【正文】 導(dǎo)遲遲難以決斷時(shí)，下屬提出的建議往往比較容易被采用。三、見機(jī)行事建議都有時(shí)效性，不同的時(shí)間，不同的環(huán)境，建議的“含金量”大不一樣。既要吸收其合理性以彌補(bǔ)自己建議的不足；又要指明其不合理性作為批駁的重點(diǎn)。因此，下屬不能只是簡(jiǎn)單地把自己的意見表達(dá)出來(lái)就萬(wàn)事大吉了，而要進(jìn)行充分的論證。這其實(shí)就是在告誡我們，知事固然重要，而知人則更為重要，因?yàn)?，不同的領(lǐng)導(dǎo)具有不同的個(gè)性、習(xí)慣和思維方式，對(duì)于特定問(wèn)題，有著不同的考慮，而這些都有可能決定性地影響下屬建議的命運(yùn)，影響領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的評(píng)價(jià)。一、適銷對(duì)路提建議的最終目的是要讓領(lǐng)導(dǎo)采納，但建議能否被采用，首先取決于建議的內(nèi)容是否“對(duì)路”，是否適合領(lǐng)導(dǎo)的“口味”。就四個(gè)選項(xiàng)而言，A和B選擇時(shí)機(jī)不當(dāng)，即適時(shí)、適地不當(dāng)，而D項(xiàng)適度有所欠缺。因而C項(xiàng)也非最佳選擇。既做到簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，又能夠結(jié)合實(shí)際談出自己的體會(huì)。同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)或兩個(gè)題目進(jìn)行回答。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。2．結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。下面以“受意方法”為例組織相關(guān)答案，同學(xué)們可以參照答題思路作答。同學(xué)們?cè)谥贫ㄓ?jì)劃書時(shí)一定不要抄襲。在按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書時(shí)，要按以下三個(gè)步驟進(jìn)行：1．將自己要做的事情分為：？？？對(duì)于A要集中精力做，對(duì)于B和C可以從計(jì)劃中刪掉。不僅要闡述文員工作的三個(gè)步驟是什么，而且還要說(shuō)明三者之間的關(guān)系如何，答案需要自己組織，而且要能夠理解自己所回答的問(wèn)題。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開展。（P25P27）文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。問(wèn)題源于教材第一章第5點(diǎn)的“辦公用品的種類”。還有些內(nèi)容要分開來(lái)寫。交辦的事項(xiàng) 16 17 替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。1協(xié)調(diào)工作 以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。例如記者、工會(huì)職員等。安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。國(guó)內(nèi)一般國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）2 3 4 5 6 文書撰寫 文書制作 文書處理 檔案管理 會(huì)議組織 調(diào)查研究按上司的口頭或書面指示完成信函。（P3—P5頁(yè)）參考性解答： 辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號(hào) 性記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。這道問(wèn)題是針對(duì)教材第一章中辦公室實(shí)務(wù)范圍和內(nèi)容予以設(shè)計(jì)的，主要考慮是，讓同學(xué)們對(duì)辦公室的具體業(yè)務(wù)有一個(gè)比較全面的了解，能夠?qū)θ愇膯T，即國(guó)內(nèi)一般性文秘工作、國(guó)外一般性文秘工作和國(guó)內(nèi)外企文員工作的共性工作和一般性區(qū)別有一個(gè)大致的了解。按問(wèn)題特征立卷的含義：將反映同一問(wèn)題的文書組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。（6）庸俗的、色情的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。如個(gè)人私生活等。（3）敬語(yǔ)一般針對(duì)：年長(zhǎng)或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會(huì)地位者；給（給過(guò)）自己恩惠者；有求于對(duì)方，或希望得到對(duì)方幫助，或好感者。（4）口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同。（2）有重音。3．第三題主要是給同學(xué)們提供了一個(gè)編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。二、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。日程安排計(jì)劃表的種類：（1）年預(yù)定表。四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見教材第72頁(yè)。（3）各自的優(yōu)劣：“電視會(huì)議”——優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動(dòng)形象；劣：技術(shù)上的要求較高。二、了解“電視會(huì)議”、“交互式電話會(huì)議”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。作業(yè)2一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽電話的異同。注意：同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。其次，說(shuō)明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。11 [督查工作]督導(dǎo)一般職員或速記員。例如記者、工會(huì)職員等。[會(huì)議組織]安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容[文書制作]復(fù)印資料。六、通過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告 之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。（4）自己不甚熟悉的話題。（2）令人不快的話題。二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。比如，莊重的場(chǎng)合，口語(yǔ)應(yīng)規(guī) 范、簡(jiǎn)明些；休息時(shí)間，口語(yǔ)可生動(dòng)些，語(yǔ)調(diào)也可輕松、愉快些。口語(yǔ)中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過(guò)重音表達(dá)的。（如下圖所示）項(xiàng)目或任務(wù) 完成任務(wù)情況備注、提示負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度 宴請(qǐng)人數(shù) 是否落實(shí)？ 男女比例？ 接待人？重要客人的陪同、接待 場(chǎng)地是否落實(shí)？ 時(shí)間？ 場(chǎng)地布置 是否落實(shí)？ 特殊要求？餐桌上的裝飾品、姓名標(biāo)簽 是否落實(shí)？ 提供者？ 菜單選擇 是否落實(shí)？ 酒、飲料 是否落實(shí)？ 特殊飲食要求？ 招待員安排 是否落實(shí)？ 管理？ 現(xiàn)場(chǎng)音樂(lè)主桌和其他席位安排、席位卡 簽到桌和簽到本 門口的接待工作上司的特別提示、要求（如發(fā)言稿）衣物寄存處、洗手間 專人負(fù)責(zé)？