【正文】 前一項操作的功能。致于制表符的不同，也可以使用此方法統(tǒng)一為一種字體，一般是TimesRoman字體），按住Alt鍵，拖動鼠標(biāo)可以選中所要更改的連續(xù)一列的頁碼。（1）選中連續(xù)一列的同一字體字號的頁碼（如三級目錄的頁碼，需要把小五號Times但一般的頁碼的字體一般都統(tǒng)一為五號TimesRoman，而三級目錄是楷體小五號，英文字體是Times取消了目錄的超級鏈接以后，目錄的字符就會出現(xiàn)下劃線和字體變成一種超級鏈接的藍色。打印預(yù)覽時出現(xiàn)【錯誤！未定義書簽”】的目錄出現(xiàn)這種情況，是因為目錄是一個域，與原稿中的標(biāo)題建立的一個超級鏈接，如果這個目錄文檔能夠與原稿文件相鏈接，就不會出現(xiàn)此種情況，因為把目錄新建在一個文檔中了，所以要先取消目錄與原稿的鏈接，就可以打印了?！薄康淖謽?。這對于長期排版式的朋友來說簡直就是一場惡夢。如果只是想更新目錄中的數(shù)據(jù)，以適應(yīng)文檔的變化，而不是要更改目錄的格式等項目，可以對著目錄單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【更新域】菜單項即可。（5）如果還要標(biāo)記其他引文，不要關(guān)閉【標(biāo)記引文】對話框，直接在文檔中選取標(biāo)記的引文?！緲?biāo)記引文】對話框。（4）創(chuàng)建的引文目錄也有相應(yīng)的內(nèi)置引文目錄樣式來套用，如果要更改，可以單擊【更改】按鈕。創(chuàng)建引文目錄的操作步驟如下：（1）將光標(biāo)移到要插入引文目錄的位置。使用圖注樣式插入的圖表目錄用戶可以根據(jù)圖表的題注或者自定義樣式的圖表標(biāo)簽，并參考頁序按排序級別排列，最后在文檔中顯示圖表目錄。由目錄域創(chuàng)建的目錄（9）在【目錄選項】框中，選中【目錄項域】復(fù)選框。標(biāo)記了目錄項后的效果（5）將光標(biāo)移到要插入目錄的位置（一般是文檔的開頭或結(jié)尾處）。繼續(xù)標(biāo)記目錄項繼續(xù)標(biāo)記第三首宋詩詩名《村行》、第四首宋詩詩名《春居雜興二首》……第100首宋詩詩名《過零丁洋》。并單擊【標(biāo)記】按鈕。【標(biāo)記目錄項】對話框。由目錄域創(chuàng)建目錄如果文檔中沒有應(yīng)用樣式，全部是正文文字，此時如果插入目錄，可以通過目錄域的方法創(chuàng)建目錄，此種方法適用于字符樣式或文字檢索的目錄。（6）在【目錄和索引】對話框選擇合適的選項后單擊【確定】按鈕。例如，用戶可以刪除標(biāo)題標(biāo)題2和標(biāo)題3后面的【目錄級別】中的數(shù)字。（4）在【有效樣式】列表框中找到標(biāo)題使用的樣式（該文檔中所有使用的段落樣式都可以在此找到），如【樣式0】、【樣式1】、【樣式2】；也可以是用戶創(chuàng)建的任何樣式，然后在【目錄級別】文本框中指定標(biāo)題【樣式0】、【樣式1】、【樣式2】、【樣式17】的目錄級別分別為4。（1）將光標(biāo)移到要插入目錄的位置。如果使用的是主控文檔或把多個文檔合并到一個文檔中，就可以一次性把整篇文檔的目錄創(chuàng)建了。（6）在【顯示級別】列表框中指定目錄中顯示的標(biāo)題層次。如果要改變目錄的樣式，可以單擊【修改】按鈕，按更改樣式的方法修改相應(yīng)的目錄樣式。（2）單擊【插入】|【引用】|【索引和目錄】選項，并在彈出的【索引和目錄】對話框選擇【目錄】選項卡，【索引和目錄】對話框。一個文檔的結(jié)構(gòu)性是否好，可以從文章的【文檔結(jié)構(gòu)圖】或者是【大綱視圖】中看到。若要編制圖表目錄，要指定要包含的圖表題注。Word提供了自動創(chuàng)建目錄的功能，使目錄的制作變得非常簡便，既不用費力地去手工制作目錄、核對頁碼，也不必擔(dān)心目錄與正文不符。接著，在【格式】工具欄上的樣式框中輸入樣式名稱，例如，【名言】，最后按Enter鍵。