文件管理制度匯編-全文預覽
【正文】 ）各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。 （ 7）本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 （ 3）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 文件歸檔要求 （ 7）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 文件歸檔要求 （ 3）卷內(nèi)文件材料應按排列順序，依次編寫頁號，裝訂的案卷應統(tǒng)一，在有文字的每頁材料正面的右上角（背面的在左上角）打印頁號。 （ 4）工作變動或因故離職時，應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 文件保存 ? 文件辦理完畢后，要及時送交文秘人員整理立卷，個人不得私自保存應存檔的文件。 文件辦理、落實要求 （ 3）經(jīng)辦文件應視其輕重緩急，如涉及其他部門。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。 ? 文件簽發(fā)后，由文秘人員負責校對、打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。 （ 7）文字敘述是否符合文法和邏輯。 （ 3）與本部門發(fā)過的文件是否銜接。以公司名義發(fā)文的，由董事會和分管領(lǐng)導審核。 不要濫用簡稱：年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡寫。 領(lǐng)導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。 上級發(fā)來的文件及注有密級的資料和平級發(fā)來的文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)、并按不同類別進行分類處理，其中內(nèi)容重要的急件，及時呈送領(lǐng)導閱批。 ? 向下級部門的重要行文，可以抄報直接上級部門。因特殊情況必須越級行文的，應當抄報越過的部門。 文字一律從左至右橫寫橫排。 文件字號一般包括部門代號、年號、順序號；聯(lián)名行文，只標明主辦部門的文件編號。 1決議：經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。 通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的文件，用“通知”。 指示：對下級布置工作，闡明工作活動的指導原則，用“指示”。 請示：請上級指示跟批準，用“請示”。 文件文種的規(guī)范選擇 函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準等，用“函”。 決定：對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。 文件格式 發(fā)文時間，以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。 文件格式 向上一級請示的公文，一般只寫一個主送 部門；如果需要上報另外一個上級部門時，可以用抄報的形式。 行文原則 ? 各單位一般不得越級行文。 ? 不得直接送領(lǐng)導者個人（除領(lǐng)導直接交辦外）。 收文處理 文件的收文處理一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。 各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。 情況要確實，觀點要明確，文字要簡練，條理要清楚，層次要分明
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