來(lái)賓的司機(jī)安排、車輛停放 意外情況（停電、客人酒醉等）桌椅擺設(shè)、其他物品準(zhǔn)備 結(jié)束后清場(chǎng)答：文秘人員應(yīng)在宴請(qǐng)開始的前幾天通過(guò)電話了解情況，一切是否按照計(jì)劃執(zhí)行，可以采用倒計(jì)時(shí)的方法，將以上內(nèi)容再細(xì)化成更詳細(xì)的表格，逐項(xiàng)確定時(shí)限，要求負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度，在宴請(qǐng)的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢查每一項(xiàng)工作是否妥善安排，有否臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題，如有應(yīng)盡快給予解決，文秘人員在宴會(huì)當(dāng)日應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作，迎客、帶路，宴會(huì)結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會(huì)后協(xié)助收拾會(huì)場(chǎng)。正式宴請(qǐng)應(yīng)該完全符合社交禮儀規(guī)則。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。答：日程按排計(jì)劃表可分為：（1）年預(yù)定表（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表（3）周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來(lái)訪者的來(lái)訪？（1）上司正在開會(huì)時(shí)；（2）上司繁忙時(shí)；（3）上司即將外出時(shí)；（4）遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。“交互式電話會(huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó) 際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清晰宛如一室。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。既要簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí) 點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。可以分為直接受意（即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì) 劃書，不要抄襲。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。（2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。(17)外出辦事，如銀行、郵局等。（9）[接待工作]接待來(lái)訪賓客；接待賓客和員工的來(lái)訪。（6）[調(diào)查研究]協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。信函和郵件的處理。第一篇：辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)11．一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。打印文稿及表格（3）[文書處理]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。接待賓客和員工的來(lái)訪。（12)[日程安排]替上司定約會(huì)并做好記錄；(13)[日常事務(wù)]閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話；(14)[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品(15)[其他臨時(shí)以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)交辦的事項(xiàng)](16)替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。（1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最 佳。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的 過(guò)程開展。本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見教材第28頁(yè)。受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來(lái)的簡(jiǎn)介根 本就不行。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。（1）都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。（1）基本用途：“電視會(huì)議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對(duì)面地交談，共享文件、圖表、錄象 帶等資料?！敖换ナ诫娫挄?huì)議”——優(yōu)：方便、省時(shí)、高效，消除時(shí)空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放 功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。如果上司外出不止一地，在郵包上編號(hào)就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時(shí)，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來(lái)，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)3日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。私事方面的協(xié)助。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。其他。準(zhǔn)備宴會(huì)需要精心、細(xì)心和耐心。文秘人員應(yīng)該準(zhǔn)備一份備忘錄，列出需要解決落實(shí)的事項(xiàng)。（2）有重音。（4）口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同。（3）敬語(yǔ)一般針對(duì)：年長(zhǎng)或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會(huì)地位者；給（給過(guò)）自己恩惠者； 有求于對(duì)方，或希望得到對(duì)方幫助，或好感者。如個(gè)人私生活等。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（6）庸俗的、色情的話題。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。按問(wèn)題特征立卷的含義：將反映同一問(wèn)題的文書組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián) 系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表 序號(hào)國(guó)內(nèi)一般性國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。[檔案管理]檔案管理。[信息資料]準(zhǔn)備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息[信訪工作]替上司接洽外界人士。[協(xié)調(diào)工作]以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。（3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差