【正文】 導遲遲難以決斷時，下屬提出的建議往往比較容易被采用。三、見機行事建議都有時效性，不同的時間，不同的環(huán)境，建議的“含金量”大不一樣。既要吸收其合理性以彌補自己建議的不足；又要指明其不合理性作為批駁的重點。因此，下屬不能只是簡單地把自己的意見表達出來就萬事大吉了，而要進行充分的論證。這其實就是在告誡我們，知事固然重要，而知人則更為重要，因為，不同的領(lǐng)導具有不同的個性、習慣和思維方式，對于特定問題，有著不同的考慮，而這些都有可能決定性地影響下屬建議的命運，影響領(lǐng)導對下屬的評價。一、適銷對路提建議的最終目的是要讓領(lǐng)導采納，但建議能否被采用，首先取決于建議的內(nèi)容是否“對路”，是否適合領(lǐng)導的“口味”。就四個選項而言，A和B選擇時機不當，即適時、適地不當，而D項適度有所欠缺。因而C項也非最佳選擇。既做到簡要說明教材中的相關(guān)知識點，又能夠結(jié)合實際談出自己的體會。同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個或兩個題目進行回答。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。2．結(jié)合實際談體會。下面以“受意方法”為例組織相關(guān)答案，同學們可以參照答題思路作答。同學們在制定計劃書時一定不要抄襲。在按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行：1．將自己要做的事情分為：？？？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。不僅要闡述文員工作的三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關(guān)系如何，答案需要自己組織，而且要能夠理解自己所回答的問題。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。（P25P27）文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。問題源于教材第一章第5點的“辦公用品的種類”。還有些內(nèi)容要分開來寫。交辦的事項 16 17 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。替上司保管私人的、財務(wù)的或其他的記錄。1協(xié)調(diào)工作 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。例如記者、工會職員等。安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。國內(nèi)一般國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）2 3 4 5 6 文書撰寫 文書制作 文書處理 檔案管理 會議組織 調(diào)查研究按上司的口頭或書面指示完成信函。（P3—P5頁）參考性解答： 辦公室實務(wù)工作一覽表序號 性記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。這道問題是針對教材第一章中辦公室實務(wù)范圍和內(nèi)容予以設(shè)計的，主要考慮是，讓同學們對辦公室的具體業(yè)務(wù)有一個比較全面的了解，能夠?qū)θ愇膯T，即國內(nèi)一般性文秘工作、國外一般性文秘工作和國內(nèi)外企文員工作的共性工作和一般性區(qū)別有一個大致的了解。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（6）庸俗的、色情的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如個人私生活等。（3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。（2）有重音。3．第三題主要是給同學們提供了一個編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學們可以學習一下。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。日程安排計劃表的種類：（1）年預(yù)定表。四、怎樣處理上司不在時的郵件？本題的答案請同學們見教材第72頁。（3）各自的優(yōu)劣：“電視會議”——優(yōu)：通達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術(shù)上的要求較高。二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。作業(yè)2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。結(jié)合實際談體會。1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達方法；5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。11 [督查工作]督導一般職員或速記員。例如記者、工會職員等。[會議組織]安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容[文書制作]復印資料。六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負責人或機關(guān)領(lǐng)導審閱或處理；（2）屬于機關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機關(guān)領(lǐng)導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。（4）自己不甚熟悉的話題。（2）令人不快的話題。二、簡要闡述社交話題的選擇。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī) 范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些?？谡Z中，需要強調(diào)的成分，都是通過重音表達的。（如下圖所示）項目或任務(wù) 完成任務(wù)情況備注、提示負責人完成進度 宴請人數(shù) 是否落實？ 男女比例？ 接待人？重要客人的陪同、接待 場地是否落實？ 時間？ 場地布置 是否落實？ 特殊要求？餐桌上的裝飾品、姓名標簽 是否落實？ 提供者？ 菜單選擇 是否落實？ 酒、飲料 是否落實？ 特殊飲食要求？ 招待員安排 是否落實？ 管理？ 現(xiàn)場音樂主桌和其他席位安排、席位卡 簽到桌和簽到本 門口的接待工作上司的特別提示、要求（如發(fā)言稿）衣物寄存處、洗手間 專人負責？來賓的司機安排、車輛停放 意外情況（停電、客人酒醉等）桌椅擺設(shè)、其他物品準備 結(jié)束后清場答：文秘人員應(yīng)在宴請開始的前幾天通過電話了解情況，一切是否按照計劃執(zhí)行，可以采用倒計時的方法，將以上內(nèi)容再細化成更詳細的表格，逐項確定時限，要求負責人完成進度，在宴請的當天，文秘人員必須親自檢查每一項工作是否妥善安排，有否臨時發(fā)生的問題，如有應(yīng)盡快給予解決，文秘人員在宴會當日應(yīng)負責招待的工作，迎客、帶路，宴會結(jié)束分送紀念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協(xié)助收拾會場。正式宴請應(yīng)該完全符合社交禮儀規(guī)則。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。答：日程按排計劃表可分為：（1）年預(yù)定表（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表（3）周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國 際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。(17)外出辦事，如銀行、郵局等。（9）[接待工作]接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。（6）[調(diào)查研究]協(xié)助上司準備書面的財務(wù)報告、研究報告。信函和郵件的處理。第一篇：辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)11．一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。打印文稿及表格（3）[文書處理]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。接待賓客和員工的來訪。（12)[日程安排]替上司定約會并做好記錄；(13)[日常事務(wù)]閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話；(14)[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品(15)[其他臨時以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項交辦的事項](16)替上司申報交納所得稅及辦理退稅。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。本題的例子請同學們見教材第28頁。受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根 本就不行。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。（1）都應(yīng)先問好，再傳達自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達自己的意思。（1）基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象 帶等資料。“交互式電話會議”——優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放 功能；劣：費用高，技術(shù)含量高。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)3日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。私事方面的協(xié)助。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。其他。準備宴會需要精心、細心和耐心。文秘人員應(yīng)該準備一份備忘錄，列出需要解決落實的事項。（2）有重音。（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。（3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者； 有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。如個人私生活等。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（6）庸俗的、色情的話題。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。辦公室實務(wù)工作一覽表 序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。[檔案管理]檔案管理。[信息資料]準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息[信訪工作]替上司接洽外界人士。[協(xié)調(diào)工作]以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差