【正文】 鎖鏈、圓珠頸鏈造型夸張、圓圈狀的耳環(huán)喇叭口造型、長方框、大橢圓形長形臉頸鏈或短鎖鏈狀、串珠短鏈圓弧形、彎月狀、水鉆耳環(huán)圓形、長橢圓形橢圓形臉臉蛋均勻，各種飾品皆能搭配，但個子小的人，不宜配戴太長的項鏈及耳環(huán)，臉蛋小的人也不適合太夸張的耳環(huán)198。198。4．配件女式服裝的配件比男士更多、更復(fù)雜，也更講究，下面主要介紹一些基本的配件。圖4－1 女士化妝步驟示意圖化妝的目的是突出自己的特點(diǎn)，揚(yáng)長避短，但是不要奢求通過化妝來完全改變自己，因為化妝品并不是魔棒。在出席宴會等正式場合的時候，妝可以畫得稍微濃一些。不管是長發(fā)還是短發(fā)，首先要保證頭發(fā)的清潔，這樣才能獲得別人的好感。1．發(fā)型女士的專業(yè)形象塑造要從頭發(fā)開始，一個適合自己的發(fā)型不僅能夠使整體形象協(xié)調(diào)，而且能提升個人的氣質(zhì)，使人更加出眾。【自檢】小王是一家公司的秘書，這個禮拜的星期五他要陪同上司去見客戶，星期六公司組織員工出去郊游。198。2．服裝配件服裝配件包括皮帶、皮鞋、襪子、眼鏡等等，這些配件是整體著裝的點(diǎn)睛之筆，專業(yè)秘書不但要使配件與正裝搭配得當(dāng)，而且可以通過配件來顯示自己的品味和修養(yǎng)。198。198。西裝西裝分為很多款式，有單排扣的，有雙排扣的。此外，人們還可以運(yùn)用眼神來進(jìn)行表達(dá)，尤其在面對客戶的時候，雙眼注視客戶是表示對客戶的尊重和對客戶意見的重視，反之，如果眼睛到處亂看，或者一直垂下眼簾不看客戶，則會給客戶留下很不好的印象。當(dāng)與他人談話或傾聽他人的意見時，身體應(yīng)輕微地向前傾，表示對對方的尊重和重視，但是不要過于前傾，否則會顯得不自然。2．優(yōu)雅得體的站姿秘書在站立的時候一般采用丁字步，這樣站的好處是，因為弧度的傾斜，側(cè)身的時候會有三條線：一個是臀線，一個是腰線，一個是胸線，這三條線形成一個曲線，看起來會比較優(yōu)雅。如何建立專業(yè)形象操作要求操作方法或步驟建立文件夾備份檔案對重要文檔加密見參考答案3－2【本講小結(jié)】本講介紹了數(shù)字時代的檔案管理。要避免在無意中被別人看到機(jī)密，使用者就需要對自己的重要文檔進(jìn)行加密。Ｗｉｎｄｏｗｓ備份精靈如果把檔案存在“我的文檔”中，就會自動把資料備份一份。數(shù)據(jù)處理器（Ｄａｔａ Ｐｒｏｃｅｓｓ Ｕｔｉｌｉｔｙ）專門用來備份編輯中的檔案，可以針對同一件檔案進(jìn)行多份備份。最簡單的方法直接將檔案進(jìn)行復(fù)制并存到另一個檔案路徑，但是一旦硬盤發(fā)生了問題，備份的檔案也會丟失。文件夾可以根據(jù)檔案的內(nèi)容和自己的習(xí)慣進(jìn)行分組，否則檔案會越積越多。如果客戶變更了地址、電話，秘書應(yīng)主動向客戶要張新名片，將舊名片更換掉，或者在名片上進(jìn)行更正、補(bǔ)充。收到名片后，應(yīng)在空白處記下見面日期、地點(diǎn)、談話主題和重點(diǎn)、對方特征、業(yè)務(wù)項目，便于以后回想。3．名片的整理方法對名片進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼?，可以便于保存和查找名片。?dāng)名片的數(shù)量較少時，可以使用最常見的名片簿，當(dāng)名片的數(shù)量較多時，可以使用名片箱，此外，還可以使用便攜式的電子記事簿，把名片資料輸入，隨時可以查找。名片的檔案管理198。198。4．檔案的分類方式一般有五種檔案分類方式：198。顏色如果不夠用，可以增加卷標(biāo)，如貼二個紅色卷標(biāo)或粘貼一個紅色一個藍(lán)色表示不同的檔案，5種顏色互相配合，可得出若干種不同組合，應(yīng)用的范圍就更廣了。檔案夾本身要用同一色系，一般不采用檔案夾的顏色來區(qū)分檔案，顏色太多，會使人眼花繚亂，不能區(qū)分。1．運(yùn)用顏色管理運(yùn)用顏色來區(qū)分不同的檔案是一種直接有效的方法，通過這種方法可以一目了然地找到所需要的資料。檔案管理的方法如果不是很重要的資料，都可以暫時用透明資料袋來保存。這種檔案盒的特點(diǎn)是能實現(xiàn)數(shù)據(jù)單元化、分類分盒放好，適合用來存放新產(chǎn)品開發(fā)企劃書、資料影印文件、圖片、慣用表格、常用記事本等資料。3．穿孔式活頁夾穿孔式的活頁夾最大的優(yōu)點(diǎn)就是易于保存資料，不必?fù)?dān)心資料次序錯亂或遺失。開放式的檔案管理常常使用顏色管理，所謂顏色管理就是把公司各部門的檔案用不同的顏色來表示，如紅色的柜子屬于會計部，藍(lán)色的屬于銷售部等等。收集整理是指快速且大量的收集整理相關(guān)資料；分類是指區(qū)分建檔，避免累積檔案；建立檢索是指建立檢索表，通過檢索表可以迅速縮小檢索范圍，方便查找檔案。首先，講解了怎樣與同事相處，包括樹立獨(dú)立意識、講究禮節(jié)、言行謹(jǐn)慎、工作積極主動、遵守公眾禮儀、小心處理辦公室戀情等方面；其次，從端正工作態(tài)度和樹立專業(yè)形象兩個角度強(qiáng)調(diào)了要有敬業(yè)精神；然后，介紹了如何接受直接上司的指令以及如何接受其他部門主管的指令；最后，提出必須要進(jìn)行匯報，分析了匯報的時間、匯報的方式，并指出匯報時的注意事項。如果工作比較復(fù)雜、耗時長、范圍廣、影響大，則應(yīng)進(jìn)行書面匯報，把工作成果寫成報告，供上司批閱，并存檔以便今后查閱。198?！咀詸z】分析下面的案例，回答問題。此外還應(yīng)詢問上司是否還有其他指示，并且表明：“我會馬上去辦您交待的工作，請放心。198。有的秘書抱著“我只是暫時當(dāng)秘書，做到結(jié)婚就辭職”的想法，這種想法是工作上的致命傷，使得人們不能專心于工作。做法ｂ：既然自己搬得動，就自己動手把打印機(jī)搬進(jìn)去、安裝好。（1）一位同事對秘書小李說：“小李，你能不能跟老板講一下，我都做了那么久，是不是該給我加薪了？”回答ａ：好，沒有問題，下個月就給你加薪。其次，有的人喜歡在辦公室把鞋子脫掉，這樣做非常不雅觀，而且有的人還有腳氣，使別的同事更加覺得難以忍受，如果一定需要讓腳輕松一下，可以自備一雙軟鞋在辦公室里換穿?！九e例】小張是剛進(jìn)入公司的大學(xué)生，他很聰明、能干，所以也有一些傲氣。小張回頭一看，傻眼了，王經(jīng)理正站在那兒。3．言行謹(jǐn)慎不要喋喋不休，或者逢人就抱怨自己的工作太多太瑣碎，否則久而久之，同事看到你就會掉頭走開，免得聽你訴苦。2．