（13）選中【添至模板】復(fù)選框，確定后更改工作全部完成。（5）在【修改樣式】對話框中單擊【格式】按鈕。（2）單擊【格式】|【樣式和格式】命令。如果要把當(dāng)前活動文檔保存為模板文件，并且可以讓其他文檔使用該模板的樣式，方法很簡單，只要在在當(dāng)前活動文檔中單擊菜單中的【文件】|【另存為】命令，或者按快捷鍵F12，【另存為】對話框，在該對話框的【保存類型】中選擇【文件模板】項，此時該文件會自動選擇保存到C:\WINDOWS\ApplicationWord默認使用的模板是（）。此時【關(guān)閉文件】按鈕又變成了【打開文件】按鈕。Normal（3）左邊窗口是當(dāng)前活動文檔的所有樣式，右邊窗口是Normal（共用模板）所有樣式，如要從活動文檔中把樣式復(fù)制到模板，可以從左邊窗口中選擇需要復(fù)制的樣式，然后【復(fù)制】按鈕；如要從模板中把樣式復(fù)制到當(dāng)前活動文檔中，可以從右邊窗口選擇需要的樣式名，然后單擊【復(fù)制】按鈕。若要關(guān)閉自動更新，可單擊【格式】菜單中的【樣式和格式】，選擇一種樣式，單擊【更改】，再清除【自動更新】復(fù)選框。（2）按照通常的方法對文本進行排版。2002的內(nèi)置樣式，則已有樣式名不能被去掉，只能在已有樣式名后加備注。這里只有兩點應(yīng)注意：（2）在任務(wù)窗格中單擊要進行修改的樣式，選擇其中的【修改】選項。到此，新建的樣式就大功告成了。定義樣式的快捷鍵此時把光標(biāo)定位在【請按新快捷鍵】下邊的輸入框中，然后在鍵盤上同時按下幾個需要指定的快捷鍵（一般要使用三個以上的鍵，以免快捷鍵重復(fù)），如同時按下Alt、Ctrl\定義為三級標(biāo)題后生成的目錄用戶除了可以使用內(nèi)置的標(biāo)題以外，還可以新建同級別的樣式，又或者可以更改內(nèi)置的標(biāo)題樣式。選擇【字體】選項，打開【字體】對話框，可以更為具體地設(shè)置【字符】的字體、字號、字形、字體格、字體效果、字體間矩、文字效果等。會更新活動文檔中用此樣式設(shè)置格式的所有段落。New設(shè)置段落樣式后，如果在用新建或修改樣式設(shè)置格式的段落的結(jié)尾處按（5）在【基于樣式】右邊的列表框中單擊一種樣式名，表示選擇要使新建或更改樣式格式基于原有的樣式，一般選擇為【正文】。選擇【顯示】框中的【有效樣式】，則文檔中可能具有許多外觀相似但不完全相同的重復(fù)格式。如果在【顯示】框中選擇了【所有樣式】，則可以單擊【有效格式】恢復(fù)默認的視圖，單擊【正在使用的樣式】僅查看文檔中出現(xiàn)的格式，單擊【自定義】項，【格式設(shè)置】對話框，在此對話框中可更詳細地定義樣式顯視視圖。按Ctrl+Alt+3鍵，應(yīng)用標(biāo)題3（1）用鼠標(biāo)單擊【格式】工具欄中【樣式】列表框，然后在打開的下拉列表框中選取一種樣式名，所選擇段落就會應(yīng)用該樣式而重排文字和段落的版式。（4）列表樣式：可為列表應(yīng)用相似的對齊方式、編號或項目符號字符以及字體。（2）字符樣式：段落內(nèi)選定文字的外觀，如文字的字體、字號、加粗及傾斜格式。內(nèi)置樣式和自定義樣式在使用和修改時沒有任何區(qū)別。段落樣式是指由樣式名稱來標(biāo)識的一套字符格式和段落格式。使用樣式能減少許多重復(fù)的操作，在短時間內(nèi)排出高質(zhì)量的文檔。什么是樣式那么，什么是樣式呢？樣式是應(yīng)用于文檔中的文本、表格和列表的一套格式特征，它是指一組已經(jīng)命名的字符和段落格式。使用樣式技巧在編排一篇長文檔或是一本書時，需要對許多的文字和段落進行相同的排版工作，如果只是利用字體格式編排和段落格式編排功能，不但很費時間，讓人厭煩，更重要的是，很難使文檔格式一直保持一致。在些允許用戶選擇是否將合并的結(jié)果顯示在目標(biāo)文檔、當(dāng)前文檔中或新的第三篇文檔中。比較起來，采用這種插入文件的方法來合并文檔，它的魅力在于就地取材而立竿見影。依此類推地進行下去。