【正文】 十）確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關(guān)人員。會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務(wù)。如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會議前兩小時開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷。用于涉外業(yè)務(wù)會議的通知，宜用印制精美、設(shè)計獨(dú)特的請柬。8．銷售二部經(jīng)理的人選 9．下季度銷售目標(biāo)（七）印發(fā)會議通知發(fā)會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。宣讀并通過上次會議的記錄。●會議議程示例。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應(yīng)安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。時間應(yīng)控制在一個半小時左右，避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。會議日程需在會前發(fā)給與會者。擬定會議議程是秘書人員的任務(wù)，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準(zhǔn)后，在會前復(fù)印分發(fā)給所有與會者。大型會議設(shè)有“組織組”負(fù)責(zé)考慮這些工作。第七、場地租借的費(fèi)用必須合理。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進(jìn)會場的電話，以及來訪和參觀等。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。第三、會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。第一、應(yīng)根據(jù)不同的會議類型來選地點(diǎn)。要注意提高效率，盡量開短會。會議連續(xù)進(jìn)行的最佳時間是3小時之內(nèi)，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。據(jù)心理學(xué)家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓能否到會。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。（四）確定會議時間和地點(diǎn)應(yīng)注意哪些問題？會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。（三）確定會議規(guī)模與規(guī)格確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。如“2002年浙江省公路春運(yùn)票價聽證會”。會名不宜太長，但也不能亂簡化。（一）怎樣確定會議主題與議題會議主題是指關(guān)于會議要研究的問題、達(dá)到的目的。(4)副總經(jīng)理的總結(jié)報告。七、會議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。(2)技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。下午：(1)分組討論。會議議程會議由主管副總經(jīng)理主持。二、會議的時間、地點(diǎn) 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。（五）確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作(七)確定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。具體如下：（一）確定會議主題和議題。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質(zhì)。3．生活管理工作主要包括：(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務(wù)管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；(5)與會人員的醫(yī)療保健。而會議的總成本還需要加上開會所需的經(jīng)費(fèi)。會議成本意識開會時要耗費(fèi)經(jīng)費(fèi)的，一般來說會議人工成本是這樣計算的： 會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時計）。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財，收取各種名目的贊助。有些會只是層層傳達(dá)，復(fù)述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結(jié)合實(shí)際，其結(jié)果是制造重復(fù)信息，滋長文牘主義。如果眾多的領(lǐng)導(dǎo)者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費(fèi)。美國一位管理學(xué)家說過“領(lǐng)導(dǎo)人相當(dāng)?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。5．帶動消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。3．增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。會議有什么作用？（一）會議的積極作用1．交流信息，互通情報。程序要素：會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實(shí)。這個案例告訴秘書在會議準(zhǔn)備時應(yīng)注意什么問題呢？會議概述什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。教學(xué)難點(diǎn)會議方案的制作；會場的布置；案例分析；技能訓(xùn)練。規(guī)模較大且又較重要的會議，需組織精干有力的工作班子或成立大會秘書處，下設(shè)若干工作小組，如秘書組、文件組、會務(wù)選舉組、組織組、簡報組、宣傳報道組、翻譯組、總務(wù)組、警衛(wèi)組、交通組等，明確分工，各負(fù)其責(zé)，保證會議順利進(jìn)行。對于應(yīng)該報到而未及時報到的，應(yīng)注意催促。會議須知的內(nèi)容主要包括會議保密紀(jì)律、請假制度、會客制度、安全要求、作息時間和其他注意事項(xiàng)。