規(guī)范禮貌的稱呼對上級要用職務(wù)來稱呼，比如“李科長”，“王經(jīng)理”，而不能因為彼此熟悉了，就稱呼“老李”、“老王”。通過本講的學(xué)習(xí)，我們要明確自己的職位要求，并且掌握如何在工作中處理好各種人際關(guān)系。2．如何與同事互動一般來說，同事會認(rèn)為秘書是老板的眼線，秘書與老板是站在同一陣營的，所以會處處提防秘書，秘書要想與同事建立良好的關(guān)系，就須要放下姿態(tài)，對人謙恭有禮，不倚勢欺人，對同事一視同仁，公私分明，并且欣賞同事的優(yōu)點(diǎn)，不輕易許諾、不濫用職權(quán)，不吹毛求疵，做好上司與同事之間的溝通，日久見人心，最終同事們一定會接受你，與你通力合作。198。198。造成人際交往失敗的原因主要有：198。運(yùn)用語言表情說話速度如連珠炮，會使人無法完全理解，溝通時就會產(chǎn)生瓶頸；談話時有氣無力，冗長無味，也沒有幾個人能夠忍受；只有音量適中、音調(diào)柔和、速度適中、用字遣詞高雅動人、搭配合宜的姿態(tài)，才能展現(xiàn)聲音表情的美學(xué)。198。欣賞別人古人云“三人行，必有我?guī)煛保總€人的專長不同，如果能做到不恥下問，虛心求教，就能夠不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步。尊重他人“敬人者，人恒敬之”，一個懂得尊重別人的人，必能獲得更多的尊重。198。守信用做人要言而有信，才能贏得別人的尊重和信賴，在人群中建立良好的口碑。利益沖突人們之間最常見的沖突大概就是利益沖突了，朋友之間因為利益沖突而造成老死不相往來的現(xiàn)象并不少見，在利益的面前，需要技巧才能把獲得利益和保持友誼協(xié)調(diào)起來。198。認(rèn)知的差距對事情認(rèn)知的差異性，也會造成不同的人際距離。2．影響人際交往的主觀因素198。環(huán)境的阻隔環(huán)境是影響人際交往的最直接的因素之一，環(huán)境的改變可能會使親密的朋友很少有機(jī)會見面、談心，久而久之，感情就慢慢地變淡了。但是隨著現(xiàn)代高科技的發(fā)展，尤其是因特網(wǎng)的出現(xiàn)，使得空間距離已經(jīng)不是問題，為人們的交往提供了極大的便利。我好，你也好，這是我們追求的目標(biāo)，希望大家都能夠有和諧的博愛的精神。我不好，你也不能好，這是玉石俱焚的態(tài)度。2．人際交往的流程人與人之間從彼此生疏到彼此交往，有一個循序漸進(jìn)的過程，一般來說，這個過程可以分為八個步驟，其流程如下圖所示。人際關(guān)系與溝通技巧認(rèn)知人際關(guān)系1．增進(jìn)人際互動人是一種群體動物，沒有人可以離群獨(dú)居，我們每天都要進(jìn)行人與人之間的互動。行政事務(wù)行政事務(wù)管理包括所有檔案的流程、生產(chǎn)線的流程、所有空間的管理，以及下對上、上對下的溝通與協(xié)調(diào)。查辦工作查辦工作是指秘書對公司或部門提交的報告進(jìn)行核實，或者對一些須要重視的傳言進(jìn)行證實。檔案管理在高科技迅速發(fā)展的今天，我們已經(jīng)擺脫了以前傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是采用電腦來管理檔案，所以秘書應(yīng)該學(xué)會在傳統(tǒng)化與電腦化之間取得平衡。