企業(yè)信息管理實(shí)務(wù)-全文預(yù)覽
【正文】 召集下屬開會(huì) ， 逐級(jí)將信息發(fā)布給每個(gè)人；有的可以召開全體員工大會(huì) ， 一次將信息傳達(dá)給每個(gè)人 。 要求一位閱讀人看完文件后 ， 簽上自己名字和日期 ， 再按名單傳給下一個(gè)人閱讀 。 2023/1/31 ?教學(xué)方法： ?教師講課 、 ?組織討論 。 （ 3） 短期保存 ， 指 15年以內(nèi)的存檔期限 。 在我國 ， 企業(yè)信息和文檔保留的期限分為三種： ? （ 1） 永久保存 ， 也就是無限期保存 。 （ 6） 信息必須根據(jù)登記目的需要的時(shí)間長短來保存。 （ 2） 保存數(shù)據(jù)的目的必須合法 ， 并在數(shù)據(jù)使用者準(zhǔn)入登記人口說明該目的 。 2023/1/31 ? 按字母 、 數(shù)字 、 地理 、 日期 、時(shí)間 、 作者的各種歸類方法 ： ?按字母歸類的方法及優(yōu)缺點(diǎn) ?按數(shù)字歸檔的方法及優(yōu)缺點(diǎn) ?按地理歸檔的方法及優(yōu)缺點(diǎn) ?按日期 /時(shí)間 、 主題 、 作者的歸類方法 2023/1/31 ? 教學(xué)方法： ? 教師講課； ? 情景練習(xí)；組織學(xué)生參觀各種信息存儲(chǔ)設(shè)備，扮演信息管理員的角色，按照信息存檔的分類規(guī)定，完成信息的存儲(chǔ)和檢索。 ? （ 1） 文件跟蹤卡的主要內(nèi)容有： ? 文件的借出時(shí)間；借出文件的名稱；借閱人的姓名及部門；文件的歸還日期；歸還文件人的簽名 。 （ 4） 有關(guān)工作進(jìn)展的文件、需要保留的舊文件，以及其他文檔將保存在檔案柜中。 2023/1/31 ? 其次，企業(yè)建立有效的檢索系統(tǒng)的必要性： ? （ 1） 能用準(zhǔn)確的信息迅速回答查詢 ? （ 2） 能迅速找到參考信息 ? （ 3） 節(jié)省查找信息的時(shí)間，給查詢者一個(gè)有效率的印象。 2023/1/31 ? 教學(xué)方法： ? 教師講課 、 組織討論并實(shí)際操作 。最后，財(cái)務(wù)部門在付款之前，要檢查核對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單、原始訂貨單的復(fù)印件、收貨單、發(fā)貨單，還要核對(duì)已議定的折扣、運(yùn)費(fèi)情況、交貨的實(shí)際數(shù)量、交貨時(shí)是否有損環(huán)的貨物、是否有退貨，要保證一項(xiàng)商務(wù)活動(dòng)不出或少出差錯(cuò)，一系列的規(guī)范的商務(wù)文件是必須的。 ? 首先，訂貨單位要填寫訂貨單，同時(shí)將一份訂貨單發(fā)送給供應(yīng)商。 作為企業(yè)的信息處理中心 ， 通常情況下辦公室會(huì)接待客戶的有關(guān)查詢 ， 這就要求企業(yè)辦公室人員應(yīng)熟悉和了解本單位的基本情況及業(yè)務(wù)情況 ， 如組織結(jié)構(gòu)圖 、 業(yè)務(wù)職責(zé)分工等 ， 以便及時(shí)答復(fù)和處理客戶的查詢 。 因此 ， 辦公室應(yīng)該收集一些與企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的或日常需要的服務(wù)商或供應(yīng)商的信息 ， 以便需要時(shí)可以及時(shí)方便地聯(lián)系 ， 獲取所需要的商品或服務(wù) 。 ? Webster 女士打電話，要改變與 Jones夫人兩周前安排的約會(huì)。 2023/1/31 ? 答案： ? 按主次順序排列來電 ? Planwell的設(shè)計(jì)師打電話來，談?dòng)嘘P(guān)我們正在修建的新辦公室所需要的一個(gè)緊急的決定。 ? Planwell的設(shè)計(jì)師打的電話，有關(guān)正在修建的我們的新辦公室需要緊急的決定。 2023/1/31 ? 案例 4． 1 ? 備忘錄 ? 發(fā)給：行政助理 ? 發(fā)自： J Patel 客戶服務(wù)經(jīng)理 ? 日期： 2023年 2月 10日 我收到客戶的抱怨 ， 他用電話查詢信息 ， 但不得不花很長時(shí)間等待回應(yīng) 。 ? 客戶的信息。 為了提高行政管理效率 ， 必須使辦公室人員掌握辦公信息的存儲(chǔ) 、 檢索 、傳播的程序 、 系統(tǒng)和方法 ， 并熟練的加以應(yīng)用 。 2023/1/31 第四單元 信息的管理 中心思想： 辦公室是信息接收 、 存儲(chǔ) 、 傳遞和應(yīng)用的中心 ， 現(xiàn)代企業(yè)行政管理 ， 實(shí)際上是信息的管理 。 2023/1/31 ? 商務(wù)信息的類型： ? 供應(yīng)商信息。 ? 商務(wù)信息的有效呈現(xiàn)形式： ? 訂貨單、發(fā)貨票、發(fā)票 ? 假條、申請(qǐng)表、報(bào)銷條 2023/1/31 ?一、企業(yè)辦公室中信息處理的程序和類型：（教材 ， ） ? 商務(wù)信息的回應(yīng)周期 ? 企業(yè)信息回應(yīng)周期是指企業(yè)為了提高工作效率 、 樹立企業(yè)良好形象 ， 在一般情況下正常處理某一個(gè)問題以及給客戶或查詢者 “ 回應(yīng) ” 答復(fù)所需要的時(shí)間 。 2023/1/31 ? Webster 女士打的電話，要改變與 Jones夫人兩周前安排的約會(huì)。 ? Schmidt夫人電話詢問關(guān)于我們一種產(chǎn)品的信息 —— 她的公司正在考慮大量定購。 ? Sarangapani先生來電詢問我們廣告征召助理會(huì)計(jì)師職位的有關(guān)細(xì)節(jié)。 企業(yè)作為客戶 ， 會(huì)需要與有關(guān)
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