書面通知莊重嚴(yán)肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會議，宜發(fā)書面通知。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。（八）制發(fā)會議證件。３．左右排列法。即按照公布名單或以姓氏筆畫為序從左至右依次排列座次，先排出席會議的正式委員（代表），后排候補(bǔ)委員（代表）。排列座次的幾種規(guī)則：１．凡有正式公布名單的，按照名單先后順序排列座次。會場形式。（２）布置會場。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會場大小適中，以每人平均２～３平米為宜。在進(jìn)行編組時，要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。四是會議秘書工作人員提出的與會人員名單，需報請領(lǐng)導(dǎo)同志審核后方能最后確定。日常工作會議請與會議討論議題密切相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)同志列席；臨時性會議，屬于征求意見性質(zhì)的，應(yīng)請有關(guān)方面的主要領(lǐng)導(dǎo)同志和代表參加；屬于專業(yè)性質(zhì)的，應(yīng)請各有關(guān)方面主管該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志、專家和在該方面有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的工作者參加；屬于紀(jì)念、慶祝性質(zhì)的，應(yīng)請一些有名望、有影響和與所紀(jì)念、慶祝事項(xiàng)有關(guān)的同志及各民主黨派人士、各界代表參加。日常工作會議的文件、報告，主要應(yīng)由各職能部門起草準(zhǔn)備。程序可繁可簡，可粗可細(xì)。議程，是會議所要通過文件、解決問題的概略安排。大中型會議的議題由會議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志確定。這是會議工作的藍(lán)圖，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真設(shè)計。會議是一種有組織有領(lǐng)導(dǎo)的活動，有很強(qiáng)的時間性。第六，保密性。由于會務(wù)工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志召開的會議服務(wù)的，會議涉及的內(nèi)容十分廣泛，參加會議的各種人才濟(jì)濟(jì)，知識淵博，要做好會務(wù)工作，需要了解社會科學(xué)和自然科學(xué)的多學(xué)科知識，特別是管理學(xué)知識，需要掌握同本職工作相聯(lián)系的各方面的情況，需要掌握使用各種為會議服務(wù)的自動化、電子化設(shè)備的技能和本職工作的業(yè)務(wù)知識，要求會議秘書工作人員成為“通才”和“雜家”，能夠從全局出發(fā)觀察與考慮問題，有高度綜合的眼光與能力。但是，正是通過這些事務(wù)性工作，保證了會議的順利進(jìn)行。第三，被動性。會務(wù)工作的特點(diǎn) 第一，政治性。（六）按照開會手段劃分，可劃分為常規(guī)會議和電子會議。定期性會議也叫例會，到預(yù)定時間如無特殊情況必須召開，不定期會議則視情況靈活掌握，必要時隨時召開。（５）座談性會議，包括各種各樣的座談會、茶話會等。（二）按照會議性質(zhì)和內(nèi)容劃分，主要有５種：（１）規(guī)定性會議，即法定的必須按期召開的各種代表大會。（２）中型會議，人數(shù)在一百至一千人之間。在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識，進(jìn)行決策，布置工作，調(diào)查研究，交流經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，糾正失誤，解決問題等方面都有重要的作用。我們這里講的是指前一種。第一篇：會務(wù)工作講座會務(wù)工作講座（一）會議是現(xiàn)代社會生活、政治生活、經(jīng)濟(jì)生活中一種經(jīng)常的廣泛的活動形式。一、會務(wù)工作的基本概念會議的概念 會議一詞有兩種含義，一是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會，比如全國人民代表大會，黨委會、廠長辦公會等；二是指一種經(jīng)常商議并處理重要事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織，比如中國人民政治協(xié)商會議等。會議的作用 在我國，會議已經(jīng)成為黨和國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)的基本方法之一，已成為各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常工作的一種重要方式。會議的類型（一）按照會議規(guī)模（即參加人數(shù)多少）劃分，主要有４種：（１）小型會議，人數(shù)少則三五人，多則幾十人，一般不超過一百人。例如節(jié)日集會、慶祝大會等。（４）紀(jì)念性會議，即為紀(jì)念重大歷史事件或重要人物、重要節(jié)日而召開的會議。（四）按照時間劃分，可劃分為定期性會議和不定期會議，還可以劃分為多次性會議和一次性會議。預(yù)備會議是整個會議的組成部分，是為正式會議做準(zhǔn)備的會議，但在職權(quán)和效力上同正式會議有所區(qū)別。會務(wù)工作包括秘書工作和行政事務(wù)工作兩部分，重要會議還包括安全保衛(wèi)工作。會務(wù)工作是隨著開會的需要應(yīng)運(yùn)而生的，它的一切活動，都是為了給會議提供方便條件，做好各項(xiàng)服務(wù)工作，保證開好會議。無論是值班接傳電話，還是記錄整理簡報，很多環(huán)節(jié)都有較強(qiáng)的事務(wù)性，繁雜而瑣碎。第五，綜合性。會議秘書工作人員的綜合能力越強(qiáng)，越有利于提高專業(yè)化水平；會議秘書工作人員的專業(yè)化水平越高，總攬全局的綜合能力也就越強(qiáng)。第七，時間性。會務(wù)工作講座（二）作者:劉玨二、會前準(zhǔn)備工作規(guī)程（一）擬定會議工作方案。開會是為了討論問題，進(jìn)行決策，會議討論的問題、決策的對象，就是議題。（三）擬定會議議程、日程和程序。程序，是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。（四）準(zhǔn)備會議文件、報告。提名與會人員，是一項(xiàng)重要的政治性很強(qiáng)的工作，應(yīng)當(dāng)掌握以下原則：一是周到全面。三是無論出席或列席會議人員，均不帶二排“議員”（助手）。編組的基本方法有：根據(jù)地域編組；根據(jù)系統(tǒng)或行業(yè)編組；完全按人數(shù)編組。會場的選