使用【插入文件】的方法合并文檔除了可以用復(fù)制、粘貼的辦法來合并文檔以外，還可以用更簡單的方法來合并文檔，這就是利用Word的【插入文件】功能。在進行遠距離文本移動操作時，這種拖曳操作就顯得很不方便。（2）選擇【編輯】|【粘貼】命令。（2）選擇【編輯】|【復(fù)制】命令。按下Shift鍵，然后點擊想要亮顯文本的結(jié)束處，這樣從開始到結(jié)束處的這段文本內(nèi)容，就會全部被加亮選中了。（6）快速選擇超長文字。按住Alt鍵選定一列文字按列縱向選擇文本還有另一個方法，先將插入點（即光標(biāo)）置于要選擇文本的一角，按下Ctrl＋Shift＋F8組合鍵，然后按箭頭鍵“↑”、“←”、“→”或“↓”進行選擇，也可以單擊或拖動鼠標(biāo)進行選擇。雙擊鼠標(biāo)可以選定指針?biāo)傅恼挝淖郑?）選定一列文字。選定欄是文檔窗口左邊界和頁面上文本區(qū)左邊界之間不可見的一欄，當(dāng)鼠標(biāo)指針移到選定欄上時，指針形狀會自動變成一個指向右上方的箭頭，這時單擊鼠標(biāo)可以選定指針?biāo)感械恼形淖?。?）在活動文檔中，按Ctrl+A鍵，或者單擊【編輯】|【全選】命令，可以選擇當(dāng)前文檔的全部內(nèi)容。如果要把短篇文檔合并為長文檔，可以使用不同的辦法來合并文檔，各種合并方法各有不同，用戶可以選擇使用?？赏ㄟ^單擊所需項目來瀏覽活動文件，這里可選擇目標(biāo)項目與前面十二種目標(biāo)項目相對應(yīng)的。這里的【輸入然后在【輸入（2）使用快捷鍵方法，按下鍵盤上的Ctrl+H鍵后再單擊【定位】選項卡，或者直接按下F5鍵。當(dāng)在文檔的某個位置進行編輯時，可能會需要查看文檔的另一位置的信息，這時文檔位置發(fā)生了改變，再回到原來的編輯處則需要使用文檔移動功能鍵進行查找。如定位某頁、某節(jié)、某行等。在此對話框中除了可以選擇顯示的比例為200%、100%、75%，如果選擇按【頁寬】方式顯示文檔后，不用水平滾動即可看到整行文字。使用下面的兩種方法，可以調(diào)整不同的顯示比例。另外，廣大用戶應(yīng)注意不要將Word的視圖方式與【全屏顯示】相混淆。如果要折疊某一標(biāo)題下的低級標(biāo)題，則單擊標(biāo)題旁的負號（）。如果要關(guān)閉【文檔結(jié)構(gòu)圖】，則單擊【文檔結(jié)構(gòu)圖】按鈕或雙擊窗格右邊。將標(biāo)題顯示于頁面上部。在聯(lián)機版式視圖中自動顯示文檔結(jié)構(gòu)圖，但也可在其他視圖中加以顯示。例如，在文檔結(jié)構(gòu)圖中單擊某個標(biāo)題可立即跳轉(zhuǎn)至文檔中相應(yīng)位置。在【文檔結(jié)構(gòu)圖】顯示時，可看到兩類格式的標(biāo)題，即內(nèi)置標(biāo)題樣式（標(biāo)題1至標(biāo)題9）或大綱級別段落格式（級別1到級別9）。6．文檔結(jié)構(gòu)圖“文檔結(jié)構(gòu)圖”是一個獨立的窗格，能夠顯示文檔的標(biāo)題列表。（3）單擊【放大鏡】按鈕，鼠標(biāo)指針會由放大鏡形狀變成在打印預(yù)覽方式下，如果要在打印預(yù)覽中編輯文本，可以進行下面的操作：5．打印預(yù)覽視圖打印預(yù)覽，用于顯示打印效果的打印預(yù)覽（也稱“模擬顯示”）實際上也是Word文檔視圖方式中的一種，它在頁面視圖方式顯示文檔完整打印效果的基礎(chǔ)上，增加了同時顯示文檔多個頁面內(nèi)容的功能，這就有助于用戶檢查文檔的布局，并據(jù)此編輯或調(diào)整文檔格式。使用大綱視圖，可以方便地重新調(diào)整文檔的結(jié)構(gòu)。主控文檔有助于使較長文檔（如有很多部分的報告或多章節(jié)的書）的組織和維護更為簡單易行。在這種視圖方式下，用戶還可以通過拖動標(biāo)題來移動、復(fù)制或重新組織正文，方便了用戶對文檔大綱的修改。單擊【視圖】菜單上的【普通】命令，或按Alt+Ctrl+N組合鍵均可切換到普通視圖方式。