【正文】 借閱或直接閱讀； 2．通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供檔案外借； 3．根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率； 4．利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對(duì)申請(qǐng)者提供 核實(shí)某種事實(shí)的書面證據(jù)； 5．以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對(duì)查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)； 6．將檔案目錄印制成冊(cè)，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息； 7．通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。 同學(xué)們回答第一個(gè)問題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述。 五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡(jiǎn)要說明按照問題特征立卷的基本含義。 1．收文處理的程序： 簽收和拆封 —— 登記 —— 分送 —— 擬辦 —— 批辦 —— 承辦 —— 催辦 —— 注辦。 本題在教材上有明確的答案，得分率很高。 1．印章的使用的主要形式為： （ 1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）證見章；（ 4）騎縫章；（ 5）騎邊章；（ 6）密封章；（ 7）封存章。 （ 7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。 （ 4）自己不甚熟悉的話題。 （ 2）令人不快的話題。 二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。 （ 2）與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合（生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話）也需要使用敬語(yǔ)。因?yàn)闈h字一音多字。以下為參考答案： 1．口頭語(yǔ)言的基本特征： （ 1）語(yǔ)音聽過就立即消失，但語(yǔ)義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。 另：第三題主要是給同學(xué)們提供 了一個(gè)編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。 3．財(cái)物管理。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。 日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。 《辦公室實(shí)務(wù) 》重難點(diǎn) (3) 一、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以 其中一種為例，編制一份預(yù)定表。教材上有明確的答案，在此不再詳細(xì)說明。 本題在書上有明確的答案，得分率很高。以上只是本題的參考答案，同學(xué)們也可以有自己的看法，言之成理即可。 2．兩者與一般會(huì)議的不同： 可以消除時(shí)空上的局限性。 二、了解“電視會(huì)議”、“交互式電話會(huì)議”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。 異： 1．打電話應(yīng)首先查清 楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響 2— 4 聲就接聽。 17 外出辦事，如銀行、 郵局等。 14 辦公室管理 辦公室環(huán)境的布置和整理； 保管辦公室設(shè)備及用品。 11 督查工作 督導(dǎo)一般職員或速記員。例如記者、工會(huì)職員等。 6 調(diào)查研究 協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。 信函和郵件的處理。 記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi) 容。 辦公用易耗品主要包括哪些？ 本題主要考核本課程的第一章第 5 點(diǎn)的“辦公用品的種類”這一知識(shí)點(diǎn)。 3．檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差 異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。 簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？ 本題主要考核本課程的第二章第 1 點(diǎn)的“文員工作指導(dǎo)思想”這一知識(shí)點(diǎn)。 2．對(duì)于 A 類事情再進(jìn)行分類，分為： 重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）。 從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。 有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分 —— 公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。 受意方法要注意： （ 1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖； （ 2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)； （ 3）注意傾聽，用心判斷指示的用意； （ 4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話； （ 5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度； （ 6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。 行政管理 《 辦公室 實(shí)務(wù)》考試 重點(diǎn) （ 1） 從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。 才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。 在按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書時(shí)，要按以下三個(gè)步驟進(jìn)行： 1．將自己要做的事情分為： ？ 的事？ ？對(duì)于 A 要集中精力做，對(duì)于 B 和 C 可以從計(jì)劃中刪掉。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書，不要抄襲。 2．實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。 文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。 辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表 序號(hào) 國(guó)內(nèi)一般性 國(guó)外一般性 國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企） 1 文書撰寫 按上司的口頭或書面指示完成信函。 3 文書處理 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。 記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。 8 信訪工作 替上司接洽外界人士。 10 協(xié)調(diào)工作 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。 通訊事務(wù)、電話； 照料上司身邊的瑣事。 16 替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。以下為參考答案： 同： 1．都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息； 2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度； 3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情； 4．都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。以上內(nèi)容只是給同學(xué)們做參考，同學(xué)們還可以自己歸納一些要點(diǎn)。 “交互式電話會(huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó)際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清晰宛如一室。 本題得分率很低，因?yàn)樾枰瑢W(xué)們對(duì)書上 的知識(shí)進(jìn)行分析和歸納。 （ 1）按照收件人的姓名分揀； （ 2）按照郵件的重要性分揀； （ 3）按照收件部門的名稱分揀。 本題的答 案請(qǐng)同學(xué)們見教材第 72 頁(yè)。 本題在教材上第 88 頁(yè)有明確的答案，在此不再詳細(xì)說明，請(qǐng)同學(xué)們照以上的要點(diǎn)按教材上的詳細(xì)說明回答即可。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。 周預(yù)定表 是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。 二、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？ 本題主要考核本課程的第十章第 3 點(diǎn)的“文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)，本題答題思路如下： 1．提神醒腦 的服務(wù)。 （ 2）純私人性請(qǐng)求時(shí) —— 遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。 （ 2）支票往來的管理 —— 最主要的是保管支票簿、支票專用印章。 本題在教材上的答案非常明確，只需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納即可。 本題主要考核本課程的第十二章第 1 點(diǎn)的“口頭語(yǔ)言的特征”和第 2 點(diǎn)的“敬語(yǔ)的用法”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)。 （ 3）有歧義。 2．敬語(yǔ)使用的一般場(chǎng)合： （ 1）對(duì)于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語(yǔ)。其中第二個(gè)問題實(shí)際上就是考察“敬語(yǔ)的用法”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)。如個(gè)人私生活等。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。 （ 6）庸俗的、色情的話題。 三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？ 本題主要考核本課程的第十三章第 1 點(diǎn)的“印章的使用”這一知識(shí)點(diǎn)。 （ 3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。 本題主要考核本課程的第十四章第 3 點(diǎn)中的“收文處理”這一知識(shí)點(diǎn)。要注意的是應(yīng)對(duì)收文處理的程序中的每一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行一定的說明。 2．按問題特征立卷的含義： 將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用 最廣泛。 本題主要考核本課程的第十四章第 7 點(diǎn)中的“檔案的利用”這一知識(shí)點(diǎn)。 期 末 復(fù) 習(xí) 思 考 題 . . . . . . . . . 機(jī)制和人民幣可兌換進(jìn)程分析 . . . . 20. 我國(guó)國(guó)有商業(yè)銀行不良資產(chǎn)處理方面的最新進(jìn)展 . . . . . . ,中國(guó)保險(xiǎn)業(yè)面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)及其應(yīng)對(duì)措施 . . 其趨動(dòng)因素有哪些 . . 07 春行政管理專業(yè)?？? 《辦公室實(shí)務(wù)》復(fù)習(xí)資料