打字員有權(quán)拒絕打印。　　第七條 打字員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向外泄露，與工作無關(guān)人員不得進(jìn)入打字室 、油印室?！　〉谑畻l 凡是以黨委、廠部名義上報(bào)下發(fā)的文件材料(見第一條范圍)分別由兩辦或擬稿人負(fù)責(zé)校對，由廠辦打字室負(fù)責(zé)油印、裝訂，達(dá)到字跡清晰、版面清潔、裝訂整齊。