廣大用戶可在該視圖方式下進行文字的錄入及編輯工作，并對文字格式進行編排。Web在Web版式視圖中，可以創(chuàng)建能顯示在屏幕上的Web頁或文檔。會自動啟動它。先保存文檔的副本，然后用默認瀏覽器打開文檔。Web另外，采用Web版式視圖方式時，Word窗口中還包括一個可調(diào)整大小的查找窗格，稱為【文檔結(jié)構(gòu)圖】，專門用于顯示文檔結(jié)構(gòu)的大綱視圖，用戶只需點擊文檔的某個大綱主題，即可迅速跳轉(zhuǎn)到文檔的相應(yīng)部分，十分方便。P組合鍵可切換到頁面視圖。頁面視圖方式即直接按照用戶設(shè)置的頁面大小進行顯示，此時的顯示效果與打印效果完全一致，用戶可從中看到各種對象（包括頁眉、頁腳、水印和圖形等）在頁面中的實際打印位置，這對于編輯頁眉和頁腳，調(diào)整頁邊距，以及處理邊框、圖形對象及分欄都是很有用的。如大綱視圖可以清晰地顯示文檔的結(jié)構(gòu)。對于一個含有幾萬字，甚至幾十萬上百萬的文檔，如果用普通的編輯方法，在其中查看特定的內(nèi)容或?qū)δ骋徊糠謨?nèi)容作修改和補充都將是非常費勁的。174第4章處理長文檔的技巧在創(chuàng)建和編輯一個包含多個章節(jié)的書和或者包含多個部分的報告的長時，要很好地組織和維護長文檔就成了一個重要的問題。處理長文檔的技巧20120426 17:10:35來源：點擊：處理長文檔的技巧在創(chuàng)建和編輯一個包含多個章節(jié)的書和或者包含多個部分的報告的長時，要很好地組織和維護長文檔就成了一個重要的問題。使用文檔視圖的方式可以迅速了解文檔的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容梗概。1．頁面視圖切換到頁面視圖的方法是，單擊【視圖】菜單上的【頁面】命令，或按Alt+Ctrl+Web版式視圖方式是Word幾種視圖方式中唯一的一種按照窗口大小進行折行顯示的視圖方式（其它幾種視圖方式均是按頁面大小進行顯示），這樣就避免了Word窗口比文字寬度要窄，用戶必須左右移動光標(biāo)才能看到整排文字的尷尬局面，并且Web版式視圖方式顯示字體較大，方便了用戶的聯(lián)機閱讀。頁預(yù)覽顯示了文檔在Word瀏覽器沒有運行，Word文檔。版式】命令可切換到普通視圖是Word最基本的視圖方式，也是Word默認的視圖方式，其顯示速度相對較快，因而非常適合于文字的錄入階段。在普通視圖中，不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、背景、圖形對象以及沒有設(shè)置為【嵌于文字所在層】環(huán)繞方式的圖片。大綱視圖方式是按照文檔中標(biāo)題的層次來顯示文檔，用戶可以折疊文檔，只查看主標(biāo)題，或者擴展文檔，查看整個文檔的內(nèi)容，從而使得用戶查看文檔的結(jié)構(gòu)變得十分容易。大綱視圖還使得主控文檔的處理更為方便。大綱視圖中的縮進和符號并不影響文檔在普通視圖中的外觀，而且也不會打印出來。要在大綱中提升、降低大綱級別，可以使用【大綱】工具欄上的各個按鈕。要切換到打印預(yù)覽模式，可執(zhí)行【文件】菜單中的【打印預(yù)覽】命令，另外按下組合鍵Alt+Ctrl+L也可達到同樣的目的。會放大顯示此區(qū)域。（5）單擊【關(guān)閉】按鈕可以退出打印預(yù)覽，并返回文檔的原視圖。就會跳轉(zhuǎn)到文檔中的相應(yīng)標(biāo)題，并將其顯示在窗口的頂部，同時在“文檔結(jié)構(gòu)圖”中突出顯示該標(biāo)題?？赏ㄟ^【文檔結(jié)構(gòu)圖】在整個文檔中快速漫游并追蹤特定位置。文檔結(jié)構(gòu)圖Word此時Word如果標(biāo)題太長，超出【文檔結(jié)構(gòu)圖】寬度，請不必調(diào)整窗格大小，只需將指針在標(biāo)題上稍作停留，即可看到整個標(biāo)題。在需要看詳細內(nèi)容時，又可再顯示低級標(biāo)題。7．全屏顯示上面簡要介紹了Word的各種視圖方式的特點及適用范圍