會務(wù)準(zhǔn)備所謂會務(wù)準(zhǔn)備既包括公司內(nèi)部的會議準(zhǔn)備，也包括對外的會議溝通，準(zhǔn)備工作主要是進(jìn)行業(yè)務(wù)匯報。198。調(diào)查研究當(dāng)上司接到一個新任務(wù)時，秘書應(yīng)協(xié)助上司進(jìn)行調(diào)查研究，掌握具體的第一手資料。1．秘書的工作內(nèi)容秘書的工作非常煩雜瑣碎，公司所產(chǎn)生的任何事務(wù)性工作都可能會涉及，所以秘書需要非常細(xì)致和耐心。美國一家石油公司的董事長西蒙艾瑞克，當(dāng)記者問他一生經(jīng)營企業(yè)的秘訣時，他說：“沒什么秘訣，只要請一位好秘書就對了”。秘書的自我定位當(dāng)記者問美國一家石油公司的董事長西牟艾特，其一生經(jīng)營企業(yè)的秘訣時，他說“要請一位好秘書”，由此可見，秘書在企業(yè)中的位置有多么重要。198。此外，還要善于運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)收集信息。198。198。198。198。2．秘書應(yīng)該具備的能力秘書的工作非常繁瑣，而且經(jīng)常有突發(fā)性的事件要處理，所以秘書的能力應(yīng)該是多元化的，決不能只有單一專長。朋友不會從天而降，也不會突然出現(xiàn)，我們在平常的生活、工作、團(tuán)隊活動中要有意識地結(jié)交朋友，建立人際關(guān)系網(wǎng)。198。198。在以前的農(nóng)業(yè)社會中，鄰居之間的關(guān)系非常好，尤其在農(nóng)村，一家辦喜事，全村的人都出動，而在當(dāng)今的商業(yè)社會中，人們住在電梯公寓里，樓上樓下甚至都互不認(rèn)識。198。所以我們要忠于自己的角色，如果今天我們扮演秘書的角色，就要把秘書的角色詮釋的盡善盡美，達(dá)到最高境界。198。態(tài)度習(xí)慣不同的生活環(huán)境、家庭教育培育出不同的習(xí)慣，每個人都有自己的處世習(xí)慣，如果習(xí)慣一致，則容易相處，所以有“物以類聚”的說法。198。【自檢】分析如下影響人際交往的因素，判斷哪些是客觀因素？哪些是主觀因素？Ａ人格特質(zhì) Ｂ溝通協(xié)調(diào) Ｃ時代背景Ｄ角色定位 Ｅ利益沖突 Ｆ環(huán)境的阻隔Ｇ認(rèn)知的差距 Ｈ生活壓力 Ｉ態(tài)度習(xí)慣見參考答案1－2促進(jìn)人際關(guān)系的技巧及人際交往失敗的原因1．促進(jìn)人際關(guān)系的技巧想要有效的增進(jìn)人際關(guān)系，需要掌握下面的一些技巧：198。懂得贊美別人的人，才是最佳的公關(guān)高手，贊美是人際關(guān)系的潤滑劑，不花一分錢，就能獲得很好的效果。198。198。善于傾聽很多時候，一雙善于傾聽的耳朵比一口伶牙俐齒更受人歡迎。198。2．人際交往失敗的原因有的人在人際交往中常常會失敗，究其原因，有各方面的因素。講粗話，言語乏味，口頭禪太多，都令人不喜親近。思想狹隘，以自我為中心，攀龍附鳳，好高鶩遠(yuǎn)，賣友求榮，都是不受歡迎的對象。老板對秘書的信任取決于秘書的能力，秘書對公司要忠城、任勞任怨、保密、守時、公私分明，更要有耐心、不居功諉過、愛惜公物、交辦工作要立即去做、提升工作效率、倚賴心不可太強(qiáng)、做事要明快，最重要的是對自己要有信心。