【正文】 本細(xì)則從年月日起施行，過去有關(guān)公文處理的規(guī)定與本細(xì)則不一致的，以本細(xì)則為準(zhǔn)。　　第二十條 各單位工作中形成的文書，包括文件、會(huì)議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價(jià)值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關(guān)人員核對(duì)整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場(chǎng)所或家中?！　〉谑藯l 公文辦理完畢后，要及時(shí)送交文秘人員整理立卷，個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。校對(duì)未發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)，由校對(duì)人員負(fù)責(zé)。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁(yè)無空檔，可另起一空白頁(yè)注上日期蓋章，并在該頁(yè)的左上方標(biāo)明此頁(yè)無正文字樣。打印文件要美觀大方，符合公文格式。若確需修改，必須重新送簽?！　?四)公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。公司行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)?！　徍藭r(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則性的問題，應(yīng)退回原承辦單位修改，改動(dòng)過大的，要重新抄正?！　?，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。與本單位發(fā)過的公文是否銜接?！　徍说闹攸c(diǎn)：　　。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后送辦公室核稿。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡(jiǎn)稱。一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為：一，第二層為(一)，第三層為1，第四層為(1)。正式文件中，除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫?！　?，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿?！　。^點(diǎn)要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確，篇幅要力求簡(jiǎn)短?！　?一)草擬公文的要求：　　、政策、法律、法令和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定?！　〉谑邨l 發(fā)文處理。各分公司、各部門對(duì)上級(jí)發(fā)出的文件，需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的，要及時(shí)檢查反饋?！　?四)加強(qiáng)公文檢查催辦工作。各單位收到急件時(shí)，應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理并退文件，最遲不能超過15天?！　?三)凡需辦理的公文，應(yīng)先送辦公室主任簽批意見，再分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理?！　?二)承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理?！　?一)上級(jí)發(fā)來的文件及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、電報(bào)、資料和平級(jí)發(fā)來的文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理?！　　?公文處理程序　　第十六條 收文處理?！　〉谑臈l 按照一級(jí)抓一級(jí)的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門，不直接發(fā)到下屬子公司?！　〉谑龡l 向上級(jí)請(qǐng)示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個(gè)單位，不要同時(shí)抄送下級(jí)單位，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人(除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外)?！　〉谑l 各單位一般不得越級(jí)行文?！　〉谑粭l 內(nèi)部行文，可按問題的種類和性質(zhì)，用分公司或部門名義行文?！　〉诰艞l 對(duì)上級(jí)單位組織的請(qǐng)示或報(bào)告，用單位組織名義發(fā)文?！　〉诎藯l 公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前?！　?五)公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)?！　?四)公文字號(hào)一般包括單位代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)?！　?三)發(fā)文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。　　(二)向上級(jí)請(qǐng)示的公文，一般只寫一個(gè)主送單位。　　(一)公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。　　(十)會(huì)議紀(jì)要　　傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用會(huì)議紀(jì)要?！　〗?jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用決議?！　?七)通報(bào)　　表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用通報(bào)?！　?五)批復(fù)　　答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用批復(fù)?！　∠驀?guó)內(nèi)外宣布重大事件，用公告?！　?三)指示　　對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用指示?！　　?公文種類　　第六條 公文種類主要有：　　(一)請(qǐng)示　　請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用請(qǐng)示。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷?！　〉谌龡l 各單位應(yīng)發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量?！　【?、公文處理實(shí)施細(xì)則　　□ 總則　　第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本實(shí)施細(xì)則?！　〉谑龡l 董事會(huì)機(jī)構(gòu)及經(jīng)營(yíng)管理部門除經(jīng)對(duì)方同意，一般不對(duì)外發(fā)文?！　?七)董事局委員會(huì)所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文，用董字(年)號(hào)。　　(五)董事局發(fā)文，用董字(年)號(hào)?！　?三)以工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文，用政字(年)號(hào)?！　〉谑l 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號(hào)：　　(一)以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律字(年)號(hào)。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。　　第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。　　第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔?！　〉诎藯l 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱?！　〉谄邨l 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來的公文要及時(shí)閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù)?！　?三)文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語(yǔ)要規(guī)范?！　〉诹鶙l 草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)：　　(一)內(nèi)容要符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章?！　〉谒臈l 公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。秘密文件由閱文人妥善保管。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。　　1. 各部室、各單位及各有關(guān)人員，對(duì)公文中涉及國(guó)家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。　　八、公文管理規(guī)定　　第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。　　(七)文件的銷毀　　第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔?！　?，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。　　，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔?！　?9)工廠日志和大事記。　　(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料?！　?5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果?！　?3)廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄。　　(六)文件的立卷與歸檔　　第十五條 文件的歸檔范圍：　?。骸　?1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告?！　〉谑龡l 兩辦機(jī)要秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作?！　〉谑l 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還?！　。蓛赊k派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。　　?！　?，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽?！　?，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))?！　?、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。　　、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿?！　。捎酶骺剖业拿x對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用廠部名義發(fā)文。　　、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。　　、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：　　(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定?！　?5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)?！　?3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)。　　、廠部下發(fā)文件主要用于：　　(1)公布全廠規(guī)章制度。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)?！　?、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核?！　。x、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文?！　?，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。　　，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密?！　。?dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)?！　?，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看?！　。瑱C(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)?！　　㈦?、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。　　第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)　　(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)?！　。M(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳?！　〉谌龡l 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡(jiǎn)稱兩辦)歸口管理?！　∑?、企業(yè)文件管理制度　　(一)總則　　第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。　　第六十一條 文件處理之稽查　　各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時(shí)予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門主管處理之?！　?三)電報(bào)以電報(bào)專用紙。對(duì)客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。　?。鹤晕募l(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實(shí)際處理日數(shù)?！　　?附則　　第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(jì)　　(一)各收發(fā)人員根據(jù)收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)(發(fā)文)及謁牧?收文)分別造具文件處理統(tǒng)計(jì)表一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查(全公司的文件處理統(tǒng)計(jì)表應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查)，一份自存?！　?五)擅自請(qǐng)托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者?！　?三)擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則第十四條或　　第三十六條的規(guī)定議處：　　(一)拆散原案顯有弊端者。副本(含復(fù)印件)視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。用畢歸還時(shí)，密件經(jīng)保管人員點(diǎn)收無誤后，將歸還時(shí)間填記于文件傳遞記錄卡并經(jīng)調(diào)卷人簽認(rèn)后一并存檔?！　〉谖迨鶙l 調(diào)卷　　(一)各部門需調(diào)閱機(jī)密文件時(shí)，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具“調(diào)卷單”注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門廠處長(zhǎng)證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷?！　?二)保管人員應(yīng)于每月底查對(duì)“機(jī)密文件增列表”及“出國(guó)計(jì)劃書”或“工作計(jì)劃表”，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔?！　〉谖迨鍡l 檔案整理　　(一)保管人員應(yīng)將每月增加的機(jī)密文件，于翌月五日前填更“機(jī)密文件增列表”呈總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核閱?！　〉谖迨臈l 歸檔　　(一)外來機(jī)密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同“收(發(fā))文登記單”第四、五聯(lián)及“文件傳遞記錄卡”送交保管人員簽收，編定檔號(hào)，依其類別登入“機(jī)密文件保管備查簿”，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔?！　?三)經(jīng)辦人如因公確需攜帶機(jī)密文件外出時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理級(jí)以上主管(專業(yè)