首先，列舉了秘書的工作內(nèi)容以及秘書應(yīng)該具備的能力；其次，講解了對人際關(guān)系的認(rèn)知，包括增進(jìn)人際互動、人際交往的流程和人際交往的四種態(tài)度；接下來，分別從客觀和主觀兩方面詳細(xì)介紹了影響人際關(guān)系的因素；然后，講解了促進(jìn)人際交往的各種技巧，并分析了造成人際交往失敗的各種原因；最后，介紹了怎樣建立職場人際關(guān)系，包括怎樣與上司相處、怎樣與同事互動、怎樣與客戶建立良好的關(guān)系。1．樹立男女平等的意識在當(dāng)今社會，男女同工同酬，彼此之間是平等的，所以不應(yīng)認(rèn)為自己是女士，就可以讓同事幫助自己干這干那，而是應(yīng)該樹立平等、獨(dú)立的意識，自己的工作應(yīng)盡量自己獨(dú)立完成。如果有同事因為表現(xiàn)優(yōu)異而獲得了表彰或升遷，應(yīng)該對他表示由衷的祝賀，而不是說一些尖酸刻薄的風(fēng)涼話，“嫉妒是人性最大的致命傷”，一個心懷嫉妒的人是不可能具有良好的人際關(guān)系的?！九e例】秘書小張早上一上班就神秘兮兮地對大家說：“你們知道我昨天在王府井看到王經(jīng)理和誰了嗎？”別人都說不知道，小張得意地說：“我看到王經(jīng)理和一個女孩一起在王府井買東西，那女孩可年輕了，長的還真不錯，你們說，她是王經(jīng)理的什么人呀？”“她是我妹妹！”小張的身后有人回答。在工作中如果出了差錯，要主動承擔(dān)責(zé)任，一味的推卸責(zé)任只會獲得同事的鄙視和回避。5．遵守公眾禮儀辦公室是公眾場合，必須遵守公眾禮儀，首先，盡量不要在辦公室里抽煙，因為辦公室的空氣本來就很渾濁，抽煙會使空氣更加惡化，影響他人的工作。【自檢】秘書小李在工作中遇到了一些問題，請您幫小李作出正確的選擇。做法ａ：等其他人忙完了，叫他們把打印機(jī)搬進(jìn)去、安裝好。做法ｂ：因為情緒不好，所以不想做事，讓老板把工作交給別人去做。人們常說，“認(rèn)真工作的女人是最美麗的”，因此我們首先要端正工作態(tài)度，才能做到認(rèn)真工作。不管怎樣，只有重視自己的工作，端正工作態(tài)度，才能把工作做好。工作不順利說明自己的能力不足，能力不足就該加強(qiáng)學(xué)習(xí)。清晰地響應(yīng)，并即刻前往聽到上司的招喚，應(yīng)該清晰地響應(yīng)，并即刻前往，但是如果秘書當(dāng)時正在處理賬冊或者公司的機(jī)密文檔，則應(yīng)該先把這些文檔收拾好，放進(jìn)抽屜或保險柜，以免因為自己的疏忽而造成公司機(jī)密外漏。當(dāng)主管交待完畢后，如果仍有疑惑應(yīng)馬上請示，不可一知半解地離去，否則工作就無法順利開展。表2－1 在接受指令時的注意事項1準(zhǔn)備紙筆，方便記錄重點(diǎn)2接受工作時，切忌精神恍惚，應(yīng)專心地聆聽3聽完指令以后，重復(fù)一遍以確認(rèn)要求和期限4如上司征詢自己的看法，應(yīng)提綱挈領(lǐng)地回答，切勿長篇大論5如有困難，應(yīng)立即使上司了解，爭取獲得上司的支持6不要與上司發(fā)生正面沖突，否則只會讓事情一團(tuán)糟2．接受其他部門主管的指令一個公司里